Ρυθμίσεις
Η σελίδα Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε τον δικό σας λογαριασμό, τον οργανισμό σας, την ομάδα, τις ροές εργασίας και τις ενσωματώσεις. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές την ανοίγουν από τις Ρυθμίσεις στην πλαϊνή γραμμή· όλοι οι υπόλοιποι την ανοίγουν από την παλέτα εντολών (⌘K → Ρυθμίσεις) ή από το εικονίδιο με το γρανάζι στη σελίδα Ειδοποιήσεις.
Οι ρυθμίσεις μου#
Προφίλ#
- Όνομα εμφάνισης και Email
- Αλλαγή κωδικού πρόσβασης, ή Ορισμός κωδικού πρόσβασης εάν εγγραφήκατε μέσω Google ή Microsoft
Ειδοποιήσεις#
- Ειδοποιήσεις μέσω email: ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τες και επιλέξτε ποιες ειδοποιήσεις θα λαμβάνετε
- Εβδομαδιαία σύνοψη: οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές λαμβάνουν μια σύνοψη της δραστηριότητας της εβδομάδας κάθε Δευτέρα (ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την εδώ)· δεν αντικαθιστά τα μεμονωμένα email
- Email ημερήσιας διάταξης: ένα πρωινό email με εκπρόθεσμες και επερχόμενες προθεσμίες, καθώς και υποψήφιους πελάτες (leads) που αναμένουν ακόμη απάντηση
Προώθηση email#
Δημιουργήστε την ιδιωτική διεύθυνση εισαγωγής σας και προωθήστε τα email των πελατών σε αυτήν, αυτόματα από τα εισερχόμενά σας ή ένα προς ένα. Το Flow αρχειοθετεί κάθε μήνυμα στον σωστό πελάτη. Η καρτέλα περιλαμβάνει οδηγίες ρύθμισης για Gmail και Outlook, καθώς και έναν προαιρετικό AI Βοηθό εισαγωγής που απαντά σε νέους υποψήφιους πελάτες από email με μερικές ερωτήσεις αξιολόγησης.
Οργανισμός#
Γενικά#
- Όνομα οργανισμού: το όνομα εμφάνισης της εταιρείας σας
- URL Slug: το μοναδικό αναγνωριστικό διεύθυνσης ιστού της εταιρείας σας
- Περιοχή αποθήκευσης αρχείων: πού αποθηκεύονται τα μεταφορτωμένα αρχεία σας (Ηνωμένες Πολιτείες, Ευρώπη ή Ασία-Ειρηνικός). Ευρώπη για εταιρείες που εγγράφηκαν στο flow.lawzana.com· επιλέχθηκε κατά τη δημιουργία του χώρου εργασίας για εταιρείες που ξεκίνησαν από το Lawzana Directory. Δεν μπορεί να αλλάξει.
Στοιχεία εταιρείας#
- Διεύθυνση εταιρείας: η επαγγελματική σας διεύθυνση για συμφωνητικά ανάθεσης και επιστολόχαρτα
- Κύρια δικαιοδοσία: η χώρα (και πολιτεία ή περιφέρεια) όπου ασκεί κυρίως δραστηριότητα η εταιρεία σας
Τιμολόγηση & χρεώσεις#
Οι προεπιλογές για την τιμολόγηση των πελατών σας. Συμπληρώστε κάθε κάρτα προτού καταγραφεί χρόνος από οποιονδήποτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ρυθμίσεων τιμολόγησης στο κάτω μέρος. Μόνο οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να τις αλλάξουν.
Χρεώσεις & χρόνος
- Προεπιλεγμένη ωριαία χρέωση: τιμολογεί τον χρόνο όταν δεν υπάρχει πιο συγκεκριμένη χρέωση. Αν μείνει κενό, ο χρόνος εμφανίζεται ως Χρειάζεται χρέωση
- Νόμισμα: το νόμισμα τιμολόγησης της εταιρείας σας. Εάν δεν έχει οριστεί, το Flow χρησιμοποιεί το νόμισμα τιμολόγησης από τα Συμφωνητικά ανάθεσης, στη συνέχεια το νόμισμα της χώρας της εταιρείας σας (από τα Στοιχεία εταιρείας) και δολάρια ΗΠΑ μόνο όταν δεν μπορεί να το προσδιορίσει. Η προεπιλεγμένη χρέωση και οι χρεώσεις προσωπικού ορίζονται σε αυτό το νόμισμα. Μπορείτε να το αλλάξετε αργότερα, αλλά ο χρόνος και τα έξοδα που έχουν ήδη καταγραφεί στο παλιό νόμισμα εξαιρούνται τότε από τα τιμολόγια, και οι χρεώσεις σας διατηρούν τα ποσά τους στο νέο νόμισμα. Δείτε Τιμολόγηση σε άλλο νόμισμα
- Όροι πληρωμής (ημέρες, 0 = με την παραλαβή): ημέρες μέχρι τη λήξη ενός τιμολογίου. Οι ειδικοί όροι ενός πελάτη υπερισχύουν
- Βήμα χρέωσης (1 λεπτό, 6 λεπτά ή 15 λεπτά) και Στρογγυλοποίηση (Στρογγυλοποίηση προς τα πάνω, Πλησιέστερο ή Χωρίς στρογγυλοποίηση): στρογγυλοποιείται μόνο ο τιμολογημένος χρόνος· ο χρόνος που πραγματικά εργαστήκατε διατηρείται
- Νέος χρόνος χρεώσιμος από προεπιλογή: εάν ο διακόπτης Χρεώσιμο ξεκινά ενεργοποιημένος όταν κάποιος προσθέτει χρόνο ή αποθηκεύει ένα χρονόμετρο. Απενεργοποιήστε τον εάν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας σας δεν χρεώνεται· κάθε καταχώριση μπορεί να τροποποιηθεί μεμονωμένα
Χρεώσεις προσωπικού: μία ωριαία χρέωση ανά εργαζόμενο που παράγει αμοιβές. Εάν μείνει κενό, χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη χρέωση.
Τιμολόγηση & φόρος
- Προεπιλεγμένος φορολογικός συντελεστής (%) και Όνομα φόρου στα τιμολόγια (για παράδειγμα ΦΠΑ, TVA ή GST): εφαρμόζεται σε κάθε νέο προσχέδιο, όπου ο συντελεστής μπορεί να τροποποιηθεί. Το όνομα ξεκινά ως "VAT", και ένα κενό όνομα αποθηκεύεται ως "VAT", επομένως πληκτρολογήστε το όνομα που αναμένουν οι πελάτες σας
- Πρόθεμα αριθμού τιμολογίου: οι αριθμοί αποτελούνται από το πρόθεμα συν τέσσερα ψηφία. Ορίστε το πριν από το πρώτο σας τιμολόγιο, καθώς οι εκδοθέντες αριθμοί δεν αλλάζουν ποτέ
- Όνομα φορολογικού σας μητρώου και Φορολογικό σας μητρώο (ΑΦΜ): εκτυπώνονται κάτω από το όνομα της εταιρείας σας. Αν μείνει κενό, το όνομα εμφανίζεται ως "Tax ID" στη γλώσσα του πελάτη
- Οδηγίες πληρωμής: ελεύθερο κείμενο, όπως το όνομα της τράπεζάς σας, το IBAN και ο αριθμός αναφοράς προς αναγραφή. Εκτυπώνονται σε κάθε τιμολόγιο και στη σελίδα τιμολογίου του πελάτη. Ένα εκδοθέν τιμολόγιο διατηρεί τις οδηγίες με τις οποίες εκδόθηκε
Δείτε Τιμολόγηση και Καταγραφή χρόνου για τον τρόπο χρήσης αυτών των ρυθμίσεων.
Συνδρομή#
Το πλάνο σας στο Lawzana Flow. Αυτό αφορά το ποσό που πληρώνει η εταιρεία σας για το Flow, και όχι τα τιμολόγια που στέλνετε στους πελάτες σας.
- Τρέχον πλάνο: Free, Essentials ή Advanced, με κατάσταση (Ενεργό, Εκπρόθεσμο ή Ακυρωμένο)
- Χρήση: ενεργές θέσεις (seats), εκκρεμείς προσκλήσεις και εκτιμώμενο μηνιαίο κόστος
- Διαχείριση χρέωσης: ανοίγει την πύλη χρέωσης Stripe για να ενημερώσετε την κάρτα σας και να κατεβάσετε τιμολόγια (μόνο για τον Ιδιοκτήτη)
- Ακύρωση συνδρομής (μόνο για τον Ιδιοκτήτη). Δείτε Χρέωση & Πλάνα
Η καρτέλα Συνδρομή εμφανίζει επίσης τη Χρήση AI:
- Χρησιμοποιημένες ενέργειες AI αυτόν τον μήνα και υπόλοιπο
- Πότε μηδενίζεται το όριό σας
- Τις ενέργειες που προσμετρώνται στις μονάδες σας (δείτε Χρέωση & Πλάνα για τον πίνακα μονάδων)
- AI Υποψηφίων (Lead AI): ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την αυτόματη χρήση AI σε νέους υποψήφιους πελάτες
- Υπέρβαση ορίου (Essentials και Advanced): επιτρέψτε χρήση πέρα από τις μηνιαίες μονάδες, έως ένα ανώτατο όριο που εσείς καθορίζετε
- Αποθηκευτικός χώρος εγγράφων που χρησιμοποιείται σε σχέση με το όριο του πλάνου σας
Ομάδα#
Μέλη#
- Προβολή όλων των σημερινών μελών της ομάδας με τους ρόλους τους
- Πρόσκληση μέλους: αποστολή email πρόσκλησης
- Αλλαγή ρόλου μέλους με Ορισμός ως Διαχειριστής, Ορισμός ως Μέλος ή Ορισμός ως Παρατηρητής
- Αφαίρεση από την ομάδα: ανάκληση της πρόσβασης ενός μέλους και, προαιρετικά, ανακατανομή των υποψηφίων πελατών και των υποθέσεών του
- Επαναποστολή ή ανάκληση εκκρεμών προσκλήσεων
Ομάδες χρηστών#
- Δημιουργία ομάδων εντός του οργανισμού σας
- Προσθήκη μελών σε ομάδες
- Ορισμός ενός επικεφαλής ομάδας
- Κοινή χρήση υποψηφίων πελατών και υποθέσεων με μια ολόκληρη ομάδα ταυτόχρονα
Πρόσβαση#
- Ορατότητα εγγραφών: επιλέξτε εάν τα μέλη και οι παρατηρητές βλέπουν κάθε υποψήφιο πελάτη και υπόθεση, ή μόνο όσα τους έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν πάντα τα πάντα.
- Σινικά Τείχη (Ethical Walls): περιορίστε την πρόσβαση σε υποθέσεις μόνο στα άτομα στα οποία έχει παραχωρηθεί ρητή άδεια. Δείτε Σινικά Τείχη.
Ροή εργασίας#
Στάδια υποθέσεων#
Προσαρμόστε τα στάδια στη ροή των υποθέσεών σας:
- Προσθήκη σταδίου: δημιουργήστε ένα νέο στάδιο με όνομα και χρώμα
- Αναδιάταξη: σύρετε τα στάδια για να αλλάξετε τη σειρά τους
- Επεξεργασία: μετονομάστε ή αλλάξτε το χρώμα ενός σταδίου
- Διαγραφή: αφαιρέστε ένα στάδιο (ένα στάδιο που περιέχει ακόμη υποθέσεις δεν μπορεί να διαγραφεί· μετακινήστε τες πρώτα)
- Πρότυπα: εφαρμόστε ένα προκαθορισμένο πρότυπο (Δικαστηριακή πρακτική, Συναλλακτική πρακτική ή Οικογενειακό δίκαιο)
- Στάδιο Έκλεισε/Ολοκληρώθηκε: ορίστε το στάδιο στο οποίο καταλήγουν οι ολοκληρωμένες υποθέσεις
Στάδια υποψηφίων πελατών#
Προσαρμόστε τα στάδια της ροής υποψηφίων πελατών σας, παρόμοια με τα στάδια υποθέσεων:
- Διαθέσιμα πρότυπα: Προεπιλεγμένο, Εκτεταμένη ροή και Απλό
- Προσθήκη, επεξεργασία, αναδιάταξη και διαγραφή σταδίων
- Ορισμός των σταδίων Κερδήθηκε και Χάθηκε
Τύποι οροσήμων#
Καθορίστε τους τύπους οροσήμων που είναι διαθέσιμοι στις υποθέσεις σας:
- Κάθε τύπος διαθέτει Όνομα, Χρώμα, Εικονίδιο, προαιρετική Περιγραφή και Προεπιλεγμένη υπενθύμιση (ημέρες πριν)
- Οι νέες εταιρείες ξεκινούν με τύπους όπως Δικάσιμος, Προθεσμία κατάθεσης, Παραγραφή και Συνάντηση με πελάτη
Αυτοματισμοί#
Δημιουργήστε κανόνες ροής εργασίας που εκτελούνται αυτόματα όταν συμβαίνουν συγκεκριμένα συμβάντα. Δείτε Αυτοματισμοί για πλήρεις λεπτομέρειες.
Περιεχόμενο#
Τομείς πρακτικής#
Διαχειριστείτε τους νομικούς τομείς εξειδίκευσης της εταιρείας σας:
- Προσθέστε τομείς πρακτικής και τύπους υποθέσεων εντός του καθενός, με προσαρμοσμένα εικονίδια και χρώματα
- Οι τομείς πρακτικής και οι τύποι υποθέσεων χρησιμοποιούνται για την κατηγοριοποίηση των υποθέσεων
- Κάθε τομέας πρακτικής μπορεί να ορίσει το Ποιος λαμβάνει νέους υποψήφιους πελάτες από τον Κατάλογο
- Οι προεπιλεγμένοι τομείς περιλαμβάνουν: Δικαστηριακό, Εταιρικό, Ακίνητα, Οικογενειακό Δίκαιο, Εργατικό, Πνευματική Ιδιοκτησία, Ποινικό και Μετανάστευση
Ετικέτες#
Δημιουργήστε ετικέτες για να οργανώσετε και να φιλτράρετε τις υποθέσεις σας:
- Κάθε ετικέτα διαθέτει Όνομα, Χρώμα και προαιρετική Περιγραφή
- Η διαγραφή μιας ετικέτας την αφαιρεί από όλες τις υποθέσεις
Τύποι εγγράφων#
Διαμορφώστε τους τύπους εγγράφων που χρησιμοποιεί το AI όταν ανιχνεύει τον τύπο ενός εγγράφου και τον αντιστοιχίζει με playbooks:
- Κάθε τύπος διαθέτει Κλειδί, Όνομα εμφάνισης, Κατηγορία και προαιρετική Περιγραφή
- Η Επαναφορά στις προεπιλογές επαναφέρει την ενσωματωμένη λίστα
Συμφωνητικά ανάθεσης#
Προδιαμορφώστε προεπιλεγμένες τιμές για τον οδηγό συμφωνητικών ανάθεσης:
- Προεπιλογές γνωστοποιήσεων: προεπιλεγμένο κείμενο για τις γνωστοποιήσεις σχετικά με την Τεχνολογία AI, την Ασφάλεια δεδομένων και τη Σύγκρουση συμφερόντων, καθώς και εάν καθεμία περιλαμβάνεται από προεπιλογή
- Προεπιλογές τιμολόγησης: νόμισμα, δομή αμοιβών, ωριαίες χρεώσεις για εταίρους (partners), συνεργάτες δικηγόρους (associates) και βοηθούς δικηγόρων (paralegals), ποσό προκαταβολής (retainer) και όροι πληρωμής. Εάν στην ενότητα Τιμολόγηση & χρεώσεις δεν έχει οριστεί νόμισμα, αυτό το νόμισμα χρησιμοποιείται για την τιμολόγηση
Ενσωματώσεις#
Σελίδα επικοινωνίας#
Δημιουργήστε μια απλή ιστοσελίδα όπου οι πελάτες μπορούν να επικοινωνήσουν με την εταιρεία σας. Κάθε μήνυμα καταφθάνει στους Υποψήφιους πελάτες (Leads). Δείτε Ενσωματώσεις.
Widget ιστοτόπου#
Διαμορφώστε την ενσωματώσιμη φόρμα συλλογής υποψηφίων πελατών για τον ιστότοπό σας:
- Δημιουργήστε και διαχειριστείτε το κλειδί του widget σας και ανοίξτε το εργαλείο προσαρμογής (μόνο για τον Ιδιοκτήτη)
- Επιλέξτε τη λειτουργία του widget (Ενσωματωμένο/Inline, Κουμπί ή Αναδυόμενο/Floating)
- Προσαρμόστε χρώματα, κείμενο και πεδία φόρμας
- Αντιγράψτε τον κώδικα ενσωμάτωσης
Δείτε Ενσωματώσεις για πλήρεις λεπτομέρειες.
Ροή ημερολογίου#
Δημιουργήστε έναν ιδιωτικό σύνδεσμο ημερολογίου και εγγραφείτε σε αυτόν από το Google Calendar, το Outlook ή το Apple Calendar. Εμφανίζει προθεσμίες για τις υποθέσεις που μπορείτε να δείτε, υπενθυμίσεις παρακολούθησης υποψηφίων πελατών και τα προγραμματισμένα ραντεβού σας. Η ροή είναι μονόδρομη: οι αλλαγές στο ημερολόγιό σας δεν επιστρέφουν στο Flow.
Κρατήσεις#
Επιτρέψτε στους πελάτες να κλείνουν ραντεβού μαζί σας διαδικτυακά. Κάθε συνάδελφος ορίζει το όνομα κράτησης, τη ζώνη ώρας, τους τύπους κρατήσεων και τις εβδομαδιαίες ώρες διαθεσιμότητας· οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να απενεργοποιήσουν τις κρατήσεις ενός συναδέλφου. Δεν εμφανίζεται στους παρατηρητές.
Δείτε Ενσωματώσεις για πλήρεις λεπτομέρειες.
Ενσωμάτωση API#
Υποβάλετε υποψήφιους πελάτες από τις δικές σας φόρμες ή εργαλεία μέσω ενός REST API, χρησιμοποιώντας το κλειδί του widget σας. Η καρτέλα εμφανίζει το endpoint, τα πεδία του αιτήματος, παραδείγματα κώδικα και μια δοκιμαστική φόρμα.
Zapier#
Συνδέστε το Lawzana Flow με άλλες εφαρμογές μέσω του Zapier (ιδιοκτήτες και διαχειριστές):
- Δημιουργία κλειδιού API, και στη συνέχεια αντιγράψτε το αμέσως: το πλήρες κλειδί εμφανίζεται μόνο μία φορά
- Ανοίξτε την εφαρμογή Lawzana Flow στο Zapier από τον σύνδεσμο στα βήματα ρύθμισης και αποδεχτείτε την πρόσκληση: η εφαρμογή είναι προς το παρόν διαθέσιμη μόνο μέσω πρόσκλησης, επομένως η αναζήτηση του Zapier δεν θα τη βρει μέχρι να το κάνετε
- Χρησιμοποιήστε το κλειδί στα Zap σας για να δημιουργείτε υποψήφιους πελάτες από φόρμες ιστού, email ή άλλα εργαλεία
- Να επιτρέπεται στις ενσωματώσεις να διαβάζουν δεδομένα τιμολόγησης: απενεργοποιημένο από προεπιλογή. Ενεργοποιήστε το για να επιτρέψετε στους εκκινητές τιμολόγησης (έκδοση τιμολογίου, καταγραφή πληρωμής, πλήρης εξόφληση τιμολογίου, ακύρωση τιμολογίου) να διαβάζουν τα εκδοθέντα τιμολόγια και τις πληρωμές σας με αυτό το κλειδί. Δείτε Ενσωματώσεις
Lawzana Directory#
Συνδέστε τον λογαριασμό σας στο Lawzana Directory, ώστε τα μηνύματα του καταλόγου και οι υποψήφιοι πελάτες που αναλαμβάνετε να καταφθάνουν στο Flow ως leads:
- Συνδεθείτε με ένα διακριτικό σύζευξης (pairing token) και αποσυνδεθείτε οποιαδήποτε στιγμή
- Δείτε το πλάνο σας στο Directory και το όριο χρήσης του Flow που περιλαμβάνει
- Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματη εκκίνηση προκαταρκτικού ελέγχου AI για νέους υποψήφιους πελάτες από το Directory
Ασφάλεια#
Αρχεία καταγραφής ελέγχου (Audit Logs)#
Ο Ιδιοκτήτης μπορεί να ελέγξει το ιστορικό των ενεργειών στον οργανισμό:
- Αναζήτηση και φιλτράρισμα κατά ενέργεια, τύπο εγγραφής, χρήστη ή ημερομηνία
- Εξαγωγή CSV για τα αρχεία σας
- Καταγράφει συνδέσεις, αλλαγές σε υποψήφιους πελάτες, υποθέσεις, επαφές και έγγραφα, προβολές και λήψεις εγγράφων, καθώς και αλλαγές μελών της ομάδας. Δείτε Ασφάλεια & Απόρρητο.