وقت کا اندراج (Time Tracking)
کسی معاملے پر بل کے قابل اور غیر بل کے قابل وقت کا اندراج کریں۔ Flow ہر اندراج کی قیمت معاملے کی کرنسی میں درست ریٹ کے مطابق طے کرتا ہے، اور اسے معاملے کے غیر بل شدہ کام میں شامل کر دیتا ہے، جو آپ کے اگلے انوائس کے لیے تیار رہتا ہے۔
وقت کے اندراج کا فیچر ہر معاملے میں Billing ٹیب → Time کے تحت دستیاب ہے۔
وقت کا اندراج کرنا (Logging Time)#
کوئی معاملہ کھولیں، Billing ٹیب پر جائیں، اور Add time پر کلک کریں۔ آپ معاملے کے سب سے اوپر موجود Log time، یا Home پیج پر Log time کا استعمال کر کے بھی متعلقہ معاملہ منتخب کر سکتے ہیں۔ ہر اندراج میں درج ذیل شامل ہوتا ہے:
- Date: پہلے سے طے شدہ طور پر آپ کے آلے کی آج کی تاریخ۔ ایک دن سے زیادہ آگے کی تاریخیں قبول نہیں کی جاتیں
- Duration: جس طرح آپ کے ذہن میں آئے اسی طرح ٹائپ کریں۔
1h30،1 h 30،90 min،1.5،1,5،1.5h،1:30اور2 heuresسب قابلِ قبول ہیں، اور صرف ایک سادہ نمبر کا مطلب گھنٹے ہوتا ہے۔ ایک اندراج میں زیادہ سے زیادہ 14 دن کا وقت درج کیا جا سکتا ہے - Narrative: وہ تفصیل جسے مؤکل انوائس پر پڑھتا ہے
- Billable: یہ پہلے سے آن یا آف ہوتا ہے جیسا کہ New time billable by default (Settings → Invoicing & rates) میں سیٹ کیا گیا ہو۔ اندرونی کام کے لیے اسے آف کر دیں۔ غیر بل کے قابل وقت کو الگ سے شمار کیا جاتا ہے اور اس کا کبھی انوائس نہیں بنایا جاتا
- Rate override: نیچے دیے گئے ریٹ کے قواعد استعمال کرنے کے لیے اسے Auto پر رہنے دیں، یا معاملے کی کرنسی میں خود ریٹ ٹائپ کریں۔ بلامعاوضہ (pro bono) کام کے لیے
0کی اجازت ہے
Save entry پر کلک کریں۔ صرف دیکھنے کی اجازت رکھنے والے (viewers) صارفین کے علاوہ ہر کوئی وقت کا اندراج کر سکتا ہے۔ آپ اپنے اندراجات کو بل بننے تک ایڈٹ یا ڈیلیٹ کر سکتے ہیں؛ ایک بار جب اندراج جاری شدہ انوائس پر آ جائے تو یہ مقفل (locked) ہو جاتا ہے۔ مالکان اور ایڈمنز اسکرین سے کسی ساتھی کے وقت کے اندراج کو ایڈٹ یا ڈیلیٹ نہیں کر سکتے، لہٰذا اسے درست کرنے کے لیے اسی ساتھی سے کہیں۔
ٹائمر (The Timer)#
ہاتھ سے دورانیہ درج کرنے کے بجائے، معاملے کے Time ٹیب پر Start timer پر کلک کریں۔ آپ ایک وقت میں ایک ہی ٹائمر چلا سکتے ہیں۔ جب یہ چل رہا ہوتا ہے، تو ہر صفحے کے سب سے اوپر ایک بار معاملے کا نام، گزرا ہوا وقت اور Stop & save دکھاتی ہے، تاکہ ایپ میں کہیں بھی جاتے ہوئے آپ کا ٹائمر ضائع نہ ہو۔
بار میں یا معاملے پر موجود Stop & save پر کلک کرنے سے Stop timer and save کا ڈائیلاگ کھل جاتا ہے جس میں گزرا ہوا وقت پہلے سے درج ہوتا ہے۔ دورانیہ درست کریں، بیانیہ لکھیں، پھر:
- Save entry ایک ہی قدم میں ٹائمر کو روک دیتا ہے اور اندراج محفوظ کر دیتا ہے
- Keep running ڈائیلاگ کو بند کر دیتا ہے اور ٹائمر چلتا رہتا ہے
- Discard timer آپ سے تصدیق مانگتا ہے، اور پھر وقت کو ضائع کر دیتا ہے
چند سیکنڈز کے اندر روکے جانے والے ٹائمر کا وقت ایک منٹ محفوظ ہوتا ہے۔ 14 دن سے زیادہ مسلسل چلنے والے ٹائمر کو جوں کا توں محفوظ نہیں کیا جا سکتا: وہ وقت درج کریں جو آپ نے حقیقت میں کام کیا ہے۔ اگر ٹائمر پہلے ہی کسی اور جگہ (مثال کے طور پر کسی دوسرے ٹیب میں) روک دیا گیا تھا، تو کچھ بھی محفوظ نہیں ہوگا اور Flow آپ کو مطلع کر دے گا۔
AI کی مدد سے مسودہ تیار کریں (Draft with AI)#
وقت کے اندراج کے ڈائیلاگ میں، Narrative میں کوئی سرسری نوٹ ٹائپ کریں، پھر Draft with AI پر کلک کریں۔ Flow معاملے کے عنوان اور تفصیل کو بطور سیاق و سباق استعمال کرتے ہوئے اس نوٹ کو ایک صاف ستھرے بلنگ بیانیے میں تبدیل کر دیتا ہے۔ محفوظ کرنے سے پہلے آپ نتیجے کا جائزہ لیتے ہیں اور اسے ایڈٹ کرتے ہیں، اور AI ڈرافٹ کے ساتھ محفوظ کردہ اندراجات پر ایک AI بیج ظاہر ہوتا ہے۔ اس میں AI کریڈٹس استعمال ہوتے ہیں۔
ریٹس کا تعین کیسے ہوتا ہے#
جب ریٹ Auto پر ہو، تو Flow دستیاب ریٹس میں سے سب سے مخصوص ریٹ کا انتخاب کرتا ہے:
- اندراج پر Rate override میں ٹائپ کیا گیا ریٹ
- اس فیس کمانے والے (fee earner) کے لیے مؤکل کا مخصوص ریٹ
- مؤکل کا ڈیفالٹ ریٹ
- فیس کمانے والے کا اسٹاف ریٹ
- فرم کا ڈیفالٹ فی گھنٹہ ریٹ
مالکان اور ایڈمنز Settings → Invoicing & rates میں فرم کا ڈیفالٹ ریٹ، کرنسی اور اسٹاف ریٹس سیٹ کرتے ہیں۔ مؤکل کے ریٹس مؤکل کے کانٹیکٹ پیج پر، Billing rates کارڈ میں سیٹ کیے جاتے ہیں (دیکھیں مؤکل کے اکاؤنٹس)۔
ریٹ صرف اپنی کرنسی میں لاگو ہوتا ہے۔ فرم اور اسٹاف کے ریٹس فرم کی کرنسی میں ہوتے ہیں، اور مؤکل کے ریٹس مؤکل کی کرنسی میں ہوتے ہیں۔ اگر کسی معاملے کی بلنگ پاؤنڈز میں ہوتی ہے اور آپ کے ریٹس یورو میں ہیں، تو اس کے وقت پر Needs rate ظاہر ہوگا اور ایک بینر اس کی اطلاع دے گا؛ Flow کبھی بھی €250 کے ریٹ کو خود سے £250 نہیں بناتا۔ اس کرنسی میں مؤکل کے ریٹس سیٹ کریں، یا ہر اندراج پر الگ سے ریٹ اوور رائیڈ ٹائپ کریں۔
جب آپ وقت کا اندراج کرتے ہیں تو ریٹ اسی وقت اندراج پر محفوظ ہو جاتا ہے، لہٰذا بعد میں ریٹ تبدیل کرنے سے ماضی کے وقت کی قیمت دوبارہ طے نہیں ہوتی۔ کسی ایک اندراج کی قیمت تبدیل کرنے کے لیے، ریٹ اوور رائیڈ ٹائپ کریں۔
اضافے کے یونٹس اور راؤنڈنگ (Increments and Rounding)#
Settings → Invoicing & rates میں آپ Billing increment (1 منٹ، 6 منٹ یا 15 منٹ) اور Rounding (Round up، Nearest، یا No rounding) سیٹ کر سکتے ہیں۔ جب آپ اندراج محفوظ کرتے ہیں تو بل کے قابل وقت کو مقررہ یونٹ کے مطابق راؤنڈ کر دیا جاتا ہے، اور آپ کا اصل کام کا وقت بھی محفوظ رہتا ہے۔ 6 منٹ کے Round up پر، 7 منٹ کا بل 0.2 گھنٹے بنتا ہے۔
اندراج کی حیثیت (Entry Status)#
| حیثیت | مطلب |
|---|---|
| Draft | اندراج ہو چکا ہے، ابھی انوائس نہیں بنا۔ اگر یہ بل کے قابل ہو، اس کا ریٹ موجود ہو اور یہ معاملے کی کرنسی میں ہو تو یہ اگلے انوائس پر شامل ہو جائے گا۔ اس کا ڈرافٹ انوائس سے کوئی تعلق نہیں ہے |
| Billed | جاری شدہ انوائس پر شامل اور مقفل ہو چکا ہے۔ اگر وہ انوائس منسوخ (void) کر دیا جائے، تو اندراج واپس غیر بل شدہ حالت میں چلا جاتا ہے |
Flow میں Approved اور Written off کی حیثیتیں بھی موجود ہیں، لیکن ایپ میں انہیں سیٹ کرنے کا کوئی بٹن نہیں ہے، اس لیے آپ انہیں شاذ و نادر ہی دیکھیں گے۔ منظور شدہ (Approved) وقت کا بل Draft وقت کی طرح ہی بنتا ہے۔
غیر بل شدہ کام (Unbilled Work)#
Time ٹیب معاملے کا مجموعی حساب کتاب دکھاتا ہے:
- Unbilled time: راؤنڈنگ کے بعد، بل کے قابل وہ گھنٹے جو ابھی تک کسی جاری شدہ انوائس پر شامل نہیں ہوئے
- Unbilled value: ہر اندراج پر محفوظ کردہ ریٹس کے مطابق اس وقت کی کل مالیت۔ کسی دوسری کرنسی میں ریکارڈ کیا گیا وقت اس کے ساتھ الگ سے دکھایا جاتا ہے، کبھی بھی جمع نہیں کیا جاتا
- Non-billable: غیر بل کے قابل کے طور پر درج کیے گئے گھنٹے
غیر بل شدہ وقت اور اخراجات مل کر معاملے کا زیرِ تکمیل کام (work in progress - WIP) بناتے ہیں، جس سے انوائس تیار کیا جاتا ہے۔ دیکھیں انوائسنگ۔
خود Lawzana Flow، اپنی سبسکرپشن اور سیٹس کی ادائیگی کا طریقہ جاننا چاہتے ہیں؟ اس کی تفصیل بلنگ اور پلانز میں موجود ہے۔