آٹومیشنز

آٹومیشنز آپ کو "جب X واقع ہو، تو Y انجام دیں" جیسے قواعد بنانے کی سہولت فراہم کرتی ہیں جو خودکار طور پر کام کرتے ہیں۔ یہ بار بار دہرائے جانے والے کاموں کو ختم کرتے ہیں اور آپ کی فرم میں کام کے طریقہ کار (ورک فلو) میں تسلسل کو یقینی بناتے ہیں۔

آٹومیشنز کیسے کام کرتی ہیں#

ہر آٹومیشن قاعدے کے تین حصے ہوتے ہیں:

1. Trigger — وہ واقعہ جو آٹومیشن کو شروع کرتا ہے
2. Conditions (اختیاری) — وہ فلٹرز جن کا درست ہونا آٹومیشن کے متحرک ہونے کے لیے ضروری ہے
3. Actions — ٹریگر کے فعال ہونے اور شرائط پوری ہونے پر جو عمل انجام پاتا ہے

ٹریگرز (Triggers)#

شرائط (Conditions)#

آٹومیشن کے فعال ہونے کے وقت کو کنٹرول کرنے کے لیے اختیاری شرائط شامل کریں۔ شرائط میں AND لاجک استعمال ہوتا ہے — یعنی تمام شرائط کا پورا ہونا لازمی ہے۔

دستیاب آپریٹرز:

• Equals — مکمل مطابقت (مثلاً، مرحلہ "Intake" کے برابر ہے)
• Not Equals — مطابقت نہیں رکھتا
• Contains — جزوی مطابقت (مثلاً، عنوان میں "NDA" شامل ہے)
• In — فہرست میں موجود کسی بھی قدر سے مطابقت رکھتا ہے (مثلاً، پریکٹس کا شعبہ "Corporate, Tax" میں شامل ہے)
• Not In — فہرست میں موجود کسی بھی قدر سے مطابقت نہیں رکھتا

مثالی شرائط:

• مرحلہ "Intake" کے برابر ہے — صرف تب فعال ہوتا ہے جب کوئی معاملہ Intake میں ہو
• پریکٹس ایریا "Family Law, Litigation" میں شامل ہے — صرف مخصوص پریکٹس ایریاز کے لیے فعال ہوتا ہے

کارروائیاں (Actions)#

آٹومیشن کے متحرک ہونے پر کارروائیاں ترتیب وار انجام دی جاتی ہیں۔

1. مطلع کریں (ایپ کے اندر)#

ٹیم کے مخصوص ارکان کو ایپ کے اندر اطلاع (notification) بھیجیں۔

• وصول کنندگان منتخب کریں (مخصوص صارفین یا "ٹیم کے تمام ارکان")
• اطلاع کا پیغام لکھیں
• اطلاع وصول کنندہ کے نوٹیفکیشن سینٹر میں ظاہر ہوتی ہے

2. مطلع کریں (ای میل)#

ای میل اطلاع بھیجیں۔

• وصول کنندگان کا انتخاب کریں
• موضوع اور پیغام کا متن درج کریں
• ای میلز فوری طور پر بھیج دی جاتی ہیں

3. سنگ میل بنائیں (Create Milestone)#

معاملے میں ایک سنگ میل شامل کریں۔

• سنگ میل کا عنوان اور آخری تاریخ مقرر کریں
• ترجیح منتخب کریں (Low، Medium، High، Critical)
• ٹیم کے کسی رکن کو تفویض کریں

4. ایک سے زیادہ سنگ میل بنائیں (بیچ)#

ایک ہی وقت میں سنگ میلز کی ایک فہرست شامل کریں — جو معیاری ورک فلوز کے لیے مفید ہے۔

• عنوانات اور متعلقہ تاریخوں کے ساتھ سنگ میلز کا ایک مجموعہ طے کریں
• تمام سنگ میل ایک ساتھ بنائے جاتے ہیں
• آن بورڈنگ چیک لسٹس کے لیے بہترین (مثلاً، "جب کوئی معاملہ Intake میں پہنچے، تو معیاری انٹیک چیک لسٹ بنائیں")

ایک آٹومیشن بنانا#

1. Settings ← Automations پر جائیں
2. New Automation پر کلک کریں
3. قاعدہ مرتب کریں:
   • Name — قاعدے کو کوئی وضاحتی نام دیں (مثلاً، "Intake Checklist for Litigation")
   • Trigger — منتخب کریں کہ قاعدہ کب متحرک ہو
   • Conditions — اختیاری طور پر فلٹرز شامل کریں
   • Actions — ترتیب کے ساتھ ایک یا زیادہ کارروائیاں شامل کریں
4. Save پر کلک کریں

آٹومیشن کا آغاز Draft کی حیثیت سے ہوتا ہے۔ تیار ہونے پر اسے Active پر سیٹ کریں۔

پہلے سے تیار شدہ ٹیمپلیٹس#

استعمال کے لیے پانچ تیار ٹیمپلیٹس دستیاب ہیں:

1. New Lead Notification — نیا لیڈ آنے پر ٹیم کو مطلع کریں
2. Matter Intake Checklist — جب کوئی معاملہ انٹیک میں داخل ہو تو معیاری سنگ میل بنائیں
3. Stage Change Alert — جب کسی معاملے کا مرحلہ تبدیل ہو تو ای میل اطلاع بھیجیں
4. Lead Conversion Follow-up — جب کوئی لیڈ کسی معاملے میں تبدیل ہو تو فالو اپ ٹاسکس بنائیں
5. Matter Closure Checklist — جب کوئی معاملہ بند ہو تو حتمی جائزے کے سنگ میل بنائیں

قاعدے کی حیثیت (Rule Status)#

عمل درآمد کی تاریخ (Execution History)#

ہر آٹومیشن درج ذیل کی نگرانی کرتی ہے:

• کل عمل درآمد (Total executions) — یہ کتنی بار فعال ہو چکی ہے
• آخری بار چلنے کا وقت (Last run) — یہ آخری بار کب چلی تھی
• حالیہ رن کی حیثیت — Pending، Running، Completed، یا Failed

حفاظتی خصوصیات#

• سرکٹ بریکر (Circuit breaker) — اگر کوئی قاعدہ مسلسل 5 بار ناکام ہو جائے، تو بار بار ناکامی سے بچنے کے لیے اسے خودکار طور پر روک دیا جاتا ہے
• دوبارہ کوشش کا طریقہ کار (Retry mechanism) — ناکام کارروائیوں کو حتمی طور پر ناکام قرار دینے سے پہلے دوبارہ چلانے کی کوشش کی جاتی ہے
• اگر قواعد خودکار طور پر روک دیے جائیں تو آپ کو مطلع کیا جائے گا تاکہ آپ مسئلے کا جائزہ لے کر اسے حل کر سکیں