Этические барьеры и выявление конфликтов интересов

Этические барьеры (также известные как «китайские стены» или Chinese walls) предотвращают конфликты интересов за счет ограничения доступа к определенным делам. Lawzana Flow проверяет наличие потенциальных конфликтов и позволяет точно настраивать круг лиц, имеющих доступ к делу.

Что такое этические барьеры?#

В юридических фирмах этические барьеры не позволяют сотрудникам получать доступ к делам, в отношении которых у них есть конфликт интересов — например, если юрист ранее представлял интересы противоположной стороны или если в двух разных делах участвуют связанные между собой лица на противоположных сторонах.

Как работает выявление конфликтов интересов#

Lawzana Flow выполняет проверку на конфликты:

1. Когда лид поступает из Lawzana Directory или заполняет форму первичного сбора данных (intake form) — указанные им имена сопоставляются с клиентами и участниками ваших дел. Вы также можете нажать кнопку Run Check (или Re-run) в разделе лида Conflict Check в любой момент.
2. Когда вы конвертируете лид в дело — Flow проверяет результаты последней проверки лида на конфликты.
3. Когда вы добавляете участника в дело — контакт сверяется с другими вашими делами.
4. Когда ИИ считывает документ по делу или лиду — указанные в нем стороны также проходят проверку (см. подраздел «Конфликты, обнаруженные в документах» ниже).

Уровень серьезности конфликтов#

Конфликтам, обнаруженным в деле, присваивается один из трех уровней серьезности:

У каждого конфликта есть статус: Pending, пока конфликт ожидает проверки, и затем — Waived, Declined или Cleared.

Проверка лида на конфликты отображает результат: No conflicts, Potential conflict (частичное совпадение имени) или Confirmed conflict (точное совпадение имени). Подтвержденный конфликт блокирует конвертацию лида в дело до тех пор, пока вы не укажете обоснование и не нажмете кнопку Override and Convert. Все остальные сценарии не блокируются: конфликты внутри дела служат предупреждениями для последующей проверки.

Конфликты, обнаруженные в документах#

Когда ИИ извлекает ключевые факты либо список физических и юридических лиц из документа по делу (автоматически после загрузки или при повторном запуске извлечения данных), Flow сравнивает каждую указанную в документе сторону с клиентами и противоположными сторонами по другим делам вашей фирмы. Имена должны совпадать полностью; регистр, лишние пробелы и обращения (такие как Mr, Mrs, Ms или Dr) игнорируются. Лица, уже добавленные в дело, пропускаются.

Каждое совпадение регистрируется со статусом Potential Conflict с указанием документа, отображается на странице Conflicts, во вкладке дела Activity и вносится в хронологию дела. Одно и то же лицо не регистрируется повторно для одной и той же пары дел. Данные проверки также выполняются при прикреплении документа к делу из раздела Documents, а также для документов, переходящих вместе с лидом при его конвертации в дело.

В лиде имена, обнаруженные в его документах, добавляются в общую проверку лида на конфликты. Совпадение, найденное только в документе, всегда получает статус Potential conflict, поэтому оно никогда не блокирует процесс конвертации.

Типы ограничений#

Чтобы ограничить доступ к делу, откройте его и выберите пункт Restrict access в меню More actions в верхней панели (отображается, если этические барьеры включены и ваша роль позволяет ограничивать доступ к делам). Выберите Restriction Type, укажите причину (обязательно, если в вашей фирме включена опция Require Reason) и укажите пользователей в поле Grant Access To:

Тип представляет собой метку, которая выводится на бейдже дела; все три варианта ограничивают доступ одинаково. Открыть дело смогут только пользователи, которым вы предоставили доступ, сотрудник, установивший ограничение, а также владелец фирмы (если включена опция Owner Override). Для всех остальных пользователей дело перестает отображаться в списках, результатах поиска и ответах ИИ-ассистента.

Вы также выбираете уровень доступа для каждого сотрудника (Full Access, Read Only или Documents Only). Этот уровень сохраняется в правах доступа к делу, однако объем доступных изменений по-прежнему регламентируется глобальной ролью пользователя.

Просмотр конфликтов#

Страница Conflicts#

Перейдите в раздел Conflicts на боковой панели (страница Conflict Checker), чтобы увидеть:

• Карточки со статистикой — Total, Pending, Waived, Declined и Cleared
• Список Pending Conflicts, содержащий:
  • Бейдж уровня серьезности (с цветовой кодировкой)
  • Описание обнаруженного совпадения и данные участников
  • Затронутое дело
  • Кнопки Waive, Decline и Clear

Владельцы и администраторы всегда видят раздел Conflicts на боковой панели. Участники (Members) и наблюдатели (Viewers) видят его только при наличии неразрешенных конфликтов (Pending).

В карточке дела#

Если в деле есть неразрешенные конфликты, баннер в верхней части страницы показывает количество конфликтов, требующих рассмотрения, а на вкладке Activity они перечислены в разделе Conflicts.

Если для дела действует ограничение доступа:

• В заголовке дела отображается бейдж ограничения (Ethical Wall, Confidential или Limited Access), а причина ограничения указывается во всплывающей подсказке
• Пункт Manage access в меню More actions позволяет предоставлять или отзывать доступ, а также снимать ограничение полностью
• Сотрудники без прав доступа при переходе по прямой ссылке на дело видят страницу Access Denied

Разрешение конфликтов#

На странице Conflicts или на вкладке Activity внутри дела вы можете:

1. Clear — пометить конфликт как ложное срабатывание (например, в случае полных тезок).
2. Waive — зафиксировать урегулирование конфликта (например, клиент предоставил письменное согласие / waiver).
3. Decline — зафиксировать отказ от ведения дела из-за наличия конфликта.

При выборе любого действия вы можете добавить примечания в поле Resolution Notes, чтобы обосновать свое решение. Каждое решение вместе с примечанием фиксируется в хронологии дела. Наблюдатели (Viewers) не могут разрешать конфликты.

Настройка этических барьеров#

1. Перейдите в Settings → Access (доступно владельцам и администраторам).
2. Включите опцию Enable Ethical Walls.
3. Настройте параметры:
   • Require Reason — обязательное указание причины при ограничении доступа к делу.
   • Owner Override — владелец фирмы всегда имеет доступ к делам с ограниченным доступом (включено по умолчанию).
   • Who Can Restrict Matters — владельцы (Owners), администраторы (Admins) и/или участники (Members). Выберите хотя бы одну роль, иначе никто не сможет ограничивать доступ к делам.
4. Нажмите Save Changes.

Рекомендации#

• Своевременно проверяйте конфликты — не оставляйте обнаруженные конфликты в статусе ожидания (Pending).
• Фиксируйте согласия (waivers) — всегда добавляйте примечания при оформлении согласия на конфликт интересов.
• Проводите регулярный аудит — периодически проверяйте дела с ограниченным доступом и списки допущенных сотрудников.
• Обучайте команду — убедитесь, что все сотрудники знают, какие дела ограничены и по какой причине.