Ce que montre cette vidéo
- Tous les dossiers sont réunis sur un seul tableau, de la prise en charge à la signature.
- Ploy fait glisser l’achat de Lukas vers « Examen ».
- Elle ajoute la date de signature une seule fois, avec un rappel 3 jours avant.
- Elle s’ajoute à toutes les autres échéances du calendrier du cabinet.
- Elle partage le dossier avec Lukas sur un portail sécurisé.
- Il y envoie le SPA révisé, et non par e-mail.
- Le lendemain matin, l’Accueil affiche ce qui a changé et ce qui arrive à échéance.
- Le temps est imputé au dossier en quelques secondes.
- Les honoraires forfaitaires deviennent une facture, finalisée et envoyée par e-mail à Lukas depuis le dossier.
Gestion des dossiers
Les dossiers sont au cœur de Lawzana Flow. Chaque dossier représente une affaire juridique, une transaction ou une mission. Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur la gestion des dossiers.
Créer un dossier#
À partir de zéro#
- Accédez à Dossiers dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Renseignez les informations :
- Titre du dossier (obligatoire) — le nom de l'affaire ou du dossier
- Nom du client (obligatoire)
- E-mail du client (facultatif)
- Téléphone du client (facultatif)
- Domaine d'expertise et Type de dossier — sélectionnez parmi ceux configurés dans Paramètres → Domaines d'expertise
- Description (facultatif) — un bref résumé
- Prochaine échéance (facultatif) — l'objet de l'échéance, la date et une heure facultative
- Le dossier est créé à votre étape par défaut (la première étape des modèles intégrés)
Désignez l'avocat responsable par la suite à l'aide de Responsable dans l'en-tête du dossier.
À partir d'un prospect#
- Ouvrez la page de détail d'un prospect
- Cliquez sur Convertir
- Définissez le titre du dossier et, le cas échéant, le domaine d'expertise, le type de dossier et Attribuer à — les coordonnées du client sont automatiquement reprises
Vues#
Lawzana Flow propose trois façons d'afficher vos dossiers :
Tableau#
Un pipeline visuel où chaque colonne représente une étape. Vous pouvez :
- Glisser-déposer les dossiers d'une étape à l'autre
- Visualiser le nombre de dossiers à chaque étape
- Évaluer rapidement la charge de travail et la progression
Liste#
Un tableau présentant tous les dossiers avec des colonnes pour Dossier, Client, Étape, Prochaine échéance, Responsable et Dernière activité.
Calendrier#
Affiche les échéances de vos dossiers par date. Les rappels de prospects et les rendez-vous se trouvent sur la page Calendrier de la barre latérale. Pratique pour suivre les dates d'audience à venir, les dépôts de pièces et les réunions.
Étapes de dossier#
Les étapes représentent les phases de travail d'un dossier. Vos premières étapes sont issues du domaine d'expertise principal que vous avez choisi lors de votre inscription. Les cabinets d'exercice général commencent avec Prise en charge, Instruction, Rédaction, Négociation et Clôturé. Pour en changer, allez dans Paramètres → Étapes de dossier → Appliquer un modèle et choisissez-en un parmi les suivants (l'application d'un modèle remplace vos étapes actuelles) :
Modèle Contentieux#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Enquête | Violet |
| 3 | Écritures | Rose |
| 4 | Instruction | Ambre |
| 5 | Requêtes | Sarcelle |
| 6 | Procès | Rouge |
| 7 | Appel | Indigo |
| 8 | Clôturé | Vert |
Modèle Transactionnel#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Rédaction | Ambre |
| 3 | Revue | Violet |
| 4 | Négociation | Cyan |
| 5 | Signature | Rose |
| 6 | Post-closing | Sarcelle |
| 7 | Clôturé | Vert |
Modèle Droit de la famille#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Dépôt | Violet |
| 3 | Instruction | Ambre |
| 4 | Médiation | Sarcelle |
| 5 | Procès | Rouge |
| 6 | Jugement | Rose |
| 7 | Clôturé | Vert |
Page de détail du dossier#
Cliquez sur n'importe quel dossier pour ouvrir sa page de détail. L'en-tête indique l'étape, l'avocat responsable, les étiquettes et la prochaine échéance, avec des boutons pour Ajouter une échéance, Saisir du temps, Importer et Demander à l'IA. La page comporte cinq onglets :
Aperçu#
La vue récapitulative affichant :
- Les prochaines échéances, avec Marquer comme terminé
- Les documents récents
- La dernière activité et les notes
- La description
- Les informations du client, avec des liens vers le contact du client et, lorsqu'il en a, ses informations de facturation
- Le temps non facturé (propriétaires et administrateurs)
- Les dossiers associés
Documents#
Gérez tous les fichiers associés à ce dossier :
- Importez des documents par glisser-déposer ou via le sélecteur de fichiers
- Organisez les fichiers en dossiers et sous-dossiers
- Ouvrez un document pour le résumer, en extraire les faits essentiels, échanger avec l'IA à son sujet, effectuer une revue de playbook ou identifier les personnes et entreprises mentionnées
- Partagez des documents avec le portail client
- Les brouillons associés à ce dossier sont également listés ici
- Formats pris en charge : PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers d'e-mails (.eml, .msg), fichiers texte et photos. Consultez Documents pour la liste complète.
- Taille maximale : 25 Mo par fichier
Échéances#
Suivez les dates d'audience, les délais de dépôt, les réunions et les autres dates clés :
- Ajoutez une échéance avec un type, un titre, une date, une heure facultative, une priorité, un lieu, un rappel et des notes
- Niveaux de priorité : Faible, Moyenne, Élevée, Critique
- Statut : En attente, Terminé, Annulé, En retard
- Rappels : le nombre de jours choisi avant la date, l'avocat responsable reçoit un e-mail de rappel et une notification dans l'application. Si aucun responsable n'est désigné (ou s'il ne peut pas ouvrir le dossier), un propriétaire ou un administrateur autorisé à l'ouvrir reçoit les rappels à sa place
- Les types d'échéances sont configurés dans Paramètres → Types de jalons
- Activez Afficher les jalons sur le lien du portail d'un client pour lui présenter les échéances du dossier
Activité#
Un historique chronologique du dossier, divisé en trois sections :
- Fil d'activité et notes — notes, imports de documents, changements d'étape, mises à jour d'échéances et autres actions de l'équipe
- Participants au dossier — les personnes et entreprises impliquées dans le dossier (client, partie adverse, témoin, expert, tribunal, médiateur, arbitre ou autre), sélectionnées parmi vos contacts
- Conflits — conflits d'intérêts potentiels détectés pour ce dossier, à écarter, faire l'objet d'une renonciation ou refuser
Les participants sont distincts des accès de l'équipe. Pour restreindre les membres de l'équipe pouvant consulter un dossier, utilisez Restreindre l'accès ou Gérer les accès dans le menu Autres actions de l'en-tête (consultez Murailles éthiques).
Facturation#
Tout ce qui a trait aux finances du dossier :
- Temps : saisissez du temps ou lancez un chronomètre (consultez Suivi du temps)
- Dépenses : enregistrez les débours à facturer (consultez Dépenses et débours)
- Factures : définissez la convention d'honoraires et créez des factures à partir du temps et des dépenses non facturés (consultez Facturation)
- Fonds détenus (Trust) : le solde et les écritures du compte CARPA/trust du dossier, visibles par les propriétaires et administrateurs (consultez Comptabilité CARPA / Trust)
- Détails de facturation : destinataire des factures du dossier et e-mail de facturation (affichés ici, modifiables sur la page de contact du client), ainsi que la devise du dossier (consultez Comptes clients)
Demander à l'IA#
Cliquez sur Demander à l'IA dans l'en-tête pour ouvrir l'assistant IA dans un panneau latéral. Posez des questions simultanément sur les documents, les échéances et les notes du dossier — idéal pour les analyses croisées de documents et les questions à l'échelle de l'affaire.
Étiquettes et domaines d'expertise#
- Domaines d'expertise — Catégorisez les dossiers par spécialité juridique (par ex., Droit des sociétés, Droit de la famille, Contentieux) et par type de dossier. Configurez-les dans Paramètres → Domaines d'expertise.
- Étiquettes — Ajoutez des libellés personnalisés pour une organisation plus poussée. Les étiquettes ont un code couleur et vous pouvez filtrer selon celles-ci. Créez des étiquettes dans Paramètres → Étiquettes.
Filtres et recherche#
Sur la page des dossiers, cliquez sur Filtres pour :
- Filtrer par étape, membre d'équipe assigné (ou non assigné), nom du client, titre du dossier, date de création (après ou avant) et étiquettes
- Trier par date de création, dernière mise à jour, titre, nom du client ou prochaine échéance, par ordre croissant ou décroissant
- Enregistrer une combinaison de filtres, l'épingler à la barre d'outils ou la définir par défaut
Utilisez la palette de commandes (⌘K / Ctrl+K) pour une recherche instantanée dans l'ensemble des dossiers.
Murailles éthiques#
Si votre organisation utilise des murailles éthiques, les dossiers restreints affichent :
- Un badge de restriction dans l'en-tête du dossier (Muraille éthique, Confidentiel ou Accès limité)
- Les membres de l'équipe sans accès ne voient pas le dossier dans les listes ni dans la recherche, et l'ouverture d'un lien vers celui-ci affiche une page Accès refusé
Consultez Murailles éthiques pour plus de détails.