Contas de Clientes
Uma conta de cliente contém os elementos de que o seu escritório necessita para faturar a um cliente: a quem as faturas são dirigidas, o e-mail de faturação, a morada, o NIF/número de identificação fiscal, as condições de pagamento e, quando necessário, a própria moeda e as taxas do cliente. No Flow, estes elementos constituem os Dados de faturação do cliente. Pertencem ao cliente, pelo que todos os processos desse cliente os utilizam. Pode editá-los num único local: na página de contacto do cliente.
Configurar a Faturação de um Cliente#
Um cliente obtém dados de faturação de uma de duas formas:
- A partir de um processo. Aceda ao separador Faturação do processo → Dados de faturação e clique em Configurar faturação do cliente. O Flow preenche o nome, o e-mail e a morada a partir do contacto do cliente (ou da empresa para a qual trabalha) e, em seguida, abre a página de contacto do cliente para que possa verificá-los. Se o processo ainda não tiver um contacto de cliente associado, o Flow associa o contacto correspondente ao e-mail de cliente do processo, ou cria um novo, adicionando-o como cliente do processo.
- A partir da página de contacto. Um contacto que seja o cliente num processo apresenta o botão Configurar faturação. Clique nele para criar os dados de faturação a partir do e-mail e da morada do contacto.
Até que um cliente disponha de dados de faturação, as faturas são emitidas com o nome e o e-mail do cliente definidos no processo.
Um processo cujo cliente já possua dados de faturação utiliza-os automaticamente. Se substituir o cliente de um processo por outro contacto, o processo passará a utilizar os dados de faturação do novo cliente, ou não apresentará nenhuns até que o novo cliente os tenha definidos.
Dados de Faturação na Página de Contacto#
Abra a página de contacto do cliente. O cartão Dados de faturação contém:
- Nome nas faturas e Ao cuidado de
- E-mail de faturação: as faturas e os lembretes de pagamento são enviados para este endereço. Deixe em branco para utilizar o e-mail do contacto
- Morada, Código postal, Cidade e País
- NIF do cliente
- Condições de pagamento (dias): deixe em branco para utilizar o valor predefinido do escritório
- Moeda do cliente: a moeda na qual os processos do cliente são faturados, salvo se for definida uma moeda específica no processo
Clique em Guardar dados de faturação. A alteração aplica-se a todos os processos do cliente. Os proprietários, administradores e membros podem editar este cartão. Os utilizadores com permissões apenas de visualização veem-no em modo de leitura, tal como qualquer pessoa impedida por uma barreira ética (ethical wall) num dos processos do cliente, uma vez que a alteração afetaria as faturas desse processo.
Dados de Faturação num Processo#
O separador Faturação de um processo → Dados de faturação apresenta os dados de faturação do cliente em modo só de leitura. Clique em Editar na página do cliente para os alterar (os utilizadores apenas com permissões de visualização verão Ver na página do cliente).
O único elemento que um processo define de forma autónoma é a sua Moeda. Selecione uma e clique em Guardar moeda. Os proprietários, administradores e membros com permissão para editar o processo podem alterá-la.
Como É Determinada a Moeda de um Processo#
Cada processo é faturado numa única moeda. O Flow utiliza a primeira que estiver configurada de entre as seguintes:
- A moeda definida no próprio processo em Dados de faturação
- A Moeda do cliente, constante no cartão Dados de faturação na página de contacto do cliente
- A moeda do seu escritório, em Definições → Faturação e taxas (ou, se não estiver definida nenhuma, o valor predefinido de faturação em Definições → Cartas de Contratação)
- A moeda do país do seu escritório e, unicamente em último recurso, dólares americanos (USD)
Sob o campo Moeda, a secção Dados de faturação do processo indica a origem da moeda atual: Selecionada para este processo., Moeda do cliente. ou Moeda do seu escritório. Os novos registos de tempos e despesas assumem a moeda do processo no momento em que são criados e mantêm-na.
A moeda de um processo só pode ser alterada se nenhum dado for comprometido. Se o processo tiver tempos ou despesas precificados por faturar, ou um rascunho de fatura noutra moeda, o Flow recusará a alteração e nada será guardado. Terá de faturar ou eliminar esses trabalhos primeiro. Os registos de tempo sem taxa associada não impedem a alteração, e reverter para a moeda em que o trabalho já se encontra registado funciona sempre. A mesma regra aplica-se à Moeda do cliente para todos os processos que a sigam.
Quando um processo passa a utilizar os dados de faturação de um cliente (ou transita para um novo cliente) e a moeda desse cliente comprometer o trabalho não faturado do processo, o processo mantém a sua moeda atual como moeda própria.
Taxas de Faturação#
A maioria dos clientes é faturada na moeda do seu escritório e com as taxas predefinidas pelo mesmo, pelo que pode ignorar esta secção. Para um cliente com taxas específicas, utilize o cartão Taxas de faturação na página de contacto do cliente:
- Taxa predefinida do cliente: um valor horário aplicável a este cliente
- Uma taxa individual por profissional, que prevalece sobre a taxa predefinida do cliente para esse utilizador
Clique em Guardar taxas. Deixe uma taxa em branco para aplicar a taxa predefinida do escritório. O cartão fica visível assim que o cliente disponha de dados de faturação.
As taxas aqui definidas são expressas na moeda do cliente (a Moeda do cliente em Dados de faturação ou a do seu escritório, caso não esteja definida) e apenas precificam o tempo em processos faturados nessa mesma moeda. Um cliente faturado em libras exige taxas em libras: as suas taxas em euros não se aplicam e o tempo desse cliente apresentará a menção Requer taxa até que uma lhe seja atribuída. Consulte o artigo Registo de Tempos para saber qual a taxa prioritária.
Se alterar a Moeda do cliente quando já existirem taxas configuradas para o cliente, atualize também essas taxas: os valores numéricos mantêm-se, mas passam a ser interpretados na nova moeda. O tempo pendente de atribuição de taxa é precificado no momento em que clicar novamente em Guardar taxas, e não aquando da alteração da moeda.
Os utilizadores com permissões de visualização, bem como qualquer pessoa impedida por uma barreira ética num dos processos do cliente, visualizam o cartão em modo só de leitura.
Localizar Contas de Clientes#
- Aceda a Contactos na barra lateral e abra o separador Contas de Clientes. Cada conta abre a página de contacto do cliente diretamente nos seus dados de faturação
- Na Visão geral de um processo, o cartão do cliente contém uma ligação para o contacto do cliente e, quando existirem, para os seus Dados de faturação
- A secção Dados de faturação de um processo contém uma ligação para a página de contacto do cliente
A página de contacto do cliente apresenta os processos do cliente, os seus dados de faturação e as suas taxas.
Acesso ao Portal#
O acesso ao portal é configurado individualmente por processo através do botão Partilhar com o Cliente. Permite que os clientes consultem documentos partilhados, acompanhem etapas e enviem mensagens à sua equipa. Consulte o artigo Portal do Cliente para obter mais informações.