کلائنٹ اکاؤنٹس

ایک کلائنٹ اکاؤنٹ میں وہ تمام معلومات ہوتی ہیں جن کی آپ کی فرم کو کسی کلائنٹ کو بل بھیجنے کے لیے ضرورت ہوتی ہے: انوائسز کس کے نام جاری کی جائیں گی، بلنگ کا ای میل، پتہ، ٹیکس ID، ادائیگی کی شرائط، اور بوقتِ ضرورت، کلائنٹ کی اپنی کرنسی اور ریٹس۔ Flow میں یہ کلائنٹ کی Billing details (بلنگ کی تفصیلات) کہلاتی ہیں۔ چونکہ ان کا تعلق کلائنٹ سے ہوتا ہے، اس لیے اس کلائنٹ کے ہر معاملے (matter) پر یہی لاگو ہوتی ہیں۔ آپ انہیں ایک ہی جگہ سے ایڈٹ کر سکتے ہیں: کلائنٹ کے رابطہ کے صفحے (contact page) سے۔

کلائنٹ کی بلنگ سیٹ اپ کرنا#

کسی کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات دو طریقوں میں سے کسی ایک کے ذریعے شامل کی جا سکتی ہیں:

• کسی معاملے (matter) سے۔ معاملے کا Billing ٹیب کھولیں → Billing details پر جائیں اور Set up client billing پر کلک کریں۔ Flow کلائنٹ کے کانٹیکٹ (یا اس کمپنی جس کے لیے وہ کام کرتے ہیں) سے نام، ای میل اور پتہ خود درج کر دیتا ہے، اور پھر کلائنٹ کا کانٹیکٹ پیج کھول دیتا ہے تاکہ آپ ان کی تصدیق کر سکیں۔ اگر معاملے میں ابھی تک کوئی کلائنٹ کانٹیکٹ شامل نہیں ہے، تو Flow اس کانٹیکٹ کو منسلک کر دیتا ہے جس میں معاملے کے کلائنٹ کا ای میل موجود ہو، یا ایک نیا کانٹیکٹ بنا کر اسے معاملے کے کلائنٹ کے طور پر شامل کر دیتا ہے۔
• کانٹیکٹ پیج سے۔ وہ کانٹیکٹ جو کسی معاملے پر کلائنٹ کے طور پر درج ہو، اس پر Set up billing کا بٹن ظاہر ہوتا ہے۔ کانٹیکٹ کے ای میل اور پتے سے بلنگ کی تفصیلات بنانے کے لیے اس پر کلک کریں۔

جب تک کسی کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات درج نہ ہوں، تب تک انوائسز معاملے کے کلائنٹ کے نام اور ای میل پر بھیجی جاتی ہیں۔

جس معاملے کے کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات پہلے سے موجود ہوں، وہ معاملہ خودکار طور پر انہیں استعمال کرتا ہے۔ اگر آپ کسی معاملے کے کلائنٹ کو کسی دوسرے کانٹیکٹ سے تبدیل کرتے ہیں، تو وہ معاملہ نئے کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات پر منتقل ہو جائے گا، یا اس وقت تک کسی تفصیلات کا استعمال نہیں کرے گا جب تک نئے کلائنٹ کی تفصیلات شامل نہ کر دی جائیں۔

کانٹیکٹ پیج پر بلنگ کی تفصیلات#

کلائنٹ کا کانٹیکٹ پیج کھولیں۔ Billing details کارڈ میں درج ذیل شامل ہوتا ہے:

• Name on invoices (انوائسز پر نام) اور For the attention of (بنام/توجہ برائے)
• Billing email: انوائسز اور ادائیگی کے یاد دہانی کے پیغامات (reminders) یہاں بھیجے جاتے ہیں۔ کانٹیکٹ کا ای میل استعمال کرنے کے لیے اسے خالی چھوڑ دیں
• Address (پتہ)، Postcode (پوسٹ کوڈ)، City (شہر) اور Country (ملک)
• Client tax ID (کلائنٹ ٹیکس ID)
• Payment terms (days) (ادائیگی کی شرائط - دن): اپنی فرم کے طے شدہ ڈیفالٹ کو استعمال کرنے کے لیے اسے خالی چھوڑ دیں
• Client currency: وہ کرنسی جس میں کلائنٹ کے معاملات کی بلنگ کی جاتی ہے، الا یہ کہ کسی مخصوص معاملے کے لیے الگ کرنسی مقرر کی گئی ہو

Save billing details پر کلک کریں۔ یہ تبدیلی کلائنٹ کے تمام معاملات پر لاگو ہو جائے گی۔ اونرز (Owners)، ایڈمنز (admins) اور ممبرز (members) اس کارڈ میں ترامیم کر سکتے ہیں۔ ویورز (Viewers) اسے صرف پڑھنے کی حد تک (read-only) دیکھ سکتے ہیں، اور یہی صورت حال ان افراد کے لیے بھی ہوتی ہے جنہیں ایتھیکل وال (ethical wall) کے تحت کلائنٹ کے کسی معاملے سے روکا گیا ہو، کیونکہ یہ تبدیلی اس معاملے کی انوائسز پر بھی اثر انداز ہوگی۔

کسی معاملے پر بلنگ کی تفصیلات#

کسی معاملے کا Billing ٹیب → Billing details کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات صرف پڑھنے کی حد تک (read-only) دکھاتا ہے۔ ان میں تبدیلی کرنے کے لیے Edit on client page پر کلک کریں (ویورز کو View on client page نظر آتا ہے)۔

واحد چیز جو ایک معاملہ اپنے لیے خود طے کرتا ہے وہ اس کی Currency (کرنسی) ہے۔ کوئی کرنسی منتخب کریں اور Save currency پر کلک کریں۔ اونرز، ایڈمنز اور وہ ممبرز جو اس معاملے میں ترامیم کا اختیار رکھتے ہیں، اسے تبدیل کر سکتے ہیں۔

کسی معاملے کی کرنسی کا انتخاب کیسے کیا جاتا ہے#

ہر معاملے کی بلنگ ایک ہی کرنسی میں ہوتی ہے۔ Flow ترجیحی بنیادوں پر درج ذیل میں سے پہلی دستیاب کرنسی کا انتخاب کرتا ہے:

1. معاملے کی اپنی Billing details میں مقرر کردہ کرنسی
2. کلائنٹ کے کانٹیکٹ پیج پر Billing details کارڈ سے حاصل کردہ Client currency
3. آپ کی فرم کی کرنسی، جو Settings → Invoicing & rates سے لی جاتی ہے (یا اگر وہاں کوئی مقرر نہ ہو، تو Settings → Engagement Letters میں موجود بلنگ کا طے شدہ ڈیفالٹ)
4. آپ کی فرم کے ملک کی کرنسی، اور بالکل آخری حل کے طور پر امریکی ڈالر (US dollars)

Currency کے نیچے، معاملے کی Billing details آپ کو بتاتی ہے کہ موجودہ کرنسی کا تعین کہاں سے ہوا ہے: Chosen for this matter. (اس معاملے کے لیے منتخب کردہ۔)، The client's currency. (کلائنٹ کی کرنسی۔) یا Your firm's currency. (آپ کی فرم کی کرنسی۔)۔ نیا لاگ کیا جانے والا وقت اور اخراجات اندراج کے وقت معاملے کی کرنسی اختیار کر لیتے ہیں اور اسی پر برقرار رہتے ہیں۔

کسی معاملے کی کرنسی صرف اسی صورت میں تبدیل کی جا سکتی ہے جب پیچھے کچھ باقی نہ چھوٹ رہا ہو۔ جب تک معاملے میں کسی دوسری کرنسی کا ایسا وقت یا اخراجات موجود ہوں جن کے بل نہ بنے ہوں مگر ریٹ طے ہوں، یا کوئی ڈرافٹ انوائس موجود ہو، Flow تبدیلی کی اجازت نہیں دے گا اور کچھ بھی محفوظ نہیں ہوگا۔ پہلے اس کام کا بل بنائیں یا اسے حذف کریں۔ بغیر ریٹ کے درج کیا گیا وقت تبدیلی کی راہ میں رکاوٹ نہیں بنتا، اور اس کرنسی میں واپس جانا ہمیشہ ممکن ہوتا ہے جس میں کام پہلے سے موجود ہو۔ یہی اصول Client currency پر بھی لاگو ہوتا ہے، یعنی ان تمام معاملات کے لیے جو اس کی پیروی کرتے ہیں۔

جب کوئی معاملہ کسی کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات کا استعمال شروع کرتا ہے (یا کسی نئے کلائنٹ پر منتقل ہوتا ہے)، اور کلائنٹ کی کرنسی کی وجہ سے معاملے کا وہ کام پیچھے چھوٹ جانے کا اندیشہ ہو جس کا بل ابھی نہیں بنا، تو وہ معاملہ اپنی موجودہ کرنسی کو برقرار رکھتا ہے۔

بلنگ ریٹس#

زیادہ تر کلائنٹس کی بلنگ آپ کی فرم کی کرنسی میں آپ کی فرم کے ریٹس کے مطابق ہوتی ہے، اور آپ اس حصے کو چھوڑ سکتے ہیں۔ جن کلائنٹس کو خصوصی ریٹس پر بل بھیجا جاتا ہے، ان کے لیے کلائنٹ کے کانٹیکٹ پیج پر Billing rates کارڈ استعمال کریں:

• Client default rate: اس کلائنٹ کے لیے ایک فی گھنٹہ ریٹ
• ہر فیس ارنر (fee earner) کے لیے ایک ریٹ، جو اس مخصوص شخص کے لیے کلائنٹ کے ڈیفالٹ پر فوقیت رکھتا ہے

Save rates پر کلک کریں۔ فرم کا ریٹ استعمال کرنے کے لیے کسی ریٹ کو خالی چھوڑ دیں۔ یہ کارڈ کلائنٹ کی بلنگ تفصیلات شامل ہونے کے بعد ظاہر ہوتا ہے۔

یہاں موجود ریٹس کلائنٹ کی کرنسی میں ہوتے ہیں (Billing details میں درج Client currency، یا اگر وہ مقرر نہ ہو تو آپ کی فرم کی کرنسی) اور یہ صرف اسی کرنسی میں بل کیے جانے والے معاملات کے وقت کی قیمت کا تعین کرتے ہیں۔ جس کلائنٹ کو پاؤنڈز میں بل بھیجا جاتا ہے اس کے ریٹس بھی پاؤنڈز میں ہونے چاہئیں: آپ کے یورو ریٹس اس پر لاگو نہیں ہوں گے، اور اس کلائنٹ کے وقت پر اس وقت تک Needs rate ظاہر ہوگا جب تک اس کے لیے ریٹ شامل نہ کر دیا جائے۔ کون سا ریٹ فوقیت رکھتا ہے، اس کی تفصیلات کے لیے Time Tracking دیکھیں۔

اگر آپ کسی ایسے کلائنٹ کی Client currency تبدیل کرتے ہیں جس کے اپنے ریٹس مقرر ہوں، تو ریٹس کو بھی اپ ڈیٹ کریں: اعداد وہی رہیں گے لیکن اب انہیں نئی کرنسی میں پڑھا جائے گا۔ ریٹ کے انتظار میں موجود وقت کی قیمت کا تعین اگلی بار Save rates پر کلک کرنے پر ہوگا، کرنسی تبدیل ہوتے ہی نہیں۔

ویورز، اور وہ افراد جنہیں ایتھیکل وال کے تحت کلائنٹ کے کسی معاملے سے الگ رکھا گیا ہو، اس کارڈ کو صرف پڑھنے کی حد تک دیکھ سکتے ہیں۔

کلائنٹ اکاؤنٹس تلاش کرنا#

• سائیڈ بار میں Contacts پر جائیں اور Client Accounts ٹیب کھولیں۔ ہر اکاؤنٹ کلائنٹ کے کانٹیکٹ پیج کو اس کی بلنگ تفصیلات پر کھولتا ہے
• کسی معاملے کے Overview پر، کلائنٹ کارڈ اس کلائنٹ کے کانٹیکٹ سے منسلک ہوتا ہے اور، جب کلائنٹ کی تفصیلات موجود ہوں، تو اس کی Billing details کا لنک فراہم کرتا ہے
• کسی معاملے کی Billing details کلائنٹ کے کانٹیکٹ پیج کا لنک فراہم کرتی ہے

کلائنٹ کا کانٹیکٹ پیج کلائنٹ کے معاملات، اس کی بلنگ تفصیلات اور اس کے ریٹس دکھاتا ہے۔

پورٹل تک رسائی#

پورٹل تک رسائی ہر معاملے کے لیے الگ سے، معاملے کے Share with Client بٹن سے سیٹ کی جاتی ہے۔ یہ کلائنٹس کو شیئر کردہ دستاویزات دیکھنے، پیش رفت کے سنگ میل (milestones) ٹریک کرنے اور آپ کی ٹیم کو پیغامات بھیجنے کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ مکمل تفصیلات کے لیے Client Portal دیکھیں۔