Etik Duvarlar ve Çıkar Çatışması Tespiti
Etik duvarlar (Çin seddi olarak da bilinir), belirli dosyalara erişimi kısıtlayarak çıkar çatışmalarını önler. Lawzana Flow olası çıkar çatışmalarını denetler ve bir dosyayı kimlerin görebileceğini sınırlandırmanıza olanak tanır.
Etik Duvarlar Nedir?#
Hukuk bürolarında etik duvarlar, ekip üyelerinin çıkar çatışması bulunan dosyalara erişmesini engeller. Örneğin, bir avukatın daha önce karşı tarafı temsil etmiş olması veya iki farklı dosyanın karşıt taraflarında birbiriyle ilişkili kişilerin yer alması bu duruma örnektir.
Çıkar Çatışması Tespiti Nasıl Çalışır?#
Lawzana Flow şu durumlarda çıkar çatışması denetimi yapar:
- Bir potansiyel müşteri Lawzana Rehberi'nden geldiğinde veya başvuru formunu doldurduğunda, bildirdiği isimler dosyalarınızdaki müvekkiller ve katılımcılarla karşılaştırılır. Ayrıca dilediğiniz zaman potansiyel müşterinin Çıkar Çatışması Denetimi bölümünden Denetimi Çalıştır (veya Yeniden Çalıştır) butonuna tıklayabilirsiniz.
- Bir potansiyel müşteriyi dosyaya dönüştürdüğünüzde, Flow ilgili adayın en son çıkar çatışması denetimini inceler.
- Bir dosyaya katılımcı eklediğinizde, kişi diğer dosyalarınızla karşılaştırılarak denetlenir.
- Yapay zeka bir dosya veya potansiyel müşteriye ait bir belgeyi okuduğunda, belgede adı geçen taraflar da denetlenir (aşağıdaki Belgelerde Bulunan Çıkar Çatışmaları bölümüne bakın).
Çıkar Çatışması Önem Derecesi#
Bir dosyada tespit edilen çıkar çatışmaları üç önem derecesinden birine sahiptir:
| Önem Derecesi | Anlamı |
|---|---|
| Doğrudan Çatışma | Kişi başka bir dosyada karşı taraftı ve şimdi müvekkil olarak ekleniyor ya da başka bir dosyada müvekkil ve şimdi karşı taraf olarak ekleniyor |
| İlişkili Çatışma | Kişinin işvereni başka bir dosyada karşı taraftı |
| Olası Çatışma | Kişi, başka bir dosyadaki karşı tarafla aynı e-posta veya telefonu paylaşıyor ya da bir belgede başka bir dosyadan bir tarafın adı geçiyor |
Her çıkar çatışmasının bir durumu vardır: Biri inceleyene kadar Beklemede, ardından Feragat Edildi, Reddedildi veya Temizlendi.
Bir potansiyel müşterinin çıkar çatışması denetimi Çatışma yok, Olası çatışma (kısmi isim eşleşmesi) veya Doğrulanmış çatışma (birebir isim eşleşmesi) sonucunu gösterir. Doğrulanmış bir çatışma, siz bir gerekçe yazıp Geçersiz Kıl ve Dönüştür butonuna tıklayana kadar adayın dosyaya dönüştürülmesini durdurur. Bunun dışındaki hiçbir işlem engellenmez: Bir dosyadaki çatışmalar, incelemeniz için sunulan uyarılardır.
Belgelerde Bulunan Çıkar Çatışmaları#
Yapay zeka bir dosya belgesindeki temel olguları ya da kişileri ve şirketleri çıkardığında (yüklemeden hemen sonra otomatik olarak veya çıkarma işlemini tekrar çalıştırdığınızda), Flow belgede adı geçen her bir tarafı büronuzun diğer dosyalarındaki müvekkiller ve karşı taraflarla karşılaştırır. İsimlerin tam olarak eşleşmesi gerekir; büyük/küçük harf, fazladan boşluklar ve Bey, Hanım veya Dr. gibi unvanlar dikkate alınmaz. Dosyada zaten yer alan kişiler atlanır.
Her eşleşme; belgeyi belirten, Çıkar Çatışmaları sayfasında ve dosyanın Aktivite sekmesinde görünen ve dosyanın zaman tüneline bir kayıt ekleyen bir Olası Çatışma olarak günlüğe kaydedilir. Aynı taraf, aynı dosya çifti için iki kez kaydedilmez. Bu denetimler ayrıca Belgeler bölümünden bir dosyaya belge atadığınızda ve bir potansiyel müşteri dosyaya dönüştüğünde beraberinde getirdiği belgeler üzerinde de çalışır.
Bir potansiyel müşteride, belgelerinde bulunan isimler adayın çıkar çatışması denetimine eklenir. Yalnızca bir belgeden kaynaklanan eşleşme her zaman sadece bir Olası çatışma niteliğindedir, bu nedenle dönüştürme işlemini asla engellemez.
Kısıtlama Türleri#
Bir dosyayı kısıtlamak için dosyayı açın ve başlıktaki Diğer işlemler menüsünden Erişimi kısıtla seçeneğini belirleyin (etik duvarlar açık olduğunda ve rolünüz dosya kısıtlamaya izin verdiğinde görünür). Bir Kısıtlama Türü seçin, bir gerekçe ekleyin (büronuz Gerekçe Zorunlu ayarını açtıysa zorunludur) ve kime Erişim İzni Verileceğini belirleyin:
| Tür | Açıklama |
|---|---|
| Etik Duvar | Tam tecrit, genellikle çıkar çatışmaları için |
| Gizli | Sınırlı erişime sahip yüksek hassasiyetli dosya |
| Sınırlı Erişim | Belirli ekip üyelerine kontrollü erişim |
Tür, dosyanın rozetinde gösterilen bir etikettir; her üçü de erişimi aynı şekilde kısıtlar. Yalnızca erişim izni verdiğiniz kişiler, dosyayı kısıtlayan kişi ve (Sahip Yetkisi açıksa) büro sahibi dosyayı açabilir. Diğer herkes dosyayı listelerde, aramada, takvimde ve yapay zeka asistanı yanıtlarında görmeyi durdurur. Siz erişim izni vermediğiniz sürece yöneticiler de kapsam dışında tutulur.
Ayrıca her kişi için bir erişim düzeyi seçersiniz:
| Düzey | Neler yapabilirler |
|---|---|
| Tam Erişim | Rollerinin izin verdiği ölçüde dosyayı görüntüleme ve düzenleme |
| Salt Okunur | Dosyayı üzerinde değişiklik yapmadan veya yapay zeka çalıştırmadan görüntüleme |
| Yalnızca Belgeler | Yalnızca dosyanın başlığını ve belgelerini görme, başka hiçbir şey |
Yalnızca büro sahibi (Sahip Yetkisi ile), dosyayı kısıtlayan kişi ve Tam Erişim yetkisine sahip kişiler kimlerin erişimi olduğunu değiştirebilir veya kısıtlamayı kaldırabilir.
Bir duvarın arkasındaki kişiler de gizli kalır: Yalnızca bir kişinin açamadığı dosyalarda yer alan bir kişi, o kullanıcının kişi listesinde veya aramasında görünmez.
Çıkar Çatışmalarını Görüntüleme#
Çıkar Çatışmaları Sayfası#
Şunları görmek için kenar çubuğundaki Çıkar Çatışmaları bölümüne (Çatışma Denetleyicisi sayfası) gidin:
- İstatistik kartları: Toplam, Beklemede, Feragat Edildi, Reddedildi ve Temizlendi
- Aşağıdakileri gösteren Bekleyen Çatışmalar listesi:
- Önem derecesi rozeti (renk kodlu)
- Neyin bulunduğu ve kimlerin dahil olduğu
- Etkilenen dosya
- Feragat Et, Reddet ve Temizle butonları
Sahipler ve yöneticiler, kenar çubuğunda Çıkar Çatışmaları seçeneğini her zaman görür. Üyeler ve görüntüleyiciler ise bunu yalnızca bekleyen bir çatışma varken görür.
Açamadığınız Bir Dosyadaki Çıkar Çatışmaları#
Çıkar çatışması denetimleri, kısıtlanmış dosyalardaki taraflar da dahil olmak üzere bürodaki tüm tarafları karşılaştırmaya devam eder. Bir eşleşme açamadığınız bir dosyada olduğunda; eşleşen tarafı, rolünü, dosyanın referansını ve sorumlu avukatını "Bu dosyaya erişiminiz yok. Şuraya danışın:" notu ve ardından ilgili avukatın adıyla birlikte görürsünüz. Dosyanın başlığını veya diğer taraflarını asla göremezsiniz ve bu çıkar çatışmasını çözemezsiniz.
Dosya Detayında#
Bir dosyada bekleyen çıkar çatışmaları olduğunda, dosyanın üst kısmındaki bir başlık kaç tanesinin incelenmesi gerektiğini gösterir ve Aktivite sekmesi bunları Çıkar Çatışmaları bölümünde listeler.
Bir dosyada aktif bir kısıtlama olduğunda:
- Dosya başlığında, araç ipucunda gerekçesi yer alan bir kısıtlama rozeti (Etik Duvar, Gizli veya Sınırlı Erişim) görünür
- Diğer işlemler menüsündeki Erişimi yönet seçeneği; erişim izni vermenizi, erişimi kaldırmanızı veya kısıtlamayı kaldırmanızı sağlar
- Erişimi olmayan ekip üyeleri dosyaya ait bir bağlantıyı açtıklarında bir Erişim Engellendi sayfası görür
Çıkar Çatışmalarını Çözümleme#
Çıkar Çatışmaları sayfasından veya dosyanın Aktivite sekmesinden şunları yapabilirsiniz:
- Temizle: Çatışmayı hatalı pozitif olarak işaretleyin (örneğin, aynı ada sahip farklı bir kişi)
- Feragat Et: Çatışmadan feragat edildiğini kaydedin (örneğin, müvekkil yazılı feragatname verdi)
- Reddet: Çatışma nedeniyle temsili reddettiğinizi kaydedin
Her seçenek, gerekçenizi belgelemeniz için Çözüm Notları eklemenize olanak tanır. Her karar, notuyla birlikte dosyanın zaman tüneline kaydedilir. Görüntüleyiciler çıkar çatışmalarını çözemez.
Etik Duvarları Kurma#
- Ayarlar → Erişim bölümüne gidin (yalnızca büro sahibi; yöneticiler ayarları salt okunur olarak görür)
- Etik Duvarları Etkinleştir seçeneğini açın
- Yapılandırın:
- Gerekçe Zorunlu: Bir dosya kısıtlanırken bir gerekçe belirtilmelidir
- Sahip Yetkisi: Büro sahibi kısıtlanmış dosyaları her zaman açabilir (varsayılan olarak açıktır)
- Dosyaları Kimler Kısıtlayabilir: Sahipler, Yöneticiler ve/veya Üyeler. En az birini seçin, aksi takdirde hiç kimse dosyaları kısıtlayamaz.
- Değişiklikleri Kaydet butonuna tıklayın
En İyi Uygulamalar#
- Çatışmaları gecikmeden inceleyin: Tespit edilen çıkar çatışmalarını beklemede bırakmayın
- Feragatleri belgeleyin: Bir çatışmadan feragat ederken her zaman not ekleyin
- Düzenli incelemeler: Kısıtlanmış dosyalarınızı ve her birine kimlerin erişimi olduğunu periyodik olarak gözden geçirin
- Ekibinizi eğitin: Hangi dosyaların kısıtlandığını ve nedenini herkesin bildiğinden emin olun