Sicherheit & Datenschutz

Dieser Leitfaden erklärt, wo Ihre Daten gespeichert werden, wie sie geschützt sind und wer in Ihrer Kanzlei darauf zugreifen kann.

Datenverschlüsselung#

• Bei der Übertragung: Sämtlicher Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und Lawzana Flow erfolgt über HTTPS
• Im Ruhezustand: Unsere Cloud-Anbieter verschlüsseln gespeicherte Daten: Google Cloud für hochgeladene Dateien, DigitalOcean für die Datenbank
• Dokumente: Hochgeladene Dateien werden in Google Cloud Storage mit serverseitiger Verschlüsselung gespeichert

Datenresidenz#

Ihre hochgeladenen Dateien werden in einer bestimmten Region gespeichert. Kanzleien, die sich über flow.lawzana.com registrieren, erhalten die Region Europa; Kanzleien, die über das Lawzana Directory starten, wählen ihre Region bei der Erstellung des Workspace aus.

Ausschließlich hochgeladene Dateien werden in dieser Region gespeichert. Die Datenbank, die Suche, Hintergrundprozesse und Anwendungsserver laufen auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten. KI-Anfragen werden von Google Vertex AI über den globalen Endpunkt verarbeitet und sind daher nicht auf Ihre Dateispeicherregion beschränkt.

Sie können Ihre Region unter Einstellungen → Allgemein unter Dateispeicherregion einsehen.

KI-Datenschutz#

Wie Google mit Ihren Anfragen umgeht#

Wir verwenden Google Vertex AI. Google nutzt Ihre Inhalte nicht zum Trainieren seiner Modelle, und die Protokollierung von Anfragen ist in unserem Projekt deaktiviert. Google kann Anfragen zur Zwischenspeicherung (Caching) bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher vorhalten und zur Erkennung von Missbrauch protokollieren.

• Ihre Dokumente und Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet
• Die Protokollierung von Anfragen ist in unserem Google Cloud-Projekt deaktiviert
• Google kann Anfragen zur Zwischenspeicherung bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher aufbewahren, isoliert auf unser Projekt
• Google kann Anfragen protokollieren, um Missbrauch zu erkennen
• Lawzana Flow selbst speichert Ihren KI-Chatverlauf, Zusammenfassungen und extrahierte Fakten als Bestandteil Ihrer Akte

Funktionsweise der KI-Verarbeitung#

1. Sie fordern einen KI-Vorgang an (z. B. Zusammenfassung eines Dokuments)
2. Das Dokument wird zur Verarbeitung an Google Vertex AI gesendet
3. Die KI generiert eine Antwort
4. Die Antwort wird an Lawzana Flow zurückgesendet und in Ihrem Konto gespeichert
5. Google verarbeitet die Anfrage wie oben beschrieben

Authentifizierung & Zugriff#

• Anmeldung per E-Mail und Passwort, mit E-Mail-Verifizierung vor der ersten Anmeldung. Wenn Sie Ihr Passwort ändern, werden Sie auf allen anderen Geräten abgemeldet. Um einem passwortlosen Konto ein Passwort hinzuzufügen, senden wir Ihnen einen Link per E-Mail
• Anmeldung über Google und Microsoft
• Magic Links für das Mandantenportal: Mandanten benötigen weder Passwort noch Konto
• Rollen: vier Berechtigungsstufen (Inhaber, Administrator, Mitglied, Betrachter). Siehe Team & Rollen
• Sichtbarkeit von Datensätzen: Bestimmen Sie, ob Mitglieder und Betrachter alle Leads und Akten sehen oder nur diejenigen, die ihnen zugewiesen oder für sie freigegeben wurden
• Ethical Walls: Halten Sie Teammitglieder von Akten mit Interessenkonflikten fern. Siehe Ethical Walls
• Portal-Links laufen ab und können von Ihnen jederzeit widerrufen werden

Sitzungssicherheit#

• Sitzungen verwenden signierte, verschlüsselte HTTP-only-Cookies (nicht durch JavaScript auslesbar)
• Zugriffsrechte werden alle paar Minuten neu überprüft, sodass ein entferntes Mitglied den Zugriff schnell verliert

Audit-Protokollierung#

Das Audit-Protokoll erfasst:

• Anmeldungen
• Änderungen an Leads, Akten, Kontakten, Mandanten und Automatisierungen
• Hochladen, Anzeigen, Herunterladen und Löschen von Dokumenten
• Phasenwechsel von Akten und Lead-Konvertierungen
• Kollisionsprüfungen
• Rollenänderungen und das Entfernen von Teammitgliedern
• Änderungen an der Sichtbarkeit und Freigabe von Datensätzen sowie an Einstellungen für Ethical Walls
• Rechnungen, Zahlungen, Zeiterfassungen und Änderungen an Anderkonten
• Tabellenimporte

Audit-Protokolle sind:

• Durchsuchbar nach Aktion, Datensatztyp, Benutzer oder Datum
• Exportierbar als CSV-Datei
• Ausschließlich für den Inhaber der Kanzlei unter Einstellungen → Audit-Protokolle verfügbar

Elektronische Signaturen#

Wenn jemand ein Dokument über Flow signiert, erfassen wir das Dokument, den Namen des Unterzeichners, die E-Mail-Adresse, die IP-Adresse, Geräte- und Browserdetails, Datum und Uhrzeit jedes Schritts, das Signaturbild und die erteilte Zustimmung. Zudem speichern wir einen Fingerabdruck (Hash) jedes PDFs. Diese Aufzeichnungen verbleiben bei den Daten Ihrer Kanzlei, bis Ihre Kanzlei sie löscht oder ihr Konto schließt.

Die öffentliche Verifizierungsseite zeigt lediglich an, ob und wann ein Dokument signiert wurde. Die Namen der Unterzeichner werden nur Personen angezeigt, die eine übereinstimmende Kopie des signierten PDFs überprüfen. Das Dokument selbst sowie E-Mail-Adressen oder IP-Adressen werden niemals angezeigt.

Die E-Signatur von Flow ist eine einfache elektronische Signatur mit Prüfpfad (Audit Trail). Es handelt sich nicht um eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur gemäß der EU-eIDAS-Verordnung.

Infrastruktursicherheit#

• Anwendungsserver, Datenbank, Suche und Hintergrundprozesse werden auf DigitalOcean in den Vereinigten Staaten gehostet; hochgeladene Dateien werden in Google Cloud Storage gespeichert
• Der Datenverkehr wird über Cloudflare geleitet
• Content Security Policy (CSP)-Header zum Schutz vor Cross-Site-Scripting
• Fehlerüberwachung mit Sentry

Datensicherung#

• Tägliche automatisierte Datenbank-Backups mit einer Aufbewahrungsfrist von 7 Tagen
• Point-in-Time-Wiederherstellung der Datenbank innerhalb dieser 7 Tage

Ihre Daten#

• Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) auf Anfrage verfügbar
• Laden Sie Ihre Dateien jederzeit herunter
• Fordern Sie einen vollständigen Export Ihrer Daten oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten an

Responsible Disclosure#

Sollten Sie eine Sicherheitslücke entdecken, melden Sie diese bitte an [email protected].

Kontakt#

Bei sicherheitsbezogenen Fragen:

• E-Mail: [email protected]
• Allgemeiner Support: [email protected]