Automasi

Automasi membolehkan anda membuat peraturan "apabila X berlaku, lakukan Y" yang berjalan secara automatik. Ciri ini menghapuskan tugasan yang berulang dan memastikan aliran kerja yang konsisten di seluruh firma anda.

Cara Automasi Berfungsi#

Setiap peraturan automasi mempunyai tiga bahagian:

1. Pencetus: Peristiwa yang memulakan automasi
2. Syarat (pilihan): Penapis yang mesti dipenuhi untuk automasi dilaksanakan
3. Tindakan: Perkara yang berlaku apabila pencetus diaktifkan dan syarat dipenuhi

Pencetus#

Syarat#

Tambah syarat pilihan untuk mengawal masa automasi dilaksanakan. Dengan dua atau lebih syarat, pilih Padankan semua syarat (setiap syarat mesti sepadan) atau mana-mana syarat (sekurang-kurangnya satu mesti sepadan).

Setiap syarat memilih medan daripada pencetus, seperti nama prospek, nama peringkat baharu, tajuk kes atau nama pelanggan.

Operator yang tersedia:

• Sama dengan: Padanan tepat (cth., nama peringkat baharu sama dengan "Dirunding")
• Tidak Sama dengan: Tidak sepadan
• Mengandungi: Padanan separa, mengabaikan huruf besar/kecil (cth., tajuk kes mengandungi "NDA")

Contoh syarat:

• Nama peringkat baharu sama dengan "Dirunding": hanya dilaksanakan apabila prospek beralih ke Dirunding
• Tajuk kes mengandungi "Pajakan": hanya dilaksanakan untuk kes yang mempunyai "Pajakan" dalam tajuknya

Tindakan#

Tindakan dilaksanakan mengikut urutan apabila automasi diaktifkan. Mesej, subjek dan tajuk boleh merangkumi butiran daripada peristiwa tersebut, seperti {{lead.name}}.

Pemberitahuan tentang prospek atau kes hanya sampai kepada individu yang boleh membukanya. Jika ahli hanya melihat rekod yang ditugaskan atau dikongsi dengan mereka (Keterlihatan rekod dalam Pasukan dan peranan), "semua ahli pasukan" bermaksud pemilik dan pentadbir serta ahli-ahli tersebut. Dinding etika mengecualikan sesiapa sahaja yang dihalangnya.

1. Hantar Pemberitahuan Dalam Aplikasi#

Hantar pemberitahuan dalam aplikasi kepada pasukan anda.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pencipta, atau semua ahli pasukan
• Tulis mesej pemberitahuan
• Pilih keutamaan (Rendah, Normal, Tinggi, Segera)
• Pemberitahuan akan muncul di pusat pemberitahuan penerima

2. Hantar Pemberitahuan E-mel#

Hantar pemberitahuan e-mel.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pencipta, atau semua ahli pasukan
• Tetapkan subjek dan kandungan e-mel
• E-mel dihantar apabila automasi berjalan

3. Cipta Pencapaian#

Tambah satu pencapaian pada kes.

• Tetapkan tajuk pencapaian
• Tetapkan tarikh akhir: 1, 2, 3, 5, 7, 14 atau 30 hari selepas peristiwa
• Pilih keutamaan (Rendah, Sederhana, Tinggi, Kritikal)

4. Cipta Senarai Semak Pencapaian#

Tambah senarai semak pencapaian sekali gus, untuk aliran kerja standard.

• Tentukan set pencapaian, setiap satu dengan tajuk, tarikh akhir dan keutamaan
• Semua pencapaian dicipta bersama-sama
• Sangat sesuai untuk senarai semak penerimaan (cth., "Apabila prospek menjadi kes, cipta senarai semak penerimaan standard")

5. Hantar Peringatan Menandatangani Pelantikan#

Hantarkan e-mel satu peringatan kepada setiap penandatangan yang belum menandatangani surat pelantikan. Ia hanya berfungsi dengan Apabila peringatan pelantikan belum ditandatangani tiba masanya, dan pencetus tersebut hanya berfungsi dengan tindakan ini. Apabila anda menandakan Hantar satu peringatan selepas 7 hari jika belum ditandatangani semasa menghantar surat untuk ditandatangani, Flow menambah peraturan ini untuk anda, dinamakan "Peringatan menandatangani dokumen". Menjeda peraturan ini akan menjeda peringatan tersebut. Surat yang telah ditandatangani atau dikemas kini dan pautan portal yang dibatalkan akan dilangkau. Peraturan ini tidak dikira dalam had pelan Percuma.

Mencipta Automasi#

1. Pergi ke Tetapan → Automasi (pemilik dan pentadbir)
2. Klik Automasi Baharu
3. Tetapkan peraturan:
   • Nama: Berikan peraturan nama yang deskriptif (cth., "Senarai Semak Penerimaan untuk Litigasi")
   • Penerangan: Pilihan
   • Apabila (Pencetus): Pilih masa peraturan diaktifkan
   • Jika (Syarat): Tambah penapis secara pilihan
   • Maka (Tindakan): Tambah satu atau lebih tindakan mengikut urutan
4. Klik Cipta Automasi

Automasi baharu akan aktif serta-merta. Gunakan suis di sebelah peraturan untuk menjedakannya pada bila-bila masa, dan hidupkannya semula apabila anda sudah bersedia.

Templat Sedia Ada#

Klik Templat untuk bermula daripada salah satu daripada enam peraturan sedia guna. Setiap satu dibuka dalam editor supaya anda boleh mengubah suainya sebelum menyimpan:

1. Peringatan menandatangani pelantikan: hantar satu peringatan selepas tempoh menunggu yang anda pilih semasa menghantar surat pelantikan. Permintaan yang ditandatangani, terbatal dan ditarik balik akan dilangkau
2. Tindakan Susulan Prospek Baharu: Apabila prospek baharu tiba, maklumkan semua ahli pasukan dan hantar e-mel kepada pengguna yang ditugaskan
3. Makluman Prospek Laman Web/Zapier: Apabila prospek tiba dari Direktori Lawzana, laman web anda, Zapier, halaman hubungan anda atau halaman tempahan anda, hantar makluman segera kepada semua ahli pasukan dalam aplikasi
4. Penerimaan Pelanggan Baharu: Apabila prospek menjadi kes, cipta senarai semak penerimaan 5 langkah
5. Penyediaan Peringkat Penzahiran: Apabila kes beralih ke peringkat Penzahiran, cipta senarai semak penyediaan dan maklumkan pengguna yang ditugaskan
6. Senarai Semak Penutupan Kes: Apabila kes ditutup, cipta senarai semak penutupan untuk urusan penyelesaian pentadbiran

Status Peraturan#

Sejarah Pelaksanaan#

Setiap automasi dalam senarai memaparkan pencetusnya, bilangan syarat dan tindakannya, kekerapan ia telah dijalankan dan kali terakhir ia dijalankan. Buka Sejarah Pelaksanaan daripada menu peraturan untuk melihat setiap larian terkini dan sama ada statusnya Belum Selesai, Sedang Berjalan, Selesai atau Gagal.

Ciri-Ciri Keselamatan#

• Pemutus litar: Jika peraturan gagal sebanyak 5 kali berturut-turut, ia dijeda secara automatik untuk mengelakkan kegagalan berulang
• Orang yang mencipta peraturan akan dimaklumkan apabila ia dijeda secara automatik, bersama-sama dengan ralat terakhir, supaya anda boleh menyiasat dan menyelesaikan isu tersebut