Bức tường Đạo đức & Phát hiện Xung đột Lợi ích
Bức tường đạo đức (còn được gọi là Bức tường thông tin / Chinese walls) giúp ngăn ngừa xung đột lợi ích bằng cách hạn chế quyền truy cập vào các vụ việc cụ thể. Lawzana Flow cung cấp tính năng tự động phát hiện xung đột và kiểm soát quyền truy cập.
Bức tường Đạo đức là gì?#
Tại các công ty luật, bức tường đạo đức ngăn các thành viên trong nhóm truy cập vào những vụ việc mà họ có xung đột lợi ích — ví dụ: nếu một luật sư trước đây từng đại diện cho bên đối tụng, hoặc nếu hai vụ việc liên quan đến các bên có liên quan ở hai phía đối lập.
Cơ chế Hoạt động của Tính năng Phát hiện Xung đột#
Lawzana Flow có thể tự động kiểm tra xung đột:
- Khi một vụ việc mới được tạo, hệ thống sẽ đối chiếu tên khách hàng với danh sách các bên bị hạn chế hiện có
- Khi một khách hàng hoặc một bên liên quan được thêm vào vụ việc, hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra xung đột
- Các xung đột được phát hiện sẽ được gắn cờ theo các mức độ nghiêm trọng
Mức độ Nghiêm trọng của Xung đột#
| Mức độ nghiêm trọng | Ý nghĩa | Hành động Cần thực hiện |
|---|---|---|
| Đã phát hiện | Tìm thấy xung đột tiềm ẩn | Rà soát và đánh giá |
| Nghiêm trọng | Xung đột có rủi ro cao, đòi hỏi phải xử lý ngay lập tức | Phải được giải quyết trước khi tiếp tục |
| Đã giải quyết | Xung đột đã được xóa bỏ hoặc được miễn trừ | Không cần hành động thêm |
Các Loại Hạn chế#
Khi xung đột được xác nhận, quý vị có thể áp dụng các biện pháp hạn chế:
| Loại | Mô tả |
|---|---|
| Bức tường Đạo đức | Người dùng bị chặn hoàn toàn quyền xem vụ việc. Họ không thể thấy vụ việc trong danh sách, kết quả tìm kiếm, hoặc truy cập bất kỳ tài liệu nào của vụ việc. |
| Bảo mật | Vụ việc được đánh dấu là nhạy cảm với các biện pháp kiểm soát truy cập nghiêm ngặt hơn. |
| Truy cập Hạn chế | Quyền truy cập bị hạn chế và có thể được cấp quyền vượt cấp bởi người quản lý khi có sự phê duyệt phù hợp. |
Xem Xung đột#
Trang Xung đột#
Đi tới Cài đặt → Bức tường Đạo đức hoặc mục Xung đột để xem:
- Thẻ thống kê — Tổng số xung đột chưa giải quyết, xung đột nghiêm trọng, phân loại theo mức độ nghiêm trọng
- Danh sách xung đột hiển thị:
- Các bên liên quan
- (Các) vụ việc bị ảnh hưởng
- Huy hiệu mức độ nghiêm trọng (được mã hóa theo màu sắc)
- Các tùy chọn hành động giải quyết
Trên Chi tiết Vụ việc#
Khi một vụ việc đang áp dụng biện pháp hạn chế:
- Biểu tượng ổ khóa sẽ xuất hiện bên cạnh tiêu đề vụ việc
- Huy hiệu hạn chế hiển thị trên phần tiêu đề của vụ việc kèm theo lý do
- Các thành viên trong nhóm không có quyền truy cập sẽ thấy thông báo: "Quý vị không có quyền truy cập vào vụ việc này"
Giải quyết Xung đột#
Từ trang xung đột, quý vị có thể:
- Giải quyết — Đánh dấu xung đột đã được xóa bỏ (ví dụ: sau khi xác nhận không có xung đột thực tế nào)
- Miễn trừ — Ghi nhận xung đột nhưng cho phép truy cập có kiểm soát kèm theo tài liệu lưu trữ
- Thêm Ghi chú — Lưu lại lý do cho quyết định của quý vị
Tất cả các quyết định giải quyết đều được ghi lại trong nhật ký kiểm toán nhằm mục đích tuân thủ.
Nhật ký Truy cập#
Mọi lần cố gắng truy cập vào một vụ việc bị hạn chế đều được ghi lại:
- Người đã cố gắng truy cập
- Thời điểm thực hiện truy cập
- Quyền truy cập được chấp thuận hay bị từ chối
- Loại hạn chế đang có hiệu lực
Nhật ký này khả dụng cho Chủ sở hữu (Owners) và Quản trị viên (Admins) trong mục kiểm toán.
Thiết lập Bức tường Đạo đức#
- Đi tới Cài đặt → Bức tường Đạo đức
- Bật bức tường đạo đức cho tổ chức của quý vị
- Cấu hình:
- Các vai trò nào có thể tạo và quản lý bức tường
- Có tự động kiểm tra khi tạo vụ việc hay không
- Tùy chọn thông báo đối với các xung đột được phát hiện
Thực hành Tốt nhất#
- Rà soát xung đột kịp thời — Không để các xung đột đã phát hiện ở tình trạng chưa được giải quyết
- Lưu lại tài liệu miễn trừ — Luôn thêm ghi chú khi quyết định miễn trừ một xung đột
- Kiểm toán định kỳ — Định kỳ rà soát nhật ký truy cập và các bức tường đang hoạt động
- Đào tạo đội ngũ của quý vị — Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rằng các hạn chế của bức tường đạo đức là bắt buộc và không thể phá vỡ