Zeiterfassung

Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten direkt in der Akte – mit automatisch angewendeten Stundensätzen und Summen, die nahtlos in Ihre Rechnungen einfließen.

Die Zeiterfassung finden Sie in jeder Akte unter der Registerkarte Abrechnung → Zeit.

Zeit erfassen#

Öffnen Sie eine Akte, wechseln Sie zur Registerkarte Abrechnung und wählen Sie Zeit hinzufügen, um einen Eintrag zu erstellen. Jeder Eintrag umfasst:

Datum — wann die Leistung erbracht wurde
Dauer — unterstützt flexible Formate: 2.4h, 144m oder 2:24
Beschreibung — der Text, der auf der Rechnung des Mandanten erscheint
Abrechenbar — deaktivieren Sie diese Option für Zeiten, die Sie nicht in Rechnung stellen möchten
Stundensatz — belassen Sie die Einstellung auf Auto, um den ermittelten Stundensatz zu verwenden (siehe unten), oder legen Sie eine einmalige manuelle Überschreibung fest

Jedes Kanzleimitglied kann Zeiten erfassen. Sie können Ihre eigenen Entwürfe sowie genehmigte Einträge bearbeiten oder löschen; sobald ein Eintrag abgerechnet wurde, ist er für Änderungen gesperrt.

Der Timer#

Anstatt die Dauer manuell einzugeben, klicken Sie auf der Registerkarte „Abrechnung“ der Akte auf Timer starten. Der laufende Timer wird daraufhin in einer Leiste am oberen Rand jeder Seite angezeigt, sodass Sie ihn auch beim Navigieren durch die Anwendung nicht aus den Augen verlieren. Er zeigt die aktuelle Akte sowie die verstrichene Zeit an. Klicken Sie auf Stoppen & speichern, um die Zeit als Entwurf zu erfassen.

Tipp

Wenn ein Timer länger als 8 Stunden läuft, färbt sich die Leiste rot und erinnert Sie daran, dass er noch aktiv ist – ideal, falls Sie einmal vergessen haben, eine Erfassung zu beenden.

Mit KI formulieren#

Im Dialogfeld zur Zeiterfassung wandelt Mit KI formulieren kurze Notizen in präzise, professionelle Leistungsbeschreibungen für die Rechnung um. Sie können das Ergebnis vor dem Speichern stets prüfen und anpassen. Durch KI erstellte Einträge werden mit einem KI-Badge gekennzeichnet. Diese Funktion verbraucht KI-Guthaben – siehe KI-Funktionen.

Wie Stundensätze ermittelt werden#

Wenn Sie Zeiten auf Auto erfassen, ermittelt Flow den Stundensatz anhand der folgenden Rangfolge (vom Spezifischsten zum Allgemeinsten):

Der Stundensatz des Leistungserbringers für diesen Mandanten (mandanten- und anwaltsspezifische Überschreibung)
Der Standardstundensatz des Mandanten
Der eigene Standardstundensatz des Leistungserbringers
Der Standardstundensatz der Kanzlei

Der Stundensatz wird beim Erfassen fest im Eintrag hinterlegt; spätere Änderungen an den Stundensätzen wirken sich somit niemals rückwirkend auf bereits erfasste Zeiten aus.

Kanzlei- und Mitarbeiterstandards legen Sie unter Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze fest, mandantenspezifische Stundensätze direkt im Datensatz des Mandanten unter Kontakte.

Hinweis

Hat ein abrechenbarer Eintrag noch keinen Stundensatz, stellt Flow diesen nicht mit null in Rechnung – er wird von Rechnungen ausgeschlossen, bis ein Stundensatz hinterlegt ist. Ein Hinweisfeld fordert Sie in diesem Fall auf, die Stundensätze zu konfigurieren.

Abrechnungstakte und Rundung#

Unter Einstellungen → Rechnungsstellung & Stundensätze können Sie den Abrechnungstakt (6, 12, 15, 30 oder 60 Minuten) sowie die Rundung (Aufrunden, Kaufmännisch runden oder Keine) festlegen. Die erfassten Zeiten werden bei der Bewertung entsprechend dem Intervall gerundet.

Status von Einträgen#

Status	Bedeutung
Entwurf	Erfasst, noch nicht freigegeben
Freigegeben	Geprüft und bereit zur Abrechnung
Abgerechnet	In einer Rechnung enthalten – für Änderungen gesperrt
Ausgebucht	Bewusst nicht in Rechnung gestellt

Unabgerechnete Leistungen (WIP)#

Die Zeiterfassungsansicht zeigt fortlaufende Gesamtsummen für die jeweilige Akte:

Unabgerechnete Zeit — Stunden, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden
Unabgerechneter Wert — der monetäre Wert dieser Stunden zu den aktuellen Stundensätzen
Nicht abrechenbar — erfasste, nicht berechenbare Stunden

Unabgerechnete Zeiten und Auslagen bilden zusammen Ihre unabgerechneten Leistungen (WIP), auf deren Grundlage die Rechnung erstellt wird. Siehe Rechnungsstellung.

Hinweis

Suchen Sie nach Informationen zur Zahlung von Lawzana Flow selbst – also zu Ihrem Abonnement und Ihren Lizenzen? Dies wird unter Abrechnung & Tarife beschrieben.