Informationsbarriärer (Ethical Walls) och jävs- och konfliktkontroll
Informationsbarriärer (även kallade ethical walls eller Chinese walls) förhindrar intressekonflikter genom att begränsa åtkomsten till specifika ärenden. Lawzana Flow erbjuder automatisk konfliktidentifiering och åtkomstkontroller.
Vad är informationsbarriärer?#
På advokatbyråer förhindrar informationsbarriärer att medarbetare får åtkomst till ärenden där det föreligger en intressekonflikt eller jävssituation – till exempel om en jurist tidigare har företrätt motparten, eller om två ärenden involverar närstående parter på motstående sidor.
Så fungerar konfliktkontrollen#
Lawzana Flow kan automatiskt söka efter konflikter:
- När ett nytt ärende skapas kontrollerar systemet klientnamnet mot befintliga begränsade parter
- När en klient eller part läggs till i ett ärende genomför systemet en jävs- och konfliktkontroll
- Identifierade konflikter flaggas med olika allvarlighetsgrader
Konfliktens allvarlighetsgrad#
| Allvarlighetsgrad | Betydelse | Åtgärd som krävs |
|---|---|---|
| Upptäckt | Potentiell konflikt påträffad | Granska och bedöm |
| Kritisk | Högriskkonflikt som kräver omedelbar åtgärd | Måste lösas innan ni fortsätter |
| Löst | Konflikten är avfärdad eller undantag har beviljats | Ingen ytterligare åtgärd krävs |
Begränsningstyper#
När en konflikt har bekräftats kan ni tillämpa begränsningar:
| Typ | Beskrivning |
|---|---|
| Informationsbarriär (Ethical Wall) | Användaren blockeras helt från att se ärendet. Vederbörande kan inte se det i listor, i sökresultat eller få åtkomst till några av dess dokument. |
| Konfidentiell | Ärendet markeras som känsligt med förhöjda åtkomstkontroller. |
| Begränsad åtkomst | Begränsad åtkomst som kan åsidosättas av en chef efter vederbörligt godkännande. |
Visa konflikter#
Sidan för konflikter#
Gå till Inställningar → Informationsbarriärer eller sektionen för konflikter för att se:
- Statistikkort — Totalt antal olösta konflikter, kritiska konflikter, uppdelning efter allvarlighetsgrad
- Konfliktlista som visar:
- Involverade parter
- Berörda ärenden
- Allvarlighetsbricka (färgkodad)
- Alternativ för åtgärder och hantering
På ärendedetaljer#
När ett ärende har en aktiv begränsning:
- En låsikon visas bredvid ärenderubriken
- En begränsningsbricka visas i ärendets sidhuvud med anledningen
- Medarbetare utan behörighet ser meddelandet: "Du har inte behörighet till detta ärende"
Hantera och lösa konflikter#
Från konfliktsidan kan ni:
- Lösa — Markera konflikten som avfärdad/klar (t.ex. efter att ha bekräftat att ingen faktisk konflikt föreligger)
- Bevilja undantag (Waive) — Bekräfta konflikten men tillåt kontrollerad åtkomst med dokumentation
- Lägg till anteckning — Dokumentera motiveringen till ert beslut
Alla åtgärder och beslut registreras i granskningsloggen för regelefterlevnad.
Loggning av åtkomst#
Varje försök att få åtkomst till ett begränsat ärende loggas:
- Vem som försökte få åtkomst
- När försöket gjordes
- Om åtkomst beviljades eller nekades
- Vilken begränsningstyp som var aktiv
Denna logg är tillgänglig för Ägare och Administratörer i granskningssektionen.
Konfigurera informationsbarriärer#
- Gå till Inställningar → Informationsbarriärer
- Aktivera informationsbarriärer för er organisation
- Konfigurera:
- Vilka roller som kan skapa och hantera barriärer
- Huruvida automatiska kontroller ska köras när ärenden skapas
- Aviseringsinställningar för identifierade konflikter
Rekommenderade tillvägagångssätt#
- Granska konflikter omgående — Lämna inte identifierade konflikter olösta
- Dokumentera undantag — Lägg alltid till anteckningar när ni gör avsteg från eller beviljar undantag för en konflikt
- Regelbundna granskningar — Gå igenom åtkomstloggen och aktiva barriärer med jämna mellanrum
- Utbilda teamet — Säkerställ att alla medarbetare förstår att restriktioner kopplade till informationsbarriärer är obligatoriska och inte får kringgås