Paramètres

La page Paramètres vous permet de configurer votre propre compte, votre organisation, votre équipe, vos flux de travail et vos intégrations. Les propriétaires et les administrateurs y accèdent depuis Paramètres dans la barre latérale ; tous les autres utilisateurs y accèdent depuis la palette de commandes (⌘K → Paramètres) ou via l'icône d'engrenage sur la page Notifications.

Mes paramètres#

Profil#

• Nom d'affichage et E-mail
• Modifier le mot de passe, ou Définir un mot de passe si vous vous êtes inscrit avec Google ou Microsoft

Notifications#

• Notifications par e-mail : activez-les ou désactivez-les, et choisissez les notifications que vous recevez
• Récapitulatif hebdomadaire : les propriétaires et les administrateurs reçoivent un résumé de l'activité de la semaine le lundi (activez-le ou désactivez-le ici) ; il ne remplace pas les e-mails individuels
• E-mail d'agenda quotidien : un e-mail matinal récapitulant les échéances dépassées et à venir, ainsi que les prospects toujours en attente de réponse

Transfert d'e-mails#

Créez votre adresse d'admission privée et transférez-y les e-mails de vos clients, automatiquement depuis votre boîte de réception ou un par un. Flow classe chaque message sous le bon client. L'onglet comprend les étapes de configuration pour Gmail et Outlook, ainsi qu'un Assistant d'admission IA facultatif qui répond aux nouveaux prospects par e-mail avec quelques questions de qualification.

Organisation#

Général#

• Nom de l'organisation : le nom d'affichage de votre cabinet
• Identifiant d'URL (Slug) : l'identifiant d'adresse web unique de votre cabinet
• Région de stockage des fichiers : l'emplacement où sont stockés vos fichiers téléversés (États-Unis, Europe ou Asie-Pacifique). Europe pour les cabinets inscrits sur flow.lawzana.com ; choisi lors de la création de l'espace de travail pour les cabinets provenant de l'Annuaire Lawzana. Ce paramètre ne peut pas être modifié.

Coordonnées du cabinet#

• Adresse du cabinet : votre adresse professionnelle pour les lettres de mission et les en-têtes de lettres
• Juridiction principale : le pays (ainsi que l'État ou la région) où votre cabinet exerce principalement

Facturation et tarifs#

Les paramètres par défaut pour la facturation de vos clients. Remplissez chaque encadré avant que quiconque n'enregistre du temps, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres de facturation en bas de page. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent les modifier.

Tarifs et temps

• Taux horaire par défaut : applique un tarif au temps passé lorsqu'aucun tarif plus spécifique n'existe. Laissez-le vide et le temps affichera Tarif requis
• Devise : la devise de facturation de votre cabinet. Si elle n'est pas définie, Flow utilise la devise de facturation des Lettres de mission, puis la devise du pays de votre cabinet (issue des Coordonnées du cabinet), et les dollars américains uniquement lorsqu'il ne parvient pas à la déterminer. Vos taux par défaut et ceux de vos collaborateurs sont exprimés dans cette devise. Vous pouvez la modifier ultérieurement, mais le temps et les dépenses déjà enregistrés dans l'ancienne devise seront alors exclus des factures, et vos taux conserveront leurs montants dans la nouvelle devise. Voir Facturer dans une autre devise
• Conditions de paiement (jours, 0 = à réception) : délai en jours avant l'échéance d'une facture. Les conditions propres à un client prévalent
• Incrément de facturation (1 min, 6 min ou 15 min) et Arrondi (Arrondir à l'unité supérieure, Au plus proche ou Pas d'arrondi) : seul le temps facturé est arrondi ; le temps réellement travaillé est conservé
• Nouveau temps facturable par défaut : indique si l'interrupteur Facturable est activé par défaut lorsque quelqu'un saisit du temps ou enregistre un minuteur. Désactivez-le si la majeure partie de votre travail n'est pas facturée ; chaque saisie peut toujours être modifiée individuellement

Tarifs des collaborateurs : un taux horaire par intervenant facturable. Laissez vide pour utiliser le taux par défaut.

Facturation et taxes

• Taux de taxe par défaut (%) et Nom de la taxe sur les factures (par exemple VAT, TVA ou GST) : appliqué à chaque nouveau brouillon, où le taux peut toujours être modifié. Le nom par défaut est « VAT », et un nom laissé vide sera enregistré sous « VAT » ; veillez donc à saisir le nom auquel vos clients s'attendent
• Préfixe du numéro de facture : les numéros se composent du préfixe suivi de quatre chiffres. Définissez-le avant votre première facture, car les numéros émis ne changent jamais
• Nom de votre identifiant fiscal et Votre identifiant fiscal : imprimés sous le nom de votre cabinet. Si vous laissez le champ vide, le nom affichera « Identifiant fiscal » dans la langue du client
• Instructions de paiement : texte libre comprenant par exemple le nom de votre banque, l'IBAN et la référence à indiquer. Imprimé sur chaque facture et sur la page de facturation du client. Une facture émise conserve les instructions avec lesquelles elle a été émise

Consultez Facturation et Suivi du temps pour découvrir comment ces paramètres sont utilisés.

Abonnement#

Votre forfait Lawzana Flow. Il s'agit de ce que votre cabinet paie pour Flow, et non des factures que vous envoyez à vos clients.

• Forfait actuel : Free, Essentials ou Advanced, avec son statut (Actif, En retard de paiement ou Résilié)
• Utilisation : licences actives, invitations en attente et coût mensuel estimé
• Gérer la facturation : ouvre le portail de facturation Stripe pour mettre à jour votre carte et télécharger les factures (Propriétaire uniquement)
• Résilier l'abonnement (Propriétaire uniquement). Voir Facturation et forfaits

L'onglet Abonnement affiche également l'Utilisation de l'IA :

• Actions IA utilisées ce mois-ci, et solde restant
• Date de réinitialisation de votre quota
• Les actions prises en compte dans vos crédits (voir Facturation et forfaits pour le tableau des crédits)
• IA pour les prospects : activez ou désactivez l'IA automatique sur les nouveaux prospects
• Dépassement (Essentials et Advanced) : autorisez une utilisation au-delà des crédits mensuels, jusqu'à un plafond défini par vos soins
• Stockage de documents utilisé par rapport à la limite de votre forfait

Équipe#

Membres#

• Consultez tous les membres actuels de l'équipe avec leurs rôles
• Inviter un membre : envoyer un e-mail d'invitation
• Modifiez le rôle d'un membre avec Définir comme administrateur, Définir comme membre ou Définir comme lecteur
• Retirer de l'équipe : révoquer l'accès d'un membre et, facultativement, réassigner ses prospects et dossiers
• Renvoyer ou révoquer les invitations en attente

Groupes#

• Créez des groupes au sein de votre organisation
• Ajoutez des membres aux groupes
• Désignez un responsable de groupe
• Partagez des prospects et des dossiers avec l'ensemble d'un groupe en une seule opération

Accès#

• Visibilité des dossiers : choisissez si les membres et les lecteurs peuvent voir chaque prospect et dossier, ou seulement ceux qui leur sont assignés ou partagés avec eux. Les propriétaires et les administrateurs ont toujours accès à l'ensemble des éléments.
• Murailles éthiques : limitez l'accès aux dossiers aux seules personnes qui en ont reçu l'autorisation. Voir Murailles éthiques.

Flux de travail#

Étapes du dossier#

Personnalisez les étapes du pipeline de vos dossiers :

• Ajouter une étape : créer une nouvelle étape avec un nom et une couleur
• Réorganiser : faites glisser les étapes pour modifier leur ordre
• Modifier : renommer une étape ou modifier sa couleur
• Supprimer : retirer une étape (une étape contenant encore des dossiers ne peut pas être supprimée ; déplacez-les d'abord)
• Modèles : appliquer un modèle prédéfini (Contentieux, Droit des affaires ou Droit de la famille)
• Étape Clôturé/Terminé : désignez l'étape où sont classés les dossiers finalisés

Étapes du prospect#

Personnalisez les étapes du pipeline de vos prospects, de manière similaire aux étapes des dossiers :

• Modèles disponibles : Par défaut, Pipeline étendu et Simple
• Ajoutez, modifiez, réorganisez et supprimez des étapes
• Marquez les étapes Gagné et Perdu

Types de jalons#

Définissez les types de jalons disponibles dans vos dossiers :

• Chaque type comprend un Nom, une Couleur, une Icône, une Description facultative et un Rappel par défaut (en jours avant l'échéance)
• Les nouveaux cabinets disposent au départ de types tels que Date d'audience, Échéance de dépôt, Prescription et Rendez-vous client

Automatisations#

Créez des règles de flux de travail qui se déclenchent automatiquement lors d'événements spécifiques. Consultez Automatisations pour tous les détails.

Contenu#

Domaines d'expertise#

Gérez les spécialités juridiques traitées par votre cabinet :

• Ajoutez des domaines d'expertise, ainsi que des types de dossiers au sein de chacun d'eux, avec des icônes et des couleurs personnalisées
• Les domaines d'expertise et les types de dossiers permettent de catégoriser les dossiers
• Chaque domaine d'expertise peut désigner Qui reçoit les nouveaux prospects de l'Annuaire
• Les domaines par défaut incluent : Contentieux, Droit des affaires, Droit immobilier, Droit de la famille, Droit du travail, Propriété intellectuelle, Droit pénal et Droit de l'immigration

Étiquettes#

Créez des étiquettes pour organiser et filtrer vos dossiers :

• Chaque étiquette comprend un Nom, une Couleur et une Description facultative
• La suppression d'une étiquette la retire de tous les dossiers

Types de documents#

Configurez les types de documents que l'IA utilise pour détecter le type d'un document et faire correspondre les playbooks :

• Chaque type comprend une Clé, un Nom d'affichage, une Catégorie et une Description facultative
• Rétablir les valeurs par défaut permet de restaurer la liste intégrée d'origine

Lettres de mission#

Préconfigurez des valeurs par défaut pour l'assistant de lettre de mission :

• Mentions par défaut : texte par défaut pour les mentions relatives aux technologies d'IA, à la sécurité des données et aux conflits d'intérêts, et statut de leur inclusion par défaut
• Paramètres de facturation par défaut : devise, structure d'honoraires, taux horaires pour les associés, les collaborateurs et les juristes/paralégaux, montant de la provision et conditions de paiement. Si aucune devise n'est définie dans Facturation et tarifs, cette devise est utilisée pour la facturation

Intégrations#

Page de contact#

Créez une page web simple permettant aux clients de contacter votre cabinet. Chaque message arrive directement dans Prospects. Voir Intégrations.

Widget de site web#

Configurez le formulaire intégré de collecte de prospects pour votre site web :

• Générez et gérez votre clé de widget et ouvrez l'outil de personnalisation (Propriétaire uniquement)
• Choisissez le mode du widget (Intégré, Bouton ou Flottant)
• Personnalisez les couleurs, les textes et les champs du formulaire
• Copiez le code d'intégration

Consultez Intégrations pour obtenir tous les détails.

Flux de calendrier#

Générez un lien de calendrier privé et abonnez-vous-y depuis Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar. Il affiche les échéances des dossiers auxquels vous avez accès, vos rappels de suivi de prospects et vos rendez-vous programmés. Le flux fonctionne à sens unique : les modifications apportées dans votre calendrier ne sont pas synchronisées vers Flow.

Prise de rendez-vous#

Permettez aux clients de réserver un rendez-vous avec vous en ligne. Chaque collègue configure son nom de réservation, son fuseau horaire, ses types de rendez-vous et ses plages horaires hebdomadaires ; les propriétaires et les administrateurs peuvent désactiver la réservation d'un collègue. Non visible pour les lecteurs.

Consultez Intégrations pour obtenir tous les détails.

Intégration API#

Soumettez des prospects depuis vos propres formulaires ou outils via une API REST, en utilisant votre clé de widget. L'onglet présente le point de terminaison (endpoint), les champs de requête, des exemples de code et un formulaire de test.

Zapier#

Connectez Lawzana Flow à d'autres applications par l'intermédiaire de Zapier (propriétaires et administrateurs) :

• Générer une clé API, puis copiez-la immédiatement : la clé complète ne s'affiche qu'une seule fois
• Ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier à partir du lien situé dans les étapes de configuration et acceptez l'invitation : l'application n'est accessible que sur invitation pour le moment, la recherche de Zapier ne la trouvera donc pas avant cette étape
• Utilisez la clé dans vos Zaps pour créer des prospects à partir de formulaires web, d'e-mails ou d'autres outils
• Autoriser les intégrations à lire les données de facturation : désactivé par défaut. Activez-le pour permettre aux déclencheurs de facturation (facture émise, paiement enregistré, facture payée intégralement, facture annulée) de consulter vos factures émises et vos paiements à l'aide de cette clé. Voir Intégrations

Annuaire Lawzana#

Connectez votre compte de l'Annuaire Lawzana afin que les messages de l'annuaire et les prospects réclamés arrivent sous forme de prospects dans Flow :

• Connectez-vous à l'aide d'un jeton d'association, et déconnectez-vous à tout moment
• Consultez votre forfait de l'Annuaire ainsi que l'allocation Flow incluse
• Activez ou désactivez l'option Démarrer le prétraitement par l'IA automatiquement pour les nouveaux prospects de l'Annuaire

Sécurité#

Journaux d'audit#

Le Propriétaire peut consulter l'historique des actions menées au sein de l'organisation :

• Rechercher et filtrer par action, type d'enregistrement, utilisateur ou date
• Exporter en CSV pour vos archives
• Effectue le suivi des connexions, des modifications apportées aux prospects, dossiers, contacts et documents, des consultations et téléchargements de documents, ainsi que des changements relatifs aux membres de l'équipe. Voir Sécurité et confidentialité.