Τιμολόγηση

Δημιουργήστε τιμολόγια από τον μη τιμολογημένο χρόνο και τα έξοδα μιας υπόθεσης, στείλτε τα στον πελάτη σας και καταγράψτε πληρωμές όταν εισπραχθούν τα χρήματα. Τα πάντα γίνονται μέσα στην υπόθεση, στην καρτέλα Billing → Invoices.

Η ροή εργασίας κινείται προς μία κατεύθυνση: ο χρόνος και τα έξοδα παραμένουν μη τιμολογημένα έως ότου δημιουργηθεί ένα τιμολόγιο από αυτά. Το τιμολόγιο ξεκινά ως προσχέδιο το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε. Όταν το οριστικοποιήσετε, λαμβάνει έναν αριθμό και κλειδώνει. Το στέλνετε μέσω email, ο πελάτης πληρώνει εκτός του Flow (συνήθως μέσω τραπεζικού εμβάσματος), και ένας ιδιοκτήτης (owner) ή διαχειριστής (admin) καταγράφει την πληρωμή.

Πριν από το πρώτο σας τιμολόγιο σε μια υπόθεση#

Ελέγξτε δύο πράγματα στην υπόθεση:

• Στοιχεία χρέωσης (στην ενότητα Billing): σε ποιόν απευθύνεται το τιμολόγιο, το email χρέωσης στο οποίο αποστέλλονται τα τιμολόγια και οι υπενθυμίσεις, τη διεύθυνση του πελάτη, τη χώρα, το ΑΦΜ/φορολογικό μητρώο και τους όρους πληρωμής, καθώς και το νόμισμα της υπόθεσης. Τα στοιχεία του πελάτη υφίστανται επεξεργασία στη σελίδα επαφής του πελάτη (Edit on client page)· εάν ο πελάτης δεν έχει ακόμη στοιχεία, κάντε κλικ στο Set up client billing. Δείτε το Client Accounts.
• Διακανονισμός αμοιβής (στην ενότητα Invoices): τι περιλαμβάνει η επιλογή New invoice στο τιμολόγιο. Κάντε κλικ στο Save δίπλα σε αυτό. Εάν το ξεχάσετε, το New invoice το αποθηκεύει πρώτα.

Μια κατ' αποκοπή αμοιβή ή μια εργολαβική αμοιβή (contingency fee) συμπεριλαμβάνεται μόνο σε ένα τιμολόγιο. Εάν ακυρώσετε (void) αυτό το τιμολόγιο, η αμοιβή μπορεί να τιμολογηθεί ξανά.

Αποφυγή λαθών στο πρώτο τιμολόγιο#

Τα περισσότερα προβλήματα με ένα πρώτο τιμολόγιο προέρχονται από κάποιο βήμα που παραλείφθηκε κατά τη ρύθμιση. Ελέγξτε τα εξής προτού κάνετε κλικ στο Finalize:

• Ωρομίσθια. Ο χρόνος χωρίς ορισμένο ωρομίσθιο εμφανίζει την ένδειξη Needs rate και παραλείπεται από το τιμολόγιο. Ορίστε τα προεπιλεγμένα ωρομίσθια και τα ωρομίσθια προσωπικού στο Settings → Invoicing & rates· η αποθήκευσή τους τιμολογεί αναδρομικά τον χρόνο που έχει ήδη καταγραφεί.
• Νόμισμα. Ελέγξτε το νόμισμα της εταιρείας σας προτού καταγράψει οποιοσδήποτε χρόνο και ορίστε το νόμισμα υπόθεσης κάθε αλλοδαπού πελάτη πριν από την έναρξη των εργασιών. Μόλις υπάρξει κοστολογημένη εργασία σε ένα νόμισμα, το νόμισμα της υπόθεσης δεν μπορεί να αλλάξει έως ότου αυτή η εργασία τιμολογηθεί ή διαγραφεί. Δείτε το Billing in Another Currency.
• Ωρομίσθια στο σωστό νόμισμα. Μια υπόθεση που τιμολογείται σε λίρες απαιτεί ωρομίσθια σε λίρες (τα Billing rates του πελάτη) ή παράκαμψη ωρομισθίου σε κάθε καταχώριση. Τα ωρομίσθια σε ευρώ δεν ισχύουν.
• Φόρος για πελάτες εξωτερικού. Εάν το προσχέδιο εμφανίζει τη σημείωση διασυνοριακού φόρου, ορίστε το Tax % και μια σημείωση σύμφωνα με τις υποδείξεις του λογιστή σας.
• Οδηγίες πληρωμής. Συμπληρώστε τις πρώτα: ένα εκδοθέν τιμολόγιο διατηρεί τις οδηγίες με τις οποίες εκδόθηκε.
• Email χρέωσης. Ελέγξτε το στα Billing details της υπόθεσης: τα τιμολόγια και οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται εκεί, και χωρίς email δεν είναι δυνατή η αποστολή τους. Αλλάξτε το στη σελίδα επαφής του πελάτη.
• Διακανονισμός αμοιβής. Οι υποθέσεις με κατ' αποκοπή αμοιβή (flat-fee) και εργολαβική αμοιβή (contingency) δεν τιμολογούν χρόνο. Επιλέξτε Hourly ή Hybrid εάν ο χρόνος πρέπει να τιμολογηθεί.
• Πρόθεμα αριθμού τιμολογίου. Ορίστε το πριν από το πρώτο σας τιμολόγιο· οι αριθμοί που έχουν εκδοθεί δεν αλλάζουν ποτέ.
• Δείγμα υπόθεσης. Μην εκδίδετε πραγματικά τιμολόγια και μην καταγράφετε χρήματα πελατών στο δείγμα υπόθεσης (sample matter). Δείτε το Getting Started.

Δημιουργία προσχεδίου#

Κάντε κλικ στο New invoice. Το Flow δημιουργεί ένα προσχέδιο από οτιδήποτε δεν έχει τιμολογηθεί στην υπόθεση, ακολουθώντας τον διακανονισμό αμοιβής, στο νόμισμα της υπόθεσης, με τον προεπιλεγμένο φορολογικό σας συντελεστή. Εάν παραλείφθηκε κάτι, το Flow εξηγεί τον λόγο, για παράδειγμα «1 unrated entry was left unbilled» ή «1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR». Εάν δεν υπάρχει τίποτα προς τιμολόγηση, βλέπετε το μήνυμα Nothing to bill on this matter yet.

Η δημιουργία ενός προσχεδίου δεν επισημαίνει τίποτα ως τιμολογημένο. Αυτό συμβαίνει μόνο όταν οριστικοποιήσετε το τιμολόγιο.

Επεξεργασία προσχεδίου#

Όσο ένα τιμολόγιο είναι προσχέδιο, μπορείτε να:

• Αλλάξετε τη διατύπωση μιας γραμμής. Κάντε κλικ στο μολύβι, επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, πατήστε Save line. Οι γραμμές χρόνου και εξόδων τιμολογούν ακριβώς ό,τι καταγράφηκε, επομένως μόνο η περιγραφή τους μπορεί να αλλάξει. Για να χρεώσετε λιγότερο, προσθέστε μια προσαρμογή ή μια έκπτωση, ή διορθώστε την καταχώριση χρόνου και δημιουργήστε ξανά το τιμολόγιο.
• Αλλάξετε μια γραμμή κατ' αποκοπή αμοιβής ή προσαρμογής. Η περιγραφή, η ποσότητα και η τιμή της μπορούν να αλλάξουν.
• Αφαιρέσετε μια γραμμή με το ×. Ο χρόνος ή το έξοδο επιστρέφει στα μη τιμολογημένα για μεταγενέστερο τιμολόγιο.
• Προσθέσετε μια προσαρμογή. Πληκτρολογήστε μια περιγραφή και ένα ποσό, και μετά κάντε κλικ στο Add. Ένα αρνητικό ποσό λειτουργεί ως πίστωση, για παράδειγμα «Ειδική έκπτωση» στο −100.
• Ορίσετε μια έκπτωση ως ποσό ή ως ποσοστό του υποσυνόλου. Ένα ποσοστό ακολουθεί το υποσύνολο εάν αλλάξουν οι γραμμές. Η έκπτωση εφαρμόζεται πριν από τον φόρο.
• Ορίσετε το Tax %. Ένας ενιαίος συντελεστής για ολόκληρο το τιμολόγιο, συμπληρωμένος από τις ρυθμίσεις σας.
• Προσθέσετε σημειώσεις για τον πελάτη (Notes for the client). Εκτυπώνονται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Κάντε κλικ στο Apply μετά την αλλαγή της έκπτωσης, του φόρου ή των σημειώσεων. Η επιλογή Delete διαγράφει το προσχέδιο· ο χρόνος και τα έξοδά του παραμένουν μη τιμολογημένα. Τα εκδοθέντα τιμολόγια δεν μπορούν να διαγραφούν: ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής τα ακυρώνει (void) ή τα διαγράφει λογιστικά (write off) αντ' αυτού (δείτε παρακάτω).

Οριστικοποίηση#

Δεν υπάρχει ξεχωριστή προεπισκόπηση, επομένως ελέγξτε προσεκτικά το προσχέδιο προτού κάνετε κλικ στο Finalize. Εάν το σύνολο ή οποιαδήποτε γραμμή είναι μηδενική, το Flow ζητά πρώτα επιβεβαίωση αναφέροντας τον λόγο (γραμμές χωρίς ωρομίσθιο, έκπτωση που μηδενίζει το ποσό ή γραμμές που αλληλοαναιρούνται). Η οριστικοποίηση:

• Αποδίδει στο τιμολόγιο τον επόμενο αριθμό: το πρόθεμά σας συν τέσσερα ψηφία, για παράδειγμα INV-0001. Οι αριθμοί δεν επαναχρησιμοποιούνται ποτέ, ακόμη και αν το τιμολόγιο ακυρωθεί αργότερα
• Ορίζει την ημερομηνία έκδοσης στη σημερινή και την ημερομηνία λήξης βάσει των όρων πληρωμής του πελάτη (ή της εταιρείας σας)
• «Κλειδώνει» τα στοιχεία τιμολόγησης και τις οδηγίες πληρωμής ως έχουν εκείνη τη στιγμή, ώστε οι μετέπειτα αλλαγές να μην τροποποιούν ένα εκδοθέν τιμολόγιο
• Κλειδώνει τις γραμμές και επισημαίνει τον χρόνο και τα έξοδα ως Billed

Εάν κάτι άλλαξε από τη στιγμή που δημιουργήθηκε το προσχέδιο (μια καταχώριση τροποποιήθηκε, διαγράφηκε ή τιμολογήθηκε σε άλλο τιμολόγιο), η λειτουργία Finalize απορρίπτει την ενέργεια και σας ζητά να το δημιουργήσετε ξανά. Διαγράψτε το προσχέδιο και κάντε κλικ ξανά στο New invoice.

Αποστολή στον πελάτη#

Μόλις οριστικοποιηθεί, μπορείτε να επιλέξετε:

• Print / PDF: μια καθαρή εκτυπώσιμη σελίδα με τα στοιχεία της εταιρείας σας και το ΑΦΜ/φορολογικό μητρώο, τα στοιχεία του παραλήπτη, ημερομηνίες, γραμμές, σύνολα, οδηγίες πληρωμής και σημειώσεις
• Email invoice: το Flow εμφανίζει πρώτα ποιος θα το λάβει και, στη συνέχεια, στέλνει στον πελάτη μέσω email έναν σύνδεσμο προς μια ασφαλή σελίδα όπου μπορεί να δει και να κατεβάσει το τιμολόγιο, χωρίς να απαιτείται σύνδεση

Το email αποστέλλεται στο email χρέωσης που έχει οριστεί στα Billing details της υπόθεσης· εάν δεν υπάρχει, προσθέστε ένα στην καρτέλα Billing details στη σελίδα επαφής του πελάτη πρώτα. Εμφανίζει το όνομα της εταιρείας σας ως αποστολέα και οι απαντήσεις κατευθύνονται στο άτομο που το έστειλε. Είναι γραμμένο στη γλώσσα του αποστολέα (Αγγλικά, Ισπανικά ή Γαλλικά), και η σελίδα του πελάτη ανοίγει στα Αγγλικά, Ισπανικά ή Γαλλικά, ακολουθώντας τη γλώσσα του προγράμματος περιήγησης του πελάτη. Μπορείτε να το στείλετε ξανά ανά πάσα στιγμή. Ένα εξοφλημένο τιμολόγιο αποστέλλεται ως απόδειξη. Τα προσχέδια, τα ακυρωμένα και τα διαγεγραμμένα τιμολόγια δεν μπορούν να αποσταλούν μέσω email.

Η σελίδα του πελάτη ανοίγει με την κατάσταση του τιμολογίου:

Τα προσχέδια δεν είναι ποτέ ορατά στον πελάτη. Η επιλογή Download PDF σε αυτήν τη σελίδα ανοίγει το παράθυρο εκτύπωσης του προγράμματος περιήγησης, όπου ο πελάτης επιλέγει Save as PDF (Αποθήκευση ως PDF).

Καταγραφή πληρωμών#

Το Flow δεν δέχεται πληρωμές με κάρτα μέσω διαδικτύου. Οι πελάτες πληρώνουν χρησιμοποιώντας τις οδηγίες πληρωμής που αναγράφονται στο τιμολόγιο, και ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής καταγράφει κάθε πληρωμή. Σε ένα εκδοθέν ή μερικώς πληρωμένο τιμολόγιο, συμπληρώστε την ενότητα Record payment και κάντε κλικ στο Record:

• Amount, στο νόμισμα του τιμολογίου
• Τη μέθοδο: Τραπεζικό έμβασμα (Bank transfer), Μετρητά (Cash), Κάρτα εκτός σύνδεσης (Card (offline)) ή Άλλο (Other)
• Την ημερομηνία είσπραξης των χρημάτων: σήμερα, εάν παραμείνει κενό· ημερομηνίες πέραν της μίας ημέρας μπροστά απορρίπτονται
• Reference: ο κωδικός συναλλαγής/αιτιολογία του τραπεζικού εμβάσματος είναι ιδανικός

Οι μερικές πληρωμές υποστηρίζονται κανονικά: το τιμολόγιο μετατρέπεται σε Partly paid και παραθέτει κάθε πληρωμή με την αιτιολογία της. Όταν οι πληρωμές καλύψουν το συνολικό ποσό, μετατρέπεται σε Paid και δεν δέχεται άλλες πληρωμές.

Εάν εισαγάγετε ποσό μεγαλύτερο από το οφειλόμενο υπόλοιπο, το Flow εμφανίζει την προειδοποίηση More than the balance due πριν από την καταγραφή. Συνήθως πρόκειται για τυπογραφικό λάθος, επομένως κάντε κλικ στο Cancel· κάντε κλικ στο Record anyway μόνο εάν ο πελάτης πλήρωσε όντως παραπάνω.

Εάν η τράπεζα παρακράτησε προμήθειες και εισπράχθηκε μικρότερο ποσό από το οφειλόμενο, καταγράψτε το ποσό που εισπράχθηκε πραγματικά. Συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για το αν θα διεκδικήσετε το υπόλοιπο ή αν θα το διαγράψετε λογιστικά.

Διόρθωση πληρωμής#

Εάν καταχωρίσατε λάθος ποσό, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής κάνει κλικ στο × δίπλα στην πληρωμή και επιβεβαιώνει την επιλογή Delete this payment?. Το υπόλοιπο επανυπολογίζεται, επομένως ένα εξοφλημένο τιμολόγιο επιστρέφει στην κατάσταση Partly paid ή Issued. Στη συνέχεια, καταγράψτε το σωστό ποσό. Οι πληρωμές σε ένα ακυρωμένο (void) ή λογιστικά διαγεγραμμένο (written-off) τιμολόγιο δεν μπορούν να τροποποιηθούν.

Υπενθυμίσεις πληρωμής#

Σε ένα εκδοθέν ή μερικώς πληρωμένο τιμολόγιο με οφειλόμενο υπόλοιπο, κάντε κλικ στο Send reminder δίπλα στο Email invoice. Το Flow εμφανίζει ποιος θα το λάβει, τον αριθμό τιμολογίου και το υπόλοιπο, καθώς και πότε στάλθηκε η τελευταία υπενθύμιση. Το email αναφέρει το υπόλοιπο, ενημερώνει για την ημερομηνία λήξης του τιμολογίου ή για το πόσες ημέρες είναι ληξιπρόθεσμο, και παρέχει σύνδεσμο προς τη σελίδα του πελάτη. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν το Remind στη λίστα ανοιχτών τιμολογίων του Billing Dashboard.

Κάθε τιμολόγιο λαμβάνει το πολύ μία υπενθύμιση ανά 24 ώρες, ανεξάρτητα από το σημείο από το οποίο αποστέλλεται. Εάν προσπαθήσετε νωρίτερα, δεν αποστέλλεται τίποτα και το Flow σας ενημερώνει πότε στάλθηκε η τελευταία. Μετά την αποστολή, η ένδειξη Reminded με την ημερομηνία και την ώρα εμφανίζεται δίπλα στο κουμπί.

Όταν μια υπενθύμιση δεν αποστέλλεται#

• Μια υπενθύμιση έχει ήδη σταλεί τις τελευταίες 24 ώρες. Το Flow αναφέρει πότε· δοκιμάστε ξανά μετά από αυτό το διάστημα.
• Δεν υπάρχει email χρέωσης. Προσθέστε ένα στην καρτέλα Billing details στη σελίδα επαφής του πελάτη.
• Το τιμολόγιο δεν εκκρεμεί πλέον. Εξοφλήθηκε, ακυρώθηκε ή διαγράφηκε λογιστικά από τη στιγμή που φορτώθηκε η σελίδα.
• Δεν υπάρχει κουμπί Send reminder. Εμφανίζεται μόνο σε εκδοθέντα ή μερικώς πληρωμένα τιμολόγια με οφειλόμενο υπόλοιπο, και μόνο σε χρήστες που έχουν δικαίωμα επεξεργασίας της υπόθεσης, όχι σε απλούς θεατές (viewers) ή σε άτομα με δικαιώματα μόνο για ανάγνωση.

Διαγραφή (Write Off) και Ακύρωση (Void)#

Και οι δύο ενέργειες προορίζονται για ιδιοκτήτες και διαχειριστές, απαιτούν επιβεβαίωση εκ των προτέρων και καμία δεν μπορεί να αναιρεθεί.

• Το Write off κλείνει ένα εκδοθέν ή μερικώς πληρωμένο τιμολόγιο και παραιτείται από τη διεκδίκηση του υπολοίπου που παραμένει ανεξόφλητο. Χρησιμοποιήστε το μόνο για χρήματα που δεν πρόκειται να εισπράξετε. Συνεχίζει να προσμετράται ως τιμολογημένο στις αναφορές σας, και το απλήρωτο μέρος μειώνει το ποσοστό είσπραξης (collection rate).
• Το Void ακυρώνει ένα εκδοθέν τιμολόγιο στο οποίο δεν έχει καταγραφεί καμία πληρωμή. Παραμένει στα αρχεία σας με την ένδειξη Void και ο αριθμός του δεν επαναχρησιμοποιείται ποτέ. Ο χρόνος και τα έξοδά του επιστρέφουν στα μη τιμολογημένα, μια κατ' αποκοπή ή εργολαβική αμοιβή μπορεί να τιμολογηθεί ξανά, και ο σύνδεσμος του πελάτη εμφανίζει το τιμολόγιο ως ακυρωμένο χωρίς κανένα οφειλόμενο ποσό. Εάν καταγράφηκε πληρωμή κατά λάθος, διαγράψτε την πρώτα.

Για να διορθώσετε ένα εκδοθέν τιμολόγιο, ακυρώστε το (void), διορθώστε τον χρόνο, τα έξοδα ή τα στοιχεία χρέωσης και κάντε κλικ ξανά στο New invoice. Το νέο τιμολόγιο λαμβάνει τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό.

Κατάσταση τιμολογίου#

Ποιος μπορεί να κάνει τι#

Οι ιδιοκτήτες (owners), οι διαχειριστές (admins) και τα μέλη (members) με πρόσβαση στην υπόθεση μπορούν να ορίσουν τον διακανονισμό αμοιβής και το νόμισμα της υπόθεσης, να επεξεργαστούν τα στοιχεία χρέωσης του πελάτη, να δημιουργήσουν, να επεξεργαστούν και να διαγράψουν προσχέδια, να οριστικοποιήσουν, να στείλουν με email και να στείλουν υπενθυμίσεις. Η καταγραφή ή η διαγραφή πληρωμών, η λογιστική διαγραφή (write off) και η ακύρωση (void) αφορούν αποκλειστικά ιδιοκτήτες και διαχειριστές. Οι θεατές (viewers) μπορούν να βλέπουν τιμολόγια και να ανοίγουν το Print / PDF. Δείτε το Team & Roles.

Τι δεν υποστηρίζει ακόμη το Flow#

• Ένας φορολογικός συντελεστής ανά τιμολόγιο. Δεν υποστηρίζεται φόρος ανά γραμμή ή ανά πελάτη, ούτε παρακράτηση φόρου. Εάν ισχύουν δύο συντελεστές, εκδώστε δύο τιμολόγια.
• Δεν υποστηρίζονται πιστωτικά τιμολόγια ή τιμολόγια προκαταβολής. Δείτε το FAQ για εναλλακτικές λύσεις.
• Δεν υποστηρίζονται ηλεκτρονικές πληρωμές. Οι πελάτες πληρώνουν μέσω τραπεζικού εμβάσματος ή άλλων μέσων εκτός του Flow.
• Δεν υποστηρίζονται μορφότυποι ηλεκτρονικής τιμολόγησης όπως Factur-X, Verifactu ή CFDI, ούτε επαναλαμβανόμενη ή μαζική τιμολόγηση.
• Μη επεξεργάσιμη ημερομηνία τιμολογίου. Η ημερομηνία έκδοσης είναι η ημέρα που κάνετε την οριστικοποίηση.
• Δεν πραγματοποιείται μετατροπή συναλλάγματος. Δείτε το Billing in Another Currency.