Zeiterfassung

Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten zu einer Akte. Flow bewertet jeden Eintrag mit dem passenden Stundensatz in der Währung der Akte und fügt ihn den noch nicht abgerechneten Leistungen der Akte hinzu – bereit für Ihre nächste Rechnung.

Die Zeiterfassung befindet sich in jeder Akte unter der Registerkarte Abrechnung → Zeit.

Zeit erfassen#

Öffnen Sie eine Akte, wechseln Sie zur Registerkarte Abrechnung und klicken Sie auf Zeit hinzufügen. Sie können auch oben in einer Akte auf Zeit erfassen klicken oder auf der Startseite Zeit erfassen wählen und die Akte auswählen. Jeder Eintrag enthält:

Datum: standardmäßig das heutige Datum Ihres Geräts. Daten, die mehr als einen Tag in der Zukunft liegen, werden abgelehnt
Dauer: geben Sie die Zeit so ein, wie Sie es gewohnt sind. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 und 2 heures funktionieren alle; eine einfache Zahl wird als Stunden interpretiert. Ein einzelner Eintrag kann maximal 14 Tage umfassen
Beschreibung: der Text, den der Mandant auf der Rechnung sieht
Abrechenbar: standardmäßig aktiviert oder deaktiviert, wie unter Neue Zeiteinträge standardmäßig abrechenbar (Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze) festgelegt. Deaktivieren Sie diese Option für interne Tätigkeiten. Nicht abrechenbare Zeit wird separat erfasst und niemals in Rechnung gestellt
Abweichender Stundensatz: belassen Sie die Einstellung auf Automatisch, um die unten stehenden Stundensatzregeln zu verwenden, oder geben Sie einen abweichenden Satz in der Währung der Akte ein. 0 ist für Pro-bono-Arbeiten zulässig

Klicken Sie auf Eintrag speichern. Alle Benutzer mit Ausnahme von Personen mit reinen Leserechten können Zeiten erfassen. Sie können Ihre eigenen Einträge bearbeiten oder löschen, bis sie abgerechnet sind; sobald sich ein Eintrag auf einer gestellten Rechnung befindet, ist er gesperrt. Inhaber und Administratoren können Zeiteinträge von Kollegen nicht direkt über die Oberfläche bearbeiten oder löschen – bitten Sie in diesem Fall den Kollegen, die Korrektur vorzunehmen.

Dialogfeld „Zeit hinzufügen“ mit Datum, einer Dauer von 1h30, einer Leistungsbeschreibung, aktiviertem Schalter „Abrechenbar“ und Stundensatz-Überschreibung auf „Automatisch“ — Das Dialogfeld „Zeit hinzufügen“. „1h30“ wird als 1,5 Stunden interpretiert.

Der Timer#

Anstatt eine Dauer manuell einzugeben, klicken Sie auf der Registerkarte Zeit der Akte auf Timer starten. Sie können jeweils nur einen Timer gleichzeitig laufen lassen. Während er läuft, zeigt eine Leiste am oberen Rand jeder Seite die Akte, die verstrichene Zeit und Stoppen & speichern an, sodass Sie ihn nicht aus den Augen verlieren, wenn Sie innerhalb der Anwendung navigieren.

Stoppen & speichern, ob in der Leiste oder direkt in der Akte, öffnet das Dialogfeld Timer stoppen und speichern, in dem die verstrichene Zeit bereits eingetragen ist. Passen Sie die Dauer bei Bedarf an, verfassen Sie die Beschreibung und wählen Sie anschließend:

Eintrag speichern: stoppt den Timer und speichert den Eintrag in einem Schritt
Weiterlaufen lassen: schließt das Dialogfeld und lässt den Timer weiterlaufen
Timer verwerfen: bittet um Bestätigung und verwirft die erfasste Zeit anschließend

Ein Timer, der innerhalb weniger Sekunden gestoppt wird, speichert eine Minute. Ein Timer, der länger als 14 Tage durchgehend läuft, kann nicht unverändert gespeichert werden: Geben Sie in diesem Fall die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ein. Wurde der Timer bereits an anderer Stelle gestoppt (beispielsweise in einem anderen Tab), wird nichts gespeichert und Flow weist Sie darauf hin.

Dialogfeld „Timer stoppen und speichern“ mit einer Dauer von 45 min, einer Leistungsbeschreibung und den Schaltflächen „Timer verwerfen“, „Weiterlaufen lassen“ und „Eintrag speichern“ — Timer stoppen und speichern: Die verstrichene Zeit ist bereits ausgefüllt.

Tipp

Wenn ein Timer länger als 8 Stunden läuft, färbt sich die Leiste rot und fragt, ob Sie noch arbeiten. So bemerken Sie schnell, falls Sie vergessen haben, einen Timer anzuhalten.

Entwurf mit KI erstellen#

Geben Sie im Dialogfeld für den Zeiteintrag eine kurze Notiz unter Beschreibung ein und klicken Sie anschließend auf Mit KI entwerfen. Flow verwandelt die Notiz in eine professionelle Leistungsbeschreibung für die Abrechnung und nutzt dabei den Titel und die Beschreibung der Akte als Kontext. Sie können das Ergebnis vor dem Speichern prüfen und bearbeiten. Einträge, die mit einem KI-Entwurf gespeichert wurden, sind mit einem KI-Badge gekennzeichnet. Jeder Entwurf verbraucht 0,5 KI-Guthaben.

So werden Stundensätze ermittelt#

Wenn der Stundensatz auf Automatisch steht, verwendet Flow den spezifischsten Stundensatz, der hinterlegt ist:

Ein im Eintrag unter Abweichender Stundensatz manuell eingegebener Satz
Der Stundensatz des Mandanten für diesen Sachbearbeiter
Der Standard-Stundensatz des Mandanten
Der Mitarbeiter-Stundensatz des Sachbearbeiters
Der Standard-Stundensatz der Kanzlei

Inhaber und Administratoren legen den Standard-Stundensatz, die Währung und die Mitarbeiter-Stundensätze der Kanzlei unter Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze fest. Mandantensätze werden auf der Kontaktseite des Mandanten auf der Karte Abrechnungssätze konfiguriert (siehe Mandantenkonten).

Ein Stundensatz gilt immer nur in seiner eigenen Währung. Kanzlei- und Mitarbeitersätze sind in der Kanzleiwährung angegeben, Mandantensätze in der Währung des Mandanten. Wenn eine Akte in Pfund abrechnet und Ihre Sätze in Euro hinterlegt sind, wird für die entsprechende Zeit Satz erforderlich angezeigt und ein Hinweisfeld weist darauf hin; Flow rechnet einen Satz von 250 € niemals einfach in 250 £ um. Hinterlegen Sie Mandantensätze in der entsprechenden Währung oder tragen Sie für jeden Eintrag einen abweichenden Satz ein.

Der Stundensatz wird beim Erfassen direkt im Eintrag gespeichert. Eine spätere Änderung des Stundensatzes führt daher nicht zu einer Neuberechnung bereits erfasster Zeiten. Um einen einzelnen Eintrag neu zu bewerten, tragen Sie einen abweichenden Stundensatz ein.

Hinweis

Ein abrechenbarer Eintrag ohne Stundensatz erhält den Status Satz erforderlich und wird von Rechnungen ausgeschlossen, anstatt mit null abgerechnet zu werden. Sobald Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze, die Abrechnungssätze eines Mandanten oder die Mandantenwährung gespeichert werden, erhalten zuvor satzlose Einträge automatisch einen Stundensatz, und die Bestätigungsmeldung gibt an, wie viele Einträge aktualisiert wurden.

Intervalle und Rundung#

Unter Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze können Sie das Abrechnungsintervall (1 Min., 6 Min. oder 15 Min.) und die Rundung (Aufrunden, Kaufmännisch runden oder Keine Rundung) festlegen. Abrechenbare Zeiten werden beim Speichern des Eintrags auf das gewählte Intervall gerundet; die tatsächlich geleistete Arbeitszeit bleibt zusätzlich erhalten. Bei einem Intervall von 6 Minuten mit Aufrundung werden 7 Minuten beispielsweise als 0,2 Stunden abgerechnet.

Status von Einträgen#

Status	Bedeutung
Entwurf	Erfasst, aber noch nicht abgerechnet. Erscheint auf der nächsten Rechnung, sofern der Eintrag abrechenbar ist, einen Stundensatz hat und in der Währung der Akte geführt wird. Dies steht in keinem Zusammenhang mit einem Rechnungsentwurf
Abgerechnet	Befindet sich auf einer gestellten Rechnung und ist gesperrt. Wird diese Rechnung storniert, wechselt der Eintrag zurück zu den nicht abgerechneten Leistungen

Flow verfügt zudem über die Status Genehmigt und Ausgebucht, allerdings gibt es in der Anwendung keine Schaltfläche, um diese manuell zu setzen, sodass Sie ihnen nur selten begegnen werden. Genehmigte Zeiten werden wie Entwurfszeiten abgerechnet.

Registerkarte „Zeit“ einer Akte mit nicht abgerechneter Zeit und Gesamtwert oben sowie Einträgen mit dem Status „Entwurf“ oder „Abgerechnet“ — Die Registerkarte „Zeit“: Nicht abgerechnete Stunden und deren Gesamtwert oben, darunter alle Einträge mit ihrem jeweiligen Status.

Noch nicht abgerechnete Leistungen#

Die Registerkarte „Zeit“ zeigt fortlaufende Gesamtsummen für die Akte an:

Nicht abgerechnete Zeit: abrechenbare Stunden, die sich nach Rundung noch nicht auf einer gestellten Rechnung befinden
Nicht abgerechneter Wert: der Gegenwert dieser Zeit basierend auf den in den jeweiligen Einträgen gespeicherten Stundensätzen. Zeiten, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden separat daneben ausgewiesen und niemals hinzugerechnet
Nicht abrechenbar: als nicht abrechenbar erfasste Stunden

Nicht abgerechnete Zeiten und Auslagen bilden zusammen die unfertigen Leistungen (Work in Progress, WIP) der Akte, auf deren Grundlage eine Rechnung erstellt wird. Siehe Rechnungsstellung.

Hinweis

Bei einer Akte mit der Honorarvereinbarung Pauschalhonorar oder Erfolgshonorar wird die Zeit zwar dokumentiert, aber niemals nach Aufwand abgerechnet. Wählen Sie Nach Stundensatz oder Hybrid, wenn Zeiten in Rechnung gestellt werden sollen.

Möchten Sie wissen, wie Sie Lawzana Flow selbst, Ihr Abonnement und Benutzerlizenzen bezahlen? Dies wird unter Abrechnung & Tarife erläutert.