অটোমেশন

অটোমেশন আপনাকে "যখন X ঘটবে, তখন Y করো" ধরনের নিয়ম তৈরি করতে দেয় যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর হয়। এগুলো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ দূর করে এবং আপনার ল ফার্ম জুড়ে সুসংগত কার্যপ্রবাহ নিশ্চিত করে।

অটোমেশন যেভাবে কাজ করে#

প্রতিটি অটোমেশন নিয়মের তিনটি অংশ থাকে:

1. Trigger — যে ইভেন্ট বা ঘটনার মাধ্যমে অটোমেশন শুরু হয়
2. Conditions (ঐচ্ছিক) — যে ফিল্টারগুলো সত্য হলে তবেই অটোমেশন কার্যকর হবে
3. Actions — ট্রিগার কার্যকর হলে এবং শর্ত পূরণ হলে যা সম্পাদিত হবে

Triggers#

Conditions#

অটোমেশন কখন কার্যকর হবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে ঐচ্ছিক শর্ত যোগ করুন। শর্তগুলোতে AND লজিক ব্যবহৃত হয় — অর্থাৎ সব শর্তই সত্য হতে হবে।

উপলব্ধ অপারেটরসমূহ:

• Equals — হুবহু মিল (যেমন, স্টেজ "Intake"-এর সমান)
• Not Equals — অমিল বা সমান নয়
• Contains — আংশিক মিল (যেমন, শিরোনামে "NDA" রয়েছে)
• In — কোনো তালিকার যেকোনো একটি মানের সাথে মেলে (যেমন, প্র্যাকটিস এরিয়া "Corporate, Tax"-এর মধ্যে রয়েছে)
• Not In — কোনো তালিকার কোনো মানের সাথেই মেলে না

উদাহরণস্বরূপ শর্ত:

• Stage equals "Intake" — শুধুমাত্র তখনই কার্যকর হবে যখন কোনো ম্যাটার Intake-এ থাকবে
• Practice area in "Family Law, Litigation" — শুধুমাত্র নির্দিষ্ট প্র্যাকটিস এরিয়ার ক্ষেত্রেই কার্যকর হবে

Actions#

অটোমেশন কার্যকর হলে অ্যাকশনগুলো ক্রমানুসারে সম্পাদিত হয়।

১. Notify (In-App)#

নির্দিষ্ট টিম সদস্যদের কাছে একটি ইন-অ্যাপ নোটিফিকেশন পাঠান।

• প্রাপক নির্বাচন করুন (নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী বা "সব টিম সদস্য")
• একটি নোটিফিকেশন বার্তা লিখুন
• নোটিফিকেশনটি প্রাপকের নোটিফিকেশন সেন্টারে প্রদর্শিত হবে

২. Notify (Email)#

একটি ইমেল নোটিফিকেশন পাঠান।

• প্রাপক নির্বাচন করুন
• বিষয় (Subject) এবং বার্তার মূল অংশ নির্ধারণ করুন
• ইমেলগুলো তাৎক্ষণিকভাবে পাঠানো হয়

৩. Create Milestone#

ম্যাটারে একটি একক মাইলফলক যোগ করুন।

• মাইলফলকের শিরোনাম এবং নির্ধারিত তারিখ (due date) নির্ধারণ করুন
• অগ্রাধিকার নির্বাচন করুন (Low, Medium, High, Critical)
• দলের একজন সদস্যকে দায়িত্ব অর্পণ করুন

৪. Create Milestones (Batch)#

একসাথে একাধিক মাইলফলকের একটি চেকলিস্ট যোগ করুন — যা স্ট্যান্ডার্ড ওয়ার্কফ্লোর জন্য অত্যন্ত কার্যকর।

• শিরোনাম এবং আপেক্ষিক নির্ধারিত তারিখ সহ একাধিক মাইলফলকের একটি সেট নির্ধারণ করুন
• সমস্ত মাইলফলক একসাথে তৈরি হয়
• অনবোর্ডিং চেকলিস্টের জন্য দারুণ কার্যকর (যেমন, "যখন কোনো ম্যাটার Intake-এ পৌঁছাবে, তখন স্ট্যান্ডার্ড ইনটেক চেকলিস্ট তৈরি করো")

অটোমেশন তৈরি করা#

১. Settings → Automations-এ যান ২. New Automation-এ ক্লিক করুন ৩. নিয়মটি সেট করুন:

• Name — নিয়মটির একটি বর্ণনামূলক নাম দিন (যেমন, "Intake Checklist for Litigation")
• Trigger — নিয়মটি কখন কার্যকর হবে তা নির্বাচন করুন
• Conditions — ঐচ্ছিকভাবে ফিল্টার যোগ করুন
• Actions — ক্রমানুসারে এক বা একাধিক অ্যাকশন যোগ করুন ৪. Save-এ ক্লিক করুন

অটোমেশনটি প্রথমে Draft স্ট্যাটাসে শুরু হয়। প্রস্তুত হলে এটি Active-এ সেট করুন।

পূর্বনির্মিত টেমপ্লেট#

ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত পাঁচটি টেমপ্লেট উপলব্ধ রয়েছে:

1. New Lead Notification — নতুন কোনো লিড এলে টিমকে অবহিত করুন
2. Matter Intake Checklist — কোনো ম্যাটার Intake-এ প্রবেশ করলে স্ট্যান্ডার্ড মাইলফলক তৈরি করুন
3. Stage Change Alert — কোনো ম্যাটারের ধাপ পরিবর্তিত হলে ইমেল নোটিফিকেশন পাঠান
4. Lead Conversion Follow-up — একটি লিড ম্যাটারে রূপান্তরিত হলে ফলো-আপ টাস্ক তৈরি করুন
5. Matter Closure Checklist — কোনো ম্যাটার ক্লোজ বা সমাপ্ত হলে চূড়ান্ত পর্যালোচনার মাইলফলক তৈরি করুন

নিয়মের স্ট্যাটাস#

এক্সিকিউশন ইতিহাস#

প্রতিটি অটোমেশন ট্র্যাক করে:

• মোট এক্সিকিউশন — এটি কতবার কার্যকর হয়েছে
• সর্বশেষ রান — এটি সর্বশেষ কখন কার্যকর হয়েছিল
• সাম্প্রতিক রানের স্ট্যাটাস — Pending, Running, Completed, অথবা Failed

সুরক্ষা বৈশিষ্ট্য#

• সার্কিট ব্রেকার — কোনো নিয়ম টানা ৫ বার ব্যর্থ হলে, বারবার ব্যর্থতা প্রতিরোধ করতে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পজ (paused) হয়ে যায়
• পুনরায় চেষ্টার ব্যবস্থা — কোনো অ্যাকশন ব্যর্থ হিসেবে চিহ্নিত করার আগে পুনরায় চেষ্টা করা হয়
• নিয়মগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পজ হয়ে গেলে আপনাকে অবহিত করা হবে যাতে আপনি সমস্যাটি তদন্ত করে সমাধান করতে পারেন