Kandungan video ini
- Setiap perkara berada pada satu papan, daripada penerimaan klien hingga penandatanganan.
- Ploy menyeret pembelian Lukas ke Semakan.
- Dia memasukkan tarikh penandatanganan sekali sahaja, dengan peringatan 3 hari sebelumnya.
- Ia ditambah ke kalendar firma bersama semua tarikh akhir yang lain.
- Dia berkongsi perkara tersebut dengan Lukas melalui portal yang selamat.
- Dia menghantar SPA yang dipinda ke situ, bukan melalui e-mel.
- Keesokan paginya, Laman Utama memaparkan perubahan dan tugasan yang perlu disiapkan.
- Masa direkodkan pada perkara dalam beberapa saat sahaja.
- Fi tetap itu dijadikan invois, dimuktamadkan dan dihantar melalui e-mel kepada Lukas daripada perkara tersebut.
Pengurusan Perkara
Perkara adalah teras kepada Lawzana Flow. Setiap perkara mewakili kes undang-undang, transaksi, atau pelantikan. Panduan ini merangkumi semua yang anda perlu tahu tentang menguruskan perkara.
Mencipta Perkara#
Dari Awal#
- Pergi ke Matters di bar sisi
- Klik New matter
- Isikan butiran:
- Matter Title (diperlukan): nama kes atau perkara
- Client Name (diperlukan)
- Client Email (pilihan)
- Client Phone (pilihan)
- Practice Area dan Matter Type: pilih daripada yang telah disediakan dalam Settings → Practice Areas
- Description (pilihan): ringkasan ringkas
- Next deadline (pilihan): perkara yang perlu diselesaikan, tarikh dan masa pilihan
- Perkara ini dicipta dalam peringkat lalai anda (peringkat pertama daripada templat terbina dalam)
Pilih peguam yang bertanggungjawab selepas itu dengan Responsible pada pengepala perkara.
Daripada Hamparan#
Pemilik dan pentadbir boleh mengklik Import pada halaman perkara untuk membawa masuk perkara daripada hamparan, di Settings → Import data. Perkara yang diimport mengekalkan rujukannya sendiri, yang dipaparkan sebagai Ref. pada pengepalanya.
Daripada Bakal Klien (Lead)#
- Buka halaman butiran bakal klien
- Klik Convert
- Tetapkan tajuk perkara, dan secara pilihan bidang amalan, jenis perkara dan Assign To: butiran klien akan dipindahkan secara automatik
Paparan#
Lawzana Flow menawarkan tiga cara untuk melihat perkara anda:
Papan (Board)#
Saluran visual di mana setiap lajur mewakili satu peringkat. Anda boleh:
- Seret dan lepas perkara antara peringkat
- Melihat bilangan perkara dalam setiap peringkat
- Menilai beban kerja dan kemajuan dengan cepat
Senarai (List)#
Jadual yang memaparkan semua perkara dengan lajur untuk Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible, dan Last activity.
Kalendar (Calendar)#
Memaparkan tarikh akhir perkara anda mengikut tarikh. Peringatan bakal klien dan janji temu berada pada halaman Calendar di bar sisi. Berguna untuk menjejaki tarikh mahkamah, pemfailan dan mesyuarat yang akan datang.
Peringkat Perkara#
Peringkat mewakili langkah aliran kerja untuk sesuatu perkara. Set peringkat pertama anda dipilih daripada bidang amalan utama yang anda pilih semasa pendaftaran. Firma amalan am bermula dengan Intake, Discovery, Drafting, Negotiation dan Closed. Untuk menukar, pergi ke Settings → Matter Stages → Apply Template dan pilih salah satu daripada ini (penggunaan templat akan menggantikan peringkat semasa anda):
Templat Litigasi (Litigation)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
Templat Transaksi (Transactional)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
Templat Undang-undang Keluarga (Family Law)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
Firma di Turki, Filipina dan Thailand juga melihat saluran khusus negara mereka dalam tetingkap Apply Template, di bawah nama negara tersebut.
Halaman Butiran Perkara#
Klik mana-mana perkara untuk membuka halaman butirannya. Pengepala memaparkan peringkat, peguam yang bertanggungjawab, tag dan tarikh akhir seterusnya, dengan butang untuk Add deadline, Log time, Upload, Ask AI dan Fact grid. Pada perkara yang ditukar daripada bakal klien, pengepala menyatakan bila ia dibuka, dengan pautan ke the lead. Halaman ini mempunyai lima tab:
Gambaran Keseluruhan (Overview)#
Paparan ringkasan yang menunjukkan:
- Tarikh akhir seterusnya, dengan Mark as done
- Dokumen terkini
- Aktiviti dan nota terkini
- Penerangan
- Butiran klien, dengan pautan ke kenalan klien dan, apabila klien mempunyainya, butiran pengebilannya
- Masa belum dibilkan (pemilik dan pentadbir)
- Perkara berkaitan
Dokumen (Documents)#
Urus semua fail yang dilampirkan pada perkara ini:
- Muat naik dokumen melalui seret dan lepas atau pelayar fail, beberapa fail sekaligus, atau daripada Google Drive atau OneDrive
- Atur fail ke dalam folder dan subfolder
- Buka dokumen (View & Analyze) untuk meringkaskannya, mengekstrak fakta penting, bersembang dengannya, menjalankan semakan buku panduan (playbook), atau mencari individu dan syarikat yang dinamakan di dalamnya, atau pilih Open in Assistant
- Kongsi dokumen dengan portal klien
- Draf untuk perkara ini juga disenaraikan di sini
- Format yang disokong: PDF, Word, Excel, PowerPoint, fail e-mel (.eml, .msg), fail teks, dan foto. Lihat Dokumen untuk senarai penuh.
- Saiz maksimum: 25 MB setiap fail
Tarikh Akhir (Deadlines)#
Jejaki tarikh mahkamah, tarikh akhir pemfailan, mesyuarat dan tarikh penting lain:
- Tambah tarikh akhir dengan jenis, tajuk, tarikh, masa pilihan, keutamaan, lokasi, peringatan dan nota
- Tahap keutamaan: Low, Medium, High, Critical
- Status: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- Peringatan: bilangan hari yang dipilih sebelum tarikh tersebut, peguam yang bertanggungjawab menerima e-mel peringatan dan pemberitahuan dalam aplikasi. Apabila tiada sesiapa yang bertanggungjawab (atau mereka tidak boleh membuka perkara itu), pemilik atau pentadbir yang boleh membukanya akan menerimanya sebagai ganti
- Jenis tarikh akhir disediakan dalam Settings → Milestone Types
- Hidupkan Show milestones pada pautan portal klien untuk menunjukkan tarikh akhir perkara kepada mereka
Aktiviti (Activity)#
Segala perkara yang berlaku berkaitan perkara ini, dalam lima bahagian:
- E-mel: e-mel yang dihantar daripada perkara tersebut dan balasan yang diterima. Klik New email untuk menulis e-mel, atau Email client pada kad klien di Gambaran Keseluruhan
- Mesej portal klien: mesej yang anda dan klien bertukar pada halaman portal mereka. Klien menerima e-mel dengan pautan untuk membaca mesej anda
- Garis masa dan nota: nota, muat naik dokumen, perubahan peringkat, kemas kini tarikh akhir dan tindakan pasukan yang lain. Bagi perkara yang ditukar daripada bakal klien, sejarah bakal klien dipaparkan di bawah From the lead
- Peserta Perkara: individu dan syarikat yang terlibat dalam perkara ini (klien, pihak lawan, saksi, pakar, mahkamah, mediator, penimbang tara, atau lain-lain), dipilih daripada kenalan anda
- Konflik: kemungkinan konflik yang ditemui untuk perkara ini, untuk diselesaikan, diketepikan atau ditolak
Peserta tidak sama dengan akses pasukan. Untuk mengehadkan ahli pasukan yang boleh melihat sesuatu perkara, gunakan Restrict access atau Manage access dalam menu More actions pada pengepala (lihat Dinding Etika).
Pengebilan (Billing)#
Semua perkara berkaitan kewangan untuk perkara ini:
- Masa: log masa atau jalankan pemasa (lihat Penjejakan Masa)
- Perbelanjaan: rekod pembayaran keluar untuk dibilkan (lihat Perbelanjaan & Pembayaran Keluar)
- Invois: tetapkan aturan yuran dan cipta invois daripada masa dan perbelanjaan yang belum dibilkan (lihat Penginvoisan)
- Amanah: baki dan catatan amanah perkara, boleh dilihat oleh pemilik dan pentadbir (lihat Perakaunan Amanah)
- Butiran pengebilan: kepada siapa invois perkara dialamatkan dan e-mel pengebilan (ditunjukkan di sini, disunting pada halaman kenalan klien), dan mata wang perkara (lihat Akaun Klien)
Ask AI#
Klik Ask AI pada pengepala untuk membuka pembantu AI dalam panel sisi. Tanya soalan tentang dokumen, tarikh akhir dan nota perkara secara serentak, untuk analisis merentas dokumen dan soalan merangkumi keseluruhan kes. Sejarah sembang anda disimpan pada perkara tersebut, dan hanya anda yang boleh melihatnya.
Tag dan Bidang Amalan#
- Bidang Amalan: Kategorikan perkara mengikut kepakaran undang-undang (cth., Korporat, Undang-undang Keluarga, Litigasi) dan jenis perkara. Konfigurasikan dalam Settings → Practice Areas.
- Tag: Tambah label tersuai untuk organisasi tambahan. Tag menggunakan kod warna dan anda boleh menapis mengikut tag tersebut. Cipta tag dalam Settings → Tags.
Penapisan dan Carian#
Pada halaman perkara, klik Filters untuk:
- Menapis mengikut peringkat, ahli pasukan yang ditugaskan (atau tidak ditugaskan), nama klien, tajuk perkara, tarikh dicipta (selepas atau sebelum), dan tag
- Menyusun mengikut tarikh dicipta, kali terakhir dikemas kini, tajuk, nama klien, atau tarikh akhir seterusnya, secara menaik atau menurun
- Menyimpan gabungan penapis, menyematkannya pada bar alat, atau menetapkannya sebagai lalai anda
Gunakan palet arahan (⌘K / Ctrl+K) untuk carian segera merentas semua perkara.
Dinding Etika (Ethical Walls)#
Jika organisasi anda menggunakan dinding etika, perkara yang dihadkan memaparkan:
- Lencana sekatan pada pengepala perkara (Ethical Wall, Confidential, atau Limited Access)
- Ahli pasukan tanpa akses tidak akan melihat perkara tersebut dalam senarai atau carian, dan membuka pautan ke perkara itu akan memaparkan halaman Access Denied
- Seseorang yang diberikan akses Documents Only melihat tajuk perkara dan dokumennya, dengan notis "You have access to this matter's documents only." Seseorang yang diberikan akses Read Only boleh membuka perkara tersebut tetapi tidak boleh mengubahnya
Lihat Dinding Etika untuk butiran lanjut.