Automasi

Automasi membolehkan anda membuat peraturan "apabila X berlaku, lakukan Y" yang berjalan secara automatik. Ciri ini menghapuskan tugasan yang berulang dan memastikan aliran kerja yang konsisten di seluruh firma anda.

Cara Automasi Berfungsi#

Setiap peraturan automasi mempunyai tiga bahagian:

1. Pencetus — Peristiwa yang memulakan automasi
2. Syarat (pilihan) — Penapis yang mesti dipenuhi agar automasi dapat dicetuskan
3. Tindakan — Perkara yang berlaku apabila pencetus diaktifkan dan syarat dipenuhi

Pencetus#

Syarat#

Tambah syarat pilihan untuk mengawal bila automasi akan dicetuskan. Syarat menggunakan logik AND — semua syarat mesti dipenuhi.

Pengendali yang tersedia:

• Equals — Padanan tepat (cth., peringkat bersamaan dengan "Intake")
• Not Equals — Tidak sepadan
• Contains — Padanan separa (cth., tajuk mengandungi "NDA")
• In — Memadankan sebarang nilai dalam senarai (cth., bidang amalan dalam "Corporate, Tax")
• Not In — Tidak memadankan sebarang nilai dalam senarai

Contoh syarat:

• Peringkat bersamaan dengan "Intake" — Hanya dicetuskan apabila kes berada dalam Intake
• Bidang amalan dalam "Family Law, Litigation" — Hanya dicetuskan untuk bidang amalan tertentu

Tindakan#

Tindakan dilaksanakan mengikut urutan apabila automasi dicetuskan.

1. Maklumkan (Dalam Aplikasi)#

Hantar pemberitahuan dalam aplikasi kepada ahli pasukan yang ditentukan.

• Pilih penerima (pengguna tertentu atau "semua ahli pasukan")
• Tulis mesej pemberitahuan
• Pemberitahuan akan dipaparkan di pusat pemberitahuan penerima

2. Maklumkan (E-mel)#

Hantar pemberitahuan e-mel.

• Pilih penerima
• Tetapkan subjek dan kandungan mesej
• E-mel dihantar serta-merta

3. Cipta Pencapaian#

Tambah satu pencapaian pada kes.

• Tetapkan tajuk pencapaian dan tarikh akhir
• Pilih keutamaan (Low, Medium, High, Critical)
• Tugaskan kepada ahli pasukan

4. Cipta Pencapaian (Berkelompok)#

Tambah senarai semak pencapaian sekali gus — amat berguna untuk aliran kerja standard.

• Tentukan satu set pencapaian dengan tajuk dan tarikh akhir relatif
• Semua pencapaian dicipta secara serentak
• Sangat sesuai untuk senarai semak penerimaan masuk (cth., "Apabila kes mencapai Intake, cipta senarai semak penerimaan masuk standard")

Mencipta Automasi#

1. Pergi ke Settings → Automations
2. Klik New Automation
3. Tetapkan peraturan:
   • Name — Berikan nama yang deskriptif untuk peraturan tersebut (cth., "Intake Checklist for Litigation")
   • Trigger — Pilih bila peraturan ini akan dicetuskan
   • Conditions — Tambah penapis secara pilihan
   • Actions — Tambah satu atau lebih tindakan mengikut urutan
4. Klik Save

Automasi bermula dalam status Draft. Tetapkan kepada Active apabila sedia.

Templat Siap Bina#

Lima templat sedia untuk digunakan telah disediakan:

1. New Lead Notification — Maklumkan pasukan apabila bakal klien baharu tiba
2. Matter Intake Checklist — Cipta pencapaian standard apabila kes memasuki Intake
3. Stage Change Alert — Pemberitahuan e-mel apabila kes bertukar peringkat
4. Lead Conversion Follow-up — Cipta tugasan susulan apabila bakal klien menjadi kes
5. Matter Closure Checklist — Cipta pencapaian semakan akhir apabila kes ditutup

Status Peraturan#

Sejarah Pelaksanaan#

Setiap automasi menjejaki:

• Jumlah pelaksanaan — Berapa kali ia telah dicetuskan
• Larian terakhir — Kali terakhir ia dilaksanakan
• Status larian terkini — Belum Selesai (Pending), Sedang Berjalan (Running), Selesai (Completed), atau Gagal (Failed)

Ciri Keselamatan#

• Pemutus litar — Jika sesuatu peraturan gagal sebanyak 5 kali berturut-turut, ia dijeda secara automatik untuk mengelakkan kegagalan berulang
• Mekanisme cuba semula — Tindakan yang gagal akan dicuba semula sebelum ditandakan sebagai gagal
• Anda akan dimaklumkan jika peraturan dijeda secara automatik supaya anda boleh menyiasat dan menyelesaikan isu tersebut