Klientský portál

Klientský portál poskytuje vašim klientům bezpečný samoobslužný přístup k informacím o jejich případu. Klienti mohou prohlížet sdílené dokumenty, sledovat milníky a posílat zprávy vašemu týmu – aniž by potřebovali účet v systému Lawzana Flow.

Jak to funguje#

1. Vytvoříte odkaz na portál pro daný případ
2. Klient obdrží e-mailem magický odkaz (magic link) – není potřeba žádné heslo ani účet
3. Kliknutím na odkaz přejde na nástěnku svého portálu
4. V portálu se zobrazuje pouze to, co jste výslovně nasdíleli

Úrovně přístupu#

Při nastavování přístupu k portálu vyberte odpovídající úroveň:

V sekci Pokročilá oprávnění můžete pro daný odkaz zapnout nebo vypnout jednotlivé části:

• Zobrazit sdílené dokumenty
• Povolit nahrávání dokumentů (funguje s úrovní Zobrazení a nahrávání nebo Úplný přístup)
• Zobrazit časovou osu
• Zobrazit milníky
• Povolit posílání zpráv (funguje s úrovní Úplný přístup)
• Zobrazit asistenta s AI

Nastavení přístupu k portálu#

1. Otevřete případ, který chcete sdílet
2. V záhlaví případu klikněte na Sdílet s klientem
3. Klikněte na Vytvořit nový odkaz na portál
4. Zadejte e-mailovou adresu klienta a případně jeho jméno (údaje o klientovi z případu se předvyplní automaticky)
5. Zvolte úroveň přístupu a otevřete Pokročilá oprávnění, pokud chcete upravit jednotlivé přepínače
6. Ponechte možnost Odeslat klientovi e-mailovou pozvánku zapnutou, nebo ji vypněte, odkaz zkopírujte a pošlete jej sami
7. Klikněte na Vytvořit odkaz

Klient obdrží e-mail se zabezpečeným magickým odkazem. Každý odkaz je platný po dobu 30 dnů.

Co klienti uvidí#

Karta Dokumenty#

• Seznam všech dokumentů, které jste z daného případu nasdíleli
• Tlačítko Stáhnout u každého dokumentu
• Velikost souboru a datum sdílení
• Klienti nemohou vidět dokumenty, které jste výslovně nenasdíleli

Karta Časová osa#

• Zobrazuje, kdy se případ přesouvá z jedné fáze do druhé
• U každého záznamu je uvedeno datum

Karta Milníky#

• Nadcházející termíny s daty splnění
• Zvýrazněné termíny po splatnosti
• Dokončené termíny pro referenci
• Štítky priorit: Nízká, Střední, Vysoká, Kritická

Karta Zprávy#

• Klienti mohou posílat zprávy vašemu týmu
• Každá zpráva se přidá na časovou osu případu a odešle se odpovědnému advokátovi e-mailem a prostřednictvím notifikace (nebo formou notifikace vlastníkům a správcům, pokud není nikdo odpovědný přiřazen)
• Konverzaci si můžete přečíst a odpovědět na ni v sekci Zprávy klientského portálu: na kartě Aktivita v detailu případu nebo na kartě Časová osa u potenciálního klienta (lead). Oznámení o nové zprávě od klienta ji otevře přímo
• Když odpovíte, každý klient s aktivním odkazem na portál, který umožňuje posílání zpráv, obdrží e-mail s odkazem k přečtení zprávy v portálu. Tento e-mail vaši zprávu neobsahuje
• Uživatelé s oprávněním pouze pro čtení (Viewers) si mohou konverzaci přečíst, ale nemohou odpovídat. Pokud žádný klient nemá odkaz umožňující zprávy, nejprve portál nasdílejte

Karta Asistent#

• AI chat pro dotazy klienta ohledně jeho případu
• Využívá sdílené dokumenty případu a také jeho milníky a časovou osu, pokud jsou pro daný odkaz zapnuté
• Každá otázka spotřebuje 1 AI kredit ze společného balíčku vaší kanceláře. Pokud vám kredity dojdou, asistent požádá klienta, aby vás kontaktoval přímo.

Sdílení dokumentů#

Chcete-li s klientem sdílet konkrétní dokument:

1. Otevřete případ a přejděte na kartu Dokumenty
2. Vyhledejte dokument, který chcete sdílet
3. Zapněte přepínač ve sloupci Klientský portál (v telefonu zvolte v nabídce dokumentu možnost Sdílet do portálu)
4. Dokument se okamžitě zobrazí v klientském portálu

Chcete-li sdílení ukončit:

1. Vypněte přepínač (nebo zvolte možnost Odebrat z portálu)
2. Dokument bude ze zobrazení klienta odstraněn

Nahrávání dokumentů klientem#

Klienti, jejichž odkaz umožňuje nahrávání, mohou nahrávat dokumenty:

• Maximální velikost souboru: 10 MB na soubor
• Podporované formáty: PDF, DOC, DOCX, TXT, obrázky, Excel
• Nahrané dokumenty jsou přidány do dokumentů případu, ale nejsou automaticky sdíleny zpět s klientem
• Odpovědný advokát (nebo vlastníci a správci kanceláře, pokud není nikdo odpovědný přiřazen) obdrží oznámení a nahraný soubor se přidá na časovou osu případu
• Dokumenty pak můžete nasdílet zpět klientovi, analyzovat je pomocí AI nebo je zařadit do složky

Přístup k více případům#

Klient může mít přístup k portálu pro více různých případů v rámci vaší kanceláře. Pokud má aktivní odkazy pro více případů, může mezi nimi přepínat pomocí volby Přepnout případ.

Správa a zrušení přístupu#

Kliknutím na Sdílet s klientem v detailu případu zobrazíte Aktivní odkazy na portál. U každého odkazu můžete provést následující akce:

• Kopírovat odkaz nebo Otevřít portál
• Upravit oprávnění
• Prodloužit přístup o 30 dnů
• Zrušit přístup

U každého odkazu se také zobrazuje informace o tom, kdy vyprší jeho platnost a kdy jej klient naposledy otevřel.

Zabezpečení#

• Přístup do portálu využívá ověřování na základě tokenů (token-based authentication) – neukládají se žádná hesla
• Každý přístupový odkaz je jedinečný a vázaný na konkrétního klienta a případ
• Platnost přístupových odkazů vyprší po 30 dnech, pokud je neprodloužíte
• Dokumenty nahrané klientem, zprávy i vaše odpovědi se zaznamenávají na časové ose případu a můžete vidět, kdy byl jednotlivý odkaz naposledy použit
• Dokumenty jsou přenášeny prostřednictvím šifrovaného připojení