Управление делами

Дела — это основа Lawzana Flow. Каждое дело представляет собой судебный процесс, сделку или отдельное поручение клиента. В этом руководстве описано все, что необходимо знать об управлении делами.

Создание дела#

С нуля#

1. Перейдите в раздел Matters на боковой панели
2. Нажмите New matter
3. Заполните данные:
   • Matter Title (обязательно) — наименование дела или судебного спора
   • Client Name (обязательно)
   • Client Email (необязательно)
   • Client Phone (необязательно)
   • Practice Area и Matter Type — выберите из настроенных в меню Settings → Practice Areas
   • Description (необязательно) — краткое описание
   • Next deadline (необязательно) — суть задачи, дата и, при необходимости, время выполнения
4. Дело создается на этапе по умолчанию (первый этап во встроенных шаблонах)

Назначить ответственного юриста можно позже с помощью кнопки Responsible в заголовке дела.

Из лида#

1. Откройте страницу деталей лида
2. Нажмите Convert
3. Укажите название дела и, при необходимости, область практики, тип дела и значение Assign To — данные клиента перенесутся автоматически

Представления#

Lawzana Flow предлагает три способа отображения ваших дел:

Доска (Board)#

Наглядная воронка, где каждая колонка представляет собой определенный этап. Вы можете:

• Перетаскивать (drag and drop) дела между этапами
• Видеть количество дел на каждом этапе
• Быстро оценивать нагрузку и ход работы

Список (List)#

Таблица со всеми делами, содержащая столбцы: Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible и Last activity.

Календарь (Calendar)#

Отображает сроки по вашим делам с привязкой к датам. Напоминания по лидам и встречи находятся на странице Calendar на боковой панели. Удобно для отслеживания предстоящих судебных заседаний, подачи документов и встреч.

Этапы дела#

Этапы представляют собой последовательные шаги рабочего процесса по делу. Исходный набор этапов выбирается на основе основной области практики, указанной вами при регистрации. Для фирм общей практики работа начинается с этапов Intake, Discovery, Drafting, Negotiation и Closed. Чтобы переключить их, перейдите в Settings → Matter Stages → Apply Template и выберите один из шаблонов (применение шаблона заменяет ваши текущие этапы):

Шаблон: Судебные споры (Litigation)#

Шаблон: Сопровождение сделок (Transactional)#

Шаблон: Семейное право (Family Law)#

Страница деталей дела#

Нажмите на любое дело, чтобы открыть страницу с его подробными данными. В заголовке отображаются этап, ответственный юрист, теги и ближайший срок, а также кнопки Add deadline, Log time, Upload и Ask AI. Страница содержит пять вкладок:

Overview#

Сводная панель, на которой представлены:

• Ближайшие сроки с возможностью отметить выполнение (Mark as done)
• Последние документы
• Недавняя активность и заметки
• Описание
• Данные клиента со ссылками на его контактную карточку и платежные реквизиты (при их наличии)
• Невыставленное время (доступно владельцам и администраторам)
• Связанные дела

Documents#

Управление всеми файлами, прикрепленными к данному делу:

• Загружайте документы путем перетаскивания или через окно выбора файлов
• Организуйте файлы по папкам и подпапкам
• Открывайте документ, чтобы составить краткое резюме, извлечь ключевые факты, задать вопросы по тексту в чате, провести анализ на соответствие плейбуку или найти упомянутых физических и юридических лиц
• Предоставляйте доступ к документам через клиентский портал
• Черновики по данному делу также отображаются здесь
• Поддерживаемые форматы: PDF, Word, Excel, PowerPoint, файлы электронной почты (.eml, .msg), текстовые файлы и изображения. Полный список см. в разделе Documents.
• Максимальный размер: 25 МБ на один файл

Deadlines#

Отслеживание дат судебных заседаний, процессуальных сроков, встреч и других ключевых событий:

• Добавляйте срок с указанием типа, названия, даты, времени (опционально), приоритета, места, напоминания и заметок
• Уровни приоритета: Low, Medium, High, Critical
• Статусы: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
• Напоминания: за выбранное количество дней до наступления срока ответственный юрист получает письмо по электронной почте и уведомление в приложении. Если ответственный не назначен (или у него нет доступа к делу), уведомления приходят владельцу или администратору с соответствующими правами доступа
• Типы сроков настраиваются в меню Settings → Milestone Types
• Включите опцию Show milestones в настройках ссылки клиентского портала, чтобы показывать клиенту сроки по делу

Activity#

Хронологическая лента событий по делу, состоящая из трех разделов:

• Timeline and notes — заметки, загрузки документов, смены этапов, обновления сроков и другие действия команды
• Matter Participants — физические и юридические лица, участвующие в деле (клиент, процессуальный оппонент, свидетель, эксперт, суд, медиатор, арбитр и др.), выбираемые из списка ваших контактов
• Conflicts — потенциальные конфликты интересов, обнаруженные по данному делу, для их устранения, принятия (waiver) или отклонения

Участники дела не определяют права доступа команды. Чтобы ограничить список сотрудников, имеющих доступ к делу, используйте пункты Restrict access или Manage access в меню More actions в заголовке (см. Ethical Walls).

Billing#

Все финансовые вопросы по делу:

• Time: учет времени вручную или запуск таймера (см. Time Tracking)
• Expenses: фиксация расходов для последующего перевыставления клиенту (см. Expenses & Disbursements)
• Invoices: настройка структуры гонорара и выставление счетов на основе неотбитого времени и расходов (см. Invoicing)
• Trust: баланс и операции по трастовому счету дела, доступные владельцам и администраторам (см. Trust Accounting)
• Billing details: лицо, которому выставляются счета по делу, и адрес электронной почты для биллинга (отображаются здесь, редактируются на странице контакта клиента), а также валюта расчетов по делу (см. Client Accounts)

Ask AI#

Нажмите Ask AI в заголовке, чтобы открыть ИИ-ассистента на боковой панели. Задавайте вопросы одновременно по документам, срокам и заметкам дела — это удобно для комплексного анализа нескольких документов и формулирования общих вопросов по всему делу.

Теги и области практики#

• Practice Areas — классификация дел по юридическим специализациям (например, Corporate, Family Law, Litigation) и типам дел. Настраивается в меню Settings → Practice Areas.
• Tags — пользовательские метки для дополнительной структуризации. Теги имеют цветовую кодировку; по ним можно применять фильтры. Создание тегов выполняется в меню Settings → Tags.

Фильтрация и поиск#

На странице дел нажмите Filters, чтобы:

• Фильтровать по этапу, назначенному сотруднику (или неназначенным делам), имени клиента, названию дела, дате создания («после» или «до») и тегам
• Сортировать по дате создания, дате последнего обновления, названию, имени клиента или ближайшему сроку (по возрастанию или убыванию)
• Сохранять комбинацию фильтров, закреплять ее на панели инструментов или назначать представлением по умолчанию

Используйте командную строку (⌘K / Ctrl+K) для мгновенного поиска по всем делам.

Информационные барьеры (Ethical Walls)#

Если в вашей организации используются этические стены, дела с ограниченным доступом снабжаются:

• Значком ограничения в заголовке дела (Ethical Wall, Confidential или Limited Access)
• Сотрудники без прав доступа не видят дело в списках и поисковой выдаче, а при переходе по прямой ссылке открывается страница Access Denied

Подробности см. в разделе Ethical Walls.