Integraciones

Lawzana Flow centraliza las nuevas consultas en un solo lugar, sin importar de dónde procedan: su sitio web, su propia página de contacto, su dirección de consultas, Zapier o el directorio de Lawzana. También puede notificar a sus otras herramientas cuando emite una factura o recibe un pago. Esta guía cubre cada canal y dónde configurarlo. La mayoría se encuentra en Configuración, bajo Integraciones.

Fuentes de clientes potenciales#

Configuración → Fuentes de clientes potenciales (propietarios y administradores) enumera todos los canales desde los que pueden llegar sus consultas: Directorio de Lawzana, Dirección de consultas, Formulario web, Página de contacto, Página de reservas y Zapier y API. Cada uno muestra si está configurado, la fecha de su último cliente potencial y cuántos ha aportado en los últimos 30 días. Haga clic en Configurar (o Configuración) para abrir la pestaña de ese canal.

La misma página cuenta con el interruptor Admisión de clientes, Iniciar la admisión de clientes automáticamente. Al activarlo, cada nueva consulta procedente de estas fuentes recibe su formulario de admisión. Consulte Gestión de clientes potenciales.

Dirección de consultas#

Su dirección de consultas es una dirección de correo electrónico única para todo el bufete. Envíele las consultas que su firma reciba por correo electrónico y Flow convertirá cada nueva consulta en un cliente potencial. Cualquier otro mensaje se reservará para que usted lo revise.

Los propietarios y administradores la encontrarán en Configuración → Fuentes de clientes potenciales, bajo Su dirección de consultas. Haga clic en Copiar para copiarla. Flow la crea la primera vez que un propietario o administrador abre la página.

Qué enviar a esta dirección#

• Su buzón info@: reenvíe una copia del correo entrante
• Los formularios de su sitio web: añada la dirección a los correos electrónicos de notificación del formulario
• Directorios y plataformas (Avvo, Justia, Perfil de Empresa de Google y otros): establézcala como su correo electrónico de notificación o reenvíe sus correos desde su bandeja de entrada

Cómo configurarla#

1. Vaya a Configuración → Fuentes de clientes potenciales
2. Bajo Cómo configurarlo, elija Dónde llegan sus consultas: Gmail o Google Workspace, Outlook o Microsoft 365, Formularios de WordPress, Wix, Squarespace, Webflow u Otros directorios y plataformas
3. Siga los tres pasos indicados. Su dirección de consultas ya aparece completada

Para Gmail: abra Configuración, luego Ver todos los ajustes, después Reenvío y correo POP/IMAP, haga clic en Añadir una dirección de reenvío e introduzca su dirección de consultas. Gmail enviará un código de confirmación. El código aparecerá en la página de Fuentes de clientes potenciales, y los propietarios y administradores también recibirán una notificación con él. Introduzca el código en Gmail, elija reenviar una copia del correo entrante, conserve la copia de Gmail en la bandeja de entrada y guarde los cambios.

Para Outlook en la web: abra Configuración, luego Correo, después Reenvío, active el reenvío, introduzca su dirección de consultas, marque Conservar una copia de los mensajes reenviados y guarde. Si Microsoft 365 lo bloquea, su administrador deberá habilitar el reenvío automático en la directiva de correo no deseado saliente.

Para un formulario web, mantenga también su propia dirección en la notificación, configure el campo Responder a (Reply-To) con el correo electrónico del visitante si el formulario lo permite y envíe un mensaje de prueba.

La página muestra el mensaje «Aún no ha llegado ningún correo electrónico» hasta que se recibe el primero. A partir de entonces, muestra «Llegan correos» junto con la fecha del último recibido, para que sepa que el reenvío funciona.

Envío de las instrucciones a su técnico web#

Si otra persona administra su sitio web o su correo electrónico, haga clic en Enviar estos pasos a mi técnico web. Introduzca Su correo electrónico y una nota opcional, y haga clic en Enviar. Recibirá los pasos específicos para la plataforma seleccionada y su dirección de consultas; sus respuestas le llegarán a usted. El correo electrónico también enumera las demás formas de conectar su sitio web (el Widget de captación de clientes potenciales, la API y Zapier) con un enlace a este artículo. Nunca incluye sus claves: usted mismo copia el código del widget o crea una clave de API en Flow para facilitársela.

• La nota es texto sin formato, por lo que no puede contener enlaces
• Una misma dirección solo puede recibir las instrucciones un máximo de dos veces al día

Qué ocurre con cada correo electrónico#

• Una nueva consulta se convierte en un cliente potencial con la fuente «Correo electrónico», sin asignar, y el correo se adjunta a este
• Un correo electrónico de un cliente o contacto que ya existe, o una respuesta a una conversación conocida, se archiva en ese cliente potencial o expediente
• Un correo electrónico de alguien que ya se convirtió en cliente potencial en las últimas 24 horas se archiva en dicho cliente potencial
• Todo lo demás se reserva en Revisión de correos durante 30 días para que los propietarios y administradores lo comprueben
• El correo no deseado y los mensajes propios del bufete se descartan

Flow lee hasta 100 correos electrónicos al día por bufete, sin coste de créditos de IA. Con la admisión automática activada, el correo de admisión solo se envía al cliente cuya dirección Flow haya podido verificar, o cuyo correo proporcione la notificación del formulario o plataforma. Consulte Gestión de clientes potenciales para obtener más detalles.

Widget de captación de clientes potenciales#

Inserte un formulario de captación de clientes potenciales en su sitio web para recibir consultas en Lawzana Flow automáticamente.

Configuración del widget#

1. Vaya a Configuración → Widget del sitio web
2. Haga clic en Generar clave del widget (solo el propietario del bufete puede gestionar la clave y abrir el personalizador)
3. Haga clic en Abrir personalizador y seleccione un Modo del widget:

Personalización del widget#

Contenido del formulario:

• Título del formulario: Encabezado del formulario (por defecto: «Póngase en contacto»)
• Descripción: Subtítulo o instrucciones
• Texto del botón de envío: Etiqueta del botón de envío (por defecto: «Enviar»)
• Mensaje de confirmación: Se muestra tras el envío (por defecto: «¡Gracias! Nos pondremos en contacto con usted en breve.»)

Estilo:

• Color principal: Color del botón y detalles
• Fondo: Fondo del formulario
• Color del texto: Color de las etiquetas y del cuerpo del texto
• Color del borde: Borde del formulario
• Radio del borde: Redondez de las esquinas

Ajustes predefinidos rápidos: Predeterminado, Azul, Verde, Morado, Rosa, Ámbar, Oscuro

Modo Botón: configure el Texto del botón (por defecto: «Contáctenos»).

Modo Flotante:

• Posición: izquierda, centro o derecha, en la parte inferior de la pantalla
• Tamaño del botón
• Estilo de icono: Chat o Formulario

Campos del formulario:

• Nombre (siempre obligatorio)
• Correo electrónico (siempre obligatorio)
• Teléfono (opcional: Mostrar campo de teléfono, y Teléfono obligatorio si lo desea)
• Mensaje (opcional: Mostrar campo de mensaje)

Inserción en su sitio web#

Abra la pestaña Código de inserción en el personalizador, haga clic en Copiar código y péguelo en el código HTML de su sitio web. Tendrá un aspecto similar a este:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Los clientes potenciales del widget muestran la fuente «Sitio web».

Seguridad del widget#

• Cada clave de widget está vinculada a su organización
• Regenerar clave anula la anterior (las instalaciones existentes del widget dejarán de funcionar hasta que las actualice)
• Revocar clave desactiva el widget por completo
• Los envíos cuentan con límite de frecuencia para evitar abusos, y si se envía el mismo correo electrónico dos veces en un plazo de 24 horas, solo se creará un cliente potencial

Página de contacto#

Flow puede alojar una página de contacto sencilla para su firma, con su propio enlace y código QR. Cada mensaje enviado desde ella llega a Clientes potenciales con la fuente «Página de contacto», y su equipo recibe la notificación por correo habitual de nuevo cliente potencial.

1. Vaya a Configuración → Página de contacto
2. Haga clic en Crear mi página (la prepararemos con los datos de su firma). Si su bufete está conectado al directorio de Lawzana, puede hacer clic en Crearla a partir de mi perfil de lawzana.com en su lugar
3. Edítela mediante cuatro pestañas: Diseño, Texto, Datos de contacto y Enlace y visibilidad. Elija un estilo (Clásico, Moderno, Minimalista, Llamativo o Personalizado) y un color principal.
4. Haga clic en Publicar mi página y comparta el enlace o el código QR

Nadie podrá ver la página hasta que la publique. También puede pedirle al Asistente que modifique la página con sus propias palabras (2 créditos de IA por solicitud); sus cambios se guardarán en el borrador hasta que los aplique. La página muestra las visitas y los mensajes de los últimos 30 días.

Los motores de búsqueda no indexarán la página a menos que active la opción Permitir que los motores de búsqueda encuentren esta página. En los planes de pago, puede ocultar el enlace «Powered by Lawzana Flow». Solo los propietarios y administradores pueden crear o modificar la página.

Integración mediante API#

Para enviar clientes potenciales desde sus propios formularios o sistemas, vaya a Configuración → Integración mediante API. Allí encontrará el endpoint, los campos de la solicitud (nombre, correo electrónico, teléfono, mensaje, fuente, referente), ejemplos de código y el botón Enviar cliente potencial de prueba. Utiliza la misma clave que el widget del sitio web.

• Límites de frecuencia: 5 solicitudes por minuto por dirección IP, 10 por minuto por clave
• El mismo correo electrónico enviado dos veces en 24 horas solo crea un cliente potencial
• Los nuevos clientes potenciales van a su primera etapa del pipeline, sin asignar

Reenvío de correo electrónico#

Cada persona dispone de una dirección de admisión privada. Reenvíe los correos electrónicos de sus clientes a esta dirección, de forma automática desde su bandeja de entrada o de uno en uno, y Flow archivará cada mensaje en el cliente correspondiente. Esto es para su propia correspondencia; las nuevas consultas para el bufete se dirigen a la dirección de consultas.

1. Vaya a Configuración → Reenvío de correo electrónico
2. Haga clic en Crear conexión de correo y copie Su dirección de admisión
3. Configure el reenvío en Gmail, Outlook o su proveedor de correo (la página incluye instrucciones paso a paso)

Flow solo tiene acceso a los correos electrónicos que llegan a su dirección de admisión; nunca accede a su buzón de correo. Si el remitente aún no es cliente suyo, el correo electrónico espera en Revisión de correos, donde puede hacer clic en Crear cliente potencial o Descartar. Elija cuánto tiempo permanecerá allí en Retención de correos no coincidentes. Los clientes potenciales creados de este modo muestran la fuente «Correo electrónico» y no reciben la admisión automática.

Página de reservas#

Los clientes pueden concertar una cita con usted por Internet, desde la página pública de su firma, mediante un enlace compartido o desde su portal del cliente. Está incluida en todos los planes.

Cómo abrir su página de reservas#

1. Vaya a Configuración → Reservas (propietarios, administradores y miembros; los lectores no disponen de esta opción)
2. Defina su nombre de reserva, zona horaria y un enlace de reunión opcional (su sala de Meet, Teams o Zoom) y haga clic en Guardar. Si su firma aún no tiene una dirección de página pública, un propietario o administrador puede configurarla desde esta misma pestaña: se iniciará como un borrador privado, por lo que no se publicará nada todavía
3. Haga clic en Añadir un tipo de reserva: defina un nombre, duración, horarios semanales, márgenes entre citas, tiempo de antelación mínima y el formato de la reunión (videollamada, teléfono o presencial)
4. Opcional: pegue la dirección privada iCal de su calendario bajo Bloquear horas de su propio calendario para que los clientes no puedan reservar en sus horas ocupadas

Las reservas se habilitarán tan pronto como tenga un tipo de reserva activo. Cada compañero configura la suya; los propietarios y administradores pueden ver los anfitriones del bufete y deshabilitar las reservas de un compañero si fuera necesario.

Dónde reservan los clientes#

• Sus enlaces de reserva: cópielos desde Configuración → Reservas. El enlace a un tipo de reserva específico conduce directamente a su calendario
• Su página de contacto: muestra el botón Reservar una cita cuando al menos un miembro del equipo tiene reservas disponibles. Si añade un enlace de Calendly o similar en Configuración → Página de contacto, se utilizará dicho enlace en su lugar
• El portal del cliente: los clientes con acceso al portal verán la opción Reservar una reunión, mostrando en primer lugar al abogado a cargo de su expediente

Las reuniones concertadas aparecen en su calendario de Flow vinculadas a un cliente potencial o expediente. Un nuevo cliente se convierte en cliente potencial con la fuente «Reserva». Los clientes reciben una confirmación con un enlace para reprogramar o cancelar, y usted recibirá una notificación cada vez que reserven, reprogramen o cancelen. Para pausar el servicio, desactive Aceptar reservas online: se conservará toda su configuración.

Zapier#

Utilice su clave de API de Zapier para enviar clientes potenciales a Flow desde otras herramientas conectadas a Zapier, como formularios web, y para notificar a sus aplicaciones sobre facturas y cobros.

Configuración de Zapier#

1. Vaya a Configuración → Zapier (propietarios y administradores)
2. Haga clic en Generar clave de API y cópiela de inmediato: no volverá a ver la clave completa
3. Abra la aplicación Lawzana Flow en Zapier y acepte la invitación. Por ahora, solo se puede acceder a la aplicación mediante invitación, por lo que no la encontrará en el buscador de Zapier hasta que la acepte. En Configuración → Zapier también encontrará el enlace.
4. Cree un Zap, elija Lawzana Flow y pegue su clave de API cuando Zapier le solicite conectar su cuenta

Para enviar clientes potenciales a Flow, utilice la acción Create Lead. Asigne el nombre del contacto (obligatorio) y, opcionalmente, el correo electrónico, teléfono, mensaje y nombre de la fuente, y seleccione New enquiry (consulte más abajo). Cada ejecución del Zap crea un cliente potencial con la fuente «Zapier». Si en las últimas 24 horas se recibió un contacto con el mismo correo, no se duplicará.

¿Utiliza otra herramienta, como Make? Envíe una solicitud POST a https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads incluyendo su clave en la cabecera X-API-KEY, junto con los campos name (obligatorio), y opcionalmente email, phone, message, source_name y new_enquiry.

Nuevas consultas y admisión automática#

En la acción Create Lead, establezca New enquiry en Yes cuando el contacto sea una persona que acaba de solicitar asistencia a su firma (por ejemplo, desde un formulario o anuncio para clientes potenciales). Con Iniciar la admisión de clientes automáticamente activado, dicho cliente potencial recibirá su correo electrónico de admisión. Manténgalo en No (valor por defecto) para importaciones y contactos existentes: a estos nunca se les enviará dicha comunicación. Los Zaps creados antes de la existencia de este campo cuentan con el valor No, por lo que se recomienda revisarlos y marcar Yes donde corresponda.

Desde otra herramienta, envíe new_enquiry como true para obtener el mismo resultado. Omítalo (por defecto, false) en las importaciones.

Desencadenadores de facturación#

La aplicación Lawzana Flow en Zapier dispone de cuatro desencadenadores de facturación:

• New Invoice Issued (Nueva factura emitida)
• New Payment Received (Nuevo pago recibido)
• Invoice Paid (Factura pagada en su totalidad)
• Invoice Voided (Factura anulada)

Cada desencadenador incluye el número de factura, fechas, estado, moneda, importes (subtotal, descuento, impuestos, total, pagado, cancelado y saldo pendiente), los datos de facturación con los que se emitió, el expediente, el enlace a la factura del cliente y las líneas de la factura. En los cobros se detalla también su fecha, importe, método y referencia. Un uso habitual es registrar facturas y cobros en su software de contabilidad, como Xero. La integración con Make estará disponible próximamente.

Para permitir que los desencadenadores lean sus datos de facturación, un propietario o administrador debe activar Permitir que las integraciones lean datos de facturación en Configuración → Zapier, junto a la clave de API. Está desactivado de forma predeterminada, para evitar que una clave creada únicamente para captar clientes potenciales comparta involuntariamente importes y nombres de clientes. Mientras permanezca desactivado, los desencadenadores de facturación serán rechazados.

Cómo copiar facturas en Xero#

Flow no se sincroniza directamente con Xero todavía. Mientras tanto, tres Zaps permiten mantener Xero al día. Xero funcionará como su libro mayor de cuentas por cobrar, mientras sigue registrando horas, facturas y cobros en Flow.

1. New Invoice Issued → Factura en Xero. Busque el contacto en Xero por el correo del cliente o créelo con su nombre, correo, NIF/CIF y país. Genere una factura de venta con la misma numeración, fechas y moneda, indicando el expediente como referencia. Añada una línea en Xero por cada línea de Flow, con cantidad 1 por el importe de la línea (calcular cantidad × tarifa puede causar diferencias de céntimos en registros de tiempo breves), junto con el código de cuenta y tipo impositivo indicados por su contable. Aplique cualquier descuento como una línea negativa.
2. New Payment Received → Cobro en Xero. Busque la factura en Xero por su número y registre el importe, la fecha y la referencia del cobro en su cuenta bancaria. Evite registrar importes de nuevo con Invoice Paid: los cobros ya lo habrán computado.
3. Invoice Voided → Anulación en Xero. Busque la factura en Xero por su número y proceda a anularla.

Utilice importes decimales (como 1250.00) y no en céntimos, y conserve el ID del evento (por ejemplo, en la referencia de Xero) para que la reactivación de un Zap no cree duplicados. Las facturas emitidas en una divisa distinta a la moneda base de su organización en Xero requieren un plan de Xero multimoneda. Cada desencadenador admite hasta 500 líneas de factura. Las condonaciones o anulaciones de cobros no tienen desencadenador, por lo que deberán ajustarse manualmente en Xero.

Seguridad de la clave de API#

• Su clave de API permite a cualquiera que disponga de ella crear clientes potenciales en su organización y, con el acceso de facturación activo, consultar sus facturas y cobros
• Trátela como si fuera una contraseña: no la comparta públicamente
• Use Regenerar clave si sospecha que se ha visto comprometida, o Revocar clave para detener todos los Zaps. Los Zaps existentes dejarán de funcionar hasta que se actualicen con la nueva clave

Directorio de Lawzana#

Conecte su espacio de trabajo de Lawzana Flow con el perfil de su bufete en el directorio jurídico de Lawzana. La vinculación no modifica su ficha, perfil ni posicionamiento.

Funcionalidades#

• Recibir clientes potenciales: los clientes potenciales que reclame y los mensajes directos que reciba en el directorio se crearán como clientes potenciales en Lawzana Flow, identificados con la fuente «Lawzana»
• Iniciar sesión desde Lawzana: al pulsar Abrir en Flow en un cliente potencial dentro de su panel de Lawzana, accederá a Flow sin necesidad de volver a introducir su contraseña
• Usuarios y créditos de IA: un plan de pago en el directorio añade usuarios y créditos de IA adicionales a su espacio de trabajo de Flow

Cómo conectar#

El método habitual consiste en hacer clic en Abrir en Flow en cualquier cliente potencial dentro del panel de Lawzana. La primera vez, Flow mostrará una pantalla de confirmación, creará su espacio de trabajo Free si aún no dispone de uno, conectará el bufete y abrirá el cliente potencial. Se importarán los contactos y mensajes de los últimos 90 días (seleccione Importar también clientes potenciales anteriores si desea cargar más). Una vez conectados, Abrir en Flow le dirigirá directamente al contacto.

Si configuró su espacio de trabajo de Flow de manera independiente, un propietario o administrador puede vincularlo manualmente: acceda a Configuración → Directorio de Lawzana, haga clic en Generar token de vinculación y pegue dicho código en su panel de Lawzana dentro de Ajustes > Lawzana Flow CRM en un plazo máximo de 30 minutos. La conexión permanecerá activa hasta que decida desvincularla.

Flujo de los clientes potenciales#

Cuando reclama un cliente potencial o recibe un mensaje en el directorio:

1. Se genera un cliente potencial en Lawzana Flow con el nombre, correo electrónico, teléfono y mensaje del solicitante
2. Su procedencia se etiqueta con la fuente «Lawzana»
3. Se asigna a la persona designada en Quién recibe los nuevos clientes potenciales del directorio para esa área de práctica en Configuración → Áreas de práctica, o al propietario del bufete por defecto
4. Se contrasta el nombre del cliente con sus expedientes existentes para prevenir posibles conflictos de intereses
5. El profesional asignado recibe una notificación y el contacto se sitúa en la parte superior del siguiente correo de agenda diaria

Con la opción Iniciar la admisión de clientes automáticamente activada (en Configuración → Fuentes de clientes potenciales), cada nuevo contacto del directorio que incluya correo electrónico recibirá en pocos minutos el mensaje de admisión desde la dirección del abogado asignado. Esto no consume créditos de IA. Los clientes potenciales importados al realizar la conexión inicial no serán contactados. Consulte Gestión de clientes potenciales.

Canal de calendario#

Consulte sus plazos procesales de Flow y los seguimientos de clientes potenciales en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

1. Vaya a Configuración → Canal de calendario
2. Haga clic en Crear enlace de calendario
3. Haga clic en Añadir a Google Calendar, en cualquiera de los botones de Outlook, o pegue el enlace en Apple Calendar

El canal sincroniza los vencimientos de los expedientes que tiene asignados o visibles, los recordatorios de sus clientes potenciales y las citas concertadas por los clientes. La sincronización es unidireccional: las modificaciones realizadas en su gestor de calendario externo no afectarán a Flow. Las aplicaciones de calendario se actualizan con sus propios intervalos de tiempo, por lo que un nuevo vencimiento puede demorarse varias horas en aparecer (en Outlook, en ocasiones, solo una vez al día). Cualquier persona con el enlace podrá visualizar estos eventos; utilice Regenerar enlace si fuera necesario revocar el acceso anterior.

Stripe (Suscripción)#

Stripe gestiona los pagos correspondientes a su suscripción de Lawzana Flow. El servicio se configura de manera automática, sin requerir ajustes técnicos por su parte. No se utiliza para gestionar cobros a sus propios clientes.

• Los métodos de pago se gestionan a través del portal de facturación de Stripe
• Puede acceder a él desde Configuración → Suscripción → Gestionar facturación
• Consulte Facturación y planes para más información