انوائسنگ

کسی بھی مقدمے (matter) کے Billing ٹیب → Invoices سے غیر بل شدہ کام سے انوائسز بنائیں، اپنے کلائنٹس کو بھیجیں، اور ادائیگیاں ریکارڈ کریں۔

ایک انوائس work in progress (WIP) سے تیار کی جاتی ہے: یعنی کسی مقدمے پر غیر بل شدہ وقت اور اخراجات۔ Flow آن لائن کارڈ کی ادائیگیاں وصول نہیں کرتا ہے — آپ ادائیگیاں موصول ہونے پر انہیں دستی طور پر ریکارڈ کرتے ہیں۔

فیس کے انتظامات (Fee Arrangements)#

انوائس لسٹ کے اوپر موجود فیس کے طریقہ کار کے کنٹرول کا استعمال کرتے ہوئے یہ طے کریں کہ مقدمے کا بل کس طرح بنایا جائے گا:

• Hourly — ٹائم اینٹریز ان کی درج کردہ شرح (rates) کے مطابق
• Flat fee — ایک مقررہ یکمشت رقم
• Contingency — ایک فیصد
• Hybrid — فی گھنٹہ اور فلیٹ فیس کا مجموعہ

انوائس بنانا#

مقدمے پر موجود تمام غیر بل شدہ وقت اور اخراجات سے ایک ڈرافٹ تیار کرنے کے لیے New invoice پر کلک کریں۔

ڈرافٹ میں ترمیم کرنا#

جب انوائس ڈرافٹ کی حالت میں ہو، تو آپ یہ کر سکتے ہیں:

• انفرادی لائن آئٹمز کو حذف کرنا
• ایڈجسٹمنٹ یا کریڈٹ لائنز شامل کرنا (مثبت یا منفی رقم کے ساتھ تفصیل)
• ایک Discount اور Tax % مقرر کریں، پھر Apply کریں

انوائس ایک واضح لائن آئٹم ٹیبل دکھاتی ہے — Description، Qty، Rate، Amount — اور Subtotal، Discount، Tax، Total، Paid، اور Balance کے لیے ٹوٹل۔

ٹیکس، نمبرنگ، اور فرم کی تفصیلات#

یہ Settings → Invoicing & rates سے آتی ہیں:

• Default tax rate اور Tax label (مثلاً VAT یا GST) — انوائس پر ظاہر ہوتے ہیں
• Invoice prefix (مثلاً INV-) — ترتیبی نمبر کے شروع میں لگایا جاتا ہے
• Firm tax ID — انوائس کی دستاویز پر ظاہر ہوتا ہے
• Payment terms (days) — ادائیگی کی آخری تاریخ (due date) طے کرتا ہے

حتمی شکل دینا (Finalizing)#

Finalize انوائس کو مقفل (lock) کر دیتا ہے اور اس کا ترتیبی نمبر تفویض کر دیتا ہے (مثلاً INV-0001)۔ اگر کسی بھی لائن کی شرح صفر ہو تو Flow پہلے آپ کو متنبہ کرتا ہے، تاکہ آپ غلطی سے $0 والی لائن نہ بھیج دیں۔

کلائنٹ کو بھیجنا#

ایک بار حتمی شکل دینے کے بعد، آپ یہ کر سکتے ہیں:

• Print / PDF — بغیر کسی ایپ کروم کے ایک صاف، پرنٹ کے قابل ورژن کھولیں
• Email invoice — کلائنٹ کو ایک محفوظ، ہوسٹ شدہ کاپی کا لنک ای میل کریں جسے وہ دیکھ اور ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں

ای میل بھیجنے والے کے طور پر آپ کی فرم کا نام ظاہر کرتے ہوئے موصول ہوتی ہے، جس میں جواب کا پتہ (reply address) بھیجنے والے وکیل پر سیٹ ہوتا ہے، تاکہ کلائنٹ کے جوابات ایک حقیقی شخص تک پہنچیں۔ ہوسٹ شدہ انوائس لوکیل سے باخبر (locale-aware) ہوتی ہے — اگر کوئی کلائنٹ اسے دوسری زبان میں کھولتا ہے تو اسے یہ ترجمہ شدہ نظر آتی ہے۔

ادائیگیاں ریکارڈ کرنا#

Flow ادائیگیوں کو دستی طور پر ریکارڈ کرتا ہے — یہ آن لائن کارڈ کی ادائیگیاں نہیں لیتا ہے۔ کسی حتمی یا جزوی طور پر ادا شدہ انوائس پر، Record payment کا استعمال کریں:

• Amount
• Method — Bank transfer، Cash، Card (offline)، یا Other
• Date
• Reference — مثلاً ٹرانسفر کا حوالہ یا چیک نمبر

بیلنس خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے، اور انوائس Partial یا Paid کی حالت میں منتقل ہو جاتی ہے۔

واجب الادا انوائسز کی وصولی (Chasing Overdue Invoices)#

بقایا رقم کی وصولی کا تقاضا کرنے کے لیے، Finance Dashboard میں اکاؤنٹس ریسیویبل لسٹ پر موجود Remind بٹن کا استعمال کریں۔ یہ کلائنٹ کو تاریخ کی مناسبت سے ایک مختصر یاد دہانی ای میل بھیجتا ہے۔

انوائس کی کیفیت (Invoice Status)#

انوائسز کو حتمی شکل دینا اور منسوخ (void) کرنا مالکان (owners) اور ایڈمنز تک محدود ہے۔