Ajanseuranta

Seuraa laskutettavaa ja ei-laskutettavaa työaikaa suoraan toimeksiannolla. Tuntihinnat määräytyvät automaattisesti, ja kokonaissummat siirtyvät suoraan laskuillesi.

Ajanseuranta löytyy kunkin toimeksiannon välilehdeltä Billing → Time.

Ajan kirjaaminen#

Avaa toimeksianto, siirry Billing-välilehdelle ja valitse Add time lisätäksesi kirjauksen. Jokaisella kirjauksella on:

Date — päivämäärä, jolloin työ tehtiin
Duration — kesto, joka hyväksyy joustavia muotoja: 2.4h, 144m tai 2:24
Narrative — kuvaus, joka näkyy asiakkaan laskulla
Billable — kytke pois päältä, jos kyseessä on aika, jota ei ole tarkoitus laskuttaa
Rate — jätä tilaan Auto käyttääksesi määräytyvää tuntihintaa (katso alla) tai aseta kertaluonteinen poikkeushinta

Kaikki jäsenet voivat lisätä aikaa. Voit muokata tai poistaa omia luonnosvaiheessa olevia ja hyväksyttyjä kirjauksiasi; kun kirjaus on laskutettu, se lukitaan.

Ajastin#

Keston manuaalisen syöttämisen sijaan voit käyttää toimeksiannon Billing-välilehdellä painiketta Start timer. Käynnissä oleva ajastin ilmestyy palkkiin jokaisen sivun yläreunaan, joten et kadota sitä siirtyessäsi toiselle sivulle. Se näyttää toimeksiannon, jota ajastat, sekä kuluneen ajan. Napsauta Stop & save tallentaaksesi ajan luonnoskirjauksena.

Vinkki

Jos ajastin on ollut käynnissä yli 8 tuntia, palkki muuttuu punaiseksi ja muistuttaa, että se on edelleen päällä — kätevä tapa huomata ajastin, jonka pysäyttäminen unohtui.

Luonnostele tekoälyllä#

Aikakirjausikkunassa oleva Draft with AI muuttaa pikaiset muistiinpanot siistiksi, ammattimaiseksi laskutuskuvaukseksi. Voit aina tarkistaa ja muokata lopputulosta ennen tallentamista, ja tekoälyn luonnostelemat kirjaukset merkitään AI-tunnuksella. Tämä käyttää AI-krediittejä — katso AI Features.

Miten tuntihinnat määräytyvät#

Kun kirjaat aikaa asetuksella Auto, Flow määrittää tuntihinnan seuraavassa järjestyksessä, yksilöidymmästä alkaen:

Asiantuntijan tuntihinta tälle asiakkaalle (asiakaskohtainen poikkeushinta asiantuntijalle)
Asiakkaan oletustuntihinta
Asiantuntijan oma oletustuntihinta
Toimiston oletustuntihinta

Tuntihinta lukitaan kirjaukseen sen kirjaushetkellä, joten myöhemmät hintamuutokset eivät koskaan muuta menneitä kirjauksia.

Aseta toimiston ja henkilöstön oletushinnat kohdassa Settings → Invoicing & rates ja asiakaskohtaiset hinnat asiakkaan tiedoissa osiossa Contacts.

Huomautus

Jos laskutettavalla kirjauksella ei vielä ole tuntihintaa, Flow ei laskuta sitä nollahinnalla — se jätetään pois laskuilta, kunnes hinta on asetettu. Ilmoituspalkki kehottaa sinua määrittämään hinnat tällaisessa tilanteessa.

Aikajaksot ja pyöristys#

Kohdassa Settings → Invoicing & rates voit määrittää laskutusjakson (6, 12, 15, 30 tai 60 minuuttia) ja pyöristyksen (Up, Nearest tai None). Kestot pyöristetään laskutusjakson mukaisesti, kun ajalle lasketaan arvo.

Kirjauksen tila#

Status	Meaning
Draft	Kirjattu, ei vielä hyväksytty
Approved	Tarkistettu ja valmis laskutettavaksi
Billed	Sisällytetty laskulle — lukittu muokkauksilta
Written off	Jätetty tarkoituksellisesti veloittamatta

Keskeneräinen työ (WIP)#

Aikanäkymä näyttää toimeksiannon kertyvät kokonaissummat:

Unbilled time — tunnit, joita ei ole vielä laskutettu
Unbilled value — kyseisen ajan arvo nykyisillä hinnoilla
Non-billable — ei-laskutettavaksi kirjatut tunnit

Laskuttamaton aika ja kulut muodostavat yhdessä WIP-arvon (Work in Progress), josta lasku kootaan. Katso Invoicing.

Huomautus

Etsitkö tietoa siitä, miten maksat itse Lawzana Flow'sta — tilauksestasi ja käyttäjäpaikoistasi? Siitä kerrotaan artikkelissa Billing & Plans.