Gestão de Processos

Os processos são o núcleo do Lawzana Flow. Cada processo representa um caso jurídico, transação ou contratação. Este guia abrange tudo o que precisa de saber sobre a gestão de processos.

Criar um Processo#

Do Início#

1. Aceda a Matters na barra lateral
2. Clique em New matter
3. Preencha os detalhes:
   • Matter Title (obrigatório): o nome do caso ou processo
   • Client Name (obrigatório)
   • Client Email (opcional)
   • Client Phone (opcional)
   • Practice Area e Matter Type: selecione a partir das opções configuradas em Settings → Practice Areas
   • Description (opcional): um breve resumo
   • Next deadline (opcional): o que tem de ser feito, a data e uma hora opcional
4. O processo é criado na sua fase predefinida (a primeira fase dos modelos integrados)

Selecione o advogado responsável posteriormente através de Responsible no cabeçalho do processo.

A partir de uma Folha de Cálculo#

Os proprietários e administradores podem clicar em Import na página de processos para importar processos a partir de uma folha de cálculo, em Settings → Import data. Um processo importado mantém a sua própria referência, exibida como Ref. no respetivo cabeçalho.

A partir de uma Lead#

1. Abra a página de detalhes de uma lead
2. Clique em Convert
3. Defina o título do processo e, opcionalmente, a área de prática, o tipo de processo e Assign To: os detalhes do cliente são transferidos automaticamente

Vistas#

O Lawzana Flow oferece três formas de visualizar os seus processos:

Quadro#

Um pipeline visual onde cada coluna representa uma fase. Pode:

• Arrastar e largar processos entre fases
• Ver o número de processos em cada fase
• Avaliar rapidamente a carga de trabalho e o progresso

Lista#

Uma tabela que mostra todos os processos com colunas para Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible e Last activity.

Calendário#

Apresenta os prazos dos seus processos por data. Os lembretes de leads e os agendamentos encontram-se na página Calendar na barra lateral. É útil para acompanhar datas de audiências futuras, prazos de entrega de peças processuais e reuniões.

Fases do Processo#

As fases representam as etapas do fluxo de trabalho de um processo. O seu primeiro conjunto de fases é selecionado com base na área de prática principal que escolheu no registo. As sociedades de prática geral começam com Intake, Discovery, Drafting, Negotiation e Closed. Para alterar, aceda a Settings → Matter Stages → Apply Template e selecione um destes modelos (a aplicação de um modelo substitui as suas fases atuais):

Modelo de Contencioso (Litigation)#

Modelo Transacional (Transactional)#

Modelo de Direito da Família (Family Law)#

As sociedades na Turquia, Filipinas e Tailândia também visualizam os pipelines próprios do seu país na janela Apply Template, sob o nome do respetivo país.

Página de Detalhes do Processo#

Clique em qualquer processo para abrir a sua página de detalhes. O cabeçalho mostra a fase, o advogado responsável, as etiquetas e o próximo prazo, com botões para Add deadline, Log time, Upload, Ask AI e Fact grid. Num processo convertido a partir de uma lead, o cabeçalho indica quando este foi aberto, com uma ligação para the lead. A página contém cinco separadores:

Visão Geral (Overview)#

A vista de resumo que apresenta:

• Próximos prazos, com Mark as done
• Documentos recentes
• Atividade mais recente e notas
• Descrição
• Detalhes do cliente, com ligações para o contacto do cliente e, quando existentes, os seus detalhes de faturação
• Tempo não faturado (proprietários e administradores)
• Processos relacionados

Documentos (Documents)#

Faça a gestão de todos os ficheiros anexados a este processo:

• Carregue documentos via arrastar e largar ou através do explorador de ficheiros, vários de uma só vez, ou a partir do Google Drive ou OneDrive
• Organize ficheiros em pastas e subpastas
• Abra um documento (View & Analyze) para o resumir, extrair factos essenciais, interagir via chat com o documento, executar uma análise de manual de procedimentos (playbook) ou identificar as pessoas e empresas nele mencionadas, ou selecione Open in Assistant
• Partilhe documentos através do portal do cliente
• Os Rascunhos deste processo também são listados aqui
• Formatos suportados: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de e-mail (.eml, .msg), ficheiros de texto e fotografias. Consulte Documents para a lista completa.
• Tamanho máximo: 25 MB por ficheiro

Prazos (Deadlines)#

Acompanhe datas de tribunal, prazos de entrega de peças, reuniões e outras datas importantes:

• Adicione um prazo com tipo, título, data, hora opcional, prioridade, localização, lembrete e notas
• Níveis de prioridade: Low, Medium, High, Critical
• Estado: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
• Lembretes: com o número de dias de antecedência selecionado, o advogado responsável recebe um e-mail de lembrete e uma notificação na aplicação. Quando não existe nenhum responsável atribuído (ou este não tem acesso para abrir o processo), é notificado um proprietário ou administrador com permissão de acesso
• Os tipos de prazos são configurados em Settings → Milestone Types
• Ative a opção Show milestones na ligação do portal do cliente para que este possa visualizar os prazos do processo

Atividade (Activity)#

Tudo o que aconteceu no processo, dividido em cinco secções:

• E-mails: e-mails enviados a partir do processo e respetivas respostas. Clique em New email para redigir um e-mail, ou em Email client no cartão do cliente no separador Overview
• Mensagens do portal do cliente: mensagens trocadas entre si e o cliente na respetiva página do portal. O cliente recebe um e-mail com uma ligação para ler as suas mensagens
• Cronologia e notas: notas, carregamentos de documentos, alterações de fase, atualizações de prazos e outras ações da equipa. Para um processo convertido a partir de uma lead, o histórico da lead é apresentado sob From the lead
• Participantes do Processo: as pessoas e empresas envolvidas no processo (cliente, parte contrária, testemunha, perito, tribunal, mediador, árbitro ou outro), selecionadas a partir dos seus contactos
• Conflitos: possíveis conflitos identificados para este processo, para resolução, dispensa ou rejeição

Os participantes não correspondem ao acesso da equipa. Para limitar os membros da equipa que podem visualizar um processo, utilize Restrict access ou Manage access no menu More actions do cabeçalho (consulte Ethical Walls).

Faturação (Billing)#

Todos os aspetos financeiros relacionados com o processo:

• Tempo: registe o tempo trabalhado ou utilize um temporizador (consulte Time Tracking)
• Despesas: registe despesas a faturar (consulte Expenses & Disbursements)
• Faturas: defina o acordo de honorários e crie faturas a partir do tempo e das despesas não faturados (consulte Invoicing)
• Conta-caução: o saldo e os movimentos da conta de fundos de clientes (trust) do processo, visíveis para proprietários e administradores (consulte Trust Accounting)
• Detalhes de faturação: a quem são dirigidas as faturas do processo e o e-mail de faturação (apresentados aqui, editados na página de contacto do cliente), bem como a moeda do processo (consulte Client Accounts)

Ask AI#

Clique em Ask AI no cabeçalho para abrir o assistente de IA num painel lateral. Coloque questões sobre os documentos, prazos e notas do processo em simultâneo, para obter análises cruzadas de documentos e esclarecer dúvidas globais sobre o caso. O seu histórico de chat é guardado no processo e só é visível por si.

Etiquetas e Áreas de Prática#

• Áreas de Prática: Categorize os processos por especialidade jurídica (por exemplo, Societário, Direito da Família, Contencioso) e por tipo de processo. Configure em Settings → Practice Areas.
• Etiquetas: Adicione etiquetas personalizadas para uma organização adicional. As etiquetas são codificadas por cores e permitem filtrar os processos. Crie etiquetas em Settings → Tags.

Filtragem e Pesquisa#

Na página de processos, clique em Filters para:

• Filtrar por fase, membro da equipa atribuído (ou não atribuído), nome do cliente, título do processo, data de criação (posterior ou anterior) e etiquetas
• Ordenar por data de criação, última atualização, título, nome do cliente ou próximo prazo, de forma ascendente ou descendente
• Guardar uma combinação de filtros, fixá-la na barra de ferramentas ou defini-la como predefinição

Utilize a paleta de comandos (⌘K / Ctrl+K) para efetuar pesquisas instantâneas em todos os processos.

Barreiras Éticas (Ethical Walls)#

Se a sua organização utiliza barreiras éticas, os processos com acesso restrito apresentam:

• Um crachá de restrição no cabeçalho do processo (Ethical Wall, Confidential ou Limited Access)
• Os membros da equipa sem acesso não visualizam o processo nas listas nem na pesquisa, e a abertura de uma ligação para o mesmo apresenta uma página de Access Denied
• Os utilizadores a quem for concedido acesso Documents Only visualizam o título do processo e os seus documentos, com o aviso "You have access to this matter's documents only." Os utilizadores a quem for concedido acesso Read Only podem abrir o processo, mas não podem efetuar alterações

Consulte Ethical Walls para obter mais detalhes.