Informationsbarriärer (Ethical Walls) och jävs- och konfliktkontroll

Informationsbarriärer (även kallade ”ethical walls” eller ”kinesiska murar”) förhindrar intressekonflikter genom att begränsa åtkomsten till specifika ärenden. Lawzana Flow söker efter potentiella konflikter och låter er styra vilka som har behörighet att se ett ärende.

Vad är informationsbarriärer?#

På advokatbyråer och juridiska byråer förhindrar informationsbarriärer att medarbetare får tillgång till ärenden där de befinner sig i en intressekonflikt eller jävssituation — till exempel om en jurist tidigare företrätt motparten, eller om två ärenden involverar närstående parter på motsatta sidor.

Så fungerar konfliktkontrollen#

Lawzana Flow kontrollerar potentiella konflikter:

När ett lead kommer in från Lawzana Directory eller fyller i sitt intagsformulär, kontrolleras de angivna namnen mot klienter och deltagare i era befintliga ärenden. Ni kan även när som helst klicka på Kör kontroll (eller Kör igen) i sektionen Konfliktkontroll på leadet.
När ni konverterar ett lead till ett ärende granskar Flow leadets senaste konfliktkontroll.
När ni lägger till en deltagare i ett ärende kontrolleras kontakten mot era övriga ärenden
När AI:n läser ett dokument i ett ärende eller lead kontrolleras även de parter som nämns i det (se Konflikter som identifieras i dokument nedan)

Konfliktens allvarlighetsgrad#

Konflikter som upptäcks i ett ärende tilldelas en av tre allvarlighetsgrader:

Allvarlighetsgrad	Betydelse
Direkt konflikt	Kontakten var motpart i ett annat ärende och läggs nu till som klient, eller är klient i ett annat ärende och läggs till som motpart
Relaterad konflikt	Personens arbetsgivare var motpart i ett annat ärende
Potentiell konflikt	Kontakten delar e-postadress eller telefonnummer med en motpart i ett annat ärende, eller så nämner ett dokument en part från ett annat ärende

Varje konflikt har en status: Väntande tills någon granskar den, därefter Hävd (godkänd efter medgivande), Avböjd eller Avfärdad (falskt larm).

Ett leads konfliktkontroll visar Inga konflikter, Potentiell konflikt (en partiell namnmatchning) eller Bekräftad konflikt (en exakt namnmatchning). En bekräftad konflikt hindrar att leadet omvandlas till ett ärende tills ni anger ett skäl och klickar på Åsidosätt och konvertera. Inget annat blockeras: konflikter i ett ärende är varningar avsedda för er granskning.

Konflikter som identifieras i dokument#

När AI:n extraherar viktiga fakta eller personer och företag från ett ärendedokument (automatiskt efter uppladdning, eller när ni kör extraheringen igen) jämför Flow varje part som nämns i dokumentet med klienter och motparter i byråns övriga ärenden. Namnen måste matcha helt; skiftläge (stora/små bokstäver), extra blanksteg och titlar som Mr, Mrs, Ms eller Dr ignoreras. Personer som redan finns med i ärendet hoppas över.

Varje träff loggas som en Potentiell konflikt som anger dokumentet, visas på sidan Konflikter och under fliken Aktivitet på ärendet, samt lägger till en händelse i ärendets tidslinje. Samma part loggas inte två gånger för samma par av ärenden. Dessa kontroller körs även när ni kopplar ett dokument från sektionen Dokument till ett ärende, samt på de dokument som följer med ett lead när det omvandlas till ett ärende.

På ett lead läggs namn som identifieras i dess dokument till i leadets konfliktkontroll. En träff som enbart härrör från ett dokument blir alltid endast en Potentiell konflikt, vilket innebär att den aldrig blockerar konvertering.

Typer av begränsningar#

För att begränsa åtkomsten till ett ärende öppnar ni det och väljer Begränsa åtkomst i menyn Fler åtgärder i sidhuvudet (visas när informationsbarriärer är aktiverade och er roll tillåter ärendebegränsningar). Välj en Begränsningstyp, ange ett skäl (obligatoriskt om byrån har aktiverat Kräv skäl) och välj vem ni vill Bevilja åtkomst till:

Typ	Beskrivning
Informationsbarriär	Fullständig isolering — vanligtvis vid intressekonflikter
Konfidentiellt	Mycket känsligt ärende med begränsad åtkomst
Begränsad åtkomst	Kontrollerad åtkomst för specifika medarbetare

Typen är en etikett som visas på ärendets märke; alla tre begränsar åtkomsten på samma sätt. Endast personerna ni beviljar åtkomst, personen som begränsade ärendet och (om Åsidosättande för ägare är aktiverat) byråns ägare kan öppna det. För alla andra slutar ärendet att visas i listor, sökningar och svar från AI-assistenten.

Ni väljer även en behörighetsnivå för varje person (Full åtkomst, Skrivskyddad eller Endast dokument). Nivån sparas med deras behörighet, men vad varje person faktiskt kan ändra i ärendet styrs fortfarande av personens roll.

Granska konflikter#

Sidan Konflikter#

Gå till Konflikter i sidopanelen (sidan Konfliktkontroll) för att se:

Statistikkort — Totalt, Väntande, Hävda, Avböjda och Avfärdade
Listan Väntande konflikter som visar:
- Allvarlighetsmärke (färgkodat)
- Vad som upptäcktes och vem som berörs
- Det berörda ärendet
- Knapparna Häv, Avböj och Avfärda

Ägare och administratörer ser alltid Konflikter i sidopanelen. Medlemmar och granskare ser det endast så länge en konflikt är väntande.

Under ärendeinformationen#

När ett ärende har väntande konflikter visar en banderoll överst i ärendet hur många som kräver granskning, och fliken Aktivitet listar dem i sektionen Konflikter.

När ett ärende har en aktiv begränsning:

Visas ett begränsningsmärke (Informationsbarriär, Konfidentiellt eller Begränsad åtkomst) i ärendets sidhuvud, med skälet i verktygstipset (tooltip)
Gör Hantera åtkomst i menyn Fler åtgärder det möjligt att bevilja eller ta bort åtkomst, alternativt ta bort begränsningen helt
Medarbetare utan behörighet som öppnar en länk till ärendet möts av sidan Åtkomst nekad

Hantera och lösa konflikter#

Från sidan Konflikter eller ärendets flik Aktivitet kan ni välja att:

Avfärda — Markera konflikten som ett falskt larm (till exempel en annan person med samma namn)
Häv — Registrera att konflikten har hävts (till exempel om klienten har lämnat ett skriftligt samtycke/waiver)
Avböj — Registrera att ni avböjde uppdraget på grund av konflikten

Varje alternativ låter er lägga till Åtgärdsanteckningar för att dokumentera era överväganden. Varje beslut, tillsammans med dess anteckning, loggas i ärendets tidslinje. Granskare kan inte hantera eller avgöra konflikter.

Konfigurera informationsbarriärer#

Gå till Inställningar → Åtkomst (ägare och administratörer)
Aktivera Aktivera informationsbarriärer
Konfigurera:
- Kräv skäl — ett skäl måste anges när ett ärende begränsas
- Åsidosättande för ägare — byråns ägare kan alltid öppna begränsade ärenden (aktiverat som standard)
- Vem som kan begränsa ärenden — Ägare, Administratörer och/eller Medlemmar. Välj minst en roll, annars kan ingen begränsa ärenden.
Klicka på Spara ändringar

Observera

Informationsbarriärer påverkar endast ärenden ni väljer att begränsa. För obegränsade ärenden gäller inställningen för Synlighet för uppgifter på samma sida, vilken styr om medlemmar och granskare ser alla leads och ärenden eller enbart de som har tilldelats eller delats med dem.

Rekommenderade rutiner#

Granska konflikter utan dröjsmål — Låt inte upptäckta konflikter bli liggande som väntande
Dokumentera medgivanden och hävningar — Lägg alltid till anteckningar när en konflikt hävs
Regelbundna översyner — Gå regelbundet igenom era begränsade ärenden och kontrollera vem som har tillgång till respektive ärende
Utbilda teamet — Säkerställ att alla känner till vilka ärenden som är begränsade och varför