Contas de Clientes

Uma conta de cliente contém tudo o que a sua sociedade precisa para faturar a um cliente: a quem as faturas são endereçadas, o e-mail de faturação, a morada, o NIF, as condições de pagamento e, quando necessário, a moeda e as taxas específicas do cliente. No Flow, estes são os Dados de faturação do cliente. Pertencem ao cliente, pelo que todos os processos desse cliente os utilizam. Pode editá-los num único local: a página de contacto do cliente.

Configurar a Faturação de um Cliente#

Um cliente obtém dados de faturação de uma de duas formas:

A partir de um processo. Abra o separador Faturação do processo → Dados de faturação e clique em Configurar faturação do cliente. O Flow preenche o nome, o e-mail e a morada a partir do contacto do cliente (ou da empresa para a qual trabalha) e, em seguida, abre a página de contacto do cliente para que possa verificá-los. Se o processo ainda não tiver um contacto de cliente, o Flow associa o contacto que tem o e-mail de cliente do processo, ou cria um, e adiciona-o como cliente do processo.
A partir da página de contacto. Um contacto que seja o cliente num processo apresenta o botão Configurar faturação. Clique nele para criar os dados de faturação a partir do e-mail e da morada do contacto.

Até que um cliente tenha dados de faturação, as faturas são endereçadas ao nome e ao e-mail do cliente do processo.

Um processo cujo cliente já tenha dados de faturação utiliza-os automaticamente. Se substituir o cliente de um processo por outro contacto, o processo passa a utilizar os dados de faturação do novo cliente, ou nenhuns até que o novo cliente os tenha.

Dados de Faturação na Página de Contacto#

Abra a página de contacto do cliente. O cartão Dados de faturação contém:

Nome nas faturas e À atenção de
E-mail de faturação: as faturas e os lembretes de pagamento são enviados para aqui. Deixe em branco para utilizar o e-mail do contacto
Morada, Código postal, Cidade e País
NIF do cliente
Condições de pagamento (dias): deixe em branco para utilizar o padrão da sua sociedade
Moeda do cliente: a moeda na qual os processos do cliente são faturados, a menos que um processo defina a sua própria moeda

Clique em Guardar dados de faturação. A alteração aplica-se a todos os processos do cliente. Proprietários, administradores e membros podem editar o cartão. Os visualizadores veem-no em modo de apenas leitura, tal como qualquer pessoa que uma barreira ética (ethical wall) mantenha afastada de um dos processos do cliente, uma vez que a alteração afetaria as faturas desse processo.

O cartão de Dados de faturação na página de contacto de um cliente do Reino Unido: nome nas faturas, linha de atenção, e-mail de faturação, morada, país, NIF do cliente, condições de pagamento de 21 dias e moeda do cliente GBP — O cartão de Dados de faturação do cliente, onde a faturação do cliente é editada.

Nota

Uma fatura emitida mantém os dados de faturação com que foi emitida. Alterá-los posteriormente afeta apenas as novas faturas, mas os e-mails e lembretes são sempre enviados para o e-mail de faturação atual do cliente.

Dados de Faturação num Processo#

O separador Faturação de um processo → Dados de faturação mostra os dados de faturação do cliente em modo de apenas leitura. Clique em Editar na página do cliente para os alterar (os visualizadores veem Ver na página do cliente).

O único elemento que um processo define por si próprio é a sua Moeda. Escolha uma e clique em Guardar moeda. Proprietários, administradores e membros que possam editar o processo podem alterá-la.

Os Dados de faturação de um processo para um cliente francês: o nome do cliente nas faturas, e-mail de faturação, morada, NIF e condições de pagamento apresentados em modo de apenas leitura com uma ligação Editar na página do cliente, e a moeda do processo, EUR — Os Dados de faturação de um processo: os dados do cliente em modo de apenas leitura, a moeda própria do processo editável.

Como É Escolhida a Moeda de um Processo#

Cada processo é faturado numa única moeda. O Flow utiliza a primeira destas opções que estiver definida:

A moeda definida no processo nos respetivos Dados de faturação
A Moeda do cliente, a partir do cartão Dados de faturação na página de contacto do cliente
A moeda da sua sociedade, a partir de Definições → Faturação e taxas (ou, se nenhuma estiver definida aí, a predefinição de faturação em Definições → Contratos de Mandato)
A moeda do país da sua sociedade e, apenas como último recurso, dólares americanos

Sob Moeda, os Dados de faturação do processo indicam de onde provém a moeda atual: Escolhida para este processo., A moeda do cliente. ou A moeda da sua sociedade. O novo tempo e as novas despesas assumem a moeda do processo no momento em que são registados e mantêm-na.

A moeda de um processo só pode ser alterada quando nada for deixado para trás. Enquanto o processo tiver tempo ou despesas não faturados e valorizados, ou um rascunho de fatura, noutra moeda, o Flow recusa a alteração e nada é guardado. Fature ou elimine esse trabalho primeiro. O tempo sem uma taxa associada não bloqueia a alteração, e voltar à moeda na qual o trabalho já se encontra funciona sempre. A mesma regra aplica-se à Moeda do cliente, para todos os processos que a seguem.

Quando um processo começa a utilizar os dados de faturação de um cliente (ou muda para os de um novo cliente), e a moeda do cliente deixaria para trás o trabalho não faturado do processo, o processo mantém a sua moeda atual como sendo a sua própria moeda.

Dica

Defina a moeda da sua sociedade antes de alguém registar tempo e defina a moeda de cada cliente estrangeiro antes de iniciar o trabalho nos seus processos. Para um exemplo passo a passo, consulte Faturar Noutra Moeda.

Taxas de Faturação#

A maioria dos clientes é faturada na moeda da sua sociedade e com as taxas da sua sociedade, pelo que pode ignorar esta secção. Para um cliente faturado com taxas especiais, utilize o cartão Taxas de faturação na página de contacto do cliente:

Taxa predefinida do cliente: uma taxa horária para este cliente
Uma taxa por profissional responsável, que substitui a predefinição do cliente para essa pessoa

Clique em Guardar taxas. Deixe uma taxa em branco para utilizar a taxa da sociedade. O cartão aparece assim que o cliente tiver dados de faturação.

As taxas aqui apresentadas estão na moeda do cliente (a Moeda do cliente em Dados de faturação ou a da sua sociedade, caso não esteja definida) e apenas valorizam o tempo em processos faturados nessa moeda. Um cliente faturado em libras necessita de taxas em libras: as suas taxas em euros não se aplicam e o tempo desse cliente apresentará Precisa de taxa até que tenha uma. Consulte Registo de Tempo para saber qual a taxa que prevalece.

Se alterar a Moeda do cliente de um cliente enquanto este tiver taxas de cliente, atualize também as taxas: os valores numéricos mantêm-se iguais, mas passam a ser interpretados na nova moeda. O tempo que aguarda por uma taxa é valorizado na próxima vez que clicar em Guardar taxas, e não quando a moeda é alterada.

O cartão de Taxas de faturação na página de contacto de um cliente do Reino Unido: uma taxa predefinida do cliente de 200 GBP por hora e uma taxa de profissional de 210 GBP por hora — O cartão de Taxas de faturação para um cliente do Reino Unido faturado em libras.

Os visualizadores, e qualquer pessoa que uma barreira ética mantenha afastada de um dos processos do cliente, veem o cartão em modo de apenas leitura.

Encontrar Contas de Clientes#

Aceda a Contactos na barra lateral e abra o separador Contas de Clientes. Cada conta abre a página de contacto do cliente nos respetivos dados de faturação
Na Visão geral de um processo, o cartão do cliente liga ao contacto do cliente e, quando o cliente os tiver, aos seus Dados de faturação
Os Dados de faturação de um processo ligam à página de contacto do cliente

A página de contacto do cliente mostra os processos do cliente, os seus dados de faturação e as suas taxas. Um cliente cujos processos estejam todos protegidos por uma barreira ética que o impeça de aceder não aparece no separador Contas de Clientes.

Acesso ao Portal#

O acesso ao portal é configurado por processo, a partir do botão Partilhar com o Cliente do processo. Permite que os clientes visualizem documentos partilhados, acompanhem etapas e enviem mensagens à sua equipa. Consulte Portal do Cliente para obter todos os detalhes.