Σύνταξη εγγράφων

Η ενότητα σύνταξης εγγράφων του Lawzana Flow σάς επιτρέπει να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να διαχειρίζεστε νομικά έγγραφα με τη βοήθεια τεχνητής νοημοσύνης (AI). Τα έγγραφα συντάσσονται σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένου κειμένου με ενσωματωμένες λειτουργίες AI.

Δημιουργία προσχεδίου#

Μεταβείτε στο Έγγραφα → Προσχέδια & πρότυπα, κάντε κλικ στο Νέο και, στη συνέχεια, στο Νέο έγγραφο. Μέσα από μια υπόθεση, κάντε κλικ στο Νέο προσχέδιο στην καρτέλα εγγράφων της υπόθεσης: τα κενά προσχέδια, τα προσχέδια από πρότυπα και εκείνα που παράγονται μέσω AI και ξεκινούν με αυτόν τον τρόπο συνδέονται αυτόματα με τη συγκεκριμένη υπόθεση. Έχετε πέντε τρόπους εκκίνησης:

1. Έναρξη από κενό#

Δώστε στο έγγραφο έναν τίτλο και έναν τύπο εγγράφου και, στη συνέχεια, γράψτε από το μηδέν σε ένα κενό πρόγραμμα επεξεργασίας.

2. Από πρότυπο#

Επιλέξτε ένα από τα πρότυπα της εταιρείας σας και ξεκινήστε με το περιεχόμενό του. Αυτή η επιλογή εμφανίζεται εφόσον η εταιρεία σας διαθέτει τουλάχιστον ένα πρότυπο. Δημιουργήστε πρότυπα με το Νέο → Νέο πρότυπο: Χειροκίνητη δημιουργία, Παραγωγή μέσω AI ή Από τη βιβλιοθήκη εκκίνησης (δείτε Λειτουργίες AI). Σε ένα πρότυπο, γράψτε τα στοιχεία που αλλάζουν από πελάτη σε πελάτη ως δεσμευτικά θέσης (placeholders) σε αγκύλες, όπως [Όνομα Πελάτη], και αντικαταστήστε τα σε κάθε προσχέδιο.

Για να επαναχρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον προσχέδιο, ανοίξτε την καρτέλα Προσχέδια και επιλέξτε Δημιουργία αντιγράφου από το μενού του προσχεδίου. Το αρχικό έγγραφο παραμένει αμετάβλητο.

3. Εισαγωγή Word#

Μεταφορτώστε ένα αρχείο Word (.docx, έως 10 MB). Μετατρέπεται σε επεξεργάσιμο προσχέδιο. Αποθηκεύστε πρώτα τα παλαιότερα αρχεία .doc ως .docx.

4. Εισαγωγή PDF#

Μεταφορτώστε ένα PDF (έως 20 MB). Το Flow εξάγει το κείμενό του και η AI το διαμορφώνει ως επεξεργάσιμο προσχέδιο. Τα αρχεία PDF που βασίζονται σε κείμενο λειτουργούν καλύτερα. Η εξαγωγή από σαρωμένα έγγραφα ενδέχεται να μην γίνει σωστά. Ένα PDF μπορεί να περιέχει έως περίπου 400.000 χαρακτήρες κειμένου.

Πιστώσεις AI που καταναλώνονται: 1 πίστωση ανά 40.000 χαρακτήρες κειμένου

5. Παραγωγή μέσω AI#

Αφήστε την AI να δημιουργήσει ένα πλήρες πρώτο προσχέδιο:

1. Κάντε κλικ στο Παραγωγή μέσω AI
2. Εισαγάγετε τίτλο, τύπο εγγράφου και τομέα δικαίου
3. Περιγράψτε τι χρειάζεστε (π.χ. «Σύμβαση εμπιστευτικότητας για ανάθεση ανάπτυξης λογισμικού με διάρκεια 2 ετών»)
4. Κάντε κλικ στο Δημιουργία εγγράφου και, στη συνέχεια, ελέγξτε και επεξεργαστείτε το αποτέλεσμα στο πρόγραμμα επεξεργασίας

Πιστώσεις AI που καταναλώνονται: 3 πιστώσεις

Καθοδηγούμενοι οδηγοί#

Όταν ξεκινάτε ένα προσχέδιο από μια υπόθεση, το παράθυρο Νέο έγγραφο εμφανίζει επίσης την επιλογή Καθοδηγούμενοι οδηγοί, με τον οδηγό Σύμβαση ανάθεσης εντολής (δείτε παρακάτω).

Το πρόγραμμα επεξεργασίας#

Το πρόγραμμα επεξεργασίας προσχεδίων παρέχει γνώριμα εργαλεία μορφοποίησης.

Γραμμή εργαλείων μορφοποίησης#

Πληκτρολογήστε / μέσα στο έγγραφο για τα ίδια μπλοκ, καθώς και για Εισαγωγή ρήτρας και Βοηθός AI.

Το κουμπί Έγγραφα αναφοράς στην κεφαλίδα ανοίγει τα PDF της συνδεδεμένης υπόθεσης δίπλα στο προσχέδιό σας, ώστε να μπορείτε να τα διαβάζετε ενώ γράφετε.

Εξαγωγή#

Το μενού Εξαγωγή προσφέρει:

• Προεπισκόπηση όπως τη βλέπει ο πελάτης: το PDF ακριβώς όπως το παραλαμβάνει ο πελάτης σας
• Έξυπνη αντιγραφή (HTML + Κείμενο): αντιγραφή του εγγράφου για επικόλληση σε άλλη εφαρμογή
• Εξαγωγή ως DOCX και Εξαγωγή ως PDF: λήψη του εγγράφου, με το επιστολόχαρτό σας εφόσον είναι ενεργοποιημένο
• Εισαγωγή επεξεργασμένης έκδοσης: επαναφορά ενός αρχείου .docx που επεξεργαστήκατε στο Word (δείτε παρακάτω)
• Αποθήκευση PDF στην υπόθεση: για προσχέδια συνδεδεμένα με υπόθεση, αρχειοθέτηση ενός αντιγράφου PDF στα έγγραφα της υπόθεσης

Επεξεργασία στο Word#

Εξαγάγετε το προσχέδιο ως DOCX, επεξεργαστείτε το στο Word και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή → Εισαγωγή επεξεργασμένης έκδοσης και επιλέξτε το επεξεργασμένο .docx. Το κείμενό του αντικαθιστά το κείμενο του προσχεδίου. Το Flow αποθηκεύει πρώτα το προηγούμενο κείμενο στο Ιστορικό εκδόσεων, ώστε να μπορείτε να το επαναφέρετε. Αποδεχτείτε ή απορρίψτε τυχόν εκκρεμείς αλλαγές AI πριν κάνετε την εισαγωγή.

Διάταξη σελίδας#

• Το πρόγραμμα επεξεργασίας διατάσσει το έγγραφό σας σε σελίδες κατά την επεξεργασία, περιλαμβάνοντας το επιστολόχαρτό σας όταν είναι ενεργοποιημένο
• Οι αλλαγές σελίδας που εισάγετε είναι ορατές μέσα στο έγγραφο

Επιστολόχαρτο εταιρείας#

Προσθέστε το λογότυπο και τα στοιχεία της εταιρείας σας μία φορά. Το Flow τα τοποθετεί σε κάθε προσχέδιο που εξάγετε, αποστέλλετε ή στέλνετε για υπογραφή: στις σελίδες του επεξεργαστή, στα αρχεία PDF και στα αρχεία Word.

1. Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Στοιχεία εταιρείας, ενότητα Επιστολόχαρτο εταιρείας (ή επιλέξτε Ρυθμίσεις επιστολόχαρτου στο μενού ... του επεξεργαστή)
2. Μεταφορτώστε το Λογότυπο εταιρείας (PNG ή JPEG, έως 1 MB) και επιλέξτε την Τοποθέτηση λογοτύπου: Αριστερά ή Κέντρο
3. Επιλέξτε το Μέγεθος χαρτιού: A4 ή US Letter
4. Προσθέστε προαιρετικά Τηλέφωνο, Email, Ιστότοπο και Υποσέλιδο (έως δύο γραμμές των 100 χαρακτήρων)
5. Ενεργοποιήστε την επιλογή Χρήση επιστολόχαρτου από προεπιλογή και κάντε κλικ στο Αποθήκευση επιστολόχαρτου

Το επιστολόχαρτο περιλαμβάνεται στα προγράμματα Essentials και Advanced. Οι ιδιοκτήτες (owners) και οι διαχειριστές (admins) μπορούν να το επεξεργαστούν.

Λειτουργίες επεξεργασίας μέσω AI#

Κείμενο-φάντασμα (Αυτόματη συμπλήρωση)#

Το κείμενο-φάντασμα είναι απενεργοποιημένο όταν ανοίγετε ένα προσχέδιο. Κάντε κλικ στο κουμπί με τη λάμψη στη γραμμή εργαλείων για να ενεργοποιήσετε τις προτάσεις AI. Καθώς πληκτρολογείτε, η AI προτείνει συμπληρώσεις με γκρι κείμενο:

• Πατήστε Tab για να αποδεχτείτε την πρόταση
• Πατήστε Escape για να την απορρίψετε
• Συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να την αγνοήσετε και να την αντικαταστήσετε

Οι προτάσεις λαμβάνουν υπόψη το κείμενο γύρω από τον κέρσορά σας.

Πιστώσεις AI που καταναλώνονται: 0,1 πίστωση ανά πρόταση

Βοηθός AI#

Ο πίνακας Βοηθός AI βρίσκεται δίπλα στο πρόγραμμα επεξεργασίας· το κουμπί του Βοηθού AI στην κεφαλίδα τον εμφανίζει ή τον αποκρύπτει. Η καρτέλα Βοηθός αποτελείται από τρία μέρη: Συνομιλία, Εντολές (Prompts) και Ρήτρες. Στη Συνομιλία, ο διακόπτης Λειτουργία έχει δύο ρυθμίσεις:

• Agent (η προεπιλογή): Η AI επεξεργάζεται απευθείας το έγγραφο. Ζητήστε της να συντάξει, να επεξεργαστεί ή να βελτιώσει το έγγραφο (π.χ. «Κάνε την ενότητα ευθύνης πιο ευνοϊκή για τον πάροχο υπηρεσιών»)
• Συνομιλία: Η AI απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με το έγγραφο χωρίς να το τροποποιεί

Για να αλλάξετε ένα συγκεκριμένο απόσπασμα, επιλέξτε πρώτα το κείμενο στο έγγραφο. Στη λειτουργία Agent, ο πίνακας εμφανίζει την ένδειξη Επιλεγμένο κείμενο, και το αίτημά σας εφαρμόζεται σε αυτό το κείμενο (π.χ. «Ξαναγράψε το με μεγαλύτερη σαφήνεια»). Πριν από κάθε επεξεργασία στη λειτουργία Agent, το Flow αποθηκεύει μια έκδοση του προσχεδίου.

Πιστώσεις AI που καταναλώνονται: 3 πιστώσεις ανά μήνυμα σε λειτουργία Agent, 2 ανά μήνυμα σε λειτουργία Συνομιλίας

Παρακολούθηση αλλαγών AI#

Οι αλλαγές από την AI εμφανίζονται ως παρακολουθούμενες αλλαγές:

• Πράσινο: Κείμενο που προστέθηκε
• Κόκκινο, με διακριτή διαγραφή: Κείμενο που διαγράφηκε

Η γραμμή εργαλείων δείχνει πόσες αλλαγές AI εκκρεμούν. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να μετακινηθείτε μεταξύ τους και τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από μια αλλαγή για να την αποδεχτείτε ή να την απορρίψετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Αποδοχή όλων των αλλαγών AI, Απόρριψη όλων των αλλαγών AI ή να αναιρέσετε μόνο την τελευταία ομαδική ενέργεια της AI.

Έλεγχος#

Η καρτέλα Έλεγχος του πίνακα εκτελεί ένα playbook στο προσχέδιο και αξιολογεί κάθε κανόνα (δείτε Λειτουργίες AI).

Πιστώσεις AI που καταναλώνονται: 3 πιστώσεις ανά έλεγχο

Βιβλιοθήκη ρητρών#

Αποκτήστε πρόσβαση στις επαναχρησιμοποιήσιμες ρήτρες της εταιρείας σας κατά τη σύνταξη:

1. Στον πίνακα του Βοηθού AI, ανοίξτε τις Ρήτρες
2. Οι ρήτρες είναι ομαδοποιημένες κατά κατηγορία:
   • Γενικά
   • Ακίνητη περιουσία
   • Πνευματική ιδιοκτησία
   • Εργατικό
   • Εταιρικό
   • Δικαστικές διαφορές
   • Προσωπικά δεδομένα & απόρρητο
   • Εμπορικό
   • Χρηματοοικονομικό
   • Άλλο
3. Κάντε Αναζήτηση ρητρών βάσει λέξεων-κλειδιών
4. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή στον κέρσορα ή σύρετε μια ρήτρα μέσα στο έγγραφο

Οδηγός σύμβασης ανάθεσης εντολής#

Ένας καθοδηγούμενος οδηγός 4 βημάτων για τη δημιουργία συμβάσεων ανάθεσης εντολής. Ανοίξτε τον από τους Καθοδηγούμενους οδηγούς όταν ξεκινάτε ένα προσχέδιο από μια υπόθεση, ή με το Δημιουργία σύμβασης ανάθεσης εντολής σε μια δυνητική υπόθεση (lead). Ο πελάτης, η υπόθεση και το αντικείμενο των υπηρεσιών συμπληρώνονται αυτόματα από την υπόθεση ή το lead.

Βήμα 1: Πρότυπο#

Επιλέξτε ένα από τα πρότυπα συμβάσεων ανάθεσης εντολής της εταιρείας σας ή Δημιουργία από το μηδέν (με υποστήριξη AI).

Βήμα 2: Τιμολόγηση#

Διαμορφώστε τον τρόπο χρέωσης του πελάτη:

Βήμα 3: Δηλώσεις & Γνωστοποιήσεις#

Προσθέστε προαιρετικές ενότητες, η καθεμία με επεξεργάσιμο κείμενο:

• Γνωστοποίηση τεχνολογίας AI: Πώς χρησιμοποιεί η εταιρεία σας εργαλεία AI
• Γνωστοποίηση ασφάλειας δεδομένων: Οι πρακτικές ασφάλειας δεδομένων της εταιρείας σας
• Γνωστοποίηση σύγκρουσης συμφερόντων: Ο έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων και οι σχετικές διαδικασίες σας

Ορίστε το προεπιλεγμένο κείμενο, καθώς και ποιες γνωστοποιήσεις περιλαμβάνονται από προεπιλογή, στο Ρυθμίσεις → Συμβάσεις ανάθεσης εντολής.

Βήμα 4: Παραγωγή#

• Εισαγάγετε τη δικαιοδοσία του Εφαρμοστέου δικαίου
• Κάντε κλικ στο Δημιουργία προσχεδίου για να δημιουργήσετε τη σύμβαση ανάθεσης εντολής
• Το έγγραφο ανοίγει στο πρόγραμμα επεξεργασίας για έλεγχο και διαμόρφωση
• Όταν είναι έτοιμο, στείλτε το για υπογραφή (δείτε Ηλεκτρονική υπογραφή παρακάτω)

Αποστολή προσχεδίου στον πελάτη σας#

Κάντε κλικ στο Αποστολή → Αποστολή στον πελάτη στην κεφαλίδα του προγράμματος επεξεργασίας για να στείλετε μέσω email ένα PDF του προσχεδίου στον πελάτη σας. Το PDF αρχειοθετείται στα αρχεία του συνδεδεμένου lead ή της υπόθεσης και κοινοποιείται στην πύλη πελατών (client portal), ενώ ο πελάτης σας λαμβάνει ένα email με τον σύνδεσμο.

1. Ελέγξτε το Email πελάτη, το οποίο συμπληρώνεται αυτόματα από το lead ή την υπόθεση
2. Προσθέστε ένα προαιρετικό Μήνυμα
3. Κάντε κλικ στο Αποστολή

Το προσχέδιο πρέπει να είναι συνδεδεμένο με ένα lead ή μια υπόθεση. Εάν δεν είναι, κάντε κλικ στο Σύνδεση με υπόθεση στο παράθυρο διαλόγου. Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και ο υπεύθυνος δικηγόρος της υπόθεσης ή του lead έχουν δικαίωμα αποστολής.

Ηλεκτρονική υπογραφή#

Στείλτε οποιοδήποτε προσχέδιο για ηλεκτρονική υπογραφή με πλήρες ιστορικό καταγραφής (audit trail), χωρίς να βγείτε από το Flow. Οι υπογράφοντες διαβάζουν και υπογράφουν το PDF ηλεκτρονικά, και όλοι λαμβάνουν ένα αντίγραφο υπογεγραμμένο από όλα τα μέρη.

Τοποθέτηση πεδίων υπογραφής#

Τοποθετήστε πεδία εκεί όπου υπογράφει το κάθε άτομο, ώστε να υπογράψει στο σωστό σημείο:

1. Κάντε κλικ στο Πεδία υπογραφής στη γραμμή εργαλείων
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη υπογράφοντος και επιλέξτε Πελάτης, Εταιρεία ή Άλλο μέρος
3. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου υπογράφει ο υπογράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Υπογραφή, Όνομα, Ημερομηνία υπογραφής ή Μπλοκ υπογραφής (και τα τρία σε ξεχωριστές γραμμές)

Κάντε κλικ σε ένα πεδίο μέσα στο έγγραφο για να αλλάξετε ποιος το υπογράφει ή τι ζητάει, ή για να το καταργήσετε. Τα πεδία δεν μπορούν να τοποθετηθούν στη γραμμή κεφαλίδας ενός πίνακα.

Εάν το έγγραφό σας περιέχει ήδη απλές γραμμές όπως «Υπογραφή: ____», κάντε κλικ στο Εύρεση γραμμών υπογραφής στον πίνακα και στο Μετατροπή σε πεδία. Το Flow αποθηκεύει πρώτα το προηγούμενο κείμενο στο Ιστορικό εκδόσεων.

Ένας υπογράφων χωρίς πεδία μέσα στο έγγραφο υπογράφει σε μια σελίδα που προστίθεται στο τέλος. Ο οδηγός Σύμβαση ανάθεσης εντολής ολοκληρώνει κάθε σύμβαση με πεδία υπογραφής για τον πελάτη και την εταιρεία. Η Παραγωγή μέσω AI τα προσθέτει αυτόματα σε έγγραφα που υπογράφονται από τα μέρη, όπως οι συμβάσεις.

Αποστολή για υπογραφή#

1. Κάντε κλικ στο Αποστολή → Αποστολή για ηλεκτρονική υπογραφή στο Flow
2. Προσθέστε ένα προαιρετικό Μήνυμα
3. Επιλέξτε τη Γλώσσα υπογραφής (English, Español, Français, Türkçe ή ไทย). Αυτό ορίζει τη γλώσσα των email και του κειμένου συναίνεσης, όχι τη διατύπωση του ίδιου του εγγράφου
4. Στην ενότητα Υπογράφοντες, ορίστε τον Ρόλο κάθε υπογράφοντος (Πελάτης, Μέλος εταιρείας ή Άλλο μέρος). Χρησιμοποιήστε το Επιλογή επαφής για να επιλέξετε κάποιον από το lead, την υπόθεση ή τις επαφές σας, ή πληκτρολογήστε το Ονοματεπώνυμο και το Email. Για ένα Μέλος εταιρείας, επιλέξτε έναν συνάδελφο. Κάντε κλικ στο Προσθήκη υπογράφοντος για περισσότερους (έως 20)
5. Όταν το έγγραφο περιέχει πεδία, επιλέξτε ποια Πεδία συμπληρώνει ο κάθε υπογράφων
6. Επιλέξτε τη Σειρά υπογραφής: Οποιαδήποτε σειρά ή Με αυτή τη σειρά
7. Προαιρετικά, επιλέξτε Ζητήστε επίσης από εξωτερικούς υπογράφοντες κωδικό που αποστέλλεται μέσω email και Αποστολή μίας υπενθύμισης μετά από 7 ημέρες εάν δεν έχει υπογραφεί
8. Κάντε κλικ στο Αποστολή για ηλεκτρονική υπογραφή στο Flow

Κάθε υπογράφων λαμβάνει έναν ξεχωριστό σύνδεσμο αποκλειστικά για αυτό το έγγραφο. Τα μέλη της εταιρείας υπογράφουν μέσα από το πρόγραμμα επεξεργασίας με το Έλεγχος και υπογραφή όταν έρθει η σειρά τους.

Η αποστολή για ηλεκτρονική υπογραφή περιλαμβάνεται στα προγράμματα Essentials και Advanced. Οποιοσδήποτε στην εταιρεία εκτός από τους απλούς θεατές (viewers) μπορεί να στείλει ένα προσχέδιο που δεν είναι συνδεδεμένο με lead ή υπόθεση. Για ένα συνδεδεμένο προσχέδιο, δικαίωμα αποστολής έχουν οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και ο υπεύθυνος δικηγόρος.

Παρακολούθηση των υπογραφών#

Ενόσω εκκρεμούν υπογραφές, μια γραμμή πάνω από το έγγραφο εμφανίζει την ένδειξη Εκκρεμούν υπογραφές και πόσοι έχουν υπογράψει (για παράδειγμα, 1 από 2 υπεγράφησαν). Το έγγραφο είναι κλειδωμένο. Για να το τροποποιήσετε, κάντε κλικ στο Επεξεργασία και ακύρωση αιτήματος: οι σύνδεσμοι υπογραφής παύουν να λειτουργούν και στέλνετε μια νέα έκδοση μετά την επεξεργασία.

Όταν υπογράψουν όλοι, η γραμμή εμφανίζει την ένδειξη Πλήρως υπογεγραμμένο:

• Κάντε κλικ στο Λήψη υπογεγραμμένου PDF για το υπογεγραμμένο αντίγραφο. Για προσχέδιο συνδεδεμένο με lead ή υπόθεση, αρχειοθετείται επίσης στα έγγραφά του
• Η κατάσταση του προσχεδίου αλλάζει σε Οριστικό
• Για σύμβαση ανάθεσης εντολής σε lead, κάντε κλικ στο Μετατροπή σε υπόθεση

Υπογραφή σε έντυπη μορφή#

Σε όλα τα προγράμματα, μπορείτε να εξαγάγετε ως PDF ένα προσχέδιο που είναι συνδεδεμένο με lead ή υπόθεση, να υπογραφεί σε έντυπη μορφή και να επιλέξετε Αποστολή → Μεταφόρτωση υπογεγραμμένου αντιγράφου για να αρχειοθετήσετε το υπογεγραμμένο PDF.

Κατάσταση προσχεδίου#

Ορίστε την κατάσταση ενός προσχεδίου από το μενού κατάστασης στο επάνω μέρος του προγράμματος επεξεργασίας:

Ένα προσχέδιο μετατρέπεται αυτόματα σε Οριστικό μόλις συγκεντρωθούν όλες οι υπογραφές του.

Ιστορικό εκδόσεων#

Ανοίξτε το Ιστορικό εκδόσεων από την κεφαλίδα του προγράμματος επεξεργασίας. Μπορείτε να:

• Αποθηκεύσετε μια έκδοση ανά πάσα στιγμή, με μια προαιρετική σημείωση
• Κάνετε προεπισκόπηση προηγούμενων εκδόσεων και να προσθέσετε σημειώσεις σε αυτές
• Επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση εάν χρειαστεί

Το Flow αποθηκεύει επίσης αυτόματα μια έκδοση πριν από κάθε επεξεργασία σε λειτουργία Agent, πριν από την εισαγωγή μιας επεξεργασμένης έκδοσης από το Word και πριν από τη μετατροπή των γραμμών υπογραφής σε πεδία.