آٹومیشنز

آٹومیشنز آپ کو ایسے قواعد بنانے کی سہولت دیتے ہیں جو "جب X ہو، تو Y کریں" کی بنیاد پر خودکار طریقے سے کام کرتے ہیں۔ یہ دہرائے جانے والے کاموں کو ختم کرتے ہیں اور آپ کی فرم بھر میں یکساں ورک فلو کو یقینی بناتے ہیں۔

آٹومیشنز کس طرح کام کرتی ہیں#

آٹومیشن کے ہر قاعدے کے تین حصے ہوتے ہیں:

1. ٹریگر (Trigger) — وہ واقعہ جو آٹومیشن کو شروع کرتا ہے
2. شرائط (Conditions) (اختیاری) — وہ فلٹرز جن کا پورا ہونا آٹومیشن کے فعال ہونے کے لیے ضروری ہے
3. کارروائیاں (Actions) — ٹریگر فعال ہونے اور شرائط پوری ہونے پر جو عمل انجام پاتا ہے

ٹریگرز#

شرائط#

آٹومیشن کے فعال ہونے کے وقت کو کنٹرول کرنے کے لیے اختیاری شرائط شامل کریں۔ دو یا اس سے زیادہ شرائط کے ساتھ، تمام شرائط کی مطابقت (ہر شرط کا پورا ہونا ضروری ہے) یا کوئی بھی شرط (کم از کم ایک شرط کا پورا ہونا ضروری ہے) منتخب کریں۔

ہر شرط ٹریگر سے ایک فیلڈ کا انتخاب کرتی ہے، جیسے کہ لیڈ کا نام، نئے مرحلے کا نام، میٹر کا عنوان یا کلائنٹ کا نام۔

دستیاب آپریٹرز:

• برابر ہے (Equals) — مکمل مطابقت (مثلاً، نئے مرحلے کا نام "Consulted" کے برابر ہو)
• برابر نہیں ہے (Not Equals) — مطابقت نہ رکھتا ہو
• شامل ہے (Contains) — جزوی مطابقت، بڑے اور چھوٹے حروف (capital letters) کے فرق کے بغیر (مثلاً، میٹر کے عنوان میں "NDA" شامل ہو)

شرائط کی مثالیں:

• نئے مرحلے کا نام "Consulted" کے برابر ہے — صرف تب فعال ہوتا ہے جب کوئی لیڈ Consulted میں منتقل ہو
• میٹر کے عنوان میں "Lease" شامل ہے — صرف ان میٹرز کے لیے فعال ہوتا ہے جن کے عنوان میں "Lease" شامل ہو

کارروائیاں#

جب آٹومیشن چلتی ہے تو کارروائیاں ترتیب وار انجام پاتی ہیں۔ پیغامات، موضوعات اور عنوانات میں واقعے کی تفصیلات شامل ہو سکتی ہیں، جیسے کہ {{lead.name}}۔

کسی لیڈ یا میٹر کے بارے میں اطلاع صرف ان لوگوں تک پہنچتی ہے جو اسے کھول سکتے ہیں۔ اگر ارکان صرف وہی ریکارڈز دیکھ سکتے ہیں جو انہیں تفویض کیے گئے ہیں یا ان کے ساتھ شیئر کیے گئے ہیں (ٹیم اور کردار میں ریکارڈ کی مرئیت)، تو "ٹیم کے تمام ارکان" سے مراد مالکان، ایڈمنز اور وہ ارکان ہوں گے۔ ایک اخلاقی دیوار (ethical wall) ہر اس شخص کو خارج کر دیتی ہے جس پر پابندی عائد ہو۔

1. ان-ایپ اطلاع بھیجیں#

اپنی ٹیم کو ایپ کے اندر اطلاع بھیجیں۔

• وصول کنندہ منتخب کریں: تفویض کردہ صارف، تخلیق کار، یا ٹیم کے تمام ارکان
• اطلاع کا پیغام تحریر کریں
• ترجیح کا انتخاب کریں (Low, Normal, High, Urgent)
• اطلاع وصول کنندہ کے نوٹیفکیشن سینٹر میں ظاہر ہوتی ہے

2. ای میل اطلاع بھیجیں#

ای میل کی اطلاع بھیجیں۔

• وصول کنندہ منتخب کریں: تفویض کردہ صارف، تخلیق کار، یا ٹیم کے تمام ارکان
• موضوع اور متن کا تعین کریں
• آٹومیشن کے چلتے ہی ای میل ارسال کر دی جاتی ہے

3. سنگ میل (Milestone) بنائیں#

میٹر میں ایک واحد سنگ میل شامل کریں۔

• سنگ میل کا عنوان مقرر کریں
• آخری تاریخ مقرر کریں: واقعے کے بعد 1، 2، 3، 5، 7، 14 یا 30 دن
• ترجیح کا انتخاب کریں (Low, Medium, High, Critical)

4. سنگ میلوں کی چیک لسٹ بنائیں#

ایک ہی وقت میں سنگ میلوں کی ایک چیک لسٹ شامل کریں — معیاری ورک فلو کے لیے کارآمد ہے۔

• سنگ میلوں کا ایک سیٹ متعین کریں، جن میں سے ہر ایک کا عنوان، آخری تاریخ اور ترجیح ہو
• تمام سنگ میل ایک ساتھ بنائے جاتے ہیں
• آن بورڈنگ چیک لسٹس کے لیے بہترین (مثلاً، "جب کوئی لیڈ میٹر بن جائے، تو معیاری آن بورڈنگ چیک لسٹ بنائیں")

آٹومیشن بنانا#

1. Settings ← Automations پر جائیں (مالکان اور ایڈمنز کے لیے)
2. New Automation پر کلک کریں
3. قاعدہ مرتب کریں:
   • Name — قاعدے کو کوئی وضاحتی نام دیں (مثلاً، "Intake Checklist for Litigation")
   • Description — اختیاری
   • When (ٹریگر) — منتخب کریں کہ قاعدہ کب فعال ہو
   • If (شرائط) — اختیاری طور پر فلٹرز شامل کریں
   • Then (کارروائیاں) — ترتیب وار ایک یا زیادہ کارروائیاں شامل کریں
4. Create Automation پر کلک کریں

نئی آٹومیشنز فوری طور پر فعال ہو جاتی ہیں۔ کسی بھی وقت قاعدے کو روکنے کے لیے اس کے ساتھ موجود سوئچ کا استعمال کریں، اور تیار ہونے پر اسے دوبارہ آن کریں۔

پہلے سے تیار شدہ ٹیمپلیٹس#

استعمال کے لیے تیار پانچ قواعد میں سے کسی ایک سے شروعات کرنے کے لیے Templates پر کلک کریں۔ ہر ایک ایڈیٹر میں کھلتا ہے تاکہ آپ محفوظ کرنے سے پہلے اس میں ترامیم کر سکیں:

1. New Lead Follow-Up — جب کوئی نیا لیڈ آئے، تو ٹیم کے تمام ارکان کو مطلع کریں اور تفویض کردہ صارف کو ای میل بھیجیں
2. Website/Zapier Lead Alert — جب کوئی لیڈ Lawzana Directory، آپ کی ویب سائٹ، Zapier، آپ کے رابطہ کے صفحے یا آپ کے بکنگ کے صفحے سے موصول ہو، تو ٹیم کے تمام ارکان کو ایپ میں ایک فوری (urgent) الرٹ بھیجیں
3. New Client Onboarding — جب کوئی لیڈ میٹر بن جائے، تو 5 مراحل پر مشتمل آن بورڈنگ چیک لسٹ بنائیں
4. Discovery Stage Preparation — جب کوئی میٹر Discovery کے مرحلے میں داخل ہو، تو تیاری کی چیک لسٹ بنائیں اور تفویض کردہ صارف کو مطلع کریں
5. Matter Closure Checklist — جب کوئی میٹر بند کیا جائے، تو انتظامی اختتام کے لیے فائل بند کرنے کی چیک لسٹ بنائیں

قاعدے کی صورتحال (Status)#

عمل درآمد کی تاریخ (Execution History)#

فہرست میں ہر آٹومیشن اپنے ٹریگر، اپنی شرائط اور کارروائیوں کی تعداد، اس کے چلنے کی تعداد اور آخری بار چلنے کا وقت ظاہر کرتی ہے۔ حالیہ کارروائیوں کو دیکھنے کے لیے اور یہ جاننے کے لیے کہ آیا عمل Pending، Running، Completed یا Failed ہے، قاعدے کے مینو سے Execution History کھولیں۔

حفاظتی خصوصیات#

• سرکٹ بریکر (Circuit breaker) — اگر کوئی قاعدہ مسلسل 5 بار ناکام ہو جائے، تو بار بار ہونے والی ناکامیوں سے بچنے کے لیے اسے خودکار طور پر روک (pause کر) دیا جاتا ہے
• قاعدہ خودکار طور پر رکنے کی صورت میں اسے بنانے والے فرد کو آخری خرابی کے ساتھ مطلع کیا جاتا ہے، تاکہ آپ مسئلے کی جانچ پڑتال کر کے اسے درست کر سکیں