বিলিং ড্যাশবোর্ড
আপনার প্রতিষ্ঠানের আর্থিক পরিস্থিতির একটি সামগ্রিক চিত্র: আপনি কী পরিমাণ কাজ করেছেন, বিল করেছেন এবং আদায় করেছেন, মক্কেলদের কাছে এখনও কী বকেয়া রয়েছে, আপনার ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টসমূহ এবং আপনার হিসাবরক্ষকের জন্য এক্সপোর্ট করার সুবিধা।
This month, This quarter, This year এবং All time-এর মধ্যে পরিবর্তন করতে উপরের ডানদিকের সময়কাল নির্বাচকটি ব্যবহার করুন। এই সময়কালগুলো আপনার নিজস্ব ক্যালেন্ডার দিবস অনুযায়ী নির্ধারিত হয়।
আপনার প্রতিষ্ঠান যখন একাধিক মুদ্রায় বিল করে, তখন একটি Currency সুইচার প্রদর্শিত হয়। প্রতিটি মুদ্রার হিসাব আলাদাভাবে দেখানো হয়: ভিন্ন ভিন্ন মুদ্রার পরিমাণ কখনোই একসাথে যোগ করা হয় না এবং Flow সেগুলোর মধ্যে রূপান্তরও করে না।
সারসংক্ষেপ কার্ডসমূহ#
| কার্ড | এটি যা গণনা করে |
|---|---|
| Unbilled (WIP) | কোনো ইস্যুকৃত চালানে এখনও অন্তর্ভুক্ত না হওয়া সমস্ত বিলযোগ্য সময় এবং খরচ (মার্কআপসহ), আজকের দিন পর্যন্ত, সময়কাল যাই হোক না কেন। রেট ছাড়া সময় শূন্য হিসেবে গণ্য হয় |
| Accounts receivable | মক্কেলদের কাছে এখনও যা পাওনা রয়েছে: ইস্যুকৃত এবং আংশিক পরিশোধিত চালানের বকেয়া ব্যালেন্স |
| Billed (নির্দিষ্ট সময়ের জন্য) | নির্ধারিত সময়কালে ইস্যুকৃত চালানসমূহের করসহ মোট পরিমাণ। অবলোপনকৃত (written-off) চালান অন্তর্ভুক্ত থাকে; বাতিলকৃত (voided) চালান অন্তর্ভুক্ত নয় |
| Collected (নির্দিষ্ট সময়ের জন্য) | পরিশোধের তারিখ অনুযায়ী, নির্ধারিত সময়কালে প্রাপ্ত অর্থ |
| Worked (billable) | নির্ধারিত সময়কালের বিলযোগ্য সময়ের আর্থিক মূল্য, তা বিল করা হোক বা না হোক |
| Realization | নির্ধারিত সময়কালে ইস্যুকৃত চালানের সময়ের জন্য: ছাড় এবং ক্রেডিট লাইনের পর প্রকৃতপক্ষে যা চার্জ করা হয়েছে, তাকে স্ট্যান্ডার্ড রেটের মূল্য দিয়ে ভাগ করে পাওয়া অনুপাত। ৯৫% মানে ৫% ছাড় দেওয়া হয়েছে |
| Collection rate | নির্দিষ্ট সময়কালে আদায়কৃত অর্থকে বিলকৃত অর্থ দিয়ে ভাগ করা হার। মক্কেল যে ট্যাক্স কেটে রাখে (withholds) তা বিলকৃত অর্থ থেকে বাদ দেওয়া হয়, ফলে ট্যাক্স বাদ দিয়ে সম্পূর্ণ পরিশোধিত চালান ১০০% দেখায়। যে মাসে পুরনো চালানের বকেয়া পরিশোধ করা হয়, সে মাসে এটি ১০০%-এর বেশি হতে পারে |
| Effective rate | ধার্যকৃত সময় ফি-কে বিলকৃত মোট ঘণ্টা দিয়ে ভাগ করে পাওয়া হার: প্রতি ঘণ্টায় প্রকৃতপক্ষে যা আয় হয়েছে |
রিয়ালাইজেশন এবং আদায়ের হারে পরিমাপ করার মতো কিছু না থাকলে (কোনো বিলযোগ্য সময় না থাকলে বা সময়কালে কিছুই বিল না করা হলে) বিভ্রান্তিকর ০% বা ১০০%-এর পরিবর্তে একটি ড্যাশ (-) দেখানো হয়।
বিলকৃত বনাম আদায়কৃত#
ছয় মাসের একটি চার্ট প্রতি মাসে আপনার ইস্যুকৃত চালানের সাথে আপনার প্রাপ্ত অর্থের তুলনা করে, যাতে আপনি এক পলকেই আপনার নগদ প্রবাহের (ক্যাশ ফ্লো) গতিপ্রকৃতি বুঝতে পারেন।
অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল এজিং#
বকেয়া ব্যালেন্সগুলোকে তাদের নির্ধারিত পরিশোধের তারিখ পেরিয়ে যাওয়ার দিনের সংখ্যা অনুযায়ী ভাগ করা হয়: Current (এখনও বকেয়া হয়নি), ১ থেকে ৩০, ৩১ থেকে ৬০, ৬১ থেকে ৯০ এবং ৯০ দিনের বেশি। ৯০ দিনের বেশি হওয়া ক্যাটাগরিটি শূন্য না থাকলে লাল রঙের হয়ে যায়। ক্যাটাগরিগুলোর নিচে তালিকাটিতে প্রতিটি বকেয়া চালানের নম্বর, বিষয়, পরিশোধের শেষ তারিখ, মেয়াদকাল এবং ব্যালেন্স প্রদর্শিত হয়।
মক্কেলকে চালানের লিঙ্কসহ একটি পেমেন্ট রিমাইন্ডার ইমেইল করতে বকেয়া চালানের উপর থাকা Remind বাটনে ক্লিক করুন। Flow প্রথমে এটি কাকে পাঠানো হচ্ছে এবং বকেয়া ব্যালেন্স কত তা দেখায়, এবং এরপর রিমাইন্ডারটি কখন পাঠানো হয়েছিল তা রো-টিতে প্রদর্শিত হয়। প্রতিটি চালান প্রতি ২৪ ঘণ্টায় সর্বোচ্চ একটি রিমাইন্ডার পেতে পারে। যে কেউ যার কোনো বিষয় এডিট করার অনুমতি রয়েছে, তিনি চালান থেকেই রিমাইন্ডার পাঠাতে পারেন; দেখুন Invoicing।
ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টসমূহ#
Trust accounts বিভাগটি নির্বাচিত মুদ্রায় আপনার ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টগুলোর তালিকা দেখায়। এখান থেকেই এগুলো তৈরি, রিকনসাইল এবং আর্কাইভ করুন। দেখুন Trust Accounting।
টাইমকিপার এবং বিষয় অনুযায়ী#
পৃষ্ঠাটি পূর্ণাঙ্গ করতে দুটি টেবিল রয়েছে:
- By timekeeper: নির্বাচিত সময়কালের জন্য, বিলযোগ্য এবং অবিলযোগ্য ঘণ্টা, বিলযোগ্য %, এবং ব্যক্তিপ্রতি বিলযোগ্য সময়ের মূল্য
- By matter: সময়কাল যাই হোক না কেন, সব সময়ের জন্য: বিষয়ভিত্তিক কাজ, বিলকৃত, আদায়কৃত এবং অবশিষ্ট পাওনা; প্রতিটি রো সেই বিষয়ের Billing ট্যাবের সাথে লিঙ্ক করা। প্রথম ২৫টি বিষয় তালিকাভুক্ত থাকে; Show all (বিষয়ের সংখ্যাসহ) বাকিগুলোর তালিকা প্রদর্শন করে
হিসাবরক্ষকের জন্য এক্সপোর্ট#
Export for accountant-এ ক্লিক করুন, From এবং To নির্বাচন করুন (এটি স্ক্রিনে প্রদর্শিত সময়কাল দিয়ে শুরু হয়), এবং Download Excel workbook-এ ক্লিক করুন, অথবা একটি CSV ফাইল ডাউনলোড করুন: Invoices, Invoice lines বা Payments।
- এই এক্সপোর্টে উক্ত তারিখগুলোর মধ্যে ইস্যুকৃত চালান এবং প্রাপ্ত অর্থ অন্তর্ভুক্ত থাকে। ড্রাফটগুলো বাদ দেওয়া হয়। বাতিলকৃত চালানগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং সেগুলোকে Void হিসেবে চিহ্নিত করা হয়, যাতে আপনার ক্রমিকে কোনো ফাঁক না থাকে
- এই ওয়ার্কবুকে তিনটি শিট থাকে। Invoices-এ নম্বর, অফিশিয়াল নম্বর, তারিখ, স্ট্যাটাস, মক্কেল, বিলিং যোগাযোগ, ইমেইল, ট্যাক্স আইডি ও দেশ, বিষয়, মুদ্রা, সাবটোটাল, ছাড়, ট্যাক্সের নাম, হার ও পরিমাণ, মোট, উইথহোল্ডিংয়ের নাম, হার ও পরিমাণ, কর্তনকৃত ভ্যাট, পরিশোধিত, অবলোপনকৃত এবং বকেয়া ব্যালেন্সের তালিকা থাকে। Invoice lines-এ প্রতিটি লাইনের ধরন, বিবরণ, তারিখ, পরিমাণ, রেট এবং মোট পরিমাণ তালিকাভুক্ত থাকে। Payments-এ প্রতিটি পেমেন্টের তারিখ, পরিমাণ, মুদ্রা, মাধ্যম, রেফারেন্স এবং মক্কেলের তালিকা থাকে
- একটি মুদ্রা কলামসহ অর্থগুলো প্রতিটি চালানের নিজস্ব মুদ্রাতেই থাকে। আপনার হিসাবরক্ষক যেকোনো বিনিময় মূল্যের পার্থক্য সমন্বয় করবেন
এই সংখ্যাগুলো কোথা থেকে আসে তা জানতে Invoicing এবং Time Tracking দেখুন।