Bức tường Đạo đức & Phát hiện Xung đột
Bức tường đạo đức (ethical walls, còn được gọi là Chinese walls) ngăn ngừa xung đột lợi ích bằng cách hạn chế quyền truy cập vào các vụ việc cụ thể. Lawzana Flow kiểm tra các xung đột tiềm ẩn và cho phép bạn giới hạn những ai có thể xem một vụ việc.
Bức tường Đạo đức là gì?#
Tại các công ty luật, bức tường đạo đức ngăn các thành viên trong nhóm truy cập vào những vụ việc mà họ có xung đột lợi ích — ví dụ: nếu một luật sư trước đây từng đại diện cho bên đối tụng, hoặc nếu hai vụ việc liên quan đến các bên có quan hệ với nhau ở hai phía đối lập.
Cơ chế Phát hiện Xung đột Hoạt động như thế nào#
Lawzana Flow kiểm tra xung đột:
- Khi một khách hàng tiềm năng đến từ Lawzana Directory hoặc hoàn thành biểu mẫu tiếp nhận, tên do họ cung cấp sẽ được đối chiếu với khách hàng và những người tham gia trong các vụ việc của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào Run Check (hoặc Re-run) trong phần Conflict Check của khách hàng tiềm năng bất kỳ lúc nào.
- Khi bạn chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành vụ việc, Flow sẽ xem xét lần kiểm tra xung đột gần đây nhất của khách hàng tiềm năng đó.
- Khi bạn thêm người tham gia vào một vụ việc, liên hệ đó sẽ được kiểm tra chéo với các vụ việc khác của bạn
- Khi AI đọc một tài liệu trong vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng, các bên được nêu tên trong tài liệu cũng sẽ được kiểm tra (xem phần Xung đột Được tìm thấy trong Tài liệu bên dưới)
Mức độ Nghiêm trọng của Xung đột#
Các xung đột được phát hiện trong một vụ việc sẽ có một trong ba mức độ nghiêm trọng:
| Mức độ nghiêm trọng | Ý nghĩa |
|---|---|
| Direct Conflict | Liên hệ từng là bên đối tụng trong một vụ việc khác và đang được thêm vào với tư cách khách hàng, hoặc là khách hàng trong một vụ việc khác và đang được thêm vào với tư cách bên đối tụng |
| Related Conflict | Người sử dụng lao động của người này từng là bên đối tụng trong một vụ việc khác |
| Potential Conflict | Liên hệ dùng chung email hoặc số điện thoại với bên đối tụng trong một vụ việc khác, hoặc một tài liệu nêu tên một bên từ vụ việc khác |
Mỗi xung đột đều có một trạng thái: Pending cho đến khi có người xem xét, sau đó là Waived, Declined, hoặc Cleared.
Kết quả kiểm tra xung đột của khách hàng tiềm năng sẽ hiển thị No conflicts, Potential conflict (trùng khớp tên một phần), hoặc Confirmed conflict (trùng khớp tên chính xác). Xung đột đã xác nhận (Confirmed conflict) sẽ chặn việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành vụ việc cho đến khi bạn viết lý do và nhấp vào Override and Convert. Không có tác vụ nào khác bị chặn: xung đột trong một vụ việc chỉ là cảnh báo để bạn xem xét.
Xung đột Được tìm thấy trong Tài liệu#
Khi AI trích xuất các dữ kiện chính hoặc các cá nhân và công ty từ tài liệu vụ việc (tự động sau khi tải lên, hoặc khi bạn chạy lại tính năng trích xuất), Flow sẽ so sánh từng bên được nêu tên trong tài liệu với khách hàng và các bên đối tụng trong những vụ việc khác của công ty bạn. Tên phải trùng khớp hoàn toàn; hệ thống sẽ bỏ qua chữ hoa/chữ thường, khoảng trắng thừa và các danh xưng như Mr, Mrs, Ms hoặc Dr. Những người đã có trong vụ việc sẽ được bỏ qua.
Mỗi trường hợp trùng khớp được ghi lại dưới dạng Potential Conflict có nêu tên tài liệu, xuất hiện trên trang Conflicts và trong tab Activity của vụ việc, đồng thời thêm một mục vào dòng thời gian của vụ việc. Cùng một bên sẽ không bị ghi nhận hai lần cho cùng một cặp vụ việc. Các đợt kiểm tra này cũng được chạy khi bạn gán một tài liệu từ phần Tài liệu vào một vụ việc, và trên các tài liệu đi kèm với khách hàng tiềm năng khi chuyển thành vụ việc.
Đối với khách hàng tiềm năng, các tên được tìm thấy trong tài liệu của họ sẽ được thêm vào mục kiểm tra xung đột của khách hàng tiềm năng đó. Một trường hợp trùng khớp chỉ từ riêng tài liệu sẽ luôn ở mức Potential conflict, do đó không bao giờ chặn việc chuyển đổi.
Các Loại Hạn chế#
Để hạn chế một vụ việc, hãy mở vụ việc đó và chọn Restrict access từ menu More actions ở phần tiêu đề (hiển thị khi bức tường đạo đức đang bật và vai trò của bạn được phép hạn chế vụ việc). Chọn một Restriction Type, thêm lý do (bắt buộc nếu công ty của bạn đã bật Require Reason), và chọn người để Grant Access To:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Ethical Wall | Cách ly hoàn toàn — thường dùng cho các trường hợp xung đột |
| Confidential | Vụ việc có tính bảo mật cao với quyền truy cập hạn chế |
| Limited Access | Quyền truy cập có kiểm soát dành cho các thành viên nhóm cụ thể |
Loại hạn chế là một nhãn hiển thị trên huy hiệu của vụ việc; cả ba loại đều hạn chế quyền truy cập theo cùng một cách. Chỉ những người bạn cấp quyền truy cập, người đã thiết lập hạn chế vụ việc, và (nếu Owner Override đang bật) chủ sở hữu công ty mới có thể mở vụ việc. Tất cả những người khác sẽ không còn thấy vụ việc trong danh sách, tìm kiếm và câu trả lời của trợ lý AI.
Bạn cũng có thể chọn cấp độ truy cập cho từng người (Full Access, Read Only, hoặc Documents Only). Cấp độ này được lưu cùng với quyền truy cập của họ, nhưng những gì mỗi người có thể thay đổi trên vụ việc vẫn tuân theo vai trò của họ.
Xem các Xung đột#
Trang Conflicts#
Truy cập Conflicts ở thanh bên (trang Conflict Checker) để xem:
- Thẻ thống kê — Total, Pending, Waived, Declined, và Cleared
- Danh sách Pending Conflicts hiển thị:
- Huy hiệu mức độ nghiêm trọng (mã hóa theo màu)
- Thông tin đã phát hiện và những ai có liên quan
- Vụ việc bị ảnh hưởng
- Các nút Waive, Decline, và Clear
Chủ sở hữu và quản trị viên luôn nhìn thấy mục Conflicts ở thanh bên. Thành viên và người xem chỉ nhìn thấy mục này khi có xung đột đang chờ xử lý.
Trên Chi tiết Vụ việc#
Khi một vụ việc có các xung đột đang chờ xử lý, một biểu ngữ ở đầu vụ việc sẽ hiển thị số lượng cần xem xét, và tab Activity sẽ liệt kê chúng trong phần Conflicts.
Khi một vụ việc có hạn chế đang hoạt động:
- Một huy hiệu hạn chế (Ethical Wall, Confidential, hoặc Limited Access) sẽ hiển thị trên tiêu đề vụ việc, cùng với lý do trong phần chú giải công cụ (tooltip)
- Mục Manage access trong menu More actions cho phép bạn cấp hoặc hủy quyền truy cập, hoặc gỡ bỏ hạn chế
- Thành viên nhóm không có quyền truy cập khi mở liên kết dẫn đến vụ việc sẽ thấy trang Access Denied
Giải quyết Xung đột#
Từ trang Conflicts hoặc tab Activity của vụ việc, bạn có thể:
- Clear — Đánh dấu xung đột là dương tính giả (ví dụ: một người khác trùng tên)
- Waive — Ghi nhận rằng xung đột đã được miễn trừ (ví dụ: khách hàng đã gửi văn bản đồng ý miễn trừ)
- Decline — Ghi nhận rằng bạn đã từ chối đại diện do có xung đột
Mỗi tùy chọn đều cho phép bạn thêm Resolution Notes để ghi lại lập luận của mình. Mỗi quyết định, cùng với ghi chú đi kèm, đều được ghi lại trên dòng thời gian của vụ việc. Người xem không thể giải quyết xung đột.
Thiết lập Bức tường Đạo đức#
- Đi tới Settings → Access (chủ sở hữu và quản trị viên)
- Bật Enable Ethical Walls
- Cấu hình:
- Require Reason — bắt buộc phải nêu lý do khi hạn chế một vụ việc
- Owner Override — chủ sở hữu luôn có thể mở các vụ việc bị hạn chế (bật theo mặc định)
- Who Can Restrict Matters — Chủ sở hữu (Owners), Quản trị viên (Admins), và/hoặc Thành viên (Members). Chọn ít nhất một nhóm, nếu không sẽ không ai có thể hạn chế vụ việc.
- Nhấp vào Save Changes
Các Thực hành Tốt nhất#
- Xem xét xung đột kịp thời — Không để các xung đột đã phát hiện ở trạng thái chờ xử lý
- Lưu lại hồ sơ miễn trừ — Luôn thêm ghi chú khi chấp thuận miễn trừ một xung đột
- Đánh giá định kỳ — Định kỳ rà soát các vụ việc bị hạn chế và danh sách những người có quyền truy cập vào từng vụ việc
- Đào tạo đội ngũ của bạn — Đảm bảo mọi người đều biết những vụ việc nào bị hạn chế và lý do tại sao