Soạn thảo văn bản
Phân hệ soạn thảo của Lawzana Flow cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và quản lý các tài liệu pháp lý với sự hỗ trợ của AI. Các tài liệu được soạn thảo trong trình chỉnh sửa văn bản đa dạng tính năng tích hợp sẵn các công cụ AI.
Tạo bản thảo#
Đi tới Documents → Drafts & templates, nhấp vào New, sau đó chọn New Document. Từ một vụ việc, nhấp vào New Draft trên tab tài liệu của vụ việc: các bản thảo trống, mẫu và bản thảo do AI tạo được bắt đầu theo cách này sẽ được liên kết trực tiếp với vụ việc đó. Bạn có năm cách để bắt đầu:
1. Bắt đầu từ trang trống (Start Blank)#
Đặt tiêu đề cho tài liệu và chọn loại tài liệu, sau đó soạn thảo từ đầu trên trình chỉnh sửa trống.
2. Từ mẫu có sẵn (From Template)#
Chọn một trong các mẫu của công ty bạn và bắt đầu với nội dung có sẵn của mẫu đó. Tùy chọn này sẽ xuất hiện khi công ty bạn có ít nhất một mẫu. Tạo mẫu bằng cách chọn New → New Template: Create Manually, AI Generation, hoặc From the Starter Library (xem Tính năng AI). Trong mẫu, hãy viết các thông tin thay đổi theo từng khách hàng dưới dạng các trường giữ chỗ trong ngoặc vuông, chẳng hạn như [Client Name], và thay thế chúng trong từng bản thảo.
Để tái sử dụng một bản thảo hiện có, hãy mở tab Drafts và chọn Duplicate từ menu của bản thảo đó. Bản gốc sẽ được giữ nguyên không đổi.
3. Nhập từ Word (Import Word)#
Tải lên tệp Word (.docx, dung lượng tối đa 10 MB). Tệp sẽ được chuyển đổi thành bản thảo có thể chỉnh sửa. Hãy lưu các tệp .doc cũ hơn dưới dạng .docx trước khi tải lên.
4. Nhập từ PDF (Import PDF)#
Tải lên tệp PDF (tối đa 20 MB). Flow sẽ trích xuất văn bản và AI sẽ dàn trang thành bản thảo có thể chỉnh sửa. Các tệp PDF dạng văn bản thuần mang lại kết quả tốt nhất. Tài liệu quét (scan) có thể không trích xuất chính xác được. Một tệp PDF có thể chứa tối đa khoảng 400.000 ký tự văn bản.
Tín dụng AI sử dụng: 1 tín dụng cho mỗi 40.000 ký tự văn bản
5. Tạo bằng AI (AI Generation)#
Để AI tạo một bản thảo đầu tiên hoàn chỉnh:
- Nhấp vào AI Generation
- Nhập tiêu đề, loại tài liệu và lĩnh vực hành nghề
- Mô tả yêu cầu của bạn (ví dụ: "Thỏa thuận bảo mật thông tin cho dịch vụ phát triển phần mềm với thời hạn 2 năm")
- Nhấp vào Generate Document, sau đó xem lại và chỉnh sửa kết quả trong trình chỉnh sửa
Tín dụng AI sử dụng: 3 tín dụng
Trình hướng dẫn từng bước (Guided Wizards)#
Khi bạn bắt đầu một bản thảo từ một vụ việc, cửa sổ New Document cũng hiển thị Guided Wizards, kèm theo trình hướng dẫn Engagement Letter (xem bên dưới).
Trình chỉnh sửa#
Trình chỉnh sửa văn bản cung cấp các công cụ định dạng quen thuộc.
Thanh công cụ định dạng#
| Công cụ | Mô tả |
|---|---|
| Bold | Chữ đậm |
| Italic | Chữ nghiêng |
| Underline | Chữ gạch chân |
| Strikethrough | Chữ gạch ngang |
| Highlight | Tô sáng văn bản |
| Heading 1, 2, 3 | Các cấp tiêu đề |
| Bullet List | Danh sách dấu đầu dòng |
| Numbered List | Danh sách đánh số |
| Quote | Khối trích dẫn thụt lề |
| Alignment | Căn trái, căn giữa, căn phải, căn đều hai bên |
| Add Link | Chèn liên kết |
| Insert Page Break | Ngắt sang trang mới |
| Undo / Redo | Hoàn tác hoặc làm lại các thay đổi |
| Signature fields | Mở bảng điều khiển để đặt các trường chữ ký, họ tên và ngày (xem mục Chữ ký điện tử bên dưới) |
| Table | Insert table, sau đó Add row, Add column, Delete row, Delete column hoặc Delete table |
Gõ / trong tài liệu để hiển thị các khối tương tự, cùng với Insert Clause và AI Assist.
Nút Reference Documents trên thanh tiêu đề sẽ mở các tệp PDF của vụ việc liên kết ngay cạnh bản thảo của bạn, giúp bạn có thể vừa đọc tài liệu vừa soạn thảo.
Xuất tài liệu (Export)#
Menu Export cung cấp các tùy chọn:
- Preview as client sees it: xem trước bản PDF chính xác như cách khách hàng của bạn sẽ nhận được
- Smart Copy (HTML + Text): sao chép tài liệu để dán vào nơi khác
- Export as DOCX và Export as PDF: tải xuống tài liệu, kèm theo tiêu đề thư (letterhead) của bạn nếu tính năng này đang bật
- Import edited version: đưa tệp .docx bạn đã chỉnh sửa trong Word trở lại hệ thống (xem bên dưới)
- Save PDF to Matter: đối với các bản thảo được liên kết với một vụ việc, lưu một bản sao PDF vào phần tài liệu của vụ việc đó
Chỉnh sửa trong Word#
Xuất bản thảo dưới dạng DOCX, chỉnh sửa trong Word, sau đó chọn Export → Import edited version và chọn tệp .docx đã chỉnh sửa. Văn bản trong tệp sẽ thay thế nội dung của bản thảo. Flow sẽ tự động lưu nội dung trước đó vào Version History, do đó bạn luôn có thể khôi phục lại. Hãy chấp nhận hoặc từ chối mọi thay đổi AI đang chờ xử lý trước khi nhập tệp.
Bố cục trang#
- Trình chỉnh sửa hiển thị tài liệu của bạn dưới dạng các trang thực tế trong khi chỉnh sửa, kèm theo tiêu đề thư nếu tính năng này đang bật
- Các dấu ngắt trang do bạn chèn sẽ hiển thị trực quan trong tài liệu
Tiêu đề thư của công ty (Firm Letterhead)#
Thêm logo và thông tin công ty của bạn một lần duy nhất. Flow sẽ tự động áp dụng chúng lên mọi bản thảo bạn xuất, gửi đi hoặc gửi yêu cầu ký: trên các trang của trình chỉnh sửa, tệp PDF và tệp Word.
- Đi tới Settings → Firm Details, phần Firm letterhead (hoặc chọn Letterhead settings trong menu ... của trình chỉnh sửa)
- Tải lên Firm logo (PNG hoặc JPEG, dung lượng tối đa 1 MB) và chọn Logo placement: Căn trái (Left) hoặc Căn giữa (Center)
- Chọn Paper size: A4 hoặc US Letter
- Thêm các trường tùy chọn Phone, Email, Website và Footer (tối đa hai dòng, mỗi dòng 100 ký tự)
- Bật tùy chọn Use letterhead by default và nhấp vào Save letterhead
Tiêu đề thư là tính năng thuộc các gói Essentials và Advanced. Chủ tài khoản (Owner) và quản trị viên (Admin) có quyền chỉnh sửa phần này.
Các tính năng chỉnh sửa bằng AI#
Văn bản gợi ý / Tự động hoàn thành (Ghost Text)#
Văn bản gợi ý sẽ ở trạng thái tắt khi bạn mở bản thảo. Nhấp vào nút biểu tượng lấp lánh trên thanh công cụ để bật các đề xuất của AI. Khi bạn gõ phím, AI sẽ gợi ý các phần hoàn thành tiếp theo bằng chữ màu xám:
- Nhấn Tab để chấp nhận đề xuất
- Nhấn Escape để bỏ qua đề xuất
- Tiếp tục gõ để bỏ qua và thay thế đề xuất
Các đề xuất được đưa ra dựa trên ngữ cảnh văn bản xung quanh con trỏ của bạn.
Tín dụng AI sử dụng: 0,1 tín dụng cho mỗi đề xuất
Trợ lý AI (AI Assistant)#
Bảng điều khiển AI Assistant nằm ngay cạnh trình chỉnh sửa; nút AI Assistant trên thanh tiêu đề cho phép hiển thị hoặc ẩn bảng này. Tab Assistant gồm ba phần: Chat, Prompts và Clauses. Trong mục Chat, công tắc Mode có hai chế độ:
- Agent (mặc định): AI sẽ trực tiếp chỉnh sửa tài liệu. Hãy yêu cầu AI soạn thảo, chỉnh sửa hoặc cải thiện tài liệu (ví dụ: "Sửa đổi điều khoản trách nhiệm bồi thường theo hướng có lợi hơn cho bên cung cấp dịch vụ")
- Chat: AI sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến tài liệu mà không thực hiện chỉnh sửa trực tiếp
Để thay đổi một đoạn văn bản cụ thể, hãy bôi đen đoạn văn bản đó trong tài liệu trước. Ở chế độ Agent, bảng điều khiển sẽ hiển thị Text selected, và yêu cầu của bạn sẽ chỉ áp dụng cho đoạn văn bản đó (ví dụ: "Viết lại đoạn này cho rõ ràng hơn"). Trước mỗi lần chỉnh sửa ở chế độ Agent, Flow đều lưu lại một phiên bản của bản thảo.
Tín dụng AI sử dụng: 3 tín dụng cho mỗi tin nhắn ở chế độ Agent, 2 tín dụng cho mỗi tin nhắn ở chế độ Chat
Theo dõi chỉnh sửa của AI (Tracked AI Edits)#
Các thay đổi do AI thực hiện sẽ xuất hiện dưới dạng theo dõi chỉnh sửa:
- Màu xanh lá: Văn bản được thêm mới
- Màu đỏ, gạch ngang: Văn bản bị xóa bỏ
Thanh công cụ sẽ hiển thị số lượng thay đổi của AI đang chờ xử lý. Sử dụng các mũi tên để di chuyển giữa các thay đổi, và di chuột qua một thay đổi để chấp nhận hoặc từ chối thay đổi đó. Bạn cũng có thể chọn Accept all AI changes, Reject all AI changes, hoặc chỉ hoàn tác đợt thay đổi AI gần nhất.
Đánh giá tài liệu (Review)#
Tab Review trên bảng điều khiển sẽ chạy một playbook trên bản thảo và chấm điểm từng quy tắc (xem Tính năng AI).
Tín dụng AI sử dụng: 3 tín dụng cho mỗi lần đánh giá
Thư viện điều khoản (Clause Library)#
Truy cập các điều khoản tái sử dụng của công ty bạn ngay trong quá trình soạn thảo:
- Trong bảng điều khiển AI Assistant, mở mục Clauses
- Các điều khoản được phân nhóm theo danh mục:
- General (Chung)
- Real Estate (Bất động sản)
- Intellectual Property (Sở hữu trí tuệ)
- Employment (Lao động)
- Corporate (Doanh nghiệp)
- Litigation (Tố tụng)
- Privacy (Quyền riêng tư)
- Commercial (Thương mại)
- Finance (Tài chính)
- Other (Khác)
- Search các điều khoản theo từ khóa
- Nhấp vào Insert at Cursor, hoặc kéo và thả điều khoản vào vị trí mong muốn trong tài liệu
Trình hướng dẫn hợp đồng dịch vụ pháp lý (Engagement Letter Wizard)#
Trình hướng dẫn gồm 4 bước tiện lợi để tạo hợp đồng dịch vụ pháp lý/thư cam kết. Bạn có thể mở trình hướng dẫn này từ mục Guided Wizards khi bắt đầu một bản thảo từ một vụ việc, hoặc chọn Generate Engagement Letter từ một khách hàng tiềm năng (lead). Thông tin khách hàng, vụ việc và phạm vi dịch vụ sẽ được tự động điền từ vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng tương ứng.
Bước 1: Mẫu (Template)#
Chọn một trong các mẫu hợp đồng dịch vụ pháp lý của bạn, hoặc chọn Generate from scratch (AI-powered).
Bước 2: Thanh toán (Billing)#
Thiết lập phương thức tính phí cho khách hàng:
| Trường | Tùy chọn |
|---|---|
| Currency | Đơn vị tiền tệ cho tất cả các khoản tiền trong hợp đồng |
| Fee Structure | Hourly (Theo giờ), Flat Fee (Trọn gói), Contingency (Thù lao kết quả), Hybrid (Kết hợp) |
| Partner Rate | Mức phí theo giờ của luật sư thành viên (Partner) |
| Associate Rate | Mức phí theo giờ của luật sư cộng sự (Associate) |
| Paralegal Rate | Mức phí theo giờ của trợ lý pháp lý (tùy chọn) |
| Total Amount | Tổng số tiền đối với hợp đồng trọn gói |
| Payment Schedule | Lộ trình thanh toán phí trọn gói (ví dụ: 50% tạm ứng, 50% khi hoàn thành) |
| Contingency Percentage | Tỷ lệ phần trăm tính trên giá trị thu hồi được |
| Expense Handling | Cách thức tính chi phí phát sinh |
| Retainer Amount | Số tiền tạm ứng ban đầu |
| Evergreen Retainer | Khách hàng nạp thêm tiền tạm ứng khi số dư đã hết |
Bước 3: Công bố thông tin (Disclosures)#
Thêm các phần tùy chọn, mỗi phần đều có thể chỉnh sửa nội dung văn bản:
- AI Technology Disclosure: Cách thức công ty bạn sử dụng các công cụ AI
- Data Security Disclosure: Quy trình và biện pháp bảo mật dữ liệu của công ty bạn
- Conflict of Interest Disclosure: Quy trình và kiểm tra xung đột lợi ích của bạn
Bạn có thể thiết lập nội dung văn bản mặc định và lựa chọn điều khoản công bố nào được đưa vào mặc định trong Settings → Engagement Letters.
Bước 4: Tạo tài liệu (Generate)#
- Nhập thẩm quyền pháp lý cho Governing Law (Luật điều chỉnh)
- Nhấp vào Generate Draft để tạo hợp đồng dịch vụ pháp lý
- Tài liệu sẽ mở trong trình chỉnh sửa để bạn xem lại và điều chỉnh
- Khi tài liệu đã sẵn sàng, hãy gửi yêu cầu ký (xem mục Chữ ký điện tử bên dưới)
Gửi bản thảo cho khách hàng#
Nhấp vào Send → Send to client trên thanh tiêu đề của trình chỉnh sửa để gửi email chứa tệp PDF của bản thảo cho khách hàng của bạn. Tệp PDF sẽ được lưu vào phần tệp của khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc được liên kết, đồng thời được chia sẻ trên cổng thông tin khách hàng, và khách hàng của bạn sẽ nhận được một email chứa đường liên kết.
- Kiểm tra Client email, thông tin này được điền tự động từ khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc
- Thêm Message (Lời nhắn) tùy chọn
- Nhấp vào Send
Bản thảo bắt buộc phải được liên kết với một khách hàng tiềm năng hoặc một vụ việc. Nếu chưa, hãy nhấp vào Link to matter trong hộp thoại. Chủ tài khoản, quản trị viên và luật sư phụ trách của vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng đó đều có quyền gửi.
Chữ ký điện tử (E-Signature)#
Gửi bất kỳ bản thảo nào để ký điện tử kèm theo nhật ký kiểm toán (audit trail) đầy đủ mà không cần rời khỏi Flow. Người ký sẽ xem và ký tệp PDF trực tuyến, và tất cả các bên sẽ nhận được một bản sao có đầy đủ chữ ký của mọi người.
Đặt các trường chữ ký#
Đặt các trường vào đúng vị trí cần ký của từng người để họ có thể ký trực tiếp tại chỗ:
- Nhấp vào Signature fields trên thanh công cụ
- Nhấp vào Add signer và chọn Client, Firm hoặc Other party
- Đặt con trỏ tại vị trí người ký cần ký, sau đó nhấp vào Signature, Name, Date signed, hoặc Signature block (cả ba thông tin trên từng dòng riêng biệt)
Nhấp vào một trường trong tài liệu để thay đổi người ký, thay đổi thông tin yêu cầu hoặc xóa trường đó. Không thể đặt các trường vào hàng tiêu đề của bảng.
Nếu tài liệu của bạn đã có sẵn các dòng văn bản đơn thuần như "Chữ ký: ____", hãy nhấp vào Find signature lines trên bảng điều khiển và chọn Turn into fields. Flow sẽ tự động lưu nội dung trước đó vào Version History.
Người ký không có trường chữ ký nào trong tài liệu sẽ ký trên một trang được thêm tự động ở cuối tài liệu. Trình hướng dẫn Engagement Letter luôn kết thúc mỗi hợp đồng bằng các trường chữ ký dành cho khách hàng và công ty. Tính năng AI Generation cũng tự động thêm các trường này vào các tài liệu cần các bên ký kết, chẳng hạn như hợp đồng.
Gửi yêu cầu ký#
- Nhấp vào Send → Send for e-signature in Flow
- Thêm Message (Lời nhắn) tùy chọn
- Chọn Signing language (English, Español, Français, Türkçe hoặc ไทย). Tùy chọn này áp dụng cho ngôn ngữ email và văn bản đồng thuận, không thay đổi câu từ trong tài liệu của bạn
- Tại mục Signers, thiết lập Role cho từng người ký (Client, Firm member hoặc Other party). Sử dụng Choose a contact để chọn người từ khách hàng tiềm năng, vụ việc hoặc danh bạ của bạn, hoặc tự nhập Full name và Email. Đối với Firm member, hãy chọn một đồng nghiệp trong công ty. Nhấp vào Add signer để thêm người ký khác (tối đa 20 người)
- Khi tài liệu đã có các trường, hãy chọn các trường (Fields) mà từng người ký sẽ điền
- Chọn thứ tự ký (Signing order): Any order (Thứ tự bất kỳ) hoặc In this order (Theo thứ tự chỉ định)
- Tùy chọn đánh dấu vào Also ask external signers for a code sent by email, và Send one reminder after 7 days if unsigned
- Nhấp vào Send for e-signature in Flow
Mỗi người ký sẽ nhận được một liên kết riêng biệt chỉ dành cho tài liệu này. Các thành viên trong công ty sẽ ký trực tiếp từ trình chỉnh sửa bằng nút Review and sign khi đến lượt của mình.
Tính năng gửi yêu cầu ký điện tử thuộc các gói Essentials và Advanced. Bất kỳ ai trong công ty, ngoại trừ người xem (viewer), đều có thể gửi bản thảo chưa liên kết với khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc. Đối với bản thảo đã liên kết, chủ tài khoản, quản trị viên và luật sư phụ trách mới có quyền gửi.
Theo dõi tiến độ ký kết#
Trong khi chờ đợi các chữ ký, một thanh thông báo phía trên tài liệu sẽ hiển thị Awaiting signatures và số lượng người đã ký (ví dụ: 1 of 2 signed). Tài liệu sẽ bị khóa. Để chỉnh sửa, hãy nhấp vào Edit and cancel request: các liên kết ký sẽ vô hiệu lực ngay lập tức, và bạn sẽ gửi một phiên bản mới sau khi chỉnh sửa xong.
Khi tất cả các bên đã ký xong, thanh thông báo sẽ chuyển sang Fully signed:
- Nhấp vào Download signed PDF để tải về bản sao đã ký. Đối với bản thảo được liên kết với khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc, bản sao này cũng sẽ được tự động lưu vào mục tài liệu tương ứng
- Trạng thái của bản thảo sẽ tự động chuyển thành Final
- Đối với hợp đồng dịch vụ pháp lý được tạo từ một khách hàng tiềm năng, hãy nhấp vào Convert to matter
Ký trên giấy#
Trên tất cả các gói dịch vụ, bạn đều có thể xuất bản thảo đã liên kết với khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc dưới dạng PDF, in ra để ký trên giấy, sau đó chọn Send → Upload signed copy để lưu trữ tệp PDF đã ký vào hệ thống.
Trạng thái bản thảo (Draft Status)#
Thiết lập trạng thái của bản thảo từ menu trạng thái ở đầu trình chỉnh sửa:
| Trạng thái | Trường hợp sử dụng thông thường |
|---|---|
| Draft | Đang soạn thảo |
| In Review | Đã gửi để xem xét nội bộ |
| Approved | Đã được người xem xét phê duyệt |
| Final | Sẵn sàng để ký kết/thực thi |
Bản thảo sẽ tự động chuyển sang trạng thái Final khi tất cả các chữ ký đã được thu thập đầy đủ.
Lịch sử phiên bản (Version History)#
Mở Version History từ thanh tiêu đề của trình chỉnh sửa. Bạn có thể:
- Lưu một phiên bản bất kỳ lúc nào, kèm theo ghi chú tùy chọn
- Xem trước các phiên bản cũ và thêm ghi chú cho chúng
- Khôi phục phiên bản trước đó nếu cần
Flow cũng tự động lưu lại một phiên bản trước mỗi lần chỉnh sửa ở chế độ Agent, trước khi bạn nhập phiên bản đã chỉnh sửa từ Word, và trước khi hệ thống chuyển đổi các dòng ký thành các trường chữ ký.