Contacts
Les contacts constituent l'annuaire central des personnes physiques et morales dans Lawzana Flow. Ils peuvent être associés à des dossiers et à des comptes clients.
Types de contacts#
Personnes physiques#
Contacts individuels : clients, confrères adverses, témoins, experts ou toute personne en lien avec votre activité.
Champs :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Prénom | Non | Prénom |
| Nom | Oui | Nom de famille |
| Non | Adresse e-mail | |
| Téléphone | Non | Numéro de téléphone, avec sélecteur de pays. Un numéro saisi sans indicatif pays est interprété selon le pays de votre cabinet |
| Adresse | Non | Rue, ville, région/département, code postal et pays |
| Société | Non | Associe le contact à une personne morale |
| Intitulé du poste | Non | Intitulé du poste ou fonction |
| Notes | Non | Toute information complémentaire sur la personne |
Sociétés#
Personnes morales : sociétés clientes, parties adverses, tribunaux ou organisations.
Champs :
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom de la société | Oui | Raison sociale ou nom commercial |
| Non | E-mail général | |
| Téléphone | Non | Numéro de téléphone principal |
| Adresse | Non | Adresse du siège ou de l'établissement |
| Site web | Non | URL du site web de la société |
| Notes | Non | Toute information complémentaire sur la société |
Créer un contact#
- Accédez à Contacts dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau contact
- Choisissez Personne physique ou Société
- Renseignez les informations et cliquez sur Créer le contact
Les propriétaires et administrateurs peuvent également cliquer sur Importer sur la page des contacts pour importer des contacts à partir d'une feuille de calcul, dans Paramètres → Importer des données.
Liste des contacts#
La liste des contacts propose :
- Recherche : Trouvez des contacts par nom, e-mail, téléphone ou société
- Onglets de filtrage : Basculez entre Tous, Personnes physiques, Sociétés et Comptes clients
- Cartes de statistiques : Visualisez en un coup d'œil le nombre total de contacts, de personnes physiques et de sociétés
- Menu contextuel : Supprimez des contacts via le menu à trois points (propriétaires et administrateurs)
Cliquez sur un contact pour ouvrir sa fiche, où vous pouvez le modifier et consulter ses coordonnées, ses notes ainsi que les dossiers auxquels il est rattaché (avec son rôle dans chacun d'eux). La fiche d'une société répertorie également ses employés. Les numéros de téléphone s'affichent au format international.
Si votre cabinet utilise des murailles éthiques, un contact qui n'apparaît que dans des dossiers auxquels vous n'avez pas accès est masqué de votre liste de contacts, de vos recherches et de vos totaux.
WhatsApp#
Lorsque le numéro de téléphone d'un contact est un numéro de mobile enregistré avec son indicatif pays (commençant par +), la fiche du contact affiche un lien WhatsApp qui ouvre une conversation avec ce numéro.
Associer des contacts#
Les contacts peuvent être associés à :
- Dossiers : Ajoutez des contacts en tant qu'intervenants avec un rôle (client, partie adverse, témoin, etc.)
- Comptes clients : Un contact désigné comme client dans un dossier peut disposer d'informations de facturation : sa fiche contact affiche alors une carte Détails de facturation et une carte Taux de facturation (voir Comptes clients)
- Sociétés : Associez une personne physique à sa société
- Signature électronique : Lorsque vous envoyez un document pour signature, Choisir un contact renseigne automatiquement le nom et l'e-mail du signataire à partir de vos contacts (voir Rédaction)
Extraction d'entités#
Ouvrez un document de dossier, accédez à son onglet Entités, puis cliquez sur Extraire du document. L'IA répertorie les personnes physiques et morales mentionnées dans le document et suggère des contacts existants susceptibles de correspondre. Pour chacune d'elles, cliquez sur Ajouter comme contact et choisissez Ajouter sans rôle ou un rôle dans le dossier (par exemple, Ajouter en tant que client), cliquez sur Lier pour l'associer à un contact existant, ou sur Ignorer.
Crédits IA utilisés : 1 crédit par extraction
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