Automasi

Automasi membolehkan anda membuat peraturan "apabila X berlaku, lakukan Y" yang berjalan secara automatik. Ciri ini menghapuskan tugasan berulang dan memastikan aliran kerja yang konsisten di seluruh firma anda.

Cara Automasi Berfungsi#

Setiap peraturan automasi mempunyai tiga bahagian:

1. Pencetus (Trigger) — Peristiwa yang memulakan automasi
2. Syarat (Conditions) (pilihan) — Penapis yang mesti dipenuhi agar automasi dapat dilaksanakan
3. Tindakan (Actions) — Perkara yang berlaku apabila pencetus diaktifkan dan syarat dipenuhi

Pencetus#

Syarat#

Tambah syarat pilihan untuk mengawal bila automasi diaktifkan. Dengan dua atau lebih syarat, pilih Padankan semua syarat (setiap syarat mesti dipadankan) atau mana-mana syarat (sekurang-kurangnya satu mesti dipadankan).

Setiap syarat memilih medan daripada pencetus, seperti nama bakal klien, nama peringkat baharu, tajuk kes atau nama klien.

Operator yang tersedia:

• Sama dengan (Equals) — Padanan tepat (cth., nama peringkat baharu bersamaan dengan "Consulted")
• Tidak Sama dengan (Not Equals) — Tidak sepadan
• Mengandungi (Contains) — Padanan separa, tidak mengambil kira huruf besar atau kecil (cth., tajuk kes mengandungi "NDA")

Contoh syarat:

• Nama peringkat baharu bersamaan dengan "Consulted" — Hanya diaktifkan apabila bakal klien beralih ke Consulted
• Tajuk kes mengandungi "Lease" — Hanya diaktifkan untuk kes dengan perkataan "Lease" dalam tajuk

Tindakan#

Tindakan dilaksanakan mengikut urutan apabila automasi diaktifkan. Mesej, subjek dan tajuk boleh merangkumi butiran daripada peristiwa tersebut, seperti {{lead.name}}.

Pemberitahuan mengenai bakal klien atau kes hanya sampai kepada individu yang mempunyai akses untuk membukanya. Jika ahli hanya melihat rekod yang ditugaskan atau dikongsi dengan mereka (Keterlihatan rekod dalam Pasukan dan peranan), "semua ahli pasukan" merujuk kepada pemilik dan pentadbir berserta ahli-ahli tersebut. Dinding etika (ethical wall) akan mengecualikan sesiapa sahaja yang disekat olehnya.

1. Hantar Pemberitahuan Dalam Aplikasi#

Hantar pemberitahuan dalam aplikasi kepada pasukan anda.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pencipta, atau semua ahli pasukan
• Tulis mesej pemberitahuan
• Pilih keutamaan (Rendah, Biasa, Tinggi, Segera)
• Pemberitahuan akan dipaparkan di pusat pemberitahuan penerima

2. Hantar Pemberitahuan E-mel#

Hantar pemberitahuan e-mel.

• Pilih penerima: pengguna yang ditugaskan, pencipta, atau semua ahli pasukan
• Tetapkan subjek dan kandungan e-mel
• E-mel akan dihantar apabila automasi berjalan

3. Cipta Pencapaian (Milestone)#

Tambah satu pencapaian pada kes.

• Tetapkan tajuk pencapaian
• Tetapkan tarikh akhir: 1, 2, 3, 5, 7, 14 atau 30 hari selepas peristiwa tersebut
• Pilih keutamaan (Rendah, Sederhana, Tinggi, Kritikal)

4. Cipta Senarai Semak Pencapaian#

Tambah senarai semak pencapaian sekali gus — amat berguna untuk aliran kerja standard.

• Tentukan satu set pencapaian, setiap satunya dengan tajuk, tarikh akhir dan keutamaan
• Semua pencapaian akan dicipta serentak
• Sangat sesuai untuk senarai semak penerimaan klien baharu (cth., "Apabila bakal klien menjadi kes, cipta senarai semak penerimaan standard")

Mencipta Automasi#

1. Pergi ke Tetapan → Automasi (pemilik dan pentadbir)
2. Klik Automasi Baharu
3. Tetapkan peraturan:
   • Nama — Berikan nama yang deskriptif untuk peraturan tersebut (cth., "Senarai Semak Penerimaan untuk Litigasi")
   • Penerangan — Pilihan
   • Bila (Pencetus) — Pilih masa peraturan diaktifkan
   • Jika (Syarat) — Tambah penapis secara pilihan
   • Maka (Tindakan) — Tambah satu atau lebih tindakan mengikut urutan
4. Klik Cipta Automasi

Automasi baharu akan aktif serta-merta. Gunakan suis di sebelah peraturan untuk menjedanya pada bila-bila masa, dan hidupkannya semula apabila anda sudah bersedia.

Templat Sedia Ada#

Klik Templat untuk bermula daripada salah satu daripada lima peraturan sedia guna. Setiap satu dibuka dalam editor supaya anda boleh melaraskannya sebelum menyimpan:

1. Susulan Bakal Klien Baharu — Apabila bakal klien baharu tiba, maklumkan semua ahli pasukan dan hantar e-mel kepada pengguna yang ditugaskan
2. Makluman Bakal Klien Laman Web/Zapier — Apabila bakal klien tiba dari Lawzana Directory, laman web anda, Zapier, halaman hubungan anda atau halaman tempahan anda, hantar makluman segera dalam aplikasi kepada semua ahli pasukan
3. Penerimaan Klien Baharu — Apabila bakal klien menjadi kes, cipta senarai semak penerimaan 5 langkah
4. Penyediaan Peringkat Discovery — Apabila kes beralih ke peringkat Discovery, cipta senarai semak persediaan dan maklumkan pengguna yang ditugaskan
5. Senarai Semak Penutupan Kes — Apabila kes ditutup, cipta senarai semak penutupan untuk urusan pentadbiran akhir

Status Peraturan#

Sejarah Pelaksanaan#

Setiap automasi dalam senarai memaparkan pencetusnya, bilangan syarat dan tindakannya, kekerapan ia telah dijalankan dan masa terakhir ia dijalankan. Buka Sejarah Pelaksanaan daripada menu peraturan untuk melihat setiap pelaksanaan terkini dan sama ada ia Berstatus Menunggu (Pending), Sedang Berjalan (Running), Selesai (Completed) atau Gagal (Failed).

Ciri Keselamatan#

• Pemutus litar (Circuit breaker) — Jika peraturan gagal sebanyak 5 kali berturut-turut, ia akan dijeda secara automatik untuk mengelakkan kegagalan berulang
• Individu yang mencipta peraturan akan dimaklumkan apabila ia dijeda secara automatik, berserta ralat terkini, supaya anda boleh menyiasat dan menyelesaikan isu tersebut