Bức tường Đạo đức & Phát hiện Xung đột Lợi ích
Bức tường đạo đức (còn gọi là bức tường thông tin / Chinese walls) ngăn ngừa xung đột lợi ích bằng cách giới hạn quyền truy cập vào các vụ việc cụ thể. Lawzana Flow kiểm tra các xung đột tiềm ẩn và cho phép quý vị giới hạn những ai có thể xem một vụ việc.
Bức tường Đạo đức là gì?#
Tại các công ty luật, bức tường đạo đức ngăn các thành viên trong nhóm truy cập vào các vụ việc mà họ có xung đột lợi ích. Ví dụ: nếu một luật sư trước đây từng đại diện cho bên đối tụng, hoặc nếu hai vụ việc liên quan đến các bên có quan hệ với nhau ở hai phía đối lập.
Cơ chế Hoạt động của tính năng Phát hiện Xung đột Lợi ích#
Lawzana Flow kiểm tra xung đột:
- Khi một khách hàng tiềm năng (lead) đến từ Danh bạ Lawzana hoặc hoàn thành biểu mẫu tiếp nhận, các tên được cung cấp sẽ được đối chiếu với khách hàng và những người tham gia trong các vụ việc của quý vị. Quý vị cũng có thể nhấp vào Run Check (hoặc Re-run) trong phần Conflict Check của khách hàng tiềm năng bất kỳ lúc nào.
- Khi quý vị chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành vụ việc, Flow sẽ xem xét lần kiểm tra xung đột gần đây nhất của khách hàng tiềm năng đó.
- Khi quý vị thêm người tham gia vào một vụ việc, liên hệ đó sẽ được đối chiếu với các vụ việc khác của quý vị.
- Khi AI đọc một tài liệu trong một vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng, các bên được nêu tên trong đó cũng sẽ được kiểm tra (xem mục Xung đột được Tìm thấy trong Tài liệu bên dưới).
Mức độ Nghiêm trọng của Xung đột#
Các xung đột được tìm thấy trong một vụ việc có một trong ba mức độ nghiêm trọng sau:
| Mức độ nghiêm trọng | Ý nghĩa |
|---|---|
| Direct Conflict | Liên hệ này từng là bên đối tụng trong một vụ việc khác và đang được thêm vào với tư cách khách hàng, hoặc đang là khách hàng trong một vụ việc khác và đang được thêm vào với tư cách bên đối tụng |
| Related Conflict | Người sử dụng lao động của cá nhân này từng là bên đối tụng trong một vụ việc khác |
| Potential Conflict | Liên hệ này dùng chung email hoặc số điện thoại với bên đối tụng trong một vụ việc khác, hoặc một tài liệu nêu tên một bên từ một vụ việc khác |
Mỗi xung đột đều có một trạng thái: Pending cho đến khi có người xem xét, sau đó là Waived, Declined, hoặc Cleared.
Quá trình kiểm tra xung đột của khách hàng tiềm năng sẽ hiển thị No conflicts, Potential conflict (trùng khớp một phần tên), hoặc Confirmed conflict (trùng khớp tên chính xác). Một xung đột đã được xác nhận (confirmed conflict) sẽ ngăn khách hàng tiềm năng chuyển thành vụ việc cho đến khi quý vị viết lý do và nhấp vào Override and Convert. Không có thao tác nào khác bị chặn: các xung đột trong một vụ việc chỉ là cảnh báo để quý vị xem xét.
Xung đột được Tìm thấy trong Tài liệu#
Khi AI trích xuất các dữ kiện chính hoặc các cá nhân và công ty từ tài liệu vụ việc (tự động sau khi tải lên, hoặc khi quý vị chạy lại quá trình trích xuất), Flow sẽ so sánh từng bên được nêu tên trong tài liệu với các khách hàng và bên đối tụng trong các vụ việc khác của công ty quý vị. Tên phải trùng khớp hoàn toàn; chữ hoa/thường, khoảng trắng thừa và các danh xưng như Mr, Mrs, Ms hoặc Dr đều được bỏ qua. Những người đã có mặt trong vụ việc sẽ được bỏ qua.
Mỗi trường hợp trùng khớp được ghi lại dưới dạng Potential Conflict có nêu rõ tên tài liệu, xuất hiện trên trang Conflicts và trong tab Activity của vụ việc, đồng thời thêm một mục vào dòng thời gian của vụ việc. Cùng một bên sẽ không bị ghi nhận hai lần cho cùng một cặp vụ việc. Các bước kiểm tra này cũng được thực hiện khi quý vị chỉ định một tài liệu từ mục Documents cho một vụ việc, và trên các tài liệu đi kèm với khách hàng tiềm năng khi chuyển thành vụ việc.
Đối với khách hàng tiềm năng, các tên được tìm thấy trong tài liệu của họ sẽ được thêm vào mục kiểm tra xung đột của khách hàng tiềm năng đó. Một trường hợp trùng khớp chỉ từ tài liệu sẽ luôn chỉ là Potential conflict, do đó không bao giờ chặn việc chuyển đổi.
Các Loại Giới hạn#
Để giới hạn một vụ việc, hãy mở vụ việc đó và chọn Restrict access từ menu More actions ở phần tiêu đề (hiển thị khi bức tường đạo đức đang bật và vai trò của quý vị được phép giới hạn vụ việc). Chọn một Restriction Type, thêm lý do (bắt buộc nếu công ty quý vị đã bật Require Reason), và chọn người để Grant Access To:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Ethical Wall | Cách ly hoàn toàn, thường áp dụng cho các xung đột |
| Confidential | Vụ việc có tính nhạy cảm cao với quyền truy cập hạn chế |
| Limited Access | Quyền truy cập được kiểm soát dành cho các thành viên cụ thể trong nhóm |
Loại giới hạn là một nhãn hiển thị trên huy hiệu của vụ việc; cả ba loại đều giới hạn quyền truy cập theo cùng một cách. Chỉ những người được quý vị cấp quyền truy cập, người đã thực hiện giới hạn vụ việc, và (nếu Owner Override đang bật) chủ sở hữu công ty luật mới có thể mở vụ việc. Tất cả những người khác sẽ không còn thấy vụ việc trong danh sách, kết quả tìm kiếm, lịch và câu trả lời của trợ lý AI. Quản trị viên (Admin) cũng bị chặn trừ khi quý vị cấp quyền truy cập cho họ.
Quý vị cũng chọn một cấp độ truy cập cho từng người:
| Cấp độ | Quyền hạn |
|---|---|
| Full Access | Xem và chỉnh sửa vụ việc, trong phạm vi vai trò của họ cho phép |
| Read Only | Xem vụ việc, không thể thay đổi hoặc chạy AI trên vụ việc |
| Documents Only | Chỉ xem tiêu đề vụ việc và các tài liệu của vụ việc, không xem được gì khác |
Chỉ chủ sở hữu (với Owner Override), người đã giới hạn vụ việc và những người có Full Access mới có thể thay đổi danh sách người có quyền truy cập hoặc gỡ bỏ giới hạn.
Các liên hệ phía sau bức tường cũng được ẩn đi: một liên hệ chỉ xuất hiện trong các vụ việc mà một người không thể mở thì sẽ không hiển thị trong danh sách liên hệ hoặc kết quả tìm kiếm của người đó.
Xem các Xung đột#
Trang Conflicts#
Truy cập Conflicts ở thanh bên (trang Conflict Checker) để xem:
- Các thẻ thống kê: Total, Pending, Waived, Declined, và Cleared
- Danh sách Pending Conflicts hiển thị:
- Huy hiệu mức độ nghiêm trọng (được gắn mã màu)
- Nội dung được tìm thấy và những ai có liên quan
- Vụ việc bị ảnh hưởng
- Các nút Waive, Decline, và Clear
Chủ sở hữu và quản trị viên luôn thấy mục Conflicts ở thanh bên. Thành viên và người chỉ xem chỉ thấy mục này khi có xung đột đang chờ xử lý.
Xung đột trên Vụ việc Quý vị Không thể Mở#
Quá trình kiểm tra xung đột vẫn đối chiếu tất cả các bên trong công ty, bao gồm cả các bên trong các vụ việc bị giới hạn. Khi có sự trùng khớp trên một vụ việc mà quý vị không thể mở, quý vị sẽ thấy bên trùng khớp, vai trò của họ, mã tham chiếu của vụ việc và luật sư phụ trách, kèm theo ghi chú "You don't have access to this matter. Ask" tiếp theo là tên của luật sư đó. Quý vị sẽ không bao giờ thấy tiêu đề của vụ việc hay các bên khác của vụ việc đó, và quý vị không thể giải quyết xung đột đó.
Trên Chi tiết Vụ việc#
Khi một vụ việc có các xung đột đang chờ xử lý, một biểu ngữ ở đầu trang vụ việc sẽ hiển thị số lượng xung đột cần xem xét, và tab Activity sẽ liệt kê chúng trong phần Conflicts.
Khi một vụ việc đang có giới hạn hiệu lực:
- Một huy hiệu giới hạn (Ethical Wall, Confidential, hoặc Limited Access) hiển thị trên tiêu đề vụ việc, kèm theo lý do trong phần chú giải công cụ (tooltip)
- Mục Manage access trong menu More actions cho phép quý vị cấp hoặc thu hồi quyền truy cập, hoặc gỡ bỏ giới hạn
- Các thành viên trong nhóm không có quyền truy cập khi mở liên kết dẫn đến vụ việc sẽ thấy trang Access Denied
Giải quyết Xung đột#
Từ trang Conflicts hoặc tab Activity của vụ việc, quý vị có thể:
- Clear: Đánh dấu xung đột là dương tính giả (ví dụ: một người khác nhưng trùng tên)
- Waive: Ghi nhận rằng xung đột đã được miễn trừ (ví dụ: khách hàng đã cung cấp văn bản miễn trừ)
- Decline: Ghi nhận rằng quý vị đã từ chối đại diện vì lý do xung đột
Mỗi tùy chọn đều cho phép quý vị thêm Resolution Notes để ghi lại lý do của mình. Từng quyết định, cùng với ghi chú đi kèm, đều được ghi nhận trên dòng thời gian của vụ việc. Người chỉ xem (Viewer) không thể giải quyết xung đột.
Thiết lập Bức tường Đạo đức#
- Đi đến Settings → Access (chỉ dành cho chủ sở hữu công ty; quản trị viên chỉ thấy cài đặt ở chế độ chỉ đọc)
- Bật Enable Ethical Walls
- Cấu hình:
- Require Reason: bắt buộc phải đưa ra lý do khi giới hạn một vụ việc
- Owner Override: chủ sở hữu luôn có thể mở các vụ việc bị giới hạn (mặc định bật)
- Who Can Restrict Matters: Owners, Admins, và/hoặc Members. Phải chọn ít nhất một đối tượng, nếu không sẽ không ai có thể giới hạn vụ việc.
- Nhấp vào Save Changes
Các Thực tiễn Tốt nhất#
- Xem xét xung đột kịp thời: Không để các xung đột đã phát hiện ở trạng thái chờ xử lý kéo dài
- Lưu lại tài liệu miễn trừ: Luôn thêm ghi chú khi miễn trừ một xung đột
- Đánh giá định kỳ: Định kỳ rà soát các vụ việc bị giới hạn và những ai có quyền truy cập vào từng vụ việc
- Đào tạo đội ngũ của quý vị: Đảm bảo mọi người đều biết những vụ việc nào đang bị giới hạn và lý do tại sao