Automazioni

Le automazioni consentono di creare regole del tipo "quando si verifica X, esegui Y" che operano in modo automatico. Eliminano le attività ripetitive e garantiscono flussi di lavoro coerenti in tutto lo studio legale.

Come funzionano le automazioni#

Ogni regola di automazione è composta da tre parti:

1. Trigger — L'evento che avvia l'automazione
2. Condizioni (facoltativo) — Filtri che devono risultare veri affinché l'automazione si attivi
3. Azioni — Ciò che accade quando si attiva il trigger e le condizioni sono soddisfatte

Trigger#

Condizioni#

Aggiungete condizioni facoltative per controllare quando attivare l'automazione. Con due o più condizioni, scegliete Match all conditions (tutte le condizioni devono essere soddisfatte) o any condition (almeno una condizione deve essere soddisfatta).

Ciascuna condizione seleziona un campo dal trigger, come il nome del lead, il nome della nuova fase, il titolo della pratica o il nome del cliente.

Operatori disponibili:

• Equals — Corrispondenza esatta (es. il nome della nuova fase equivale a "Consulted")
• Not Equals — Non corrisponde
• Contains — Corrispondenza parziale, senza distinzione tra maiuscole e minuscole (es. il titolo della pratica contiene "NDA")

Esempi di condizioni:

• Il nome della nuova fase equivale a "Consulted" — Si attiva solo quando un lead passa a Consulted
• Il titolo della pratica contiene "Lease" — Si attiva solo per le pratiche con "Lease" nel titolo

Azioni#

Le azioni vengono eseguite in sequenza all'attivazione dell'automazione. Messaggi, oggetti e titoli possono includere dettagli dell'evento, come {{lead.name}}.

Una notifica relativa a un lead o a una pratica raggiunge solo le persone autorizzate ad aprirlo. Se i membri visualizzano solo i record assegnati o condivisi con loro (Record visibility in Team e ruoli), "tutti i membri del team" include i titolari e gli amministratori insieme a tali membri. Una barriera etica esclude chiunque ne sia tagliato fuori.

1. Invia notifica in-app#

Inviate una notifica in-app al vostro team.

• Selezionate il destinatario: l'utente assegnato, il creatore o tutti i membri del team
• Scrivete un messaggio di notifica
• Scegliete una priorità (Bassa, Normale, Alta, Urgente)
• La notifica compare nel centro notifiche del destinatario

2. Invia notifica via email#

Inviate una notifica via email.

• Selezionate il destinatario: l'utente assegnato, il creatore o tutti i membri del team
• Definite l'oggetto e il corpo del testo
• L'email viene inviata all'esecuzione dell'automazione

3. Crea una scadenza#

Aggiungete una singola scadenza alla pratica.

• Impostate il titolo della scadenza
• Impostate la data di scadenza: 1, 2, 3, 5, 7, 14 o 30 giorni dopo l'evento
• Scegliete la priorità (Bassa, Media, Alta, Critica)

4. Crea checklist di scadenze#

Aggiungete un'intera checklist di scadenze in un'unica operazione: l'ideale per i flussi di lavoro standard.

• Definite una serie di scadenze, ciascuna con un titolo, una data di scadenza e una priorità
• Tutte le scadenze vengono create insieme
• Ottimo per le checklist di onboarding (es. "Quando un lead diventa una pratica, crea la checklist di onboarding standard")

Creazione di un'automazione#

1. Andate su Impostazioni → Automazioni (titolari e amministratori)
2. Fate clic su Nuova automazione
3. Configurate la regola:
   • Nome — Assegnate un nome descrittivo alla regola (es. "Checklist di intake per contenzioso")
   • Descrizione — Facoltativa
   • When (Trigger) — Selezionate quando attivare la regola
   • If (Condizioni) — Aggiungete filtri facoltativi
   • Then (Azioni) — Aggiungete una o più azioni in sequenza
4. Fate clic su Crea automazione

Le nuove automazioni sono attive da subito. Utilizzate l'interruttore accanto a una regola per metterla in pausa in qualsiasi momento e riattivatela quando lo ritenete opportuno.

Modelli predefiniti#

Fate clic su Modelli per iniziare da una delle cinque regole pronte all'uso. Ciascuna si apre nell'editor per consentirvi di personalizzarla prima del salvataggio:

1. New Lead Follow-Up — Quando arriva un nuovo lead, invia una notifica a tutti i membri del team e un'email all'utente assegnato
2. Website/Zapier Lead Alert — Quando un lead arriva dalla Directory di Lawzana, dal vostro sito web, da Zapier, dalla pagina contatti o dalla pagina di prenotazione, invia a tutti i membri del team un avviso urgente nell'app
3. New Client Onboarding — Quando un lead diventa una pratica, crea una checklist di onboarding in 5 passaggi
4. Discovery Stage Preparation — Quando una pratica passa alla fase di Discovery, crea una checklist di preparazione e avvisa l'utente assegnato
5. Matter Closure Checklist — Quando una pratica viene chiusa, crea una checklist di chiusura per le formalità amministrative finali

Stato della regola#

Cronologia di esecuzione#

Ciascuna automazione nell'elenco mostra il relativo trigger, il numero di condizioni e azioni, quante volte è stata eseguita e a quando risale l'ultima esecuzione. Aprite la Cronologia di esecuzione dal menu della regola per visualizzare ogni esecuzione recente e il relativo stato: In attesa, In esecuzione, Completato o Non riuscito.

Funzioni di sicurezza#

• Interruttore di sicurezza — Se una regola fallisce per 5 volte consecutive, viene messa automaticamente in pausa per evitare errori a catena
• La persona che ha creato la regola riceve una notifica in caso di sospensione automatica, con l'indicazione dell'ultimo errore riscontrato, per poter verificare e risolvere il problema