Gestion des dossiers
Les dossiers sont au cœur de Lawzana Flow. Chaque dossier représente une affaire juridique, une transaction ou une mission. Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir pour gérer vos dossiers.
Créer un dossier#
À partir de zéro#
- Accédez à Dossiers dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Renseignez les informations :
- Titre (obligatoire) — le nom de l'affaire ou du dossier
- Description (facultatif) — un bref résumé
- Nom du client (obligatoire)
- E-mail du client (facultatif)
- Téléphone du client (facultatif)
- Domaine d'expertise — sélectionnez parmi vos domaines configurés
- Assigné à — le membre de l'équipe responsable
- Le dossier est créé dans la première étape de votre pipeline
À partir d'un prospect#
- Ouvrez la page de détail d'un prospect
- Cliquez sur Convertir en dossier
- Définissez un titre — les coordonnées du client sont transférées automatiquement
Vues#
Lawzana Flow propose trois façons d'afficher vos dossiers :
Tableau Kanban#
Un pipeline visuel où chaque colonne représente une étape. Vous pouvez :
- Glisser-déposer les dossiers d'une étape à l'autre
- Visualiser le nombre de dossiers dans chaque étape
- Évaluer rapidement la charge de travail et la progression
Vue Liste#
Un tableau traditionnel affichant tous les dossiers avec des colonnes pour le titre, le client, l'étape, le domaine d'expertise, le membre de l'équipe assigné et les dates. Prend en charge le tri et le filtrage.
Vue Calendrier#
Affichez les dossiers en fonction des dates clés et des échéances. Pratique pour suivre les jalons et les engagements à venir.
Étapes du dossier#
Les étapes représentent le flux de travail d'un dossier. Lorsque vous configurez vos dossiers pour la première fois, choisissez un modèle :
Modèle Contentieux#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Enquête | Violet |
| 3 | Écritures | Rose |
| 4 | Communication des pièces | Ambre |
| 5 | Requêtes | Sarcelle |
| 6 | Audience | Rouge |
| 7 | Appel | Indigo |
| 8 | Clôturé | Vert |
Modèle Transactionnel#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Rédaction | Ambre |
| 3 | Révision | Violet |
| 4 | Négociation | Cyan |
| 5 | Signature | Rose |
| 6 | Post-clôture | Sarcelle |
| 7 | Clôturé | Vert |
Modèle Droit de la famille#
| # | Étape | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Prise en charge | Bleu |
| 2 | Dépôt | Violet |
| 3 | Communication des pièces | Ambre |
| 4 | Médiation | Sarcelle |
| 5 | Audience | Rouge |
| 6 | Jugement | Rose |
| 7 | Clôturé | Vert |
Page de détail du dossier#
Cliquez sur n'importe quel dossier pour ouvrir sa page de détail. Elle comporte six onglets :
Aperçu#
La vue récapitulative affichant :
- Le titre du dossier, le client et l'étape
- Les documents récents (derniers fichiers importés)
- Les jalons à venir
- Des raccourcis vers les actions courantes
- Le domaine d'expertise et le membre de l'équipe assigné
Documents#
Gérez tous les fichiers associés à ce dossier :
- Importez des documents par glisser-déposer ou via l'explorateur de fichiers
- Organisez les fichiers dans des dossiers avec des couleurs personnalisées
- Consultez l'état de l'analyse par IA pour chaque document :
- ✓ Texte extrait
- Résumé disponible / en attente
- Faits extraits / en attente
- Chat prêt
- Partagez des documents avec le portail client
- Formats pris en charge : PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Taille maximale : 25 Mo par fichier
Historique#
Un flux chronologique d'activités comprenant :
- Les imports et modifications de documents
- Les changements d'étapes
- Les notes et commentaires
- Les mises à jour des jalons
- Les actions des membres de l'équipe
Jalons#
Suivez les dates clés, les tâches et les échéances :
- Créez des jalons avec un titre, une date d'échéance et une priorité
- Niveaux de priorité : Faible, Moyenne, Élevée, Critique
- Suivi des statuts : Non commencé, En cours, Terminé, En retard
- Assignez des jalons aux membres de l'équipe
- Les jalons peuvent être partagés avec les clients via le portail
Participants#
Gérez les accès à ce dossier :
- Ajoutez ou retirez des membres de l'équipe
- Consultez le rôle de chaque participant
- Contrôlez les niveaux d'accès pour chaque dossier
IA#
Accédez aux fonctionnalités d'IA au niveau du dossier :
- Chat du dossier — Posez des questions sur l'ensemble des documents de ce dossier en une seule fois
- L'IA dispose du contexte de chaque document importé dans le dossier
- Particulièrement utile pour l'analyse transversale de documents et les questions portant sur l'ensemble de l'affaire
Étiquettes et domaines d'expertise#
- Domaines d'expertise — Catégorisez les dossiers par spécialité juridique (ex. : Droit des sociétés, Droit de la famille, Contentieux). À configurer dans les Paramètres.
- Étiquettes — Ajoutez des libellés personnalisés pour une organisation supplémentaire. Les étiquettes ont un code couleur et peuvent faire l'objet de recherches.
Filtrage et recherche#
Dans la liste des dossiers, vous pouvez :
- Rechercher par titre, nom de client ou description
- Filtrer par étape, domaine d'expertise ou membre de l'équipe assigné
- Trier par date de création, dernière mise à jour ou par ordre alphabétique
- Utiliser la palette de commandes (⌘K / Ctrl+K) pour une recherche instantanée dans tous les dossiers
Murailles de Chine#
Si votre cabinet utilise des murailles de Chine (ethical walls), les dossiers faisant l'objet de restrictions affichent :
- Une icône de cadenas à côté du titre du dossier
- Un badge de restriction sur l'en-tête du dossier
- Les membres de l'équipe non autorisés à consulter le dossier voient un message d'accès refusé
Consultez Murailles de Chine pour obtenir plus de détails.