Seguridad y privacidad

Esta guía explica dónde se almacenan sus datos, cómo se protegen y quién dentro de su despacho puede verlos.

Cifrado de datos#

• En tránsito: todo el tráfico entre su navegador y Lawzana Flow se transmite mediante HTTPS
• En reposo: nuestros proveedores en la nube cifran los datos almacenados: Google Cloud para los archivos subidos y DigitalOcean para la base de datos
• Documentos: los archivos subidos se almacenan en Google Cloud Storage con cifrado del lado del servidor

Residencia de datos#

Los archivos que suba se almacenan en una región concreta. Los despachos que se registran en flow.lawzana.com se asignan a la región de Europa; los despachos que se registran desde el Directorio de Lawzana eligen su región cuando se crea el espacio de trabajo.

En dicha región solo se almacenan los archivos subidos. La base de datos, las búsquedas, las tareas en segundo plano y los servidores de aplicaciones se ejecutan en DigitalOcean en los Estados Unidos. Las solicitudes de IA se procesan a través de Google Vertex AI en su extremo de conexión (endpoint) global, por lo que no están limitadas a su región de almacenamiento de archivos.

Puede consultar su región en Configuración → General, en la sección Región de almacenamiento de archivos.

Privacidad de datos e IA#

Qué hace Google con sus solicitudes#

Utilizamos Google Vertex AI. Google no utiliza su contenido para entrenar sus modelos, y el registro de solicitudes está desactivado en nuestro proyecto. Google puede conservar las solicitudes en memoria durante un máximo de 24 horas con fines de almacenamiento en caché, y puede registrarlas para detectar abusos.

• Sus documentos y datos nunca se utilizan para entrenar modelos de IA
• El registro de solicitudes está desactivado en nuestro proyecto de Google Cloud
• Google puede conservar las solicitudes en memoria durante un máximo de 24 horas para almacenamiento en caché, aisladas dentro de nuestro proyecto
• Google puede registrar las solicitudes para detectar abusos
• El propio Lawzana Flow almacena el historial de chat con la IA, los resúmenes y los hechos extraídos como parte de su asunto

Cómo funciona el procesamiento mediante IA#

1. Solicita una operación de IA (p. ej., resumir un documento)
2. El documento se envía a Google Vertex AI para su procesamiento
3. La IA genera una respuesta
4. La respuesta se devuelve a Lawzana Flow y se guarda en su cuenta
5. Google gestiona la solicitud tal y como se ha descrito anteriormente

Autenticación y acceso#

• Inicio de sesión con correo electrónico y contraseña, con verificación previa por correo antes del primer acceso. Al cambiar la contraseña, se cierra la sesión en todos los demás dispositivos. Si desea añadir una contraseña a una cuenta que no tiene ninguna, le enviaremos un enlace por correo electrónico
• Inicio de sesión con Google y Microsoft
• Enlaces mágicos para el portal del cliente: los clientes no necesitan contraseña ni crear una cuenta
• Roles: cuatro niveles de permisos (Propietario, Administrador, Miembro, Lector). Consulte Equipo y roles
• Visibilidad de registros: elija si los miembros y lectores pueden ver todos los clientes potenciales y asuntos, o únicamente aquellos asignados o compartidos con ellos
• Murallas chinas (ethical walls): mantenga a los miembros del equipo al margen de asuntos con conflicto de intereses. Consulte Murallas chinas
• Los enlaces del portal caducan y puede revocarlos en cualquier momento

Seguridad de las sesiones#

• Las sesiones utilizan cookies firmadas, cifradas y de tipo HTTP-only (no accesibles mediante JavaScript)
• El acceso se vuelve a verificar cada pocos minutos, de modo que cualquier miembro eliminado pierde el acceso con rapidez

Registro de auditoría#

El registro de auditoría almacena:

• Inicios de sesión
• Modificaciones en clientes potenciales, asuntos, contactos, clientes y automatizaciones
• Cargas, visualizaciones, descargas y eliminaciones de documentos
• Cambios de etapa en asuntos y conversiones de clientes potenciales
• Comprobaciones de conflictos
• Cambios de rol y eliminaciones de miembros del equipo
• Modificaciones en la visibilidad y uso compartido de registros, así como en la configuración de las murallas chinas
• Facturas, pagos, entradas de tiempo y cambios en el libro de fondos de clientes
• Importaciones de hojas de cálculo

Los registros de auditoría:

• Permiten búsquedas por acción, tipo de registro, usuario o fecha
• Se pueden exportar como archivo CSV
• Están disponibles exclusivamente para el Propietario del despacho en Configuración → Registros de auditoría

Firmas electrónicas#

Cuando alguien firma un documento a través de Flow, registramos el documento, el nombre del firmante, la dirección de correo electrónico, la dirección IP, los detalles del dispositivo y del navegador, la fecha y hora de cada paso, la imagen de su firma y su consentimiento. También almacenamos una huella digital (hash) de cada PDF. Estos registros permanecen con los datos de su despacho hasta que este los elimine o cierre su cuenta.

La página pública de verificación muestra únicamente si un documento fue firmado y cuándo. Muestra los nombres de los firmantes solo a quien verifique una copia coincidente del PDF firmado. En ningún caso muestra el documento, las direcciones de correo electrónico ni las direcciones IP.

La firma electrónica de Flow es una firma electrónica con registro de auditoría. No constituye una firma electrónica avanzada ni cualificada conforme al Reglamento eIDAS de la UE.

Seguridad de la infraestructura#

• Los servidores de aplicaciones, la base de datos, las búsquedas y las tareas en segundo plano están alojados en DigitalOcean en los Estados Unidos; los archivos subidos se almacenan en Google Cloud Storage
• El tráfico se canaliza a través de Cloudflare
• Cabeceras de Política de Seguridad del Contenido (CSP) para ayudar a prevenir ataques de secuencias de comandos en sitios cruzados (XSS)
• Monitorización de errores mediante Sentry

Copias de seguridad#

• Copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos, conservadas durante 7 días
• Restauración de la base de datos a un punto temporal concreto dentro de esos 7 días

Sus datos#

• Acuerdos de encargo del tratamiento de datos disponibles previa solicitud
• Descargue cualquiera de sus archivos en cualquier momento
• Solicítenos una exportación completa de sus datos o la supresión de sus datos personales

Divulgación responsable#

Si detecta una vulnerabilidad de seguridad, infórmenos a través de [email protected].

Contacto#

Para cuestiones relacionadas con la seguridad:

• Correo electrónico: [email protected]
• Soporte general: [email protected]