Paramètres

La page Paramètres vous permet de configurer votre propre compte, votre organisation, votre équipe, vos flux de travail et vos intégrations. Les propriétaires et les administrateurs y accèdent depuis Paramètres dans la barre latérale ; tous les autres utilisateurs y accèdent depuis la palette de commandes (⌘K → Paramètres) ou via l'icône d'engrenage sur la page Notifications.

Mes paramètres#

Profil#

• Nom d'affichage et E-mail
• Modifier le mot de passe, ou Définir le mot de passe si vous vous êtes inscrit avec Google ou Microsoft : cliquez sur M'envoyer un lien par e-mail et définissez-le à partir du lien que nous vous envoyons (il est valide pendant 60 minutes)

Notifications#

• Notifications par e-mail : activez-les ou désactivez-les, et choisissez les notifications que vous recevez, dans l'application et par e-mail (par exemple Nouveau prospect, Prospect prêt à échanger ou Le client n'a pas répondu au questionnaire initial)
• Récapitulatif hebdomadaire : les propriétaires et les administrateurs reçoivent un résumé de l'activité de la semaine le lundi (activez-le ou désactivez-le ici) ; il ne remplace pas les e-mails individuels
• E-mail d'ordre du jour quotidien : un e-mail matinal, vers 7 h (heure locale) les jours ouvrés, récapitulant les échéances en retard et à venir ainsi que les prospects toujours en attente de réponse. Cochez L'envoyer également les week-ends pour le recevoir tous les jours

Transfert d'e-mails#

Créez votre adresse de réception privée et transférez-y les e-mails de vos clients, automatiquement depuis votre boîte de réception ou individuellement. Flow classe chaque message sous le bon client. Cette adresse vous est propre ; les nouvelles demandes destinées à l'ensemble du cabinet sont envoyées à l'adresse de contact configurée dans Sources de prospects. Cet onglet contient également :

• les étapes de configuration pour Gmail et Outlook
• Rétention des e-mails non associés : durée pendant laquelle les e-mails non associés restent en attente dans Vérification des e-mails
• un Assistant de qualification IA facultatif qui répond aux nouveaux prospects arrivant par e-mail en leur posant quelques questions de qualification
• la Signature d'e-mail, ajoutée à la fin de chaque e-mail que vous rédigez dans Flow
• M'envoyer une copie des e-mails que j'envoie depuis Flow
• Envoyer depuis l'adresse de votre cabinet (Essentials et Advanced) : les propriétaires et les administrateurs ajoutent le domaine du cabinet et ses enregistrements DNS, afin que les e-mails que vous envoyez depuis Flow proviennent d'une adresse telle que [email protected]. Les réponses des clients continuent d'arriver dans Flow

Organisation#

Général#

• Nom de l'organisation : le nom d'affichage de votre cabinet
• Identifiant d'URL : l'identifiant d'adresse web unique de votre cabinet
• Région de stockage des fichiers : l'endroit où vos fichiers importés sont stockés (États-Unis, Europe ou Asie-Pacifique). Europe pour les cabinets inscrits sur flow.lawzana.com ; choisi lors de la création de l'espace de travail pour les cabinets provenant de l'annuaire Lawzana. Ce paramètre ne peut pas être modifié.

Détails du cabinet#

• Adresse du cabinet : votre adresse professionnelle pour les lettres de mission et le papier à en-tête
• Juridiction principale : le pays (et l'État ou la région) dans lequel votre cabinet exerce principalement
• Papier à en-tête du cabinet (Essentials et Advanced) : votre logo, le nom du cabinet, vos coordonnées et un pied de page facultatif sur les brouillons que vous exportez ou envoyez. Choisissez l'emplacement du logo et le format de papier (A4 ou US Letter), et indiquez si vous souhaitez Utiliser le papier à en-tête par défaut

Facturation et tarifs#

Les valeurs par défaut pour la facturation de vos clients. Remplissez chaque encadré avant que quiconque ne commence à consigner du temps, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres de facturation en bas de page. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent les modifier.

Tarifs et temps

• Taux horaire par défaut : applique un tarif au temps passé lorsqu'aucun taux plus spécifique n'existe. Si vous le laissez vide, le temps affiche Tarif requis
• Devise : la devise de facturation de votre cabinet. Si elle n'est pas définie, Flow utilise la devise de facturation des Lettres de mission, puis la devise du pays de votre cabinet (définie dans Détails du cabinet), et le dollar américain uniquement s'il ne peut pas la déterminer. Votre taux par défaut et les taux de vos collaborateurs sont exprimés dans cette devise. Vous pourrez la modifier ultérieurement, mais le temps et les débours déjà enregistrés dans l'ancienne devise seront alors exclus des factures, et vos taux conserveront leurs montants nominaux dans la nouvelle devise. Consultez Facturer dans une autre devise
• Conditions de paiement (jours, 0 = à réception) : nombre de jours avant l'échéance d'une facture. Les conditions propres à un client prévalent
• Incrément de facturation (1 min, 6 min ou 15 min) et Arrondi (Arrondir au supérieur, Au plus proche ou Pas d'arrondi) : seul le temps facturé est arrondi ; le temps réellement travaillé est conservé
• Nouveau temps facturable par défaut : détermine si l'interrupteur Facturable est activé par défaut lorsque quelqu'un ajoute du temps ou enregistre un chronomètre. Désactivez-le si la majeure partie de votre travail n'est pas facturée ; chaque saisie peut toujours être modifiée individuellement

Taux des collaborateurs : un taux horaire par intervenant facturable. Laisser vide applique le taux par défaut.

Facturation et taxes

• Taux de taxe par défaut (%) et Nom de la taxe sur les factures (par exemple TVA, VAT ou GST) : appliqué à chaque nouveau brouillon, où le taux peut toujours être modifié. Le nom par défaut est « VAT », et un champ vide est enregistré sous « VAT » ; veillez donc à saisir le libellé attendu par vos clients
• Préfixe des numéros de facture : les numéros se composent du préfixe suivi de quatre chiffres. Définissez-le avant votre première facture, car les numéros émis ne peuvent plus être modifiés
• Nom de votre identifiant fiscal et Votre identifiant fiscal : imprimés sous le nom de votre cabinet. S'il est laissé vide, le nom s'affichera sous la mention « Numéro d'identification fiscale » dans la langue du client
• Taux de retenue à la source (%) (50 au maximum) et Nom de la retenue sur les factures : pour les entreprises clientes qui déduisent une taxe de vos honoraires. Consultez Retenue à la source
• Instructions de paiement : texte libre tel que le nom de votre banque, l'IBAN et la référence à mentionner. Imprimé sur chaque facture et sur la page de facture du client. Une facture émise conserve les instructions avec lesquelles elle a été générée

Document de facturation : la désignation de vos factures et les mentions qui y figurent : Titre du document, Pied de page, Votre centre des impôts, Nom de l'identifiant fiscal du client, Nom du numéro officiel de facture et, pour les cabinets philippins, Enregistrement à la TVA (VAT REG TIN ou NON-VAT REG TIN). Consultez États d'honoraires et factures fiscales officielles.

Paramètres par défaut selon le pays : les cabinets situés en Turquie, aux Philippines et en Thaïlande voient apparaître Utiliser les paramètres par défaut de Turquie (ou Philippines, Thaïlande) en haut de l'onglet. Cochez Nous sommes assujettis à la TVA le cas échéant, cliquez sur Appliquer et confirmez. Cela configure votre devise, votre taxe, votre retenue à la source, les libellés d'identifiants fiscaux et la formulation des documents ; vos taux et vos factures déjà émises ne changent pas. Consultez Paramètres par défaut selon le pays.

Consultez Facturation et Suivi du temps pour découvrir comment ces paramètres sont utilisés.

Abonnement#

Votre formule Lawzana Flow. Il s'agit de ce que votre cabinet paie pour Flow, et non des factures que vous envoyez à vos clients.

• Formule actuelle : Free, Essentials ou Advanced, avec son statut (Actif, En souffrance ou Résilié)
• Utilisation : licences actives, invitations en attente et coût mensuel estimé
• Gérer la facturation : ouvre le portail de facturation Stripe pour mettre à jour votre carte et télécharger vos factures (Propriétaire uniquement)
• Résilier l'abonnement (Propriétaire uniquement). Consultez Facturation et formules

L'onglet Abonnement affiche également l'Utilisation de l'IA :

• Actions IA utilisées ce mois-ci, et le solde restant
• Date de réinitialisation de votre quota
• Les actions décomptées de vos crédits (consultez Facturation et formules pour le tableau des crédits)
• IA pour les prospects : activez ou désactivez l'IA automatique sur les nouveaux prospects
• Dépassement (Essentials et Advanced) : autorisez une utilisation au-delà des crédits mensuels, jusqu'à un plafond que vous définissez
• Stockage de documents utilisé par rapport à la limite de votre formule

Importer des données#

Les propriétaires et administrateurs peuvent importer des contacts, des dossiers ou des prospects à partir d'une feuille de calcul (CSV ou Excel, jusqu'à 5 Mo et 5 000 lignes) :

1. Choisissez les éléments à importer, puis sélectionnez votre fichier. Téléchargez un modèle si nécessaire
2. Faites correspondre vos colonnes : vérifiez la façon dont chaque colonne est enregistrée dans Flow
3. Vérifiez avant d'importer : visualisez ce qui sera ajouté, mis à jour ou ignoré, et choisissez l'action à effectuer lorsqu'un enregistrement existe déjà. Rien n'est encore enregistré à ce stade
4. Cliquez sur le bouton d'importation, par exemple Importer 40 lignes

Vous pouvez Annuler cette importation pendant 7 jours. L'annulation supprime les éléments ajoutés par l'importation et conserve les enregistrements modifiés par un utilisateur depuis lors. Le questionnaire de qualification automatique n'est jamais envoyé aux prospects importés.

Équipe#

Membres#

• Affichez tous les membres actuels de l'équipe ainsi que leurs rôles
• Inviter un membre : envoyez un e-mail d'invitation
• Modifiez le rôle d'un membre avec Définir comme administrateur, Définir comme membre ou Définir comme lecteur
• Retirer de l'équipe : révoquez l'accès d'un membre, et réattribuez facultativement ses prospects et ses dossiers
• Renvoyez ou révoquez les invitations en attente

Groupes#

• Créez des groupes au sein de votre organisation
• Ajoutez des membres aux groupes
• Désignez un responsable de groupe
• Partagez des prospects et des dossiers avec l'ensemble d'un groupe en une seule opération

Accès#

• Visibilité des enregistrements : choisissez si les membres et les lecteurs voient chaque prospect et dossier, ou uniquement ceux qui leur sont attribués ou partagés avec eux. Les propriétaires et les administrateurs ont toujours accès à l'ensemble des éléments.
• Murailles éthiques : limitez l'accès aux dossiers aux seules personnes autorisées. Seul le Propriétaire peut modifier les paramètres des murailles éthiques ; les administrateurs y ont accès en lecture seule. Consultez Murailles éthiques.

Flux de travail#

Étapes des dossiers#

Personnalisez les étapes du cycle de vie de vos dossiers :

• Ajouter une étape : créez une nouvelle étape en définissant son nom et sa couleur
• Réorganiser : faites glisser les étapes pour modifier leur ordre
• Modifier : renommez une étape ou modifiez sa couleur
• Supprimer : supprimez une étape (une étape contenant encore des dossiers ne peut pas être supprimée ; déplacez-les au préalable)
• Modèles : appliquez un modèle prédéfini (Contentieux, Droit des affaires ou Droit de la famille)
• Étape Clôturé/Terminé : marquez l'étape vers laquelle sont dirigés les dossiers terminés

Étapes des prospects#

Personnalisez les étapes de votre pipeline de prospects, de manière similaire aux étapes des dossiers :

• Modèles disponibles : Par défaut, Pipeline étendu et Simple
• Ajoutez, modifiez, réorganisez et supprimez des étapes
• Marquez les étapes Gagné et Perdu

Cet onglet comprend également l'encadré Qualification du client avec l'option Démarrer automatiquement la qualification du client, le même interrupteur que dans Sources de prospects.

Types de jalons#

Définissez les types de jalons disponibles dans vos dossiers :

• Chaque type dispose d'un Nom, d'une Couleur, d'une Icône, d'une Description facultative et d'un Rappel par défaut (nombre de jours avant)
• Les nouveaux cabinets commencent avec des types par défaut tels que Date d'audience, Échéance de dépôt, Délai de prescription et Rendez-vous client

Automatisations#

Créez des règles de flux de travail qui se déclenchent automatiquement lors de la survenue d'événements. Consultez Automatisations pour tous les détails.

Contenu#

Domaines d'expertise#

Gérez les spécialités juridiques traitées par votre cabinet :

• Ajoutez des domaines d'expertise, ainsi que des types de dossiers au sein de chacun d'eux, avec des icônes et des couleurs personnalisées
• Les domaines d'expertise et les types de dossiers permettent de catégoriser les dossiers
• Chaque domaine d'expertise peut désigner le destinataire dans À qui attribuer les nouveaux prospects de l'Annuaire
• Les domaines par défaut comprennent : Contentieux, Droit des sociétés, Droit immobilier, Droit de la famille, Droit du travail, Propriété intellectuelle, Droit pénal et Droit de l'immigration

Questions de qualification#

Choisissez les questions auxquelles les clients répondent sur leur page de qualification, à raison d'une série par domaine d'expertise plus une pour les prospects sans domaine défini (propriétaires et administrateurs). Partez des questions types de Lawzana et cliquez sur Personnaliser. Chaque question comporte un type de réponse (réponse courte, réponse longue, choix multiple ou date), peut être rendue Obligatoire, et peut faire l'objet d'une Vérification des conflits d'intérêts. Utilisez Aperçu côté client pour visualiser la page, et Rétablir les questions de Lawzana pour revenir en arrière. Consultez Gestion des prospects.

Étiquettes#

Créez des étiquettes pour organiser et filtrer vos dossiers :

• Chaque étiquette comporte un Nom, une Couleur et une Description facultative
• La suppression d'une étiquette la retire de l'ensemble des dossiers

Types de documents#

Configurez les types de documents utilisés par l'IA lorsqu'elle identifie la nature d'un document et applique les guides de révision correspondants :

• Chaque type comprend une Clé, un Nom d'affichage, une Catégorie et une Description facultative
• Rétablir les paramètres par défaut réinitialise la liste prédéfinie

Lettres de mission#

Préconfigurez les valeurs par défaut de l'assistant de lettre de mission :

• Clauses informatives par défaut : texte par défaut des clauses relatives à l'utilisation de technologies d'IA, à la sécurité des données et aux conflits d'intérêts, et indication de leur inclusion par défaut
• Paramètres de facturation par défaut : devise, structure d'honoraires, taux horaires pour les associés, collaborateurs et juristes, montant de la provision et conditions de paiement. Si aucune devise n'est définie dans Facturation et tarifs, cette devise est utilisée pour la facturation

Intégrations#

Sources de prospects#

Tous les canaux d'où proviennent vos demandes, réunis sur une seule page (propriétaires et administrateurs) :

• L'interrupteur Qualification du client, Démarrer automatiquement la qualification du client
• Origine de vos demandes : chaque canal, son état de configuration, son dernier prospect et ses prospects reçus au cours des 30 derniers jours
• Votre adresse de contact, avec son statut de transfert, les étapes de configuration pour chaque plateforme de messagerie ou de site web, et Envoyer ces étapes par e-mail à mon webmestre
• Mis de côté : le nombre d'e-mails envoyés à votre adresse de contact en attente de traitement dans Vérification des e-mails

Consultez Intégrations.

Page de contact#

Créez une page web simple permettant aux clients de contacter votre cabinet. Chaque message arrive directement dans Prospects. Consultez Intégrations.

Widget de site web#

Configurez le formulaire intégrable de capture de prospects pour votre site web :

• Générez et gérez votre clé de widget et ouvrez l'outil de personnalisation (Propriétaire uniquement)
• Choisissez le mode du widget (Intégré, Bouton ou Flottant)
• Personnalisez les couleurs, le texte et les champs du formulaire
• Copiez le code d'intégration

Consultez Intégrations pour tous les détails.

Flux de calendrier#

Générez un lien de calendrier privé et abonnez-vous-y depuis Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. Il affiche les échéances des dossiers auxquels vous avez accès, vos rappels de suivi de prospects et vos rendez-vous programmés. Le flux est unidirectionnel : les modifications apportées dans votre calendrier ne sont pas répercutées dans Flow.

Prise de rendez-vous#

Permettez aux clients de réserver un rendez-vous en ligne avec vous. Chaque collaborateur configure son nom de réservation, son fuseau horaire, ses types de rendez-vous et ses plages horaires hebdomadaires ; les propriétaires et les administrateurs peuvent désactiver la prise de rendez-vous d'un collaborateur. Non visible par les lecteurs.

Consultez Intégrations pour tous les détails.

Intégration API#

Transmettez des prospects depuis vos propres formulaires ou outils via une API REST, à l'aide de votre clé de widget. Cet onglet présente le point de terminaison, les champs de requête, des exemples de code et un formulaire de test.

Zapier#

Connectez Lawzana Flow à d'autres applications via Zapier (propriétaires et administrateurs) :

• Générer une clé API, puis copiez-la immédiatement : la clé complète ne s'affiche qu'une seule fois
• Ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier à partir du lien figurant dans les étapes de configuration et acceptez l'invitation : l'application est accessible uniquement sur invitation pour le moment, le moteur de recherche de Zapier ne la trouvera donc pas tant que vous ne l'aurez pas fait
• Utilisez la clé dans vos Zaps pour créer des prospects à partir de formulaires web, d'e-mails ou d'autres outils
• Autoriser les intégrations à lire les données de facturation : désactivé par défaut. Activez cette option pour permettre aux déclencheurs de facturation (facture émise, paiement enregistré, facture payée intégralement, facture annulée) d'accéder à vos factures émises et à vos paiements à l'aide de cette clé. Consultez Intégrations

Annuaire Lawzana#

Connectez votre compte Annuaire Lawzana afin que les messages de l'annuaire et les prospects revendiqués arrivent dans Flow sous forme de prospects :

• Connectez-vous à l'aide d'un jeton d'association, et déconnectez-vous à tout moment
• Consultez votre formule Annuaire et le quota Flow qu'elle inclut

La qualification automatique des nouveaux prospects de l'Annuaire s'active dans Sources de prospects.

Sécurité#

Journaux d'audit#

Le Propriétaire peut consulter l'historique des actions effectuées au sein de l'organisation :

• Rechercher et filtrer par action, type d'enregistrement, utilisateur ou date
• Exporter en CSV pour vos archives
• Suit les connexions, les modifications apportées aux prospects, dossiers, contacts et documents, les consultations et téléchargements de documents, ainsi que les modifications relatives aux membres de l'équipe. Consultez Sécurité et confidentialité.