Intégrations

Lawzana Flow centralise vos nouvelles demandes en un seul endroit, quel que soit leur point de départ : votre site web, votre propre page de contact, votre adresse de contact, Zapier ou l'annuaire Lawzana. Il peut également avertir vos autres outils lorsque vous émettez une facture ou recevez un paiement. Ce guide présente chaque canal et la manière de le configurer. La plupart d'entre eux se trouvent dans Paramètres, sous Intégrations.

Sources de prospects#

Paramètres → Sources de prospects (propriétaires et administrateurs) répertorie chaque canal par lequel vos demandes peuvent arriver : Annuaire Lawzana, Adresse de contact, Formulaire du site web, Page de contact, Page de réservation et Zapier et API. Chacun indique s'il est configuré, la date de son dernier prospect et le nombre de prospects apportés au cours des 30 derniers jours. Cliquez sur Configurer (ou Paramètres) pour ouvrir l'onglet de ce canal.

La même page contient l'interrupteur Accueil des clients, Lancer automatiquement l'accueil des clients. Lorsqu'il est activé, chaque nouvelle demande provenant de ces sources reçoit votre formulaire d'accueil. Consultez Gestion des prospects.

Adresse de contact#

Votre adresse de contact est une adresse e-mail unique pour l'ensemble du cabinet. Transférez-lui les demandes que votre cabinet reçoit par e-mail, et Flow transforme chaque nouvelle demande en prospect. Tout le reste est mis de côté pour vérification.

Les propriétaires et administrateurs la trouvent dans Paramètres → Sources de prospects, sous Votre adresse de contact. Cliquez sur Copier pour la copier. Flow la génère la première fois qu'un propriétaire ou un administrateur ouvre la page.

Que lui envoyer ?#

• Votre boîte info@ : transférez une copie des messages entrants
• Les formulaires de votre site web : ajoutez l'adresse aux e-mails de notification du formulaire
• Les annuaires et plateformes (Avvo, Justia, fiche d'établissement Google et autres) : définissez-la comme leur e-mail de notification, ou transférez leurs e-mails depuis votre boîte de réception

Configuration#

1. Allez dans Paramètres → Sources de prospects
2. Sous Comment la configurer, choisissez Où vos demandes arrivent : Gmail ou Google Workspace, Outlook ou Microsoft 365, Formulaires WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ou Autres annuaires et plateformes
3. Suivez les trois étapes affichées. Votre adresse de contact est déjà préremplie

Pour Gmail : ouvrez Paramètres, puis Voir tous les paramètres, puis Transfert et POP/IMAP, cliquez sur Ajouter une adresse de transfert et saisissez votre adresse de contact. Gmail envoie un code de confirmation. Le code apparaît sur la page Sources de prospects, et les propriétaires et administrateurs reçoivent également une notification le contenant. Saisissez le code dans Gmail, choisissez de transférer une copie des messages entrants, conservez la copie de Gmail dans la boîte de réception, et enregistrez.

Pour Outlook sur le web : ouvrez Paramètres, puis Courrier, puis Transfert, activez le transfert, saisissez votre adresse de contact, cochez Conserver une copie des messages transférés et enregistrez. Si Microsoft 365 bloque l'opération, votre administrateur doit autoriser le transfert automatique dans la stratégie anti-courrier indésirable sortant.

Pour un formulaire de site web, conservez également votre propre adresse en notification, définissez l'en-tête Reply-To sur le champ e-mail du visiteur lorsque le formulaire le permet, et envoyez un message de test.

La page affiche « Aucun e-mail n'est encore arrivé » jusqu'à la réception du premier e-mail. Ensuite, elle indique « Les e-mails arrivent » avec la date du dernier en date, afin de confirmer que le transfert fonctionne.

Envoyer les instructions à votre webmaster#

Si une autre personne gère votre site web ou vos e-mails, cliquez sur Envoyer ces instructions par e-mail à mon webmaster. Saisissez Son e-mail ainsi qu'une note facultative, puis cliquez sur Envoyer. Cette personne recevra les étapes pour la plateforme choisie ainsi que votre adresse de contact, et ses réponses vous parviendront directement. L'e-mail détaille également les autres moyens de connecter votre site web (le Widget de capture de prospects, l'API et Zapier) avec un lien vers cet article. Il ne contient jamais vos clés : vous copiez le code du widget ou générez une clé API dans Flow avant de la transmettre.

• La note est en texte brut et ne peut donc pas contenir de lien
• La même adresse peut recevoir les instructions au maximum deux fois par jour

Ce qui arrive à chaque e-mail#

• Une nouvelle demande devient un prospect avec la source « E-mail », non attribué, et l'e-mail y est joint
• Un e-mail provenant d'un client ou d'un prospect existant, ou une réponse dans une conversation connue, est classé dans ce prospect ou dossier
• Un e-mail d'une personne devenue prospect au cours des dernières 24 heures est classé dans ce prospect
• Tout le reste est mis de côté dans Vérification des e-mails pendant 30 jours, à l'attention des propriétaires et administrateurs
• Les spams et les propres e-mails de votre cabinet sont ignorés

Flow analyse jusqu'à 100 e-mails par jour et par cabinet, sans coût en crédits d'IA. Lorsque l'accueil automatique est activé, l'e-mail d'accueil n'est envoyé qu'à un client dont Flow a pu vérifier l'adresse, ou dont l'e-mail est fourni par la notification d'un formulaire ou d'une plateforme. Consultez Gestion des prospects pour plus de détails.

Widget de capture de prospects#

Intégrez un formulaire de capture de prospects sur votre site web pour recevoir automatiquement les demandes dans Lawzana Flow.

Configuration du widget#

1. Allez dans Paramètres → Widget du site web
2. Cliquez sur Générer la clé du widget (seul le propriétaire du cabinet peut gérer la clé et ouvrir l'outil de personnalisation)
3. Cliquez sur Ouvrir l'outil de personnalisation et choisissez un Mode de widget :

Personnalisation du widget#

Contenu du formulaire :

• Titre du formulaire : Titre du formulaire (par défaut : « Contactez-nous »)
• Description : Sous-titre ou instructions
• Texte du bouton d'envoi : Libellé du bouton d'envoi (par défaut : « Envoyer »)
• Message de confirmation : Affiché après l'envoi (par défaut : « Merci ! Nous vous recontacterons bientôt. »)

Style :

• Couleur principale : Couleur du bouton et des accents
• Arrière-plan : Arrière-plan du formulaire
• Couleur du texte : Couleur des libellés et du corps du texte
• Couleur de la bordure : Bordure du formulaire
• Rayon de la bordure : Arrondi des angles

Préréglages rapides : Par défaut, Bleu, Vert, Violet, Rose, Ambre, Sombre

Mode bouton : définissez le Texte du bouton (par défaut : « Nous contacter »).

Mode flottant :

• Position : gauche, centre ou droite, en bas de l'écran
• Taille du bouton
• Style de l'icône : Chat ou Formulaire

Champs du formulaire :

• Nom (toujours obligatoire)
• E-mail (toujours obligatoire)
• Téléphone (facultatif : Afficher le champ téléphone, et Téléphone obligatoire si vous le souhaitez)
• Message (facultatif : Afficher le champ message)

Intégration sur votre site web#

Ouvrez l'onglet Code d'intégration dans l'outil de personnalisation, cliquez sur Copier le code et collez-le dans le code HTML de votre site web. Il se présente ainsi :

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Les prospects issus du widget affichent la source « Site web ».

Sécurité du widget#

• Chaque clé de widget est rattachée à votre organisation
• Régénérer la clé pour invalider l'ancienne (les intégrations existantes du widget cessent de fonctionner jusqu'à leur mise à jour)
• Révoquer la clé pour désactiver complètement le widget
• Les soumissions sont limitées en fréquence pour éviter les abus, et un même e-mail envoyé deux fois en moins de 24 heures ne crée qu'un seul prospect

Page de contact#

Flow peut héberger une page de contact simple pour votre cabinet, dotée de son propre lien et d'un code QR. Chaque message envoyé depuis cette page arrive dans Prospects avec la source « Page de contact », et votre équipe reçoit l'e-mail habituel de nouveau prospect.

1. Allez dans Paramètres → Page de contact
2. Cliquez sur Créer ma page (nous la préparons à partir des coordonnées de votre cabinet). Si votre cabinet est connecté à l'annuaire Lawzana, vous pouvez plutôt cliquer sur La créer à partir de mon profil lawzana.com
3. Modifiez-la dans quatre onglets : Design, Texte, Coordonnées et Lien et visibilité. Choisissez un style (Classique, Moderne, Minimaliste, Audacieux ou Personnalisé) et une couleur principale.
4. Cliquez sur Publier ma page, puis partagez le lien ou le code QR

Personne ne voit la page tant que vous ne l'avez pas publiée. Vous pouvez également demander à l'Assistant de modifier la page en formulant vos souhaits avec vos propres mots (2 crédits d'IA par demande) ; ses modifications sont intégrées à votre brouillon jusqu'à ce que vous enregistriez. La page affiche les visites et les messages des 30 derniers jours.

Les moteurs de recherche n'indexent pas la page, sauf si vous activez Permettre aux moteurs de recherche de trouver cette page. Avec les forfaits payants, vous pouvez masquer le lien « Propulsé par Lawzana Flow ». Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent créer ou modifier la page.

Intégration API#

Pour envoyer des prospects depuis vos propres formulaires ou systèmes, allez dans Paramètres → Intégration API. Vous y trouverez le point de terminaison, les champs de requête (nom, e-mail, téléphone, message, source, référent), des exemples de code et un bouton Envoyer un prospect de test. L'API utilise la même clé que le widget du site web.

• Limites de débit : 5 requêtes par minute par adresse IP, 10 par minute par clé
• Le même e-mail envoyé deux fois en moins de 24 heures ne crée qu'un seul prospect
• Les nouveaux prospects arrivent dans votre première étape de prospect, non attribués

Transfert d'e-mails#

Chaque personne dispose d'une adresse d'accueil privée. Transférez-y les e-mails des clients, automatiquement depuis votre boîte de réception ou un par un, et Flow classe chaque message sous le client correspondant. Cela concerne votre propre correspondance ; les nouvelles demandes destinées au cabinet doivent être envoyées à l'adresse de contact.

1. Allez dans Paramètres → Transfert d'e-mails
2. Cliquez sur Créer une connexion e-mail et copiez Votre adresse d'accueil
3. Configurez le transfert dans Gmail, Outlook ou chez votre fournisseur de messagerie (la page propose des instructions étape par étape)

Flow ne prend connaissance que des e-mails qui parviennent à votre adresse d'accueil ; il ne se connecte jamais à votre boîte aux lettres. Lorsque l'expéditeur ne fait pas encore partie de vos clients, l'e-mail patiente dans Vérification des e-mails, où vous pouvez cliquer sur Créer un prospect ou Ignorer. Choisissez sa durée de conservation sous Rétention des e-mails non associés. Les prospects créés de cette manière affichent la source « E-mail » et ne font pas l'objet de l'accueil automatique.

Page de réservation#

Les clients peuvent réserver un rendez-vous avec vous en ligne, depuis la page publique de votre cabinet, un lien que vous partagez ou leur portail client. Cette fonctionnalité est incluse dans tous les forfaits.

Ouvrir votre page de réservation#

1. Allez dans Paramètres → Réservation (propriétaires, administrateurs et membres ; non accessible aux observateurs)
2. Définissez votre nom de réservation, votre fuseau horaire et un lien de réunion facultatif (votre salon Meet, Teams ou Zoom), puis cliquez sur Enregistrer. Si votre cabinet ne possède pas encore d'adresse de page publique, un propriétaire ou un administrateur en configure une depuis ce même onglet : elle commence sous forme de brouillon privé, afin que rien ne soit publié
3. Cliquez sur Ajouter un type de réservation : un nom, une durée, des créneaux hebdomadaires, des temps de battement, un délai de prévenance minimum et le mode de rendez-vous (visio, téléphone ou en personne)
4. Facultatif : collez l'adresse iCal privée de votre calendrier sous Bloquer les créneaux depuis votre propre calendrier, afin que les clients ne puissent pas réserver lorsque vous êtes occupé

La réservation s'ouvre dès que vous disposez d'un type de réservation actif. Chaque collaborateur configure la sienne ; les propriétaires et administrateurs ont une vue sur les intervenants du cabinet et peuvent désactiver la réservation d'un collaborateur.

Où les clients réservent-ils ?#

• Vos liens de réservation : copiez-les depuis Paramètres → Réservation. Un lien vers un type de réservation spécifique mène directement à son calendrier
• Votre page de contact : elle affiche un bouton Prendre rendez-vous dès qu'au moins un collaborateur est disponible à la réservation. Si vous collez un lien Calendly ou similaire dans Paramètres → Page de contact, ce lien sera utilisé à la place
• Le portail client : les clients disposant d'un lien de portail voient l'option Réserver un rendez-vous, l'avocat en charge de leur dossier étant proposé en priorité

Les rendez-vous réservés apparaissent dans votre calendrier Flow et sont reliés à un prospect ou à un dossier. Un nouveau client devient un prospect dont la source est « Réservation ». Les clients reçoivent une confirmation contenant un lien pour reporter ou annuler, et vous êtes averti lorsqu'ils réservent, reportent ou annulent. Pour suspendre l'activité, désactivez Accepter les réservations en ligne : vos réglages sont conservés.

Zapier#

Utilisez votre clé API Zapier pour intégrer des prospects dans Flow depuis d'autres outils connectés à Zapier, tels que des formulaires web, et pour informer vos outils de vos factures et paiements.

Configuration de Zapier#

1. Allez dans Paramètres → Zapier (propriétaires et administrateurs)
2. Cliquez sur Générer une clé API et copiez-la immédiatement : vous ne pourrez plus voir la clé complète ultérieurement
3. Ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier et acceptez l'invitation. L'application est pour l'instant accessible uniquement sur invitation ; la recherche Zapier ne la trouvera donc pas tant que vous ne l'aurez pas rejointe. Paramètres → Zapier contient également un lien direct.
4. Créez un Zap, choisissez Lawzana Flow et collez votre clé API lorsque Zapier vous demande de connecter votre compte

Pour intégrer des prospects dans Flow, utilisez l'action Create Lead. Associez le nom du prospect (obligatoire) et, de manière facultative, son e-mail, son téléphone, son message et le nom de la source, puis sélectionnez New enquiry (voir ci-dessous). Chaque exécution du Zap génère un prospect ayant pour source « Zapier ». Si un prospect associé au même e-mail est déjà arrivé dans les dernières 24 heures, aucun nouveau prospect n'est créé.

Vous utilisez un autre outil, comme Make ? Envoyez une requête POST à https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads avec votre clé dans l'en-tête X-API-KEY, ainsi que le name du prospect (obligatoire), et facultativement email, phone, message, source_name et new_enquiry.

Nouvelles demandes et accueil automatique#

Dans l'action Create Lead, définissez New enquiry sur Yes lorsque le prospect est une personne qui vient de solliciter l'aide de votre cabinet, par exemple via un formulaire ou une publicité de prospection. Si l'option Lancer automatiquement l'accueil des clients est activée, ce prospect recevra votre e-mail d'accueil. Laissez l'option sur No (par défaut) pour les imports et les contacts existants : ces prospects ne seront jamais contactés. Les Zaps créés avant l'apparition de ce champ sont considérés comme étant sur No ; ouvrez-les donc pour sélectionner Yes lorsque cela est approprié.

Depuis un autre outil, transmettez new_enquiry avec la valeur true pour obtenir le même résultat. Omettez ce champ (valeur par défaut, false) pour les imports.

Déclencheurs de facturation#

L'application Lawzana Flow dans Zapier propose quatre déclencheurs de facturation :

• New Invoice Issued (Nouvelle facture émise)
• New Payment Received (Nouveau paiement reçu)
• Invoice Paid (Facture réglée dans sa totalité)
• Invoice Voided (Facture annulée)

Chaque déclencheur transmet le numéro de facture, les dates, le statut, la devise, les montants (sous-total, remise, taxe, total, payé, abandon de créance et solde), les coordonnées de facturation avec lesquelles la facture a été émise, le dossier, le lien de la facture du client et les lignes de facture. Un paiement transmet également sa date, son montant, son mode de règlement et sa référence. Une utilisation courante consiste à répliquer les factures et les règlements dans votre logiciel de comptabilité, tel que Xero. La prise en charge de Make est prévue prochainement.

Pour autoriser les déclencheurs à lire vos données de facturation, un propriétaire ou administrateur doit activer Autoriser les intégrations à lire les données de facturation dans Paramètres → Zapier, à côté de la clé API. Cette option est désactivée par défaut, afin qu'une clé créée pour les prospects ne commence pas d'elle-même à partager les noms des clients et les montants. Tant qu'elle reste désactivée, les déclencheurs de facturation sont rejetés.

Réplication des factures dans Xero#

Flow ne se synchronise pas encore directement avec Xero. En attendant, trois Zaps permettent de maintenir Xero à jour. Xero devient votre grand livre des créances clients ; vous continuez à enregistrer vos temps, factures et paiements dans Flow.

1. New Invoice Issued → facture Xero. Recherchez le contact Xero à l'aide de l'e-mail du client, ou créez-le avec le nom, l'e-mail, le numéro d'identification fiscale et le pays du client. Créez une facture de vente reprenant les mêmes numéro, dates et devise, avec le dossier comme référence. Ajoutez une ligne Xero par ligne Flow, à une quantité de 1 pour le montant de la ligne (le calcul quantité × taux peut varier de quelques centimes sur des saisies de temps courtes), avec le code de compte et le taux de taxe déterminés par votre comptable. Ajoutez toute remise sous la forme d'une ligne négative.
2. New Payment Received → paiement Xero. Retrouvez la facture Xero grâce à son numéro et appliquez le montant, la date et la référence du paiement à votre compte bancaire. N'enregistrez pas également d'argent sur Invoice Paid : les paiements s'en sont déjà chargés.
3. Invoice Voided → annulation dans Xero. Retrouvez la facture Xero grâce à son numéro et annulez-la.

Utilisez les montants décimaux (comme 1250.00) et non les montants en centimes, et conservez l'identifiant de l'événement (dans la référence Xero, par exemple) pour éviter qu'un Zap réexécuté ne crée un doublon. Les factures dans une devise différente de la devise de base de votre organisation Xero nécessitent un forfait Xero multidevise. Chaque déclencheur transmet jusqu'à 500 lignes de facture. Les abandons de créance et les paiements supprimés ne disposent pas de déclencheur ; ajustez-les donc manuellement dans Xero.

Sécurité de la clé API#

• Votre clé API permet à toute personne qui la détient de créer des prospects dans votre organisation et, lorsque l'accès à la facturation est activé, de consulter vos factures et paiements
• Considérez-la comme un mot de passe : ne la partagez jamais publiquement
• Utilisez Régénérer la clé si vous pensez qu'elle a été compromise, ou Révoquer la clé pour interrompre tous les Zaps. Les Zaps existants cesseront de fonctionner tant qu'ils n'auront pas reçu la nouvelle clé

Annuaire Lawzana#

Connectez votre espace de travail Lawzana Flow à la fiche de votre cabinet sur l'annuaire juridique Lawzana. La connexion ne modifie ni votre fiche, ni votre profil, ni votre référencement.

Ce que propose l'intégration#

• Recevoir des prospects : les prospects que vous réclamez et les messages directs que vous recevez dans l'annuaire sont créés en tant que prospects dans Lawzana Flow, avec la mention de source « Lawzana »
• Connexion depuis Lawzana : le bouton Ouvrir dans Flow présent sur un prospect dans votre tableau de bord Lawzana vous connecte à Flow, sans exiger de mot de passe Flow
• Sièges et crédits d'IA : un forfait payant sur l'annuaire ajoute des sièges Flow et des crédits d'IA à votre espace de travail

Connexion#

La méthode habituelle consiste à cliquer sur Ouvrir dans Flow sur n'importe quel prospect de votre tableau de bord Lawzana. La première fois, Flow affiche un écran de confirmation unique, crée votre espace de travail Free si vous n'en avez pas, connecte le cabinet et ouvre le prospect. Les prospects et messages des 90 derniers jours sont importés (sélectionnez Importer aussi les prospects plus anciens pour aller au-delà). Une fois la connexion établie, Ouvrir dans Flow vous dirige immédiatement vers le prospect.

Si vous avez créé votre espace de travail Flow séparément, un propriétaire ou administrateur peut le connecter manuellement : allez dans Paramètres → Annuaire Lawzana, cliquez sur Générer un jeton d'association et collez le jeton dans votre tableau de bord Lawzana sous Paramètres > CRM Lawzana Flow dans un délai de 30 minutes. La connexion reste active jusqu'à ce que vous la dissociez.

Flux des prospects#

Lorsque vous réclamez un prospect ou recevez un message dans l'annuaire :

1. Un prospect est créé dans Lawzana Flow avec le nom, l'e-mail, le téléphone et le message de la personne
2. Sa source porte la mention « Lawzana »
3. Il est attribué à la personne désignée sous Qui reçoit les nouveaux prospects de l'annuaire pour son domaine d'activité dans Paramètres → Domaines d'activité, ou au propriétaire du cabinet
4. Le nom du client fait l'objet d'une recherche de conflits d'intérêts dans vos dossiers
5. Le membre de l'équipe assigné est averti, et le prospect figure en tête du prochain e-mail d'ordre du jour quotidien

Lorsque Lancer automatiquement l'accueil des clients est activé (dans Paramètres → Sources de prospects), chaque nouveau prospect issu de l'annuaire disposant d'une adresse e-mail reçoit votre e-mail d'accueil en quelques minutes, depuis l'adresse de l'avocat assigné. Cela ne consomme aucun crédit d'IA. Les prospects importés lors de la connexion initiale ne sont jamais contactés. Consultez Gestion des prospects.

Flux de calendrier#

Affichez vos échéances Flow et vos relances de prospects dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

1. Allez dans Paramètres → Flux de calendrier
2. Cliquez sur Créer un lien de calendrier
3. Cliquez sur Ajouter à Google Calendar ou sur l'un des boutons Outlook, ou collez le lien dans Apple Calendar

Le flux présente les échéances des dossiers auxquels vous avez accès, vos rappels de prospects et les rendez-vous réservés par les clients avec vous. La synchronisation est à sens unique : les modifications effectuées dans votre calendrier ne sont pas répercutées dans Flow. Les applications de calendrier s'actualisent selon leur propre calendrier, de sorte qu'une nouvelle échéance peut mettre plusieurs heures à apparaître (parfois une seule fois par jour dans Outlook). Toute personne disposant du lien pouvant visualiser ces événements, cliquez sur Régénérer le lien en cas de divulgation.

Stripe (Abonnement)#

Stripe prend en charge les règlements de votre abonnement Lawzana Flow. Cette intégration est configurée automatiquement, sans aucune intervention de votre part. Elle ne sert pas à encaisser les paiements de vos clients.

• Les moyens de paiement sont gérés par le portail de facturation Stripe
• Accédez-y depuis Paramètres → Abonnement → Gérer la facturation
• Consultez Facturation et forfaits pour plus de détails