Fakturační přehled

Komplexní přehled o financích vaší kanceláře: kolik jste odpracovali, vyfakturovali a vybrali, co klienti stále dluží, stav svěřenských účtů a export pro účetní.

Poznámka

Fakturační přehled je přístupný pouze vlastníkům a administrátorům. Otevřete Fakturace v sekci Kancelář v postranním panelu.

Pomocí voliče období v pravém horním rohu můžete přepínat mezi možnostmi Tento měsíc, Toto čtvrtletí, Tento rok a Celá doba. Období se řídí vaším kalendářním dnem.

Pokud vaše kancelář fakturuje ve více měnách, zobrazí se přepínač Měna. Každá měna se vykazuje samostatně: částky v různých měnách se nikdy nesčítají a Flow mezi nimi nepřepočítává kurz.

Tip

Dokud vaše kancelář nezaznamená žádný čas, výdaj ani fakturu, na stránce se místo řady nul zobrazí tři úvodní kroky: nastavit fakturaci, zapsat čas k případu a vytvořit a odeslat fakturu.

Souhrnné karty#

Karta	Co započítává
Nevyfakturováno (WIP)	Veškerý fakturovatelný čas a výdaje (s přirážkou), které ještě nejsou na vystavené faktuře, k dnešnímu dni, bez ohledu na zvolené období. Čas bez sazby se počítá jako nula
Pohledávky	Co klienti stále dluží: zůstatky vystavených a částečně uhrazených faktur
Vyfakturováno (za období)	Celkové částky včetně daně u faktur vystavených v daném období. Odepsané faktury se započítávají, stornované nikoli
Vybráno (za období)	Platby přijaté v daném období podle data platby
Odpracováno (fakturovatelné)	Hodnota fakturovatelného času s datem v daném období, ať už byl vyfakturován, či nikoli
Realizace	U času na fakturách vystavených v daném období: částka, která byla skutečně naúčtována (po slevách a dobropisech), vydělená jeho hodnotou ve standardních sazbách. 95 % znamená, že 5 % bylo poskytnuto jako sleva
Míra inkasa	Vybraná částka vydělená vyfakturovanou částkou za dané období. V měsíci, kdy jsou doplaceny starší faktury, může hodnota přesáhnout 100 %
Efektivní sazba	Naúčtované časové odměny vydělené počtem vyfakturovaných hodin: kolik jedna hodina skutečně vydělala

U míry realizace a míry inkasa se místo zavádějících 0 % nebo 100 % zobrazuje pomlčka, pokud není co měřit (žádný vyfakturovaný čas nebo nic vyfakturováno v daném období).

Vyfakturováno vs. vybráno#

Šestiměsíční graf porovnává měsíc po měsíci faktury, které jste vystavili, s platbami, které jste přijali, takže můžete na první pohled vidět vývoj svého cash flow.

Věková struktura pohledávek#

Nezaplacené zůstatky jsou seskupeny podle toho, kolik dní uplynulo od data splatnosti: Před splatností (dosud nesplatné), 1 až 30, 31 to 60, 61 až 90 a více než 90 dní. Kategorie nad 90 dní zčervená, pokud její hodnota není nula. Pod těmito přehledy seznam zobrazuje číslo každé neuhrazené faktury, případ, datum splatnosti, stáří a zůstatek.

Kliknutím na Upomínka u otevřené faktury odešlete klientovi e-mailem připomínku platby s odkazem na fakturu. Flow nejprve zobrazí příjemce a dlužnou částku a na řádku se pak zobrazí informace, kdy byla upomínka odeslána. U každé faktury lze odeslat nanejvýš jednu upomínku za 24 hodin. Upomínku může přímo z faktury odeslat kdokoli, kdo má oprávnění případ upravovat; viz Fakturace.

Svěřenské účty#

Sekce Svěřenské účty uvádí vaše svěřenské účty ve vybrané měně. Zde je můžete vytvářet, odsouhlasovat a archivovat. Viz Svěřenské účetnictví.

Podle pracovníků a podle případů#

Stránku doplňují dvě tabulky:

Podle pracovníků: za vybrané období zobrazuje fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, % fakturovatelnosti a hodnotu fakturovatelného času na osobu
Podle případů: za celou dobu, bez ohledu na zvolené období: odpracováno, vyfakturováno, vybráno a k úhradě podle případu; každý řádek odkazuje na záložku Fakturace daného případu. Zobrazuje se prvních 25 případů; možnost Zobrazit vše vypíše zbývající

Export pro účetní#

Klikněte na Export pro účetní, zvolte data Od a Do (výchozí hodnotou je období zobrazené na obrazovce) a klikněte na Stáhnout sešit aplikace Excel, případně si stáhněte jednotlivé CSV soubory: Faktury, Položky faktury nebo Platby.

Export obsahuje faktury vystavené a platby přijaté mezi těmito daty. Koncepty jsou vynechány. Stornované faktury jsou zahrnuty a označeny jako Stornováno, aby v číslování nevznikaly mezery
Sešit obsahuje tři listy. Faktury uvádí číslo, data, stav, klienta, fakturační kontakt, e-mail, DIČ/IČO a zemi, případ, měnu, mezisoučet, slevu, daň, celkovou částku, uhrazeno, odepsáno a zůstatek. Položky faktury uvádí jednotlivé položky s jejich typem, popisem, datem, množstvím, sazbou a částkou. Platby uvádí každou platbu s jejím datem, částkou, měnou, metodou, variabilním symbolem/referencí a klientem
Částky zůstávají v původní měně každé faktury s příslušným sloupcem pro měnu. Případné kurzové rozdíly zaúčtuje vaše účetní

Otevřený panel Export pro účetní s daty Od a Do, možností Stáhnout sešit aplikace Excel a odkazy na jednotlivé soubory CSV pro faktury, položky faktury nebo platby — Export pro účetní: jeden sešit nebo samostatný soubor CSV pro každou datovou sadu.

Poznámka

Pokud etická zeď (ethical wall) blokuje uživateli přístup k určitému případu, jsou údaje tohoto případu vynechány ze všeho, co zde vidí, včetně exportu. Dva administrátoři tak mohou vidět různé celkové částky. Pokud je zapnuta volba Přepsání vlastníkem (Owner Override), vlastník vidí údaje všech případů. Viz Etické zdi.

Informace o tom, odkud tato čísla pocházejí, naleznete v článcích Fakturace a Sledování času.