고객 계정
고객 계정에는 로펌에서 고객에게 비용을 청구하는 데 필요한 정보가 저장됩니다. 청구서 수신인, 청구용 이메일, 주소, 사업자등록번호(납세자 번호), 결제 조건, 그리고 필요한 경우 고객 전용 통화 및 요율이 포함됩니다. Flow에서는 이를 고객의 **청구 세부정보(Billing details)**라고 부릅니다. 이 정보는 고객에게 귀속되므로 해당 고객의 모든 사건에 동일하게 적용됩니다. 수정은 고객의 연락처 페이지 한 곳에서 진행할 수 있습니다.
고객 청구 정보 설정하기#
고객의 청구 세부정보는 다음 두 가지 방법 중 하나로 설정할 수 있습니다.
- 사건에서 설정하기. 사건의 청구(Billing) 탭 → **청구 세부정보(Billing details)**로 이동하여 **고객 청구 설정(Set up client billing)**을 클릭합니다. Flow가 고객의 연락처(또는 소속 회사)에서 이름, 이메일, 주소를 자동으로 채운 후, 내용을 확인할 수 있도록 고객의 연락처 페이지를 엽니다. 사건에 아직 지정된 고객 연락처가 없는 경우, Flow는 사건의 고객 이메일과 일치하는 연락처를 연결하거나 새로 생성하여 해당 사건의 고객으로 추가합니다.
- 연락처 페이지에서 설정하기. 특정 사건의 고객으로 등록된 연락처에는 청구 설정(Set up billing) 버튼이 표시됩니다. 이 버튼을 클릭하면 연락처의 이메일과 주소를 기반으로 청구 세부정보가 생성됩니다.
고객에게 청구 세부정보가 등록되기 전까지는 사건에 지정된 고객 이름과 이메일로 청구서가 발행됩니다.
고객에게 이미 청구 세부정보가 있는 사건의 경우 해당 정보가 자동으로 적용됩니다. 사건의 고객을 다른 연락처로 변경하면 새 고객의 청구 세부정보로 전환되며, 새 고객에게 청구 세부정보가 없는 경우에는 등록될 때까지 적용되지 않습니다.
연락처 페이지의 청구 세부정보#
고객의 연락처 페이지를 엽니다. 청구 세부정보(Billing details) 카드에는 다음 항목이 포함되어 있습니다.
- 청구서상의 이름(Name on invoices) 및 수신인(For the attention of)
- 청구용 이메일(Billing email): 청구서 및 결제 알림이 이 주소로 발송됩니다. 비워 두면 연락처의 기본 이메일이 사용됩니다.
- 주소(Address), 우편번호(Postcode), 도시(City) 및 국가(Country)
- 고객 납세자 번호(Client tax ID)
- 결제 조건(일)(Payment terms (days)): 비워 두면 로펌 기본값이 적용됩니다.
- 고객 통화(Client currency): 사건 자체에서 별도로 통화를 지정하지 않는 한, 해당 고객의 사건들에 청구될 기본 통화입니다.
**청구 세부정보 저장(Save billing details)**을 클릭합니다. 변경 사항은 해당 고객의 모든 사건에 적용됩니다. 소유자(Owner), 관리자(Admin), 멤버(Member) 권한이 있는 사용자는 카드를 수정할 수 있습니다. 뷰어(Viewer) 권한이 있거나 윤리적 장벽(ethical wall)으로 인해 해당 고객의 사건 중 하나라도 접근이 제한된 사용자는 읽기 전용으로만 볼 수 있습니다. 변경 사항이 해당 사건의 청구서에도 영향을 미치기 때문입니다.
사건에서의 청구 세부정보#
사건의 청구(Billing) 탭 → **청구 세부정보(Billing details)**에는 고객의 청구 세부정보가 읽기 전용으로 표시됩니다. 내용을 수정하려면 **고객 페이지에서 편집(Edit on client page)**을 클릭합니다(뷰어 권한인 경우 **고객 페이지에서 보기(View on client page)**로 표시됨).
사건 자체에서 직접 설정하는 유일한 항목은 **통화(Currency)**입니다. 통화를 선택하고 **통화 저장(Save currency)**을 클릭합니다. 해당 사건을 편집할 수 있는 권한이 있는 소유자, 관리자, 멤버가 변경할 수 있습니다.
사건 통화가 결정되는 방식#
각 사건은 하나의 통화로 청구됩니다. Flow는 다음 항목 중 먼저 설정된 통화를 우선적으로 적용합니다.
- 사건의 **청구 세부정보(Billing details)**에 직접 설정된 통화
- 고객 연락처 페이지의 청구 세부정보(Billing details) 카드에 설정된 고객 통화(Client currency)
- **설정 → 청구서 발행 및 요율(Settings → Invoicing & rates)**에 설정된 로펌 통화(여기에 설정되지 않은 경우 **설정 → 수임 계약서(Settings → Engagement Letters)**의 기본 청구 통화)
- 로펌 소재국의 통화(최후의 수단으로만 미국 달러 적용)
사건의 청구 세부정보(Billing details) 중 통화(Currency) 항목 아래에는 현재 통화의 출처가 표시됩니다: 이 사건을 위해 선택됨(Chosen for this matter.), 고객의 통화(The client's currency.), 또는 로펌의 통화(Your firm's currency.). 새로 기록되는 시간과 비용은 기록 시점의 사건 통화를 따르며 해당 통화로 유지됩니다.
사건 통화는 누락되거나 불일치하는 데이터가 발생하지 않는 경우에만 변경할 수 있습니다. 해당 사건에 다른 통화로 기록된 미청구 시간이나 비용(단가가 책정된 항목), 또는 임시 청구서가 존재하는 동안에는 Flow에서 통화 변경을 허용하지 않으며 아무것도 저장되지 않습니다. 먼저 해당 작업을 청구하거나 삭제하십시오. 요율이 지정되지 않은 시간 항목은 통화 변경을 차단하지 않으며, 작업이 이미 기록된 기존 통화로 되돌리는 것은 언제나 가능합니다. 동일한 규칙이 **고객 통화(Client currency)**를 따르는 모든 사건에도 적용됩니다.
사건이 특정 고객의 청구 세부정보를 새로 사용하기 시작하거나(새 고객의 세부정보로 변경할 때) 고객의 통화로 전환할 경우 사건의 미청구 작업과 충돌이 발생한다면, 해당 사건은 기존 통화를 자체 통화로 유지합니다.
청구 요율#
대부분의 고객에게는 로펌의 기본 통화와 로펌 요율이 적용되므로 이 단계를 건너뛰셔도 됩니다. 특별 요율로 청구되는 고객의 경우, 고객 연락처 페이지의 청구 요율(Billing rates) 카드를 사용합니다.
- 고객 기본 요율(Client default rate): 해당 고객에게 적용되는 기본 시간당 요율
- 수임료 청구 담당자별 요율(fee earner rate): 해당 담당자에게 지정되어 고객 기본 요율보다 우선 적용되는 요율
**요율 저장(Save rates)**을 클릭합니다. 요율을 비워 두면 로펌 기본 요율이 적용됩니다. 이 카드는 고객에게 청구 세부정보가 등록된 후에 나타납니다.
이곳의 요율은 고객의 통화(청구 세부정보의 고객 통화, 또는 설정되지 않은 경우 로펌의 기본 통화)를 기준으로 하며, 해당 통화로 청구되는 사건의 시간에만 적용됩니다. 파운드로 청구되는 고객에게는 파운드 기준 요율이 필요합니다. 유로 요율은 적용되지 않으며, 해당 고객의 시간 기록은 요율이 지정될 때까지 **요율 필요(Needs rate)**로 표시됩니다. 어떤 요율이 우선 적용되는지에 대한 자세한 내용은 시간 기록을 참고하십시오.
고객 요율이 이미 설정된 상태에서 고객의 **고객 통화(Client currency)**를 변경하는 경우 요율도 함께 업데이트해야 합니다. 숫자는 그대로 유지되지만 새 통화로 환산되는 것이 아니라 새 통화 단위로 그대로 읽히기 때문입니다. 요율 지정을 기다리는 시간 기록은 통화가 변경될 때가 아니라 다음에 **요율 저장(Save rates)**을 클릭할 때 계산됩니다.
뷰어 권한이 있거나 윤리적 장벽으로 인해 해당 고객의 사건 중 하나라도 접근이 차단된 사용자는 이 카드를 읽기 전용으로만 볼 수 있습니다.
고객 계정 찾기#
- 사이드바에서 **연락처(Contacts)**로 이동한 후 고객 계정(Client Accounts) 탭을 엽니다. 각 계정을 클릭하면 해당 고객의 연락처 페이지가 청구 세부정보 화면으로 열립니다.
- 사건의 **개요(Overview)**에서 고객 카드를 클릭하면 고객의 연락처로 이동하며, 고객에게 청구 세부정보가 있는 경우 **청구 세부정보(Billing details)**로 연결됩니다.
- 사건의 **청구 세부정보(Billing details)**에서도 고객의 연락처 페이지 링크가 제공됩니다.
고객의 연락처 페이지에서는 해당 고객의 사건 목록, 청구 세부정보, 요율을 확인할 수 있습니다.
포털 접근 권한#
포털 접근 권한은 사건의 고객과 공유(Share with Client) 버튼을 통해 사건별로 설정됩니다. 이를 통해 고객은 공유된 문서를 확인하고, 진행 단계를 추적하며, 팀에 메시지를 보낼 수 있습니다. 자세한 내용은 고객 포털을 참고하십시오.