Sicherheit & Datenschutz

Dieser Leitfaden erklärt, wo Ihre Daten gespeichert werden, wie sie geschützt sind und wer in Ihrer Kanzlei darauf zugreifen kann.

Datenverschlüsselung#

• Bei der Übertragung: Sämtliche Daten zwischen Ihrem Browser und Lawzana Flow werden über HTTPS übertragen
• Im Ruhezustand: Unsere Cloud-Anbieter verschlüsseln gespeicherte Daten: Google Cloud für hochgeladene Dateien, DigitalOcean für die Datenbank
• Dokumente: Hochgeladene Dateien werden in Google Cloud Storage mit serverseitiger Verschlüsselung gespeichert

Datenresidenz#

Ihre hochgeladenen Dateien werden in einer bestimmten Region gespeichert. Kanzleien, die sich über flow.lawzana.com registrieren, erhalten die Region Europa; Kanzleien, die über das Lawzana Directory starten, wählen ihre Region bei der Erstellung des Workspace aus.

Ausschließlich hochgeladene Dateien werden in dieser Region gespeichert. Die Datenbank, die Suchfunktion, Hintergrundprozesse und Anwendungsserver laufen auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten. KI-Anfragen werden von Google Vertex AI über dessen globalen Endpunkt verarbeitet und sind daher nicht auf Ihre Dateispeicherregion beschränkt.

Sie können Ihre Region unter Einstellungen → Allgemein unter Dateispeicherregion einsehen.

Datenschutz bei KI-Funktionen#

Wie Google mit Ihren Anfragen umgeht#

Wir nutzen Google Vertex AI. Google verwendet Ihre Inhalte nicht zum Trainieren seiner Modelle, und die Protokollierung von Anfragen (Request Logging) ist in unserem Projekt deaktiviert. Google kann Anfragen zur Zwischenspeicherung (Caching) bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher vorhalten und sie zur Erkennung von Missbrauch protokollieren.

• Ihre Dokumente und Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet
• Die Protokollierung von Anfragen ist in unserem Google Cloud-Projekt deaktiviert
• Google kann Anfragen zur Zwischenspeicherung bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher halten, isoliert auf unser Projekt
• Google kann Anfragen protokollieren, um Missbrauch zu erkennen
• Lawzana Flow selbst speichert Ihren KI-Chatverlauf, Zusammenfassungen und extrahierte Fakten als Teil Ihrer Akte

Wie die KI-Verarbeitung funktioniert#

1. Sie fordern eine KI-Aktion an (z. B. Zusammenfassung eines Dokuments)
2. Das Dokument wird zur Verarbeitung an Google Vertex AI gesendet
3. Die KI generiert eine Antwort
4. Die Antwort wird an Lawzana Flow zurückgegeben und in Ihrem Konto gespeichert
5. Google verarbeitet die Anfrage wie oben beschrieben

Authentifizierung & Zugriff#

• Anmeldung per E-Mail und Passwort, mit E-Mail-Verifizierung vor Ihrer ersten Anmeldung
• Anmeldung über Google und Microsoft
• Magic Links für das Mandantenportal: Mandanten benötigen weder Passwort noch Benutzerkonto
• Rollen: vier Berechtigungsstufen (Inhaber, Administrator, Mitglied, Betrachter). Siehe Team & Rollen
• Datensatz-Sichtbarkeit: Legen Sie fest, ob Mitglieder und Betrachter alle Leads und Akten sehen können oder nur diejenigen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden
• Ethical Walls: Schließen Sie Teammitglieder von Akten mit Interessenkonflikten aus. Siehe Ethical Walls
• Portal-Links laufen ab und können von Ihnen jederzeit widerrufen werden

Sitzungssicherheit#

• Sitzungen verwenden signierte, verschlüsselte und HTTP-only Cookies (für JavaScript nicht lesbar)
• Berechtigungen werden alle paar Minuten neu überprüft, sodass ein entferntes Mitglied den Zugriff umgehend verliert

Audit-Protokollierung#

Das Audit-Protokoll erfasst:

• Anmeldungen
• Änderungen an Leads, Akten, Kontakten, Mandanten und Automatisierungen
• Hochladen, Anzeigen, Herunterladen und Löschen von Dokumenten
• Phasenwechsel von Akten und Lead-Konvertierungen
• Konfliktprüfungen
• Rollenänderungen und das Entfernen von Teammitgliedern
• Änderungen an der Sichtbarkeit und Freigabe von Datensätzen

Audit-Protokolle sind:

• Durchsuchbar nach Aktion, Datensatztyp, Benutzer oder Datum
• Exportierbar als CSV-Datei
• Ausschließlich für den Inhaber der Kanzlei zugänglich, unter Einstellungen → Audit-Protokolle

Infrastruktursicherheit#

• Anwendungsserver, Datenbank, Suchfunktion und Hintergrundprozesse werden auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten gehostet; hochgeladene Dateien werden in Google Cloud Storage gespeichert
• Der Datenverkehr wird über Cloudflare geleitet
• Content Security Policy (CSP)-Header zum Schutz vor Cross-Site-Scripting
• Fehlerüberwachung mit Sentry

Datensicherung#

• Tägliche automatisierte Datenbank-Backups, die 7 Tage lang aufbewahrt werden
• Point-in-Time-Wiederherstellung der Datenbank innerhalb dieser 7 Tage

Ihre Daten#

• Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AVV) auf Anfrage erhältlich
• Laden Sie beliebige Ihrer Dateien jederzeit herunter
• Fordern Sie jederzeit einen vollständigen Export Ihrer Daten oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten an

Responsible Disclosure#

Wenn Sie eine Sicherheitslücke entdecken, melden Sie diese bitte an [email protected].

Kontakt#

Bei Fragen zum Thema Sicherheit:

• E-Mail: [email protected]
• Allgemeiner Support: [email protected]