Etik Duvarlar ve Çıkar Çatışması Tespiti
Etik duvarlar (Çin seddi veya "ethical walls" olarak da bilinir), belirli dosyalara erişimi kısıtlayarak çıkar çatışmalarını önler. Lawzana Flow, olası çatışmaları denetler ve bir dosyayı kimlerin görebileceğini sınırlandırmanıza olanak tanır.
Etik Duvarlar Nedir?#
Hukuk bürolarında etik duvarlar; örneğin bir avukatın daha önce karşı tarafı temsil etmiş olması veya iki farklı dosyanın karşıt taraflarında birbiriyle ilişkili kişilerin yer alması gibi çıkar çatışması bulunan dosyalara ekip üyelerinin erişmesini engeller.
Çıkar Çatışması Tespiti Nasıl Çalışır?#
Lawzana Flow çatışma denetimini şu durumlarda gerçekleştirir:
- Bir potansiyel müşteri Lawzana Rehberi'nden geldiğinde veya kabul formunu doldurduğunda, sağlanan isimler mevcut dosyalarınızdaki müvekkiller ve katılımcılarla karşılaştırılarak denetlenir. Ayrıca dilediğiniz zaman potansiyel müşterinin Conflict Check bölümündeki Run Check (veya Re-run) butonuna tıklayabilirsiniz.
- Bir potansiyel müşteriyi dosyaya dönüştürdüğünüzde, Flow ilgili potansiyel müşterinin en son çatışma denetimine bakar.
- Bir dosyaya katılımcı eklediğinizde, ilgili kişi diğer dosyalarınıza göre denetlenir.
- Yapay zekâ bir dosya veya potansiyel müşteri üzerindeki bir belgeyi okuduğunda, belgede adı geçen taraflar da denetlenir (aşağıdaki Belgelerde Bulunan Çatışmalar bölümüne bakın).
Çatışma Önem Derecesi#
Bir dosyada tespit edilen çatışmalar üç önem derecesinden birine sahiptir:
| Önem Derecesi | Anlamı |
|---|---|
| Direct Conflict | İlgili kişi başka bir dosyada karşı taraftır ve müvekkil olarak eklenmektedir ya da başka bir dosyada müvekkildir ve karşı taraf olarak eklenmektedir |
| Related Conflict | Kişinin işvereni başka bir dosyada karşı taraftır |
| Potential Conflict | İlgili kişi başka bir dosyadaki karşı tarafla aynı e-posta veya telefonu paylaşmaktadır ya da bir belgede başka bir dosyadan bir tarafın adı geçmektedir |
Her çatışmanın bir durumu bulunur: Birisi inceleyene kadar Pending, ardından Waived, Declined veya Cleared.
Bir potansiyel müşterinin çatışma denetiminde No conflicts, Potential conflict (kısmi isim eşleşmesi) veya Confirmed conflict (birebir isim eşleşmesi) gösterilir. Onaylanmış bir çatışma (confirmed conflict), siz bir gerekçe yazıp Override and Convert seçeneğine tıklayana kadar potansiyel müşterinin dosyaya dönüşmesini engeller. Bunun dışındaki hiçbir işlem engellenmez: Bir dosyadaki çatışmalar, incelemeniz gereken birer uyarı niteliğindedir.
Belgelerde Bulunan Çatışmalar#
Yapay zekâ bir dosya belgesinden temel olguları ya da kişileri ve şirketleri çıkardığında (yüklemeden hemen sonra otomatik olarak veya çıkarma işlemini tekrar çalıştırdığınızda), Flow belgede adı geçen her bir tarafı büronuzun diğer dosyalarındaki müvekkiller ve karşı taraflarla karşılaştırır. İsimlerin birebir eşleşmesi gerekir; büyük/küçük harf, fazladan boşluklar ve Mr, Mrs, Ms veya Dr gibi unvanlar dikkate alınmaz. Halihazırda dosyada bulunan kişiler atlanır.
Her eşleşme, belgenin adını içeren, Conflicts sayfasında ve dosyanın Activity sekmesinde görünen ve dosyanın zaman tüneline bir kayıt ekleyen bir Potential Conflict olarak günlüğe kaydedilir. Aynı taraf, aynı dosya çifti için iki kez kaydedilmez. Bu denetimler ayrıca Belgeler bölümünden bir dosyaya belge atadığınızda ve bir potansiyel müşteri dosyaya dönüştüğünde beraberinde getirdiği belgeler üzerinde de çalışır.
Bir potansiyel müşteride, belgelerinde bulunan isimler potansiyel müşterinin çatışma denetimine eklenir. Yalnızca bir belgeden gelen eşleşmeler her zaman yalnızca bir Potential conflict oluşturur; dolayısıyla dönüşüm işlemini hiçbir zaman engellemez.
Kısıtlama Türleri#
Bir dosyayı kısıtlamak için dosyayı açın ve başlıktaki More actions menüsünden Restrict access seçeneğini belirleyin (etik duvarlar açık olduğunda ve rolünüz dosyaları kısıtlamaya izin verdiğinde görünür). Bir Restriction Type seçin, bir gerekçe ekleyin (büronuz Require Reason ayarını etkinleştirdiyse zorunludur) ve kime erişim vereceğinizi belirlemek için Grant Access To alanını kullanın:
| Tür | Açıklama |
|---|---|
| Ethical Wall | Tam yalıtım — genellikle çatışmalar içindir |
| Confidential | Sınırlı erişime sahip yüksek hassasiyetli dosya |
| Limited Access | Belirli ekip üyelerine denetimli erişim |
Tür, dosyanın rozetinde gösterilen bir etikettir; her üç tür de erişimi aynı şekilde kısıtlar. Yalnızca erişim verdiğiniz kişiler, dosyayı kısıtlayan kişi ve (Owner Override açıksa) büro sahibi dosyayı açabilir. Diğer herkes dosyayı listelerde, aramada ve yapay zekâ asistanı yanıtlarında görmeyi durdurur.
Ayrıca her kişi için bir erişim düzeyi seçersiniz (Full Access, Read Only veya Documents Only). Bu düzey ilgilinin erişim yetkisiyle birlikte kaydedilir, ancak her kişinin dosya üzerinde neleri değiştirebileceği yine kendi rolüne bağlıdır.
Çatışmaları Görüntüleme#
Conflicts Sayfası#
Şunları görmek için kenar çubuğundaki Conflicts bölümüne (yani Conflict Checker sayfasına) gidin:
- İstatistik kartları — Total, Pending, Waived, Declined ve Cleared
- Aşağıdakileri gösteren Pending Conflicts listesi:
- Önem derecesi rozeti (renk kodlu)
- Neyin bulunduğu ve kimlerin dahil olduğu
- Etkilenen dosya
- Waive, Decline ve Clear butonları
Büro sahipleri ve yöneticiler kenar çubuğunda Conflicts seçeneğini her zaman görür. Üyeler ve görüntüleyiciler ise yalnızca bekleyen bir çatışma olduğunda görür.
Dosya Detayında#
Bir dosyada bekleyen çatışmalar olduğunda, dosyanın üst kısmındaki bir başlık incelenmesi gereken kaç çatışma olduğunu gösterir ve Activity sekmesi bunları Conflicts bölümünde listeler.
Bir dosyada aktif bir kısıtlama olduğunda:
- Dosya başlığında, araç ipucunda gerekçesiyle birlikte bir kısıtlama rozeti (Ethical Wall, Confidential veya Limited Access) gösterilir
- More actions menüsündeki Manage access seçeneği; erişim vermenize, erişimi kaldırmanıza veya kısıtlamayı tamamen kaldırmanıza olanak tanır
- Erişimi olmayan ekip üyeleri dosyaya ait bir bağlantıyı açtıklarında bir Access Denied sayfasıyla karşılaşır
Çatışmaları Çözme#
Conflicts sayfasından veya dosyanın Activity sekmesinden şunları yapabilirsiniz:
- Clear — Çatışmayı yanlış pozitif olarak işaretleyin (örneğin, aynı isme sahip farklı bir kişi)
- Waive — Çatışmadan feragat edildiğini kaydedin (örneğin, müvekkil yazılı feragatname vermiştir)
- Decline — Çatışma nedeniyle temsili reddettiğinizi kaydedin
Her seçenek, gerekçenizi belgelemeniz için Resolution Notes eklemenize olanak tanır. Her karar, notuyla birlikte dosyanın zaman tüneline kaydedilir. Görüntüleyiciler (viewers) çatışmaları çözemez.
Etik Duvarları Kurma#
- Settings → Access bölümüne gidin (sahipler ve yöneticiler)
- Enable Ethical Walls seçeneğini açın
- Yapılandırın:
- Require Reason — bir dosya kısıtlanırken bir gerekçe belirtilmesi zorunlu olur
- Owner Override — büro sahibi kısıtlanmış dosyaları her zaman açabilir (varsayılan olarak açıktır)
- Who Can Restrict Matters — Sahipler, Yöneticiler ve/veya Üyeler. En az birini seçin, aksi takdirde hiç kimse dosyaları kısıtlayamaz.
- Save Changes butonuna tıklayın
En İyi Uygulamalar#
- Çatışmaları gecikmeden inceleyin — Tespit edilen çatışmaları beklemede bırakmayın
- Feragatleri belgeleyin — Bir çatışmadan feragat ederken her zaman not ekleyin
- Düzenli incelemeler yapın — Kısıtlanmış dosyalarınızı ve her birine kimlerin erişimi olduğunu periyodik olarak gözden geçirin
- Ekibinizi eğitin — Hangi dosyaların kısıtlandığını ve nedenini herkesin bildiğinden emin olun