Integraciones

Lawzana Flow centraliza las nuevas consultas en un solo lugar, sin importar su origen: su sitio web, su propia página de contacto, su correo electrónico, Zapier o el Directorio de Lawzana. También puede notificar a sus otras herramientas cuando emite una factura o recibe un pago. Esta guía cubre cada canal y dónde configurarlo. La mayoría de ellos se encuentran en Configuración, dentro de Integraciones.

Widget de captación de clientes potenciales#

Inserte un formulario de captación de clientes potenciales en su sitio web para recibir consultas en Lawzana Flow de forma automática.

Configuración del widget#

1. Vaya a Configuración → Widget para sitio web
2. Haga clic en Generar clave del widget (solo el titular de la firma puede gestionar la clave y abrir el personalizador)
3. Haga clic en Abrir personalizador y elija un Modo del widget:

Personalización del widget#

Contenido del formulario:

• Título del formulario — Encabezado del formulario (predeterminado: "Póngase en contacto")
• Descripción — Subtítulo o instrucciones
• Texto del botón de envío — Etiqueta del botón de envío (predeterminado: "Enviar")
• Mensaje de confirmación — Se muestra tras el envío (predeterminado: "¡Gracias! Nos pondremos en contacto pronto.")

Estilo:

• Color principal — Color del botón y de énfasis
• Fondo — Fondo del formulario
• Color del texto — Color de las etiquetas y del cuerpo del texto
• Color del borde — Borde del formulario
• Radio del borde — Redondez de las esquinas

Ajustes predefinidos: Predeterminado, Azul, Verde, Morado, Rosa, Ámbar, Oscuro

Modo Botón: defina el Texto del botón (predeterminado: "Contáctenos").

Modo Flotante:

• Posición: izquierda, centro o derecha, en la parte inferior de la pantalla
• Tamaño del botón
• Estilo de icono: Chat o Formulario

Campos del formulario:

• Nombre (siempre obligatorio)
• Correo electrónico (siempre obligatorio)
• Teléfono (opcional: Mostrar campo de teléfono, y Teléfono obligatorio si lo desea)
• Mensaje (opcional: Mostrar campo de mensaje)

Inserción en su sitio web#

Abra la pestaña Código de inserción en el personalizador, haga clic en Copiar código y péguelo en el código HTML de su sitio web. Se verá así:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Los clientes potenciales provenientes del widget muestran como fuente "Sitio web".

Seguridad del widget#

• Cada clave del widget está vinculada a su organización
• Regenerar clave para invalidar la anterior (las instalaciones existentes del widget dejarán de funcionar hasta que las actualice)
• Revocar clave para desactivar el widget por completo
• Los envíos tienen un límite de frecuencia para evitar abusos, y el mismo correo electrónico enviado dos veces en 24 horas solo crea un cliente potencial

Página de contacto#

Flow puede alojar una página de contacto sencilla para su firma, con su propio enlace y código QR. Cada mensaje enviado desde ella llega a Clientes potenciales con la fuente "Página de contacto", y su equipo recibe el correo electrónico habitual de nuevo cliente potencial.

1. Vaya a Configuración → Página de contacto
2. Haga clic en Crear mi página (la prepararemos a partir de los datos de su firma). Si su firma está conectada al Directorio de Lawzana, puede hacer clic en su lugar en Crearla desde mi perfil de lawzana.com
3. Edítela en cuatro pestañas: Diseño, Texto, Datos de contacto y Enlace y visibilidad. Elija un estilo (Clásico, Moderno, Minimalista, Llamativo o Personalizado) y un color principal.
4. Haga clic en Publicar mi página, y luego comparta el enlace o el código QR

Nadie verá la página hasta que la publique. También puede pedirle al Asistente que modifique la página con sus propias palabras (2 créditos de IA por solicitud); sus cambios se guardarán en el borrador hasta que los guarde. La página muestra las visitas y los mensajes de los últimos 30 días.

Los motores de búsqueda no indexarán la página a menos que active la opción Permitir que los motores de búsqueda encuentren esta página. En los planes de pago puede ocultar el enlace "Con tecnología de Lawzana Flow". Solo los titulares y administradores pueden crear o modificar la página.

Integración mediante API#

Para enviar clientes potenciales desde sus propios formularios o sistemas, vaya a Configuración → Integración mediante API. Allí se muestra el endpoint, los campos de la solicitud (nombre, correo electrónico, teléfono, mensaje, fuente, referente), ejemplos de código y un botón para Enviar cliente potencial de prueba. Utiliza la misma clave que el widget para sitio web.

• Límites de frecuencia: 5 solicitudes por minuto por dirección IP, 10 por minuto por clave
• El mismo correo electrónico enviado dos veces en 24 horas genera únicamente un cliente potencial
• Los nuevos clientes potenciales van a su primera fase de captación, sin asignar

Reenvío de correo electrónico#

Cada usuario dispone de una dirección privada de recepción. Reenvíe los correos electrónicos de los clientes a dicha dirección, ya sea de forma automática desde su bandeja de entrada o uno a uno, y Flow archivará cada mensaje bajo el cliente correspondiente.

1. Vaya a Configuración → Reenvío de correo electrónico
2. Haga clic en Crear conexión de correo y copie Su dirección de recepción
3. Configure el reenvío en Gmail, Outlook o su proveedor de correo electrónico (la página cuenta con instrucciones paso a paso)

Flow solo tiene acceso a los correos electrónicos que llegan a su dirección de recepción; nunca inicia sesión en su buzón de correo. Si el remitente aún no figura como cliente, el correo esperará en Revisión de correos, donde podrá convertirlo en cliente potencial o descartarlo. Los clientes potenciales creados por esta vía muestran la fuente "Correo electrónico".

Página de reservas#

Los clientes pueden reservar una reunión con usted en línea, desde la página pública de su firma, a través de un enlace compartido o desde su portal del cliente. Está incluida en todos los planes.

Cómo habilitar su página de reservas#

1. Vaya a Configuración → Reservas (titulares, administradores y miembros; los lectores no tienen acceso)
2. Defina su nombre para las reservas, su zona horaria y, de forma opcional, un enlace de reunión (su sala de Meet, Teams o Zoom), y luego haga clic en Guardar. Si su firma aún no dispone de una dirección de página pública, un titular o administrador podrá configurarla desde la misma pestaña: comenzará como un borrador privado, por lo que no se publicará nada
3. Haga clic en Añadir tipo de reserva: asigne un nombre, duración, horarios semanales, márgenes entre citas, tiempo mínimo de preaviso y la modalidad de la reunión (videollamada, teléfono o presencial)
4. Opcional: pegue la dirección privada de iCal de su calendario en Bloquear horas de su propio calendario, para que los clientes no puedan reservar horarios en los que ya esté ocupado

Las reservas estarán disponibles tan pronto como disponga de un tipo de reserva activo. Cada miembro del equipo configura la suya; los titulares y administradores pueden ver los anfitriones de la firma y desactivar las reservas de cualquier compañero.

Dónde pueden reservar los clientes#

• Sus enlaces de reserva: cópielos desde Configuración → Reservas. El enlace a un tipo de reserva específico conduce directamente a su calendario
• Su página de contacto: muestra un botón de Reservar una cita siempre que al menos un profesional esté disponible para recibir reservas. Si introduce un enlace de Calendly o similar en Configuración → Página de contacto, se utilizará dicho enlace en su lugar
• El portal del cliente: los clientes que dispongan de acceso al portal verán la opción Reservar una reunión, apareciendo en primer lugar el abogado a cargo de su expediente

Las reuniones reservadas aparecerán en su calendario de Flow y se vincularán a un cliente potencial o a un expediente. Un nuevo cliente se convertirá en un cliente potencial con la fuente "Reserva". Los clientes recibirán una confirmación con un enlace para reprogramar o cancelar, y usted recibirá una notificación cada vez que reserven, reprogramen o cancelen. Para pausar el servicio, desactive Aceptar reservas en línea: se conservará su configuración.

Zapier#

Utilice su clave de API de Zapier para enviar clientes potenciales a Flow desde otras herramientas que conecte a Zapier, como formularios web, así como para informar a sus herramientas sobre facturas y pagos.

Configuración de Zapier#

1. Vaya a Configuración → Zapier (titulares y administradores)
2. Haga clic en Generar clave de API y cópiela de inmediato: no volverá a ver la clave completa
3. Abra la aplicación de Lawzana Flow en Zapier y acepte la invitación. Por el momento, la aplicación es solo por invitación, de modo que el buscador de Zapier no la mostrará hasta que lo haga. En Configuración → Zapier también encontrará el enlace de acceso.
4. Cree un Zap, elija Lawzana Flow y pegue su clave de API cuando Zapier le solicite conectar su cuenta

Para enviar clientes potenciales a Flow, utilice la acción Create Lead. Asigne el nombre del cliente potencial (obligatorio) y, de forma opcional, el correo electrónico, teléfono, mensaje y nombre de la fuente. Cada ejecución del Zap crea un cliente potencial con la fuente "Zapier". Si en las últimas 24 horas ya se recibió un cliente potencial con el mismo correo electrónico, no se creará uno nuevo.

¿Utiliza otra herramienta, como Make? Envíe una solicitud POST a https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads con su clave en el encabezado X-API-KEY, junto con el parámetro name del cliente potencial (obligatorio) y, opcionalmente, email, phone, message y source_name.

Disparadores de facturación#

La aplicación de Lawzana Flow en Zapier dispone de cuatro disparadores de facturación:

• New Invoice Issued (Nueva factura emitida)
• New Payment Received (Nuevo pago recibido)
• Invoice Paid (Factura pagada en su totalidad)
• Invoice Voided (Factura anulada)

Cada disparador incluye el número de factura, fechas, estado, moneda, importes (subtotal, descuento, impuestos, total, pagado, saldo condonado y saldo pendiente), los datos de facturación con los que se emitió la factura, el expediente, el enlace a la factura del cliente y las líneas de la factura. En el caso de los pagos, se incluye además la fecha, importe, método y referencia. Un uso habitual es replicar facturas y pagos en su software contable, como Xero. La compatibilidad con Make estará disponible próximamente.

Para que los disparadores puedan acceder a sus datos de facturación, un titular o administrador debe activar la casilla Permitir que las integraciones lean los datos de facturación en Configuración → Zapier, junto a la clave de API. Esta opción se encuentra desactivada de forma predeterminada, para evitar que una clave generada para clientes potenciales comparta indebidamente nombres de clientes e importes. Mientras esté desactivada, las solicitudes de los disparadores de facturación serán rechazadas.

Replicación de facturas en Xero#

Flow todavía no se sincroniza de forma directa con Xero. Entretanto, tres Zaps permiten mantener Xero al día. Xero funcionará como su libro de cuentas por cobrar, mientras continúa registrando el tiempo, las facturas y los pagos en Flow.

1. New Invoice Issued → factura en Xero. Localice el contacto en Xero a través del correo electrónico del cliente, o créelo con su nombre, correo, NIF/CIF y país. Genere una factura de venta con el mismo número, fechas y moneda, utilizando el expediente como referencia. Añada una línea en Xero por cada línea de Flow, indicando cantidad 1 para el importe de la línea (calcular cantidad × tarifa puede dar una diferencia de céntimos en registros breves de tiempo), con el código de cuenta y tipo impositivo determinados por su contable. Añada los descuentos como líneas de importe negativo.
2. New Payment Received → cobro en Xero. Localice la factura en Xero por su número y asigne el importe, la fecha y la referencia del pago a su cuenta bancaria. No registre cobros también en Invoice Paid: los pagos ya se habrán contabilizado.
3. Invoice Voided → anulación en Xero. Busque la factura en Xero por su número y anúlela.

Utilice los importes con decimales (como 1250.00), no en céntimos, y conserve el ID del evento (por ejemplo, en la referencia de Xero) para que la reactivación o repetición de un Zap no genere duplicados. Las facturas en una moneda distinta a la divisa base de su organización en Xero requieren un plan de Xero con soporte multimoneda. Cada disparador puede transferir hasta 500 líneas de factura. Las condonaciones de saldo y los pagos eliminados no cuentan con disparador, por lo que deberán ajustarse manualmente en Xero.

Seguridad de la clave de API#

• Su clave de API permite a cualquiera que disponga de ella crear clientes potenciales en su organización y, si el acceso a facturación está habilitado, consultar sus facturas y pagos
• Trátela como si fuera una contraseña: no la comparta de forma pública
• Utilice Regenerar clave si sospecha que ha sido comprometida, o Revocar clave para detener todos los Zaps. Los Zaps existentes dejarán de funcionar hasta que se actualicen con la nueva clave

Directorio de Lawzana#

Conecte su espacio de trabajo de Lawzana Flow con el perfil de su firma en el directorio legal de Lawzana. Esta vinculación no altera su ficha, perfil ni posicionamiento.

Qué ofrece#

• Recibir clientes potenciales: las solicitudes que reclame y los mensajes directos recibidos a través del Directorio se crearán como clientes potenciales en Lawzana Flow, indicando como fuente "Lawzana"
• Iniciar sesión desde Lawzana: la opción Abrir en Flow dentro de cualquier cliente potencial en su panel de Lawzana iniciará su sesión en Flow sin necesidad de introducir su contraseña
• Plazas y créditos de IA: disponer de un plan de pago en el Directorio añade plazas de usuario y créditos de IA a su espacio de trabajo de Flow

Conexión#

El procedimiento habitual consiste en hacer clic en Abrir en Flow sobre cualquier cliente potencial en su panel de Lawzana. La primera vez, Flow mostrará una pantalla de confirmación, creará su espacio de trabajo Free si aún no dispone de uno, conectará la firma y abrirá el cliente potencial. Se importarán los clientes potenciales y mensajes de los últimos 90 días (seleccione Importar también clientes potenciales anteriores si desea más). Una vez conectado, Abrir en Flow le llevará directamente al cliente en cuestión.

Si creó su espacio de trabajo de Flow por separado, un titular o administrador puede conectarlo manualmente: vaya a Configuración → Directorio de Lawzana, haga clic en Generar token de vinculación y pegue el token en su panel de Lawzana bajo Ajustes > Lawzana Flow CRM en un plazo máximo de 30 minutos. La conexión permanecerá activa hasta que decida desvincularla.

Flujo de clientes potenciales#

Al reclamar un cliente potencial o recibir un mensaje en el Directorio:

1. Se genera un cliente potencial en Lawzana Flow con el nombre, correo electrónico, teléfono y mensaje de la persona
2. Su procedencia se registra con la fuente "Lawzana"
3. Se coteja el nombre del cliente con sus expedientes existentes para descartar conflictos de interés
4. Se notifica al miembro del equipo asignado (o a los titulares y administradores, si está sin asignar), y el cliente potencial encabezará el siguiente correo del resumen diario de agenda

La opción Iniciar preclasificación con IA automáticamente (desactivada por defecto) permite que el asistente de IA escriba de inmediato un correo al nuevo cliente potencial del Directorio con unas breves preguntas iniciales, enviándolo desde la conexión de correo del abogado asignado. Si dicho abogado no tiene configurada una conexión de correo, el contacto recibirá en su lugar el enlace al formulario de recepción. Los clientes potenciales importados históricamente nunca son contactados.

Fuente de calendario#

Consulte los plazos y los seguimientos de clientes potenciales de Flow en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

1. Vaya a Configuración → Fuente de calendario
2. Haga clic en Crear enlace de calendario
3. Haga clic en Añadir a Google Calendar o en uno de los botones de Outlook, o pegue el enlace en Apple Calendar

Esta fuente muestra los plazos de los expedientes a los que tiene acceso, sus recordatorios de clientes potenciales y las reuniones que los clientes reservan con usted. La sincronización es unidireccional: los cambios efectuados directamente en su calendario externo no se reflejarán en Flow. Las aplicaciones de calendario se actualizan según su propia periodicidad, por lo que un nuevo plazo puede tardar varias horas en reflejarse (en Outlook, a veces solo una vez al día). Cualquier persona con el enlace podrá ver estos eventos; utilice Regenerar enlace en caso de que se haya divulgado.

Stripe (Suscripción)#

Stripe gestiona los pagos correspondientes a su suscripción de Lawzana Flow. Este proceso está configurado de manera automática, sin requerir ninguna acción técnica por su parte. No se utiliza para procesar los cobros a sus propios clientes.

• Los métodos de pago se administran a través del portal de facturación de Stripe
• Puede acceder a él desde Configuración → Suscripción → Administrar facturación
• Consulte Planes y facturación para más detalles