Intégrations

Lawzana Flow rassemble toutes les nouvelles demandes en un seul endroit, quel que soit leur point de départ : votre site web, votre propre page de contact, vos e-mails, Zapier ou l'annuaire Lawzana. Il peut également avertir vos autres outils lorsque vous émettez une facture ou recevez un paiement. Ce guide présente chaque canal et explique où le configurer. La plupart se trouvent dans Paramètres, sous Intégrations.

Widget de capture de prospects#

Intégrez un formulaire de capture de prospects sur votre site web pour recevoir automatiquement les demandes dans Lawzana Flow.

Configuration du widget#

1. Accédez à Paramètres → Widget du site web
2. Cliquez sur Générer une clé de widget (seul le propriétaire du cabinet peut gérer la clé et ouvrir l'outil de personnalisation)
3. Cliquez sur Ouvrir l'outil de personnalisation et choisissez un Mode de widget :

Personnalisation du widget#

Contenu du formulaire :

• Titre du formulaire — Titre du formulaire (par défaut : « Nous contacter »)
• Description — Sous-titre ou instructions
• Texte du bouton d'envoi — Libellé du bouton de soumission (par défaut : « Envoyer »)
• Message de réussite — Affiché après l'envoi (par défaut : « Merci ! Nous vous recontacterons bientôt. »)

Style :

• Couleur principale — Couleur du bouton et d'accentuation
• Arrière-plan — Fond du formulaire
• Couleur du texte — Couleur des libellés et du corps du texte
• Couleur de la bordure — Bordure du formulaire
• Rayon de la bordure — Arrondi des angles

Préréglages rapides : Par défaut, Bleu, Vert, Violet, Rose, Ambre, Sombre

Mode Bouton : définissez le Texte du bouton (par défaut : « Contactez-nous »).

Mode Flottant :

• Position : gauche, centre ou droite, en bas de l'écran
• Taille du bouton
• Style de l'icône : Discussion ou Formulaire

Champs du formulaire :

• Nom (toujours obligatoire)
• E-mail (toujours obligatoire)
• Téléphone (facultatif : Afficher le champ téléphone, et Téléphone obligatoire si vous le souhaitez)
• Message (facultatif : Afficher le champ message)

Intégration sur votre site web#

Ouvrez l'onglet Code d'intégration dans l'outil de personnalisation, cliquez sur Copier le code et collez-le dans le code HTML de votre site web. Il se présente comme suit :

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Les prospects provenant du widget indiquent la source « Site web ».

Sécurité du widget#

• Chaque clé de widget est liée à votre organisation
• Cliquez sur Régénérer la clé pour invalider l'ancienne (les installations existantes du widget cesseront de fonctionner jusqu'à ce que vous les mettiez à jour)
• Cliquez sur Révoquer la clé pour désactiver complètement le widget
• Les soumissions font l'objet d'une limitation de débit pour éviter les abus, et un même e-mail envoyé deux fois en 24 heures ne crée qu'un seul prospect

Page de contact#

Flow peut héberger une page de contact simple pour votre cabinet, dotée de son propre lien et de son propre code QR. Chaque message envoyé depuis celle-ci arrive dans Prospects avec la source « Page de contact », et votre équipe reçoit l'e-mail habituel de nouveau prospect.

1. Accédez à Paramètres → Page de contact
2. Cliquez sur Créer ma page (nous la préparons à partir des informations de votre cabinet). Si votre cabinet est associé à l'annuaire Lawzana, vous pouvez plutôt cliquer sur La créer depuis mon profil lawzana.com
3. Modifiez-la dans quatre onglets : Apparence, Texte, Coordonnées et Lien et visibilité. Choisissez un style (Classique, Moderne, Minimaliste, Audacieux ou Personnalisé) et une couleur principale.
4. Cliquez sur Publier ma page, puis partagez le lien ou le code QR

Personne ne verra la page avant sa publication. Vous pouvez également demander à l'Assistant de modifier la page avec vos propres mots (2 crédits IA par demande) ; ses modifications sont enregistrées dans votre brouillon jusqu'à ce que vous validiez. La page affiche les visites et les messages des 30 derniers jours.

Les moteurs de recherche n'indexent pas la page, sauf si vous activez l'option Autoriser les moteurs de recherche à trouver cette page. Avec les forfaits payants, vous pouvez masquer la mention « Propulsé par Lawzana Flow ». Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent créer ou modifier la page.

Intégration API#

Pour envoyer des prospects depuis vos propres formulaires ou systèmes, accédez à Paramètres → Intégration API. Vous y trouverez le point de terminaison, les champs de la requête (nom, e-mail, téléphone, message, source, référent), des exemples de code et un bouton Envoyer un prospect de test. L'intégration utilise la même clé que le widget du site web.

• Limites de débit : 5 requêtes par minute par adresse IP, 10 par minute par clé
• Un même e-mail envoyé deux fois en 24 heures ne crée qu'un seul prospect
• Les nouveaux prospects arrivent dans votre première étape du pipeline de prospects, non assignés

Transfert d'e-mails#

Chaque personne dispose d'une adresse de réception privée. Transférez-y les e-mails des clients, de manière automatique depuis votre boîte de réception ou un par un, et Flow classera chaque message sous le client correspondant.

1. Accédez à Paramètres → Transfert d'e-mails
2. Cliquez sur Créer une connexion e-mail et copiez Votre adresse de réception
3. Configurez le transfert dans Gmail, Outlook ou chez votre fournisseur d'e-mail (la page propose des instructions étape par étape)

Flow ne lit que les e-mails parvenant à votre adresse de réception ; il ne se connecte jamais directement à votre boîte de messagerie. Lorsque l'expéditeur ne fait pas encore partie de vos clients, l'e-mail est mis en attente dans la section Examen des e-mails, où vous pouvez le convertir en prospect ou l'écarter. Les prospects créés de cette manière indiquent la source « E-mail ».

Page de réservation#

Les clients peuvent réserver un rendez-vous avec vous en ligne, depuis la page publique de votre cabinet, un lien que vous partagez ou leur portail client. Cette fonctionnalité est incluse dans tous les forfaits.

Ouvrir votre page de réservation#

1. Accédez à Paramètres → Réservation (propriétaires, administrateurs et membres ; les lecteurs n'y ont pas accès)
2. Définissez votre nom de réservation, votre fuseau horaire et éventuellement un lien de réunion (votre salle Meet, Teams ou Zoom), puis cliquez sur Enregistrer. Si votre cabinet n'a pas encore d'adresse de page publique, un propriétaire ou un administrateur peut en configurer une depuis ce même onglet : elle démarre sous la forme d'un brouillon privé, afin que rien ne soit publié
3. Cliquez sur Ajouter un type de réservation : un nom, une durée, les plages horaires hebdomadaires, les marges de sécurité, le délai de préavis minimal et le format du rendez-vous (visio, téléphone ou en personne)
4. Facultatif : collez l'adresse iCal privée de votre agenda sous Bloquer les créneaux depuis votre propre calendrier, afin que les clients ne puissent pas réserver de plages où vous êtes déjà occupé

La réservation s'ouvre dès que vous disposez d'un type de réservation actif. Chaque collaborateur configure ses propres disponibilités ; les propriétaires et les administrateurs peuvent voir l'ensemble des organisateurs du cabinet et désactiver la réservation d'un collaborateur.

Où les clients réservent-ils ?#

• Vos liens de réservation : copiez-les depuis Paramètres → Réservation. Un lien vers un type de réservation mène directement à son calendrier
• Votre page de contact : elle affiche un bouton Prendre rendez-vous dès qu'au moins un collaborateur propose des disponibilités. Si vous collez un lien Calendly ou similaire dans Paramètres → Page de contact, c'est ce lien qui sera utilisé à la place
• Le portail client : les clients disposant d'un lien d'accès au portail voient l'option Réserver un rendez-vous, l'avocat en charge de leur dossier apparaissant en premier

Les rendez-vous programmés apparaissent dans votre calendrier Flow et sont reliés à un prospect ou à un dossier. Un nouveau client devient un prospect avec la source « Réservation ». Les clients reçoivent une confirmation contenant un lien pour reprogrammer ou annuler, et vous êtes averti à chaque réservation, modification ou annulation. Pour suspendre les prises de rendez-vous, désactivez Accepter les réservations en ligne : vos paramètres seront conservés.

Zapier#

Utilisez votre clé d'API Zapier pour intégrer des prospects dans Flow depuis les autres outils que vous connectez à Zapier, comme des formulaires web, et pour informer vos outils de vos factures et paiements.

Configuration de Zapier#

1. Accédez à Paramètres → Zapier (propriétaires et administrateurs)
2. Cliquez sur Générer une clé API et copiez-la immédiatement : vous ne pourrez plus voir la clé complète ultérieurement
3. Ouvrez l'application Lawzana Flow dans Zapier et acceptez l'invitation. L'application est pour le moment accessible uniquement sur invitation ; la recherche globale de Zapier ne la trouvera donc pas tant que vous ne l'aurez pas rejointe. La section Paramètres → Zapier propose également un lien vers celle-ci.
4. Créez un Zap, choisissez Lawzana Flow et collez votre clé API lorsque Zapier vous invite à connecter votre compte

Pour transférer des prospects dans Flow, utilisez l'action Create Lead. Mappez le nom du prospect (obligatoire), et facultativement son adresse e-mail, son téléphone, son message et le nom de la source. Chaque exécution du Zap crée un prospect portant la source « Zapier ». Si un prospect associé à la même adresse e-mail est déjà arrivé au cours des dernières 24 heures, aucun nouveau prospect n'est créé.

Vous utilisez un autre outil, comme Make ? Envoyez une requête POST à https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads avec votre clé dans l'en-tête X-API-KEY, ainsi que le champ name du prospect (obligatoire), et facultativement email, phone, message et source_name.

Déclencheurs de facturation#

L'application Lawzana Flow dans Zapier propose quatre déclencheurs de facturation :

• New Invoice Issued (Nouvelle facture émise)
• New Payment Received (Nouveau paiement reçu)
• Invoice Paid (Facture réglée intégralement)
• Invoice Voided (Facture annulée)

Chaque déclencheur transmet le numéro de facture, les dates, le statut, la devise, les montants (sous-total, remise, taxe, total, payé, abandon de créance et solde), les coordonnées de facturation avec lesquelles la facture a été émise, le dossier, le lien vers la facture pour le client et les lignes de facture. Un paiement transmet également sa date, son montant, son mode de règlement et sa référence. Une utilisation courante consiste à répliquer les factures et les paiements dans votre logiciel de comptabilité, comme Xero. La prise en charge de Make arrive prochainement.

Pour autoriser les déclencheurs à lire vos données financières, un propriétaire ou un administrateur doit activer l'option Autoriser les intégrations à lire les données de facturation dans Paramètres → Zapier, à côté de la clé API. Cette option est désactivée par défaut, afin qu'une clé créée uniquement pour les prospects ne partage pas d'elle-même les noms des clients et les montants. Tant qu'elle reste désactivée, les déclencheurs de facturation sont refusés.

Réplication des factures dans Xero#

Flow ne se synchronise pas encore directement avec Xero. En attendant, trois Zaps permettent de maintenir Xero à jour. Xero fait office de grand livre des comptes clients ; vous continuez à enregistrer vos temps passés, factures et règlements dans Flow.

1. New Invoice Issued → facture Xero. Recherchez le contact Xero grâce à l'adresse e-mail du client, ou créez-le avec le nom du client, son e-mail, son numéro d'identification fiscale et son pays. Créez une facture client avec le même numéro, les mêmes dates, la même devise, et le dossier en référence. Ajoutez une ligne Xero par ligne Flow, avec une quantité égale à 1 pour le montant de la ligne (le calcul quantité × taux horaire peut différer de quelques centimes sur des saisies de temps courtes), en indiquant le code comptable et le taux de taxe choisis par votre expert-comptable. Ajoutez les éventuelles remises sous forme de ligne négative.
2. New Payment Received → paiement Xero. Retrouvez la facture Xero à l'aide de son numéro et imputez le montant, la date et la référence du règlement sur votre compte bancaire. N'enregistrez pas à nouveau d'argent sur l'événement Invoice Paid : les paiements s'en sont déjà chargés.
3. Invoice Voided → annulation dans Xero. Retrouvez la facture Xero à l'aide de son numéro et procédez à son annulation.

Utilisez les montants décimaux (tels que 1250.00) et non les montants en centimes, et conservez l'identifiant de l'événement (dans la référence Xero, par exemple) pour éviter qu'un Zap réexécuté ne crée un doublon. Les factures émises dans une devise différente de la devise de référence de votre organisation Xero nécessitent un forfait Xero multidevise. Chaque déclencheur peut transmettre jusqu'à 500 lignes de facture. Les abandons de créance et les suppressions de paiements ne disposent d'aucun déclencheur : il convient de les régulariser manuellement dans Xero.

Sécurité des clés API#

• Votre clé API permet à toute personne en sa possession de créer des prospects au sein de votre organisation et, lorsque l'accès à la facturation est activé, de consulter vos factures et règlements
• Traitez-la comme un mot de passe : ne la diffusez jamais publiquement
• Cliquez sur Régénérer la clé si vous pensez qu'elle a été compromise, ou sur Révoquer la clé pour interrompre l'ensemble des Zaps. Les Zaps en place cesseront de fonctionner jusqu'à ce qu'ils reçoivent la nouvelle clé

Annuaire Lawzana#

Associez votre espace de travail Lawzana Flow à la fiche de votre cabinet sur l'annuaire juridique Lawzana. Cette connexion n'altère en rien votre fiche, votre profil ou votre classement.

Ce que cela permet#

• Recevoir des prospects : les prospects que vous réclamez et les messages directs reçus dans l'annuaire sont créés sous forme de prospects dans Lawzana Flow, avec la source « Lawzana »
• Se connecter depuis Lawzana : le bouton Ouvrir dans Flow figurant sur un prospect dans votre tableau de bord Lawzana vous connecte directement à Flow, sans avoir à saisir de mot de passe Flow
• Sièges et crédits IA : un abonnement payant à l'annuaire ajoute des sièges Flow et des crédits IA à votre espace de travail

Connexion#

La méthode habituelle consiste à cliquer sur Ouvrir dans Flow sur n'importe quel prospect dans votre tableau de bord Lawzana. La première fois, Flow affiche un écran de confirmation, configure votre espace de travail Gratuit si vous n'en possédez pas encore, associe le cabinet et ouvre le prospect. Les prospects et messages des 90 derniers jours sont importés (sélectionnez Importer aussi les prospects plus anciens pour aller plus loin). Une fois la connexion établie, Ouvrir dans Flow mène directement au prospect.

Si vous avez créé votre espace de travail Flow de manière distincte, un propriétaire ou un administrateur peut le connecter manuellement : accédez à Paramètres → Annuaire Lawzana, cliquez sur Générer un jeton d'association et collez ce jeton dans votre tableau de bord Lawzana sous Settings > Lawzana Flow CRM dans les 30 minutes. La connexion reste active tant que vous ne la déconnectez pas.

Flux des prospects#

Lorsque vous réclamez un prospect ou recevez un message dans l'annuaire :

1. Un prospect est créé dans Lawzana Flow avec le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et le message de la personne
2. Sa source porte la mention « Lawzana »
3. Le nom du client est vérifié par rapport à vos dossiers pour détecter d'éventuels conflits d'intérêts
4. Le collaborateur assigné (ou, à défaut, les propriétaires et administrateurs) en est notifié, et le prospect figure en tête du prochain e-mail d'agenda quotidien

L'option Lancer automatiquement le pré-filtrage par IA (désactivée par défaut) permet à l'assistant IA d'adresser immédiatement un e-mail à tout nouveau prospect de l'annuaire avec quelques questions préliminaires, via la connexion e-mail de l'avocat assigné. Si cet avocat n'a pas configuré de connexion e-mail, le prospect reçoit à la place le lien du formulaire de recueil d'informations. Les prospects importés ne sont jamais recontactés.

Flux de calendrier#

Visualisez vos échéances Flow et vos relances de prospects dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

1. Accédez à Paramètres → Flux de calendrier
2. Cliquez sur Créer un lien de calendrier
3. Cliquez sur Ajouter à Google Calendar ou sur l'un des boutons Outlook, ou collez le lien dans Apple Calendar

Le flux présente les échéances des dossiers auxquels vous avez accès, vos rappels de prospects et les rendez-vous pris par vos clients. Le flux fonctionne dans un seul sens : les modifications apportées dans votre agenda ne sont pas répercutées dans Flow. Les applications de calendrier se synchronisent selon leur propre fréquence ; une nouvelle échéance peut donc mettre plusieurs heures à s'afficher (Outlook n'effectue parfois la mise à jour qu'une seule fois par jour). Toute personne disposant du lien peut consulter ces événements, pensez donc à Régénérer le lien en cas de divulgation.

Stripe (Abonnement)#

Stripe prend en charge les règlements de votre abonnement Lawzana Flow. Cette étape est entièrement automatisée et ne nécessite aucune configuration de votre part. Elle n'est pas utilisée pour encaisser les paiements de vos clients.

• Les modes de paiement sont administrés via le portail de facturation Stripe
• Vous pouvez y accéder depuis Paramètres → Abonnement → Gérer la facturation
• Consultez Facturation & Forfaits pour plus de détails