Rédaction

Le module de rédaction de Lawzana Flow vous permet de créer, modifier et gérer des documents juridiques avec l'assistance de l'IA. Les documents sont rédigés dans un éditeur de texte enrichi intégrant des fonctionnalités d'IA.

Créer un projet de document#

Accédez à Documents → Projets et modèles, cliquez sur Nouveau, puis sur Nouveau document. Depuis un dossier, cliquez sur Nouveau projet dans l'onglet des documents du dossier : les projets vierges, créés à partir d'un modèle ou générés par l'IA initiés de cette manière sont rattachés à ce dossier. Vous disposez de cinq manières de commencer :

1. Commencer à partir d'une page vierge#

Donnez un titre et un type de document à votre document, puis rédigez à partir de zéro dans un éditeur vide.

2. À partir d'un modèle#

Choisissez l'un des modèles de votre cabinet et commencez avec son contenu. Cette option apparaît dès que votre cabinet possède au moins un modèle. Créez des modèles via Nouveau → Nouveau modèle : Créer manuellement, Génération par IA ou À partir de la bibliothèque de démarrage (voir Fonctionnalités d'IA). Dans un modèle, écrivez les détails qui changent d'un client à l'autre sous forme de variables entre crochets, telles que [Nom du client], et remplacez-les dans chaque projet.

Pour réutiliser un projet existant à la place, ouvrez l'onglet Projets et choisissez Dupliquer dans le menu du projet. Le document original reste inchangé.

3. Importer un fichier Word#

Téléversez un fichier Word (.docx, jusqu'à 10 Mo). Il est converti en un projet modifiable. Enregistrez au préalable les fichiers .doc plus anciens au format .docx.

4. Importer un PDF#

Téléversez un PDF (jusqu'à 20 Mo). Flow extrait son texte et l'IA le met en page sous forme de projet modifiable. Les PDF textuels fonctionnent le mieux. Les documents numérisés peuvent ne pas être extraits correctement. Un PDF peut contenir jusqu'à environ 400 000 caractères de texte.

Crédits d'IA utilisés : 1 crédit par tranche de 40 000 caractères de texte

5. Génération par IA#

Laissez l'IA créer un premier projet complet :

1. Cliquez sur Génération par IA
2. Saisissez un titre, un type de document et un domaine d'activité
3. Décrivez ce dont vous avez besoin (par exemple, « Accord de non-divulgation pour une mission de développement logiciel d'une durée de 2 ans »)
4. Cliquez sur Générer le document, puis relisez et modifiez le résultat dans l'éditeur

Crédits d'IA utilisés : 3 crédits

Assistants guidés#

Lorsque vous commencez un projet à partir d'un dossier, la fenêtre Nouveau document affiche également les Assistants guidés, avec l'assistant de Convention d'honoraires (voir ci-dessous).

L'éditeur#

L'éditeur de rédaction offre des outils de mise en forme familiers.

Barre d'outils de mise en forme#

Tapez / dans le document pour accéder aux mêmes blocs, ainsi qu'à Insérer une clause et Assistance IA.

Le bouton Documents de référence dans l'en-tête ouvre les PDF du dossier associé à côté de votre projet, afin que vous puissiez les consulter pendant votre rédaction.

Exporter#

Le menu Exporter propose :

• Aperçu tel que vu par le client : le PDF exactement tel que votre client le reçoit
• Copie intelligente (HTML + texte) : copier le document pour le coller ailleurs
• Exporter au format DOCX et Exporter au format PDF : télécharger le document, avec votre en-tête lorsqu'il est activé
• Importer la version modifiée : réimporter un fichier .docx que vous avez modifié dans Word (voir ci-dessous)
• Enregistrer le PDF dans le dossier : pour les projets rattachés à un dossier, classer une copie PDF dans les documents du dossier

Modification dans Word#

Exportez le projet au format DOCX, modifiez-le dans Word, puis choisissez Exporter → Importer la version modifiée et sélectionnez le fichier .docx modifié. Son texte remplace celui du projet. Flow enregistre d'abord le texte précédent dans l'Historique des versions, afin que vous puissiez le restaurer. Acceptez ou rejetez toutes les modifications de l'IA en attente avant de procéder à l'importation.

Mise en page#

• L'éditeur organise votre document en pages au fil de votre saisie, en incluant votre en-tête lorsqu'il est activé
• Les sauts de page que vous insérez sont visibles dans le document

En-tête du cabinet#

Ajoutez votre logo et les coordonnées de votre cabinet une seule fois. Flow les applique sur chaque projet que vous exportez, envoyez ou soumettez pour signature : les pages de l'éditeur, les PDF et les fichiers Word.

1. Accédez à Paramètres → Coordonnées du cabinet, section En-tête du cabinet (ou choisissez Paramètres de l'en-tête dans le menu ... de l'éditeur)
2. Téléversez un Logo du cabinet (PNG ou JPEG, jusqu'à 1 Mo) et choisissez l'Emplacement du logo : À gauche ou Centré
3. Choisissez le Format de papier : A4 ou US Letter
4. Ajoutez des informations facultatives : Téléphone, E-mail, Site Web et Pied de page (jusqu'à deux lignes de 100 caractères)
5. Activez Utiliser l'en-tête par défaut et cliquez sur Enregistrer l'en-tête

L'en-tête fait partie des forfaits Essentials et Advanced. Les propriétaires et les administrateurs peuvent le modifier.

Fonctionnalités de modification par IA#

Texte fantôme (saisie semi-automatique)#

Le texte fantôme est désactivé lorsque vous ouvrez un projet. Cliquez sur le bouton en forme d'étincelle dans la barre d'outils pour activer les suggestions de l'IA. Au fil de votre saisie, l'IA suggère des complétions en texte gris :

• Appuyez sur Tab pour accepter la suggestion
• Appuyez sur Échap pour la refuser
• Continuez à taper pour l'ignorer et la remplacer

Les suggestions s'appuient sur le texte entourant votre curseur.

Crédits d'IA utilisés : 0,1 crédit par suggestion

Assistant IA#

Le panneau de l'Assistant IA se trouve à côté de l'éditeur ; le bouton Assistant IA dans l'en-tête permet de l'afficher ou de le masquer. Son onglet Assistant comprend trois parties : Chat, Prompts et Clauses. Dans Chat, le sélecteur de Mode propose deux réglages :

• Agent (par défaut) : l'IA modifie directement le document. Demandez-lui de rédiger, modifier ou améliorer le document (par exemple, « Rendre la clause de responsabilité plus favorable au prestataire de services »)
• Chat : l'IA répond aux questions sur le document sans le modifier

Pour modifier un passage spécifique, sélectionnez d'abord le texte dans le document. En mode Agent, le panneau affiche Texte sélectionné, et votre demande s'applique à ce texte (par exemple, « Réécrire ceci pour que ce soit plus clair »). Avant chaque modification en mode Agent, Flow enregistre une version du projet.

Crédits d'IA utilisés : 3 crédits par message en mode Agent, 2 par message en mode Chat

Suivi des modifications de l'IA#

Les modifications apportées par l'IA apparaissent sous forme de suivi des modifications :

• Vert : texte ajouté
• Rouge, barré : texte supprimé

La barre d'outils indique le nombre de modifications de l'IA en attente. Utilisez les flèches pour naviguer entre elles, et survolez une modification pour l'accepter ou la rejeter. Vous pouvez également Accepter toutes les modifications de l'IA, Rejeter toutes les modifications de l'IA, ou annuler uniquement le dernier lot de modifications de l'IA.

Révision#

L'onglet Révision du panneau applique un playbook au projet et évalue chaque règle (voir Fonctionnalités d'IA).

Crédits d'IA utilisés : 3 crédits par révision

Bibliothèque de clauses#

Accédez aux clauses réutilisables de votre cabinet pendant la rédaction :

1. Dans le panneau de l'Assistant IA, ouvrez Clauses
2. Les clauses sont regroupées par catégorie :
   • Général
   • Immobilier
   • Propriété intellectuelle
   • Droit du travail
   • Sociétés
   • Contentieux
   • Confidentialité
   • Commercial
   • Finance
   • Autre
3. Recherchez des clauses par mot-clé
4. Cliquez sur Insérer au curseur, ou faites glisser une clause dans le document

Assistant de convention d'honoraires#

Un assistant guidé en 4 étapes pour créer des conventions d'honoraires. Ouvrez-le depuis les Assistants guidés lorsque vous commencez un projet à partir d'un dossier, ou via Générer une convention d'honoraires sur un prospect. Le client, le dossier et le périmètre des services sont préremplis à partir du dossier ou du prospect.

Étape 1 : Modèle#

Choisissez l'un de vos modèles de convention d'honoraires, ou sélectionnez Générer à partir de zéro (alimenté par l'IA).

Étape 2 : Facturation#

Configurez les modalités de facturation du client :

Étape 3 : Mentions d'information#

Ajoutez des sections facultatives, chacune disposant d'un texte modifiable :

• Mention sur les technologies d'IA : utilisation des outils d'IA par votre cabinet
• Mention sur la sécurité des données : pratiques de sécurité des données de votre cabinet
• Mention sur les conflits d'intérêts : vérifications et procédures de prévention des conflits

Définissez le texte par défaut ainsi que les mentions incluses par défaut dans Paramètres → Conventions d'honoraires.

Étape 4 : Génération#

• Indiquez la juridiction de la Loi applicable
• Cliquez sur Générer le projet pour créer la convention d'honoraires
• Le document s'ouvre dans l'éditeur pour relecture et modification
• Lorsqu'il est prêt, envoyez-le pour signature (voir Signature électronique ci-dessous)

Envoyer un projet à votre client#

Cliquez sur Envoyer → Envoyer au client dans l'en-tête de l'éditeur pour envoyer par e-mail un PDF du projet à votre client. Le PDF est déposé dans les fichiers du prospect ou du dossier rattaché et partagé dans le portail client, et votre client reçoit un e-mail contenant le lien.

1. Vérifiez l'E-mail du client, prérempli à partir du prospect ou du dossier
2. Ajoutez un Message facultatif
3. Cliquez sur Envoyer

Le projet doit être rattaché à un prospect ou à un dossier. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Lier au dossier dans la boîte de dialogue. Les propriétaires, les administrateurs et l'avocat responsable du dossier ou du prospect peuvent procéder à l'envoi.

Signature électronique#

Envoyez n'importe quel projet pour signature électronique avec piste d'audit, sans quitter Flow. Les signataires lisent et signent le PDF en ligne, et chacun reçoit une copie signée par toutes les parties.

Placer des champs de signature#

Positionnez les champs là où chaque personne doit signer, afin qu'elle signe à l'endroit prévu :

1. Cliquez sur Champs de signature dans la barre d'outils
2. Cliquez sur Ajouter un signataire et choisissez Client, Cabinet ou Autre partie
3. Placez le curseur là où le signataire doit signer, puis cliquez sur Signature, Nom, Date de signature, ou Bloc de signature (les trois sur des lignes distinctes)

Cliquez sur un champ dans le document pour modifier le signataire désigné ou l'information demandée, ou pour le supprimer. Les champs ne peuvent pas être placés dans la ligne d'en-tête d'un tableau.

Si votre document contient déjà des lignes simples telles que « Signature : ____ », cliquez sur Détecter les lignes de signature dans le panneau, puis sur Transformer en champs. Flow enregistre d'abord le texte précédent dans l'Historique des versions.

Un signataire ne disposant d'aucun champ dédié dans le document signe sur une page ajoutée à la fin. L'assistant de Convention d'honoraires conclut chaque lettre par des champs de signature pour le client et le cabinet. La Génération par IA en ajoute aux documents que les parties doivent signer, comme les contrats.

Envoyer pour signature#

1. Cliquez sur Envoyer → Envoyer pour signature électronique dans Flow
2. Ajoutez un Message facultatif
3. Choisissez la Langue de signature (English, Español, Français, Türkçe ou ไทย). Ce réglage définit la langue des e-mails et du texte de consentement, mais ne modifie pas la rédaction du document
4. Sous Signataires, définissez le Rôle de chaque signataire (Client, Membre du cabinet ou Autre partie). Utilisez Choisir un contact pour sélectionner une personne à partir du prospect, du dossier ou de vos contacts, ou saisissez le Nom complet et l'E-mail. Pour un Membre du cabinet, sélectionnez un collègue. Cliquez sur Ajouter un signataire pour en ajouter d'autres (jusqu'à 20)
5. Lorsque le document contient des champs, choisissez les Champs que chaque signataire doit remplir
6. Choisissez l'Ordre de signature : N'importe quel ordre ou Dans cet ordre
7. Cochez facultativement Demander également aux signataires externes un code envoyé par e-mail, et Envoyer un rappel après 7 jours si non signé
8. Cliquez sur Envoyer pour signature électronique dans Flow

Chaque signataire reçoit un lien individuel menant uniquement à ce document. Les membres du cabinet signent depuis l'éditeur grâce au bouton Vérifier et signer lorsque vient leur tour.

L'envoi pour signature électronique fait partie des forfaits Essentials et Advanced. Tout membre du cabinet, à l'exception des utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule, peut envoyer un projet non rattaché à un prospect ou à un dossier. Pour un projet rattaché, les propriétaires, les administrateurs et l'avocat responsable ont l'autorisation de l'envoyer.

Suivre les signatures#

Pendant que les signatures sont en attente, une barre située au-dessus du document indique En attente de signatures ainsi que le nombre de signataires ayant signé (par exemple, 1 signature sur 2). Le document est verrouillé. Pour le modifier, cliquez sur Modifier et annuler la demande : les liens de signature cessent de fonctionner, et vous enverrez une nouvelle version après modification.

Une fois que tout le monde a signé, la barre affiche Intégralement signé :

• Cliquez sur Télécharger le PDF signé pour obtenir l'exemplaire signé. Pour un projet rattaché à un prospect ou à un dossier, il est également classé dans ses documents
• Le statut du projet passe à Final
• Pour une convention d'honoraires associée à un prospect, cliquez sur Convertir en dossier

Signature sur papier#

Quel que soit votre forfait, vous pouvez exporter un projet rattaché à un prospect ou à un dossier au format PDF, le faire signer sur papier et choisir Envoyer → Téléverser la copie signée pour archiver le PDF signé.

Statut du projet#

Définissez le statut d'un projet à partir du menu de statut situé en haut de l'éditeur :

Un projet prend automatiquement le statut Final dès que toutes ses signatures ont été recueillies.

Historique des versions#

Ouvrez l'Historique des versions depuis l'en-tête de l'éditeur. Vous pouvez :

• Enregistrer une version à tout moment, accompagnée d'une note facultative
• Prévisualiser les versions antérieures et leur ajouter des notes
• Restaurer une version antérieure si nécessaire

Flow enregistre également une version de manière automatique avant chaque modification en mode Agent, avant l'importation d'une version modifiée depuis Word, et avant de transformer des lignes de signature en champs.