অটোমেশন
অটোমেশন আপনাকে "যখন X ঘটবে, তখন Y করো" ধরণের নিয়ম তৈরি করতে দেয় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর হয়। এগুলো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ দূর করে এবং আপনার ফার্ম জুড়ে সামঞ্জস্যপূর্ণ কার্যপ্রবাহ নিশ্চিত করে।
অটোমেশন কীভাবে কাজ করে#
প্রতিটি অটোমেশন নিয়মের তিনটি অংশ থাকে:
- Trigger — যে ঘটনাটি অটোমেশন শুরু করে
- Conditions (ঐচ্ছিক) — যে ফিল্টারগুলো অটোমেশন কার্যকর হওয়ার জন্য সত্য হতে হবে
- Actions — ট্রিগার কার্যকর হলে এবং শর্ত পূরণ হলে যা ঘটবে
ট্রিগার (Triggers)#
| Trigger | কখন কার্যকর হয় |
|---|---|
| When a new lead arrives | যেকোনো চ্যানেল থেকে সিস্টেমে একটি নতুন লিড প্রবেশ করলে |
| When a lead changes stage | কোনো লিড অন্য ধাপে স্থানান্তরিত হলে |
| When a lead becomes a matter | কোনো লিড ম্যাটারে রূপান্তরিত হলে |
| When a lead completes intake | কোনো লিড ইনটেক ফর্ম বা AI ইনটেক সম্পন্ন করলে |
| When a matter is created | একটি নতুন ম্যাটার তৈরি হলে |
| When a matter changes stage | কোনো ম্যাটার অন্য ধাপে স্থানান্তরিত হলে |
| When a matter is assigned | কোনো ম্যাটার কাউকে অ্যাসাইন করা হলে |
| When a matter is closed | কোনো ম্যাটার সমাপ্ত (closed) হিসেবে চিহ্নিত ধাপে স্থানান্তরিত হলে |
| When an email is received | কোনো ফরোয়ার্ড করা ইমেল কোনো লিড বা ম্যাটারের অধীনে ফাইল করা হলে |
শর্তাবলী (Conditions)#
অটোমেশন কখন কার্যকর হবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে ঐচ্ছিক শর্ত যোগ করুন। দুই বা ততোধিক শর্তের ক্ষেত্রে, Match all conditions (প্রতিটি শর্ত মিলতে হবে) অথবা any condition (কমপক্ষে একটি শর্ত মিলতে হবে) বেছে নিন।
প্রতিটি শর্ত ট্রিগার থেকে একটি ক্ষেত্র (ফিল্ড) বেছে নেয়, যেমন লিডের নাম, নতুন ধাপের নাম, ম্যাটারের শিরোনাম বা ক্লায়েন্টের নাম।
উপলব্ধ অপারেটরসমূহ:
- Equals — হুবহু মিল (যেমন, নতুন ধাপের নাম "Consulted"-এর সমান)
- Not Equals — মেলে না
- Contains — আংশিক মিল, বড় বা ছোট হাতের অক্ষর উপেক্ষা করে (যেমন, ম্যাটারের শিরোনামে "NDA" রয়েছে)
উদাহরণস্বরূপ শর্তাবলী:
- নতুন ধাপের নাম "Consulted"-এর সমান — কেবল তখনই কার্যকর হয় যখন কোনো লিড Consulted ধাপে যায়
- ম্যাটারের শিরোনামে "Lease" রয়েছে — কেবল শিরোনামে "Lease" থাকা ম্যাটারগুলোর ক্ষেত্রে কার্যকর হয়
অ্যাকশন (Actions)#
অটোমেশন কার্যকর হলে অ্যাকশনগুলো ক্রমানুসারে সম্পাদিত হয়। বার্তা, বিষয় এবং শিরোনামে ইভেন্ট থেকে বিস্তারিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে, যেমন {{lead.name}}।
কোনো লিড বা ম্যাটার সংক্রান্ত বিজ্ঞপ্তি কেবল সেই ব্যক্তিদের কাছেই পৌঁছায় যারা এটি খোলার অধিকার রাখেন। সদস্যরা যদি কেবল তাদের অ্যাসাইন করা বা শেয়ার করা রেকর্ড দেখতে পান (টিম এবং ভূমিকা-তে রেকর্ড দৃশ্যমানতা), তবে "সকল টিম সদস্য" বলতে ওনার এবং অ্যাডমিনদের পাশাপাশি সেই সদস্যদের বোঝায়। একটি নৈতিক প্রাচীর (ethical wall) এর আওতাভুক্ত নয় এমন কাউকে বাদ রাখে।
১. ইন-অ্যাপ বিজ্ঞপ্তি পাঠান (Send In-App Notification)#
আপনার টিমকে একটি ইন-অ্যাপ বিজ্ঞপ্তি পাঠান।
- প্রাপক বেছে নিন: অ্যাসাইন করা ব্যবহারকারী, নির্মাতা, বা সকল টিম সদস্য
- একটি বিজ্ঞপ্তির বার্তা লিখুন
- অগ্রাধিকার নির্বাচন করুন (Low, Normal, High, Urgent)
- বিজ্ঞপ্তিটি প্রাপকের নোটিফিকেশন সেন্টারে প্রদর্শিত হবে
২. ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠান (Send Email Notification)#
একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠান।
- প্রাপক বেছে নিন: অ্যাসাইন করা ব্যবহারকারী, নির্মাতা, বা সকল টিম সদস্য
- বিষয় এবং বডি সেট করুন
- অটোমেশন চালু হলে ইমেলটি পাঠানো হয়
৩. একটি মাইলফলক তৈরি করুন (Create a Milestone)#
ম্যাটারে একটি একক মাইলফলক যোগ করুন।
- মাইলফলকের শিরোনাম সেট করুন
- শেষ তারিখ নির্ধারণ করুন: ঘটনার ১, ২, ৩, ৫, ৭, ১৪ বা ৩০ দিন পরে
- অগ্রাধিকার বেছে নিন (Low, Medium, High, Critical)
৪. মাইলফলকের চেকলিস্ট তৈরি করুন (Create Checklist of Milestones)#
একসাথে একাধিক মাইলফলকের একটি চেকলিস্ট যোগ করুন — মানসম্মত কার্যপ্রবাহের জন্য উপযোগী।
- মাইলফলকের একটি সেট নির্ধারণ করুন, যার প্রতিটিতে একটি শিরোনাম, শেষ তারিখ এবং অগ্রাধিকার থাকবে
- সমস্ত মাইলফলক একসাথে তৈরি হয়
- অনবোর্ডিং চেকলিস্টের জন্য দারুণ (যেমন, "যখন কোনো লিড ম্যাটারে রূপান্তরিত হয়, তখন স্ট্যান্ডার্ড অনবোর্ডিং চেকলিস্ট তৈরি করো")
অটোমেশন তৈরি করা#
১. Settings → Automations-এ যান (ওনার এবং অ্যাডমিনদের জন্য) ২. New Automation-এ ক্লিক করুন ৩. নিয়মটি সেট করুন:
- Name — নিয়মটির একটি বর্ণনামূলক নাম দিন (যেমন, "লিটিগেশনের জন্য ইনটেক চেকলিস্ট")
- Description — ঐচ্ছিক
- When (Trigger) — নিয়মটি কখন কার্যকর হবে তা নির্বাচন করুন
- If (Conditions) — ঐচ্ছিকভাবে ফিল্টার যোগ করুন
- Then (Actions) — ক্রমানুসারে এক বা একাধিক অ্যাকশন যোগ করুন ৪. Create Automation-এ ক্লিক করুন
নতুন অটোমেশনগুলো সাথে সাথে সক্রিয় হয়ে যায়। যেকোনো সময় কোনো নিয়ম স্থগিত (পজ) করতে তার পাশের সুইচটি ব্যবহার করুন এবং প্রস্তুত হলে আবার চালু করুন।
প্রি-বিল্ট টেমপ্লেট#
পাঁচটি ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত নিয়মের যেকোনো একটি থেকে শুরু করতে Templates-এ ক্লিক করুন। প্রতিটি নিয়ম এডিটরে খোলে যাতে আপনি সংরক্ষণ করার আগে তা সমন্বয় করতে পারেন:
১. New Lead Follow-Up — যখন একটি নতুন লিড আসে, তখন সকল টিম সদস্যকে অবহিত করুন এবং অ্যাসাইন করা ব্যবহারকারীকে ইমেল পাঠান ২. Website/Zapier Lead Alert — যখন Lawzana ডিরেক্টরি, আপনার ওয়েবসাইট, Zapier, আপনার যোগাযোগ পৃষ্ঠা বা আপনার বুকিং পৃষ্ঠা থেকে কোনো লিড আসে, তখন অ্যাপের মধ্যে সকল টিম সদস্যকে একটি জরুরি সতর্কবার্তা পাঠান ৩. New Client Onboarding — যখন কোনো লিড ম্যাটারে রূপান্তরিত হয়, তখন একটি ৫-ধাপের অনবোর্ডিং চেকলিস্ট তৈরি করুন ৪. Discovery Stage Preparation — যখন কোনো ম্যাটার Discovery ধাপে যায়, তখন একটি প্রস্তুতিমূলক চেকলিস্ট তৈরি করুন এবং অ্যাসাইন করা ব্যবহারকারীকে অবহিত করুন ৫. Matter Closure Checklist — যখন কোনো ম্যাটার সমাপ্ত হয়, তখন প্রশাসনিক কাজ গুটিয়ে নেওয়ার জন্য একটি সমাপ্তি চেকলিস্ট তৈরি করুন
নিয়মের স্ট্যাটাস (Rule Status)#
| স্ট্যাটাস | অর্থ |
|---|---|
| Active | নিয়মটি চালু রয়েছে এবং ট্রিগার ইভেন্টগুলোতে কার্যকর হবে |
| Paused | নিয়মটি বিদ্যমান কিন্তু আপনি পুনরায় চালু না করা পর্যন্ত কার্যকর হবে না |
কার্যকরের ইতিহাস (Execution History)#
তালিকায় থাকা প্রতিটি অটোমেশন তার ট্রিগার, শর্ত ও অ্যাকশনের সংখ্যা, এটি কতবার কার্যকর হয়েছে এবং শেষ কখন কার্যকর হয়েছিল তা দেখায়। সাম্প্রতিক প্রতিটি কার্যক্রম দেখতে এবং এটি Pending, Running, Completed নাকি Failed অবস্থায় রয়েছে তা জানতে নিয়মের মেনু থেকে Execution History খুলুন।
নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যসমূহ#
- সার্কিট ব্রেকার (Circuit breaker) — কোনো নিয়ম পরপর ৫ বার ব্যর্থ হলে, বারবার ব্যর্থতা প্রতিরোধ করতে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থগিত (পজ) হয়ে যায়
- নিয়মটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থগিত হলে যিনি এটি তৈরি করেছিলেন তাকে সর্বশেষ ত্রুটিসহ অবহিত করা হয়, যাতে আপনি সমস্যাটি অনুসন্ধান করে সমাধান করতে পারেন