הגדרות

דף ההגדרות (Settings) מאפשר לך להגדיר את החשבון האישי שלך, את הארגון, הצוות, תהליכי העבודה והאינטגרציות. בעלים ומנהלי מערכת (Admins) פותחים אותו מתוך הגדרות (Settings) בסרגל הצד; שאר המשתמשים פותחים אותו מלוח הפקודות (⌘K → Settings) או מסמל גלגל השיניים בדף ההתראות.

ההגדרות שלי#

פרופיל#

• שם תצוגה ודוא"ל
• שינוי סיסמה, או הגדרת סיסמה אם נרשמת באמצעות Google או Microsoft

התראות#

• התראות דוא"ל: הפעלה או השבתה שלהן, ובחירה אילו התראות יישלחו אליך
• תקציר שבועי: בעלים ומנהלי מערכת מקבלים בימי שני סיכום של פעילות השבוע (ניתן להפעיל או להשבית כאן); תקציר זה אינו מחליף הודעות דוא"ל פרטניות
• דוא"ל סדר יום יומי: הודעת בוקר המפרטת מועדים שחלפו ומועדים קרובים, וכן לידים שעדיין ממתינים למענה

העברת דוא"ל#

יצירת כתובת קליטה (intake) פרטית והעברת הודעות דוא"ל של לקוחות אליה, באופן אוטומטי מתיבת הדואר הנכנס או הודעה אחר הודעה. Flow מתייק כל הודעה תחת הלקוח המתאים. הלשונית כוללת שלבי הגדרה עבור Gmail ו-Outlook, וכן עוזר קליטה מבוסס AI אופציונלי המשיב ללידים חדשים מהדוא"ל עם מספר שאלות סינון.

ארגון#

כללי#

• שם הארגון: שם התצוגה של משרדך
• מזהה קישור (URL Slug): מזהה כתובת האינטרנט הייחודי של משרדך
• אזור אחסון קבצים: המיקום שבו מאוחסנים הקבצים שהעלית (ארצות הברית, אירופה או אסיה-פסיפיק). אירופה עבור משרדים שנרשמו ב-flow.lawzana.com; נבחר בעת יצירת סביבת העבודה עבור משרדים שהתחילו מאינדקס Lawzana Directory. לא ניתן לשנות זאת.

פרטי המשרד#

• כתובת המשרד: הכתובת העסקית עבור הסכמי שכר טרחה ונייר מכתבים רשמי
• תחום שיפוט עיקרי: המדינה (והמחוז או האזור) שבה המשרד עוסק בעיקר

חיוב ותעריפים#

ברירות המחדל לחיוב הלקוחות שלך. יש למלא כל כרטיס לפני שמישהו יתעד שעות, ולאחר מכן ללחוץ על שמירת הגדרות חיוב בתחתית הדף. רק בעלים ומנהלי מערכת יכולים לשנות הגדרות אלה.

תעריפים וזמן

• תעריף שעתי כברירת מחדל: מתמחר זמן כאשר לא קיים תעריף ספציפי יותר. אם תשאירו שדה זה ריק, הרישום יציג דרוש תעריף
• מטבע: מטבע החיוב של משרדך. אם אינו מוגדר, Flow משתמש במטבע החיוב מתוך הסכמי שכר טרחה, לאחר מכן במטבע של מדינת המשרד (מתוך פרטי המשרד), ובדולר ארה"ב רק כאשר לא ניתן לקבוע זאת. תעריפי ברירת המחדל ותעריפי הצוות שלך נקובים במטבע זה. ניתן לשנות זאת מאוחר יותר, אך שעות והוצאות שכבר תועדו במטבע הישן לא ייכללו אז בחשבוניות, והתעריפים ישמרו על ערכיהם המספריים במטבע החדש. ראה חיוב במטבע נוסף
• תנאי תשלום (ימים, 0 = עם קבלת החשבונית): מספר הימים עד למועד פירעון החשבונית. תנאים ייעודיים שהוגדרו ללקוח גוברים
• מרווח חיוב (דקה אחת, 6 דקות או 15 דקות) ועיגול (עיגול כלפי מעלה, הקרוב ביותר או ללא עיגול): רק הזמן לחיוב מעוגל; משך הזמן שעובדים בפועל נשמר
• זמן חדש לחיוב כברירת מחדל: האם מתג לחיוב מופעל מראש כאשר מישהו מוסיף רישום זמן או שומר טיימר. כדאי לכבות זאת אם רוב עבודתך אינה מחויבת; עדיין ניתן לשנות זאת עבור כל רשומה בנפרד

תעריפי צוות: תעריף שעתי אחד לכל גורם מניב הכנסה (fee earner). שדה ריק משתמש בתעריף ברירת המחדל.

חשבוניות ומס

• שיעור מס ברירת מחדל (%) ושם המס בחשבוניות (למשל מע"מ, VAT, TVA או GST): מוחל על כל טיוטה חדשה, שבה עדיין ניתן לשנות את השיעור. השם מתחיל כ-"VAT", ושם ריק יישמר כ-"VAT", לכן הקלד את השם שהלקוחות שלך מצפים לראות
• קידומת מספר חשבונית: המספרים מורכבים מהקידומת בתוספת ארבע ספרות. הגדר זאת לפני החשבונית הראשונה שלך, שכן מספרים שהונפקו לעולם אינם משתנים
• שם מזהה המס שלך ומזהה המס שלך: מודפסים מתחת לשם המשרד שלך. אם מושאר ריק, השם ייקרא "Tax ID" בשפת הלקוח
• הוראות תשלום: טקסט חופשי כגון שם הבנק, מספר ה-IBAN והאסמכתה לציון. מודפס בכל חשבונית ובדף החשבונית של הלקוח. חשבונית שהונפקה שומרת על ההוראות שאיתן הונפקה

ראה חיוב וחשבוניות ומעקב זמן לאופן השימוש בהגדרות אלה.

מנוי#

התוכנית שלך ב-Lawzana Flow. זהו התשלום של משרדך עבור Flow, ולא החשבוניות שאתה שולח ללקוחותיך.

• תוכנית נוכחית: Free, Essentials או Advanced, בצירוף סטטוס (פעיל, בפיגור תשלום או מבוטל)
• שימוש: מושבים פעילים, הזמנות בהמתנה ועלות חודשית משוערת
• ניהול חיוב: פותח את פורטל החיוב של Stripe כדי לעדכן את כרטיס האשראי ולהוריד חשבוניות (בעלים בלבד)
• ביטול מנוי (בעלים בלבד). ראה חיוב ותוכניות

לשונית המנוי מציגה גם שימוש ב-AI:

• פעולות AI שנוצלו החודש, ומה שנותר
• מועד איפוס המכסה שלך
• הפעולות הנחשבות כנגד נקודות הזכות שלך (ראה חיוב ותוכניות עבור טבלת נקודות הזכות)
• AI ללידים: הפעלה או השבתה של AI אוטומטי עבור לידים חדשים
• חריגה (Essentials ו-Advanced): אפשרות לשימוש מעבר לנקודות הזכות החודשיות, עד לתקרה שנקבעה על ידך
• נפח אחסון מסמכים שנוצל ביחס למגבלת התוכנית שלך

צוות#

חברים#

• צפייה בכל חברי הצוות הנוכחיים יחד עם תפקידיהם
• הזמנת חבר צוות: שליחת הודעת דוא"ל עם הזמנה
• שינוי תפקיד חבר צוות באמצעות הפוך למנהל מערכת, הפוך לחבר צוות או הפוך לצופה
• הסרה מהצוות: שלילת הגישה של חבר צוות, ובחירה אם להקצות מחדש את הלידים והתיקים שלו
• שליחה חוזרת או ביטול של הזמנות הממתינות לאישור

קבוצות#

• יצירת קבוצות בתוך הארגון שלך
• הוספת חברים לקבוצות
• סימון מוביל קבוצה
• שיתוף לידים ותיקים עם קבוצה שלמה בבת אחת

גישה#

• נראות רשומות: בחירה אם חברי צוות וצופים רואים כל ליד ותיק, או רק את אלה שהוקצו להם או ששותפו איתם. בעלים ומנהלי מערכת רואים תמיד הכל.
• חומות אתיות (Ethical Walls): הגבלת תיקים רק לאנשים שהורשו לגשת אליהם. ראה חומות אתיות.

תהליך עבודה#

שלבי תיקים#

התאמה אישית של השלבים בצינור התיקים (matter pipeline) שלך:

• הוספת שלב: יצירת שלב חדש עם שם וצבע
• שינוי סדר: גרירת שלבים כדי לשנות את סדרם
• עריכה: שינוי שם או צבע של שלב
• מחיקה: הסרת שלב (לא ניתן למחוק שלב שעדיין מכיל תיקים; יש להעביר אותם תחילה)
• תבניות: החלת תבנית מוגדרת מראש (ליטיגציה, עסקאות או דיני משפחה)
• שלב סגור/הושלם: סימון השלב שאליו מועברים תיקים שהסתיימו

שלבי לידים#

התאמה אישית של שלבי צינור הלידים שלך, בדומה לשלבי תיקים:

• זמינות תבניות ברירת מחדל, צינור מורחב וצינור פשוט
• הוספה, עריכה, שינוי סדר ומחיקה של שלבים
• סימון שלבי הצלחה (Won) והפסד (Lost)

סוגי אבני דרך#

הגדרת סוגי אבני הדרך הזמינים בתיקים שלך:

• לכל סוג יש שם, צבע, סמל, תיאור אופציונלי ותזכורת ברירת מחדל (ימים מראש)
• משרדים חדשים מתחילים עם סוגים כגון מועד דיון בבית משפט, מועד אחרון להגשה, התיישנות ופגישת לקוח

אוטומציות#

יצירת כללי תהליך עבודה המופעלים אוטומטית בעת התרחשות אירועים. ראה אוטומציות לפרטים מלאים.

תוכן#

תחומי עיסוק#

ניהול ההתמחויות המשפטיות שבהן עוסק משרדך:

• הוספת תחומי עיסוק, וסוגי תיקים בתוך כל אחד מהם, עם סמלים וצבעים מותאמים אישית
• תחומי עיסוק וסוגי תיקים משמשים לסיווג תיקים
• בכל תחום עיסוק ניתן להגדיר מי מקבל לידים חדשים מהאינדקס
• תחומי ברירת מחדל כוללים: ליטיגציה, תאגידים, מקרקעין, דיני משפחה, דיני עבודה, קניין רוחני, פלילי והגירה

תגיות#

יצירת תגיות לארגון וסינון התיקים שלך:

• לכל תגית יש שם, צבע ותיאור אופציונלי
• מחיקת תגית מסירה אותה מכל התיקים

סוגי מסמכים#

הגדרת סוגי המסמכים שבהם ה-AI משתמש כאשר הוא מזהה את סוג המסמך ומתאים מערכי עבודה (playbooks):

• לכל סוג יש מפתח (Key), שם תצוגה, קטגוריה ותיאור אופציונלי
• איפוס לברירות מחדל משחזר את הרשימה המובנית

הסכמי שכר טרחה#

הגדרה מראש של ערכי ברירת מחדל עבור אשף הסכמי שכר הטרחה:

• ברירות מחדל לגילוי נאות: טקסט ברירת מחדל לגילוי נאות אודות טכנולוגיית AI, אבטחת מידע וניגוד עניינים, והאם כל אחד מהם נכלל כברירת מחדל
• ברירות מחדל לחיוב: מטבע, מבנה שכר טרחה, תעריפים שעתיים לשותפים, עורכי דין שכירים ומתמחים/עוזרים משפטיים, סכום ריטיינר ותנאי תשלום. אם בחיוב ותעריפים לא הוגדר מטבע, מטבע זה ישמש לחיוב

אינטגרציות#

דף יצירת קשר#

בניית דף אינטרנט פשוט שבאמצעותו לקוחות יכולים ליצור קשר עם משרדך. כל הודעה מגיעה ללידים. ראה אינטגרציות.

וידג'ט לאתר אינטרנט#

הגדרת טופס לכידת לידים להטמעה באתר האינטרנט שלך:

• יצירה וניהול של מפתח הווידג'ט שלך ופתיחת כלי ההתאמה האישית (בעלים בלבד)
• בחירת מצב הווידג'ט (משולב בתוך הדף, כפתור או צף)
• התאמה אישית של צבעים, טקסט ושדות הטופס
• העתקת קוד ההטמעה

ראה אינטגרציות לפרטים מלאים.

הזנת לוח שנה (Calendar feed)#

יצירת קישור פרטי ללוח שנה והרשמה אליו מתוך Google Calendar, Outlook או Apple Calendar. הקישור מציג מועדים אחרונים בתיקים שבאפשרותך לראות, תזכורות למעקב אחר לידים ופגישות שנקבעו. ההזנה היא חד-כיוונית: שינויים בלוח השנה שלך אינם חוזרים אל Flow.

זימון פגישות#

אפשר ללקוחות לתאם איתך פגישה באופן מקוון. כל עמית מגדיר את שם הזימון שלו, אזור זמן, סוגי פגישות ושעות פעילות שבועיות; בעלים ומנהלי מערכת יכולים לכבות את אפשרות הזימון של עמית. אינו מוצג לצופים.

ראה אינטגרציות לפרטים מלאים.

אינטגרציית API#

שליחת לידים מטפסים או מכלים עצמאיים שלך באמצעות REST API, באמצעות מפתח הווידג'ט שלך. הלשונית מציגה את נקודת הקצה (endpoint), שדות הבקשה, דוגמאות קוד וטופס בדיקה.

Zapier#

חיבור Lawzana Flow ליישומים אחרים באמצעות Zapier (בעלים ומנהלי מערכת):

• הפקת מפתח API, ולאחר מכן העתקתו באופן מיידי: המפתח המלא מוצג פעם אחת בלבד
• פתיחת אפליקציית Lawzana Flow ב-Zapier דרך הקישור שבשלבי ההגדרה ואישור ההזמנה: השימוש באפליקציה הוא בהזמנה בלבד בשלב זה, כך שהחיפוש של Zapier לא ימצא אותה עד שתעשה זאת
• שימוש במפתח ב-Zaps שלך ליצירת לידים מטופסי אינטרנט, דוא"ל או כלים אחרים
• אפשר לאינטגרציות לקרוא נתוני חיוב: כבוי כברירת מחדל. הפעל זאת כדי לאפשר לטריגרים של חיוב (הפקת חשבונית, רישום תשלום, חשבונית ששולמה במלואה, ביטול חשבונית) לקרוא את החשבוניות והתשלומים שהונפקו באמצעות מפתח זה. ראה אינטגרציות

אינדקס Lawzana Directory#

חיבור חשבון Lawzana Directory שלך כך שהודעות מהאינדקס ולידים שנלקחו יגיעו ל-Flow כלידים:

• התחברות באמצעות אסימון צימוד (pairing token), ואפשרות ניתוק בכל עת
• צפייה בתוכנית ה-Directory שלך ובמכסת ה-Flow שהיא כוללת
• הפעלה או השבתה של הפעל סינון AI ראשוני באופן אוטומטי עבור לידים חדשים מהאינדקס

אבטחה#

יומני ביקורת (Audit Logs)#

הבעלים יכול לסקור את היסטוריית הפעולות בארגון:

• חיפוש וסינון לפי פעולה, סוג רשומה, משתמש או תאריך
• ייצוא ל-CSV עבור הרשומות שלך
• מעקב אחר כניסות למערכת, שינויים בלידים, תיקים, אנשי קשר ומסמכים, צפיות והורדות של מסמכים, ושינויים בחברי הצוות. ראה אבטחה ופרטיות.