Gestão de Processos

Os processos são o núcleo do Lawzana Flow. Cada processo representa um caso jurídico, transação ou contratação. Este guia cobre tudo o que precisa de saber sobre a gestão de processos.

Criar um Processo#

Do Início#

1. Aceda a Matters na barra lateral
2. Clique em New matter
3. Preencha os detalhes:
   • Matter Title (obrigatório) — o nome do caso ou processo
   • Client Name (obrigatório)
   • Client Email (opcional)
   • Client Phone (opcional)
   • Practice Area e Matter Type — selecione a partir das opções configuradas em Settings → Practice Areas
   • Description (opcional) — um breve resumo
   • Next deadline (opcional) — o que deve ser cumprido, a data e uma hora opcional
4. O processo é criado na sua fase predefinida (a primeira fase dos modelos integrados)

Escolha o advogado responsável posteriormente através de Responsible no cabeçalho do processo.

A partir de um Lead#

1. Abra a página de detalhes de um lead
2. Clique em Convert
3. Defina o título do processo e, opcionalmente, a área de prática, o tipo de processo e Assign To — os dados do cliente são transferidos automaticamente

Vistas#

O Lawzana Flow oferece três formas de visualizar os seus processos:

Quadro#

Um pipeline visual onde cada coluna representa uma fase. Pode:

• Arrastar e soltar processos entre fases
• Ver o número de processos em cada fase
• Avaliar rapidamente a carga de trabalho e o progresso

Lista#

Uma tabela que apresenta todos os processos com colunas para Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible e Last activity.

Calendário#

Mostra os prazos dos seus processos por data. Os lembretes de leads e os agendamentos encontram-se na página Calendar na barra lateral. Útil para acompanhar datas de audiências futuras, submissões e reuniões.

Fases do Processo#

As fases representam os passos do fluxo de trabalho de um processo. O seu primeiro conjunto de fases é definido a partir da área de prática principal que escolheu no registo. As sociedades de prática geral começam com Intake, Discovery, Drafting, Negotiation e Closed. Para mudar, aceda a Settings → Matter Stages → Apply Template e selecione um destes modelos (aplicar um modelo substitui as suas fases atuais):

Modelo de Contencioso#

Modelo Transacional#

Modelo de Direito da Família#

Página de Detalhes do Processo#

Clique em qualquer processo para abrir a respetiva página de detalhes. O cabeçalho apresenta a fase, o advogado responsável, as etiquetas e o próximo prazo, com botões para Add deadline, Log time, Upload e Ask AI. A página contém cinco separadores:

Visão Geral#

A vista de resumo que apresenta:

• Próximos prazos, com Mark as done
• Documentos recentes
• Atividade mais recente e notas
• Descrição
• Detalhes do cliente, com ligações para o contacto do cliente e, quando existirem, os respetivos dados de faturação
• Tempo não faturado (proprietários e administradores)
• Processos relacionados

Documentos#

Faça a gestão de todos os ficheiros associados a este processo:

• Carregue documentos através de arrastar e soltar ou do explorador de ficheiros
• Organize ficheiros em pastas e subpastas
• Abra um documento para o resumir, extrair factos essenciais, conversar com o documento, executar uma revisão baseada em manuais (playbooks) ou identificar as pessoas e empresas aí mencionadas
• Partilhe documentos com o portal do cliente
• Os rascunhos deste processo também são listados aqui
• Formatos suportados: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de e-mail (.eml, .msg), ficheiros de texto e fotografias. Consulte Documentos para a lista completa.
• Tamanho máximo: 25 MB por ficheiro

Prazos#

Acompanhe datas de audiências, prazos de submissão, reuniões e outras datas essenciais:

• Adicione um prazo com tipo, título, data, hora opcional, prioridade, local, lembrete e notas
• Níveis de prioridade: Low, Medium, High, Critical
• Estado: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
• Lembretes: com a antecedência do número de dias selecionado antes da data, o advogado responsável recebe um e-mail de lembrete e uma notificação na aplicação. Quando não houver ninguém responsável (ou se este não puder abrir o processo), a notificação é enviada a um proprietário ou administrador que tenha acesso ao mesmo
• Os tipos de prazo são configurados em Settings → Milestone Types
• Ative Show milestones na ligação do portal do cliente para que este possa visualizar os prazos do processo

Atividade#

Um registo cronológico do processo, dividido em três secções:

• Linha cronológica e notas — notas, carregamentos de documentos, alterações de fase, atualizações de prazos e outras ações da equipa
• Participantes do Processo — as pessoas e entidades envolvidas no processo (cliente, parte contrária, testemunha, perito, tribunal, mediador, árbitro ou outro), selecionados a partir dos seus contactos
• Conflitos — potenciais conflitos identificados para este processo, para resolução, dispensa (waiver) ou rejeição

Os participantes não correspondem ao acesso da equipa. Para restringir quais os membros da equipa que podem ver um processo, utilize Restrict access ou Manage access no menu More actions do cabeçalho (consulte Muralhas Éticas).

Faturação#

Tudo o que se relaciona com aspetos financeiros do processo:

• Tempo: registe tempo ou execute um temporizador (consulte Registo de Horas)
• Despesas: registe despesas a faturar (consulte Despesas e Desembolsos)
• Faturas: defina o modelo de honorários e emita faturas a partir do tempo e das despesas não faturados (consulte Faturação)
• Conta-caução: o saldo e os movimentos da conta-caução (trust) do processo, visíveis para proprietários e administradores (consulte Contabilidade Fiduciária)
• Dados de faturação: a entidade a quem as faturas do processo são dirigidas e o respetivo e-mail de faturação (apresentados aqui, editados na página de contacto do cliente), bem como a moeda do processo (consulte Contas de Clientes)

Ask AI#

Clique em Ask AI no cabeçalho para abrir o assistente de IA num painel lateral. Coloque questões sobre os documentos, prazos e notas do processo em simultâneo — muito útil para análise cruzada de documentos e questões relativas à totalidade do caso.

Etiquetas e Áreas de Prática#

• Áreas de Prática — Categorize os processos por especialidade jurídica (ex.: Societário, Direito da Família, Contencioso) e por tipo de processo. Configure em Settings → Practice Areas.
• Etiquetas — Adicione etiquetas personalizadas para uma organização complementar. As etiquetas têm códigos de cores e é possível filtrar por elas. Crie etiquetas em Settings → Tags.

Filtragem e Pesquisa#

Na página de processos, clique em Filters para:

• Filtrar por fase, membro da equipa atribuído (ou não atribuído), nome do cliente, título do processo, data de criação (anterior ou posterior) e etiquetas
• Ordenar por data de criação, última atualização, título, nome do cliente ou próximo prazo, de forma ascendente ou descendente
• Guardar uma combinação de filtros, fixá-la na barra de ferramentas ou defini-la como predefinida

Utilize a paleta de comandos (⌘K / Ctrl+K) para uma pesquisa instantânea em todos os processos.

Muralhas Éticas#

Se a sua organização utiliza muralhas éticas (ethical walls), os processos restritos apresentam:

• Um crachá de restrição no cabeçalho do processo (Ethical Wall, Confidential ou Limited Access)
• Os membros da equipa sem acesso não visualizam o processo em listas ou pesquisas, e a abertura de uma ligação para o mesmo exibe uma página de Access Denied

Consulte Muralhas Éticas para mais detalhes.