Rapports
La section Rapports vous indique d'où proviennent vos demandes et ce qu'il est advenu de chacune d'elles, afin que vous puissiez identifier les canaux qui vous apportent des clients et ceux qui génèrent des demandes sans suite.
Où les trouver#
- Propriétaires et administrateurs : Rapports dans la barre latérale, sous Cabinet.
- Membres : Rapports dans la barre latérale ouvre Mes demandes, le même rapport pour les demandes que vous avez l'autorisation d'ouvrir, sans les montants.
Le rapport complet est inclus dans les forfaits Essentials et Advanced, ainsi qu'avec un forfait Lawzana Directory Pro ou supérieur (voir Facturation et forfaits). Avec le forfait Free, la page décrit ce que présente le rapport et la marche à suivre pour l'obtenir. La carte de la page d'accueil ainsi que la question « Que s'est-il passé ? » ci-dessous sont disponibles sur tous les forfaits.
En haut de la page#
Cinq chiffres résument la période : Demandes, Vous avez répondu (avec le temps médian de votre première réponse), Le client a répondu, Convertis (avec le nombre de demandes dont l'issue a été enregistrée) et, pour les propriétaires et administrateurs, Facturé avec le montant encaissé à ce jour.
Lorsque des demandes reçues il y a plus de 2 semaines n'ont toujours pas d'issue enregistrée, un encadré ci-dessous indique leur nombre. Cliquez sur Passer en revue pour les consulter et répondre à la question « Que s'est-il passé ? » pour chacune d'elles (voir Enregistrer ce qui s'est passé).
Par canal#
Chaque ligne représente un canal par lequel une demande est arrivée : le Lawzana Directory, le formulaire de votre site web, votre page de contact, votre adresse e-mail de contact, Zapier, la page de réservation ou une demande que vous avez ajoutée manuellement. Certains canaux se subdivisent en lignes plus détaillées :
- Lawzana Directory : prospects réclamés et messages directs.
- Formulaire du site web et page de contact : la campagne (source UTM) ou le site ayant envoyé le visiteur ; « Visites directes » en l'absence des deux.
- Zapier : le nom attribué à la source par votre Zap.
- E-mail de contact : l'adresse à laquelle la demande a été envoyée.
Pour chaque canal, vous visualisez :
| Colonne | Ce qui est comptabilisé |
|---|---|
| Demandes | Demandes reçues au cours de la période. Un client qui écrit deux fois en l'espace de 24 heures ne compte qu'une seule fois. |
| Vous avez répondu | Demandes auxquelles vous avez répondu : un questionnaire d'intégration envoyé, un e-mail envoyé depuis Flow ou un appel consigné, avec le délai médian jusqu'à la première réponse. |
| Le client a répondu | Le client a enregistré des réponses au questionnaire, a cliqué sur « Prêt à échanger », a répondu par e-mail, a écrit ou importé un document sur le portail, ou a réservé un rendez-vous. |
| Que s'est-il passé | Une barre par canal, segmentée en Convertis, Toujours en discussion, Perdus et Non renseigné, avec les décomptes indiqués en dessous et les motifs de perte les plus fréquents. |
| Convertis | Le prospect a été marqué comme gagné, une convention d'honoraires a été signée, Lawzana nous a indiqué que le client vous a engagé, ou vous avez ouvert un dossier à partir de la demande. |
| Facturé | Propriétaires et administrateurs uniquement. Montants facturés sur les dossiers ouverts à partir de ces demandes, dans chaque devise, avec le montant recouvré indiqué en dessous. |
Dans la barre, Toujours en discussion signifie que vous avez sélectionné « Toujours en discussion » au cours des 30 derniers jours. Non renseigné signifie qu'aucune issue n'est encore enregistrée. Il ne s'agit pas d'une perte : cela indique généralement que le dossier a été traité par téléphone ou par e-mail en dehors de Flow.
Cliquez sur n'importe quel chiffre pour afficher les demandes correspondantes. Survolez ou appuyez sur le ⓘ à côté d'une valeur pour découvrir son mode de calcul.
Utilisez les boutons de période (30 jours, 90 jours, 6 mois, 12 mois) et le menu Domaine d'activité pour filtrer le rapport. Le rapport se met à jour immédiatement après votre sélection.
E-mails écartés#
Si vous utilisez une adresse e-mail dédiée aux demandes, le rapport indique également combien d'e-mails ont été écartés car ils ne constituaient pas des demandes de clients, ainsi que le nombre de spams. Un canal qui génère un volume important de ces messages mérite une attention particulière.
Depuis Lawzana#
Si votre cabinet est connecté au Lawzana Directory, une ligne en haut résume les retombées apportées par l'annuaire : demandes reçues, clients engagés et montant facturé, ainsi que la part de ces demandes dont l'issue a été enregistrée.
Délai de réponse#
Cette section compare le délai médian de votre première réponse :
- Intégration automatique : demandes ayant reçu automatiquement votre lien vers le questionnaire d'accueil. Lorsque l'intégration automatique est désactivée, les propriétaires et administrateurs voient un lien permettant de l'activer.
- Par une personne : réponses envoyées par vous ou un collaborateur.
- Expéditeur non enregistré : questionnaires envoyés sans précision permettant d'établir s'ils proviennent de l'intégration automatique ou d'une intervention humaine.
Par mois de réception#
Plus bas, les mêmes données sont réparties selon le mois d'arrivée de chaque demande. Un mois est considéré comme clos 60 jours après son échéance. Les mois plus récents sont signalés par la mention En cours, car leurs résultats continuent d'arriver.
Enregistrer ce qui s'est passé#
Le rapport n'est pertinent que dans la mesure où les résultats sont correctement enregistrés. Flow en consigne automatiquement un grand nombre pour vous : une convention d'honoraires signée, un dossier ouvert à partir d'un prospect, ou une mise à jour transmise par Lawzana. Pour le reste :
- Sur une demande reçue il y a plus de 2 semaines sans issue renseignée, la page du prospect affiche la question Que s'est-il passé avec cette demande ?. Cliquez sur Converti, Perdu (Flow vous demandera la raison) ou Toujours en discussion.
- Converti et Perdu déplacent le prospect vers votre étape Gagné ou Perdu. Toujours en discussion masque la question pendant 30 jours.
- La page d'accueil affiche Des demandes nécessitent une issue lorsque certaines sont en attente. Cliquez dessus pour accéder à la liste.
Les prospects que vous avez importés, ainsi que les prospects plus anciens arrivés lors de votre connexion initiale au Lawzana Directory, ne font jamais l'objet de cette question.
Sur la page d'accueil#
Les propriétaires et administrateurs disposent d'un encadré D'où proviennent vos demandes portant sur les 90 derniers jours : total des demandes, clients engagés et délai médian de votre première réponse, suivis d'une barre par canal. La longueur de chaque barre indique le nombre de demandes apportées par le canal ; sa partie sombre indique combien ont abouti à l'acquisition d'un client. En dessous figurent un bouton pour chaque source de prospects que vous n'avez pas encore connectée, ainsi que la rapidité avec laquelle les demandes ont reçu une réponse. Lorsque l'intégration automatique est activée, elle indique le nombre de demandes traitées, le temps médian de traitement et le nombre de clients ayant retourné leurs réponses.