انوائسنگ

کسی معاملے کے غیر بل شدہ وقت اور اخراجات سے انوائسز تیار کریں، انہیں اپنے کلائنٹ کو بھیجیں، اور رقم موصول ہونے پر ادائیگیوں کا اندراج کریں۔ سب کچھ معاملے کے اندر، Billing ٹیب → Invoices کے تحت ہوتا ہے۔

کام کا بہاؤ ایک ہی سمت میں چلتا ہے: وقت اور اخراجات اس وقت تک غیر بل شدہ رہتے ہیں جب تک ان سے کوئی انوائس تیار نہ کر لی جائے۔ انوائس کا آغاز ایک ڈرافٹ کے طور پر ہوتا ہے جس میں آپ ترمیم کر سکتے ہیں۔ جب آپ اسے حتمی شکل (finalize) دیتے ہیں، تو اسے ایک نمبر مل جاتا ہے اور وہ مقفل (lock) ہو جاتی ہے۔ آپ اسے ای میل کرتے ہیں، کلائنٹ Flow سے باہر ادائیگی کرتا ہے (عام طور پر بینک ٹرانسفر کے ذریعے)، اور ایک مالک (owner) یا ایڈمن اس ادائیگی کا اندراج کرتا ہے۔

کسی معاملے پر اپنی پہلی انوائس سے پہلے#

معاملے پر دو چیزیں چیک کریں:

• بلنگ کی تفصیلات (Billing کے تحت): انوائس کس کے نام پر جاری کی گئی ہے، بلنگ کا وہ ای میل جس پر انوائسز اور یاد دہانیاں جاتی ہیں، کلائنٹ کا پتہ، ملک، ٹیکس آئی ڈی اور ادائیگی کی شرائط، اور معاملے کی کرنسی۔ کلائنٹ کی تفصیلات میں ترمیم کلائنٹ کے رابطہ کے صفحے پر کی جاتی ہے (Edit on client page)؛ اگر کلائنٹ کی ابھی کوئی تفصیلات نہیں ہیں، تو Set up client billing پر کلک کریں۔ دیکھیں Client Accounts۔
• معاوضے کا انتظام (Invoices کے تحت): New invoice انوائس پر کیا درج کرتا ہے۔ اس کے ساتھ موجود Save پر کلک کریں۔ اگر آپ بھول جاتے ہیں، تو New invoice پہلے اسے محفوظ کر لیتا ہے۔

فلیٹ یا ہنگامی فیس (contingency fee) صرف ایک انوائس پر جاتی ہے۔ اگر آپ اس انوائس کو منسوخ (void) کر دیتے ہیں، تو فیس دوبارہ بل کی جا سکتی ہے۔

پہلی انوائس کی غلطیوں سے بچنا#

پہلی انوائس کے زیادہ تر مسائل سیٹ اپ کے دوران کسی مرحلے کے چھوٹ جانے کی وجہ سے پیش آتے ہیں۔ Finalize پر کلک کرنے سے پہلے ان کی جانچ کر لیں:

• ریٹس۔ بغیر ریٹ والے وقت پر Needs rate ظاہر ہوتا ہے اور اسے انوائس سے باہر رکھا جاتا ہے۔ ڈیفالٹ اور عملے کے ریٹس Settings → Invoicing & rates میں سیٹ کریں؛ انہیں محفوظ کرنے سے پہلے سے درج شدہ وقت کی قیمت طے ہو جاتی ہے۔
• کرنسی۔ کسی کے وقت درج کرنے سے پہلے اپنی فرم کی کرنسی چیک کریں، اور کام شروع ہونے سے پہلے ہر غیر ملکی کلائنٹ کے معاملے کی کرنسی سیٹ کریں۔ جب کسی کرنسی میں قیمت والا کام موجود ہو، تو اس معاملے کی کرنسی اس وقت تک تبدیل نہیں ہو سکتی جب تک کہ وہ کام بل نہ ہو جائے یا حذف نہ کر دیا جائے۔ دیکھیں Billing in Another Currency۔
• درست کرنسی میں ریٹس۔ پاؤنڈز میں بل کیے جانے والے معاملے کے لیے پاؤنڈز میں ریٹس (کلائنٹ کے Billing rates) یا ہر اندراج پر ریٹ اوور رائیڈ کی ضرورت ہوتی ہے۔ یورو ریٹس کا اطلاق نہیں ہوتا۔
• غیر ملکی کلائنٹس کے لیے ٹیکس۔ اگر ڈرافٹ سرحد پار ٹیکس کا نوٹ دکھاتا ہے، تو اپنے اکاؤنٹنٹ کے مشورے کے مطابق Tax % اور ایک نوٹ سیٹ کریں۔
• ادائیگی کی ہدایات۔ انہیں پہلے پُر کریں: جاری کردہ انوائس میں وہی ہدایات برقرار رہتی ہیں جن کے ساتھ وہ جاری کی گئی تھی۔
• بلنگ ای میل۔ معاملے کے Billing details میں اسے چیک کریں: انوائسز اور یاد دہانیاں وہیں جاتی ہیں، اور ای میل کے بغیر وہ بھیجی نہیں جا سکتیں۔ کلائنٹ کے رابطہ کے صفحے پر اسے تبدیل کریں۔
• معاوضے کا انتظام۔ فلیٹ فیس اور کنٹنجنسی والے معاملات میں وقت کا بل نہیں بنتا۔ اگر وقت کو انوائس میں شامل کرنا ہو تو Hourly یا Hybrid منتخب کریں۔
• انوائس نمبر کا سابقہ (prefix)۔ اپنی پہلی انوائس سے پہلے اسے سیٹ کریں؛ جاری کردہ نمبر کبھی تبدیل نہیں ہوتے۔
• نمونہ معاملہ (Sample matter)۔ نمونے کے معاملے پر حقیقی انوائسز جاری نہ کریں اور نہ ہی کلائنٹ کی رقم کا اندراج کریں۔ دیکھیں Getting Started۔

ڈرافٹ تیار کرنا#

New invoice پر کلک کریں۔ Flow معاملے کے معاوضے کے انتظام کے مطابق، معاملے کی کرنسی میں، آپ کے ڈیفالٹ ٹیکس ریٹ کے ساتھ، ہر غیر بل شدہ چیز سے ایک ڈرافٹ تیار کرتا ہے۔ اگر کوئی چیز رہ گئی تھی، تو Flow اس کی وجہ بتاتا ہے، مثال کے طور پر "1 unrated entry was left unbilled" یا "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR"۔ اگر بل کرنے کے لیے کچھ نہیں ہے، تو آپ کو Nothing to bill on this matter yet نظر آئے گا۔

ڈرافٹ تیار کرنے سے کوئی بھی چیز بل شدہ کے طور پر نشان زد نہیں ہوتی۔ ایسا صرف تب ہوتا ہے جب آپ اسے حتمی شکل (finalize) دیتے ہیں۔

ڈرافٹ میں ترمیم کرنا#

جب تک انوائس ڈرافٹ کی حالت میں ہے آپ درج ذیل کام کر سکتے ہیں:

• کسی لائن کے الفاظ تبدیل کریں۔ پنسل پر کلک کریں، ترمیم کریں، پھر Save line پر کلک کریں۔ وقت اور اخراجات کی لائنیں بالکل وہی بل کرتی ہیں جو ریکارڈ کی گئی تھیں، اس لیے صرف ان کی تفصیل تبدیل ہو سکتی ہے۔ کم بل کرنے کے لیے، ایک ایڈجسٹمنٹ یا رعایت شامل کریں، یا وقت کے اندراج کو درست کریں اور انوائس کو دوبارہ بنائیں۔
• فلیٹ فیس یا ایڈجسٹمنٹ کی لائن کو تبدیل کریں۔ اس کی تفصیل، مقدار اور ریٹ سب تبدیل ہو سکتے ہیں۔
• لائن کو ہٹائیں × کے ذریعے۔ وقت یا اخراجات بعد کی انوائس کے لیے دوبارہ غیر بل شدہ میں چلے جاتے ہیں۔
• ایڈجسٹمنٹ شامل کریں۔ تفصیل اور رقم ٹائپ کریں، پھر Add پر کلک کریں۔ منفی رقم کریڈٹ ہوتی ہے، مثال کے طور پر −100 پر "Courtesy discount"۔
• رعایت سیٹ کریں بطور ایک مخصوص رقم یا ذیلی ٹوٹل کے فیصد کے طور پر۔ اگر لائنیں تبدیل ہوتی ہیں تو فیصد ذیلی ٹوٹل کی پیروی کرتا ہے۔ رعایت کا اطلاق ٹیکس سے پہلے ہوتا ہے۔
• ٹیکس کا فیصد (Tax %) سیٹ کریں۔ پوری انوائس کے لیے ایک ریٹ، جو آپ کی ترتیبات سے پُر ہوتا ہے۔
• کلائنٹ کے لیے نوٹس شامل کریں۔ وہ انوائس کے نیچے پرنٹ ہوتے ہیں۔

رعایت، ٹیکس یا نوٹس تبدیل کرنے کے بعد Apply پر کلک کریں۔ Delete ڈرافٹ کو ہٹا دیتا ہے؛ اس کا وقت اور اخراجات غیر بل شدہ ہی رہتے ہیں۔ جاری کردہ انوائسز کو حذف نہیں کیا جا سکتا: اس کے بجائے ایک مالک یا ایڈمن انہیں منسوخ (void) کرتا ہے یا رائٹ آف (write off) کرتا ہے (نیچے دیکھیں)۔

حتمی شکل دینا (Finalizing)#

چونکہ کوئی الگ پیش منظر (preview) نہیں ہوتا، اس لیے Finalize پر کلک کرنے سے پہلے ڈرافٹ کو غور سے پڑھ لیں۔ اگر کل رقم یا کوئی لائن صفر ہے، تو Flow پہلے تصدیق مانگتا ہے اور وجہ بتاتا ہے (بغیر ریٹ والی لائنیں، ایسی رعایت جو اسے صفر کر دے، یا ایسی لائنیں جو ایک دوسرے کو ختم کر دیں)۔ حتمی شکل دینا:

• انوائس کو اگلا نمبر تفویض کرتا ہے: آپ کا سابقہ جمع چار ہندسے، مثال کے طور پر INV-0001۔ نمبر کبھی دوبارہ استعمال نہیں ہوتے، چاہے انوائس بعد میں منسوخ ہی کیوں نہ ہو جائے
• جاری کرنے کی تاریخ کو آج کی تاریخ پر اور واجب الادا تاریخ کو کلائنٹ کی ادائیگی کی شرائط (یا آپ کی فرم کی شرائط) کے مطابق سیٹ کرتا ہے
• بلنگ کی تفصیلات اور ادائیگی کی ہدایات کو ان کی موجودہ حالت میں منجمد (freeze) کر دیتا ہے، تاکہ بعد کی تبدیلیاں جاری کردہ انوائس کو تبدیل نہ کریں
• لائنوں کو مقفل کر دیتا ہے اور وقت اور اخراجات کو Billed کے طور پر نشان زد کر دیتا ہے

اگر ڈرافٹ بننے کے بعد سے کچھ تبدیل ہوا ہو (کوئی اندراج ترمیم، حذف یا کسی دوسری انوائس پر بل کیا گیا ہو)، تو Finalize انکار کر دیتا ہے اور آپ سے دوبارہ بنانے کے لیے کہتا ہے۔ ڈرافٹ کو حذف کریں اور دوبارہ New invoice پر کلک کریں۔

کلائنٹ کو بھیجنا#

ایک بار حتمی شکل دینے کے بعد آپ یہ کر سکتے ہیں:

• Print / PDF: آپ کی فرم کی تفصیلات اور ٹیکس آئی ڈی، بل وصول کنندہ، تاریخیں، لائنیں، کل رقوم، ادائیگی کی ہدایات اور نوٹس کے ساتھ ایک صاف ستھرا پرنٹ کے قابل صفحہ
• Email invoice: Flow پہلے دکھاتا ہے کہ یہ کس کو موصول ہوگی، پھر کلائنٹ کو ایک محفوظ صفحے کا لنک ای میل کرتا ہے جہاں وہ بغیر لاگ ان کیے انوائس دیکھ اور ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں

ای میل معاملے کے Billing details میں موجود بلنگ ای میل پر جاتی ہے؛ اگر کوئی نہیں ہے، تو پہلے کلائنٹ کے رابطہ صفحے پر Billing details کارڈ میں ایک ای میل شامل کریں۔ یہ بھیجنے والے کے طور پر آپ کی فرم کا نام دکھاتی ہے، اور جوابات اس شخص کو جاتے ہیں جس نے اسے بھیجا تھا۔ یہ بھیجنے والے کی زبان (انگریزی، ہسپانوی یا فرانسیسی) میں لکھی جاتی ہے، اور کلائنٹ کا صفحہ کلائنٹ کے براؤزر کے مطابق انگریزی، ہسپانوی یا فرانسیسی میں کھلتا ہے۔ آپ کسی بھی وقت دوبارہ بھیج سکتے ہیں۔ ادا شدہ انوائس رسید کے طور پر بھیجی جاتی ہے۔ ڈرافٹس، منسوخ اور رائٹ آف کی گئی انوائسز کو ای میل نہیں کیا جا سکتا۔

کلائنٹ کا صفحہ انوائس کے اسٹیٹس کے ساتھ کھلتا ہے:

ڈرافٹس کلائنٹ کو کبھی دکھائی نہیں دیتے ہیں۔ اس صفحے پر Download PDF براؤزر کی پرنٹ ونڈو کھولتا ہے، جہاں کلائنٹ Save as PDF منتخب کرتا ہے۔

ادائیگیوں کا اندراج#

Flow آن لائن کارڈ سے ادائیگیاں وصول نہیں کرتا ہے۔ کلائنٹس انوائس پر پرنٹ کردہ ادائیگی کی ہدایات کا استعمال کرتے ہوئے ادائیگی کرتے ہیں، اور ایک مالک یا ایڈمن ہر ادائیگی کا اندراج کرتا ہے۔ جاری کردہ یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائس پر، Record payment کو پُر کریں اور Record پر کلک کریں:

• رقم، انوائس کی کرنسی میں
• طریقہ کار: Bank transfer، Cash، Card (offline) یا Other
• وہ تاریخ جب رقم موصول ہوئی: خالی چھوڑنے پر آج کی تاریخ؛ ایک دن سے زیادہ آگے کی تاریخیں مسترد کر دی جاتی ہیں
• حوالہ (Reference): بینک کا ٹرانسفر ریفرنس بہترین رہتا ہے

جزوی ادائیگیاں قابل قبول ہیں: انوائس Partly paid ہو جاتی ہے اور ہر ادائیگی کو اس کے حوالہ کے ساتھ درج کرتی ہے۔ جب ادائیگیاں کل رقم تک پہنچ جاتی ہیں، تو یہ Paid ہو جاتی ہے اور مزید ادائیگیاں قبول نہیں کرتی۔

اگر آپ واجب الادا رقم سے زیادہ درج کرتے ہیں، تو Flow اسے ریکارڈ کرنے سے پہلے More than the balance due کا استفسار کرتا ہے۔ یہ عام طور پر ٹائپنگ کی غلطی ہوتی ہے، اس لیے Cancel پر کلک کریں؛ Record anyway پر صرف اسی صورت میں کلک کریں جب کلائنٹ نے واقعی زیادہ ادائیگی کی ہو۔

اگر بینک نے فیس کاٹ لی اور واجب الادا رقم سے کم موصول ہوئی، تو موصول ہونے والی رقم کا اندراج کریں۔ اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں کہ آیا باقی رقم کا تقاضا کرنا ہے یا اسے رائٹ آف کرنا ہے۔

ادائیگی کی درستگی#

اگر آپ نے غلط رقم درج کر دی ہے، تو مالک یا ایڈمن ادائیگی کے ساتھ موجود × پر کلک کرتا ہے اور Delete this payment? کی تصدیق کرتا ہے۔ بیلنس کا دوبارہ حساب لگایا جاتا ہے، لہذا ایک ادا شدہ انوائس واپس Partly paid یا Issued کی حالت میں چلی جاتی ہے۔ پھر درست رقم کا اندراج کریں۔ منسوخ شدہ یا رائٹ آف کی گئی انوائس پر ادائیگیوں کو تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔

ادائیگی کی یاد دہانیاں#

واجب الادا بیلنس والی کسی جاری کردہ یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائس پر، Email invoice کے ساتھ موجود Send reminder پر کلک کریں۔ Flow دکھاتا ہے کہ یہ کس کو موصول ہوگی، انوائس نمبر اور بیلنس، اور آخری یاد دہانی کب بھیجی گئی تھی۔ ای میل بقیہ بیلنس بتاتی ہے، یہ بتاتی ہے کہ انوائس کب واجب الادا ہے یا کتنے دن کی تاخیر ہو چکی ہے، اور کلائنٹ کے صفحے کا لنک دیتی ہے۔ مالکان اور ایڈمنز Billing Dashboard کی کھلی انوائسز کی فہرست میں Remind کا استعمال بھی کر سکتے ہیں۔

ہر انوائس کو ہر 24 گھنٹے میں زیادہ سے زیادہ ایک یاد دہانی بھیجی جاتی ہے، چاہے وہ کہیں سے بھی بھیجی گئی ہو۔ اگر آپ جلد کوشش کرتے ہیں، تو کچھ بھی نہیں بھیجا جائے گا اور Flow آپ کو بتائے گا کہ آخری یاد دہانی کب گئی تھی۔ بھیجنے کے بعد، بٹن کے ساتھ تاریخ اور وقت کے ساتھ Reminded لکھا ہوا آتا ہے۔

یاد دہانی کب نہیں بھیجی جائے گی#

• پچھلے 24 گھنٹوں میں پہلے ہی ایک یاد دہانی جا چکی ہے۔ Flow وقت بتاتا ہے؛ اس کے بعد دوبارہ کوشش کریں۔
• بلنگ ای میل موجود نہیں ہے۔ کلائنٹ کے رابطہ صفحے پر Billing details کارڈ میں ایک ای میل شامل کریں۔
• انوائس اب واجب الادا نہیں ہے۔ صفحہ لوڈ ہونے کے بعد سے اس کی ادائیگی ہو چکی ہے، وہ منسوخ ہو چکی ہے یا رائٹ آف کر دی گئی ہے۔
• Send reminder کا بٹن موجود نہیں ہے۔ یہ صرف واجب الادا بیلنس والی جاری کردہ یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائسز پر ظاہر ہوتا ہے، اور صرف ان لوگوں کو جو معاملے میں ترمیم کر سکتے ہیں، دیکھنے والوں (viewers) یا صرف پڑھنے کی اجازت (read-only shares) رکھنے والوں کو نہیں۔

رائٹ آف اور منسوخ (Void) کرنا#

دونوں اختیارات مالکان اور ایڈمنز کے لیے ہیں، دونوں پہلے تصدیق طلب کرتے ہیں، اور دونوں کو کالعدم نہیں کیا جا سکتا۔

• Write off ایک جاری کردہ یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائس کو بند کر دیتا ہے اور جو رقم ابھی تک غیر ادا شدہ ہے اسے چھوڑ دیتا ہے۔ اسے صرف اس رقم کے لیے استعمال کریں جو آپ وصول نہیں کر سکیں گے۔ یہ اب بھی آپ کی رپورٹس میں بل شدہ کے طور پر شمار ہوتا ہے، اور غیر ادا شدہ حصہ آپ کی وصولی کی شرح (collection rate) کو کم کرتا ہے۔
• Void ایک ایسی جاری کردہ انوائس کو منسوخ کرتا ہے جس کی کوئی ادائیگی ریکارڈ نہ ہوئی ہو۔ یہ آپ کے ریکارڈ میں Void کے نشان کے ساتھ رہتی ہے اور اس کا نمبر کبھی دوبارہ استعمال نہیں ہوتا۔ اس کا وقت اور اخراجات دوبارہ غیر بل شدہ میں چلے جاتے ہیں، فلیٹ یا کنٹنجنسی فیس کو دوبارہ بل کیا جا سکتا ہے، اور کلائنٹ کے لنک پر انوائس منسوخ شدہ اور واجب الادا رقم صفر ظاہر ہوتی ہے۔ اگر غلطی سے کوئی ادائیگی درج ہو گئی تھی، تو پہلے اسے حذف کریں۔

جاری کردہ انوائس کو درست کرنے کے لیے، اسے منسوخ (void) کریں، وقت، اخراجات یا بلنگ کی تفصیلات درست کریں، اور دوبارہ New invoice پر کلک کریں۔ نئی انوائس کو اگلا نمبر مل جاتا ہے۔

انوائس کا اسٹیٹس#

کون کیا کر سکتا ہے#

معاملے تک رسائی رکھنے والے مالکان، ایڈمنز اور اراکین معاوضے کا انتظام اور معاملے کی کرنسی سیٹ کر سکتے ہیں، کلائنٹ کی بلنگ کی تفصیلات میں ترمیم کر سکتے ہیں، ڈرافٹ بنا سکتے ہیں، ان میں ترمیم کر سکتے ہیں اور انہیں حذف کر سکتے ہیں، حتمی شکل دے سکتے ہیں، ای میل اور یاد دہانیاں بھیج سکتے ہیں۔ ادائیگیوں کا اندراج کرنا یا حذف کرنا، رائٹ آف کرنا اور منسوخ کرنا مالکان اور ایڈمنز کے لیے ہے۔ دیکھنے والے (viewers) انوائسز دیکھ سکتے ہیں اور Print / PDF کھول سکتے ہیں۔ دیکھیں Team & Roles۔

Flow میں فی الحال کیا شامل نہیں ہے#

• فی انوائس ٹیکس کی ایک ہی شرح۔ فی لائن یا فی کلائنٹ کوئی الگ ٹیکس نہیں، اور کوئی ودہولڈنگ ٹیکس نہیں۔ اگر دو شرحیں لاگو ہوتی ہیں، تو دو انوائسز جاری کریں۔
• کوئی کریڈٹ نوٹس یا پیشگی انوائسز نہیں۔ متبادل طریقوں کے لیے FAQ دیکھیں۔
• کوئی آن لائن ادائیگی نہیں۔ کلائنٹس Flow کے باہر بینک ٹرانسفر یا دیگر ذرائع سے ادائیگی کرتے ہیں۔
• کوئی e-invoicing فارمیٹس نہیں جیسے Factur-X، Verifactu یا CFDI، اور نہ ہی کوئی بار بار ہونے والی (recurring) یا بیچ بلنگ۔
• انوائس کی تاریخ قابلِ ترمیم نہیں۔ جاری کرنے کی تاریخ وہی دن ہوتی ہے جس دن آپ اسے حتمی شکل دیتے ہیں۔
• کرنسی کا کوئی تبادلہ (conversion) نہیں۔ دیکھیں Billing in Another Currency۔