Automazioni
Le automazioni consentono di creare regole del tipo "quando accade X, esegui Y" che vengono eseguite automaticamente. Eliminano le attività ripetitive e garantiscono flussi di lavoro coerenti in tutto lo studio.
Come funzionano le automazioni#
Ogni regola di automazione è composta da tre elementi:
- Trigger: L'evento che avvia l'automazione
- Condizioni (facoltative): Filtri che devono risultare veri affinché l'automazione venga attivata
- Azioni: Cosa accade quando il trigger si attiva e le condizioni sono soddisfatte
Trigger#
| Trigger | Si attiva quando |
|---|---|
| Quando arriva un nuovo lead | Un nuovo lead entra nel sistema, da qualsiasi canale |
| Quando un lead cambia fase | Un lead passa a una fase diversa |
| Quando un lead diventa una pratica | Un lead viene convertito in una pratica |
| Quando un lead completa l'intake | Un lead completa il modulo di intake o l'intake con IA |
| Quando scade un promemoria di incarico non firmato | Una lettera di incarico inviata per la firma elettronica non è ancora firmata alla scadenza del relativo promemoria |
| Quando viene creata una pratica | Viene creata una nuova pratica |
| Quando una pratica cambia fase | Una pratica passa a una fase diversa |
| Quando una pratica viene assegnata | Una pratica viene assegnata a un utente |
| Quando una pratica viene chiusa | Una pratica passa a una fase contrassegnata come chiusa |
| Quando viene ricevuta un'email | Un'email inoltrata viene archiviata all'interno di un lead o di una pratica |
Condizioni#
Aggiungete condizioni facoltative per controllare quando attivare l'automazione. Con due o più condizioni, scegliete Soddisfa tutte le condizioni (ogni condizione deve corrispondere) o qualsiasi condizione (almeno una deve corrispondere).
Ciascuna condizione seleziona un campo dal trigger, come il nome del lead, il nome della nuova fase, il titolo della pratica o il nome del cliente.
Operatori disponibili:
- È uguale a: Corrispondenza esatta (es. il nome della nuova fase è uguale a "Consultato")
- Non è uguale a: Non corrisponde
- Contiene: Corrispondenza parziale, senza distinzione tra maiuscole e minuscole (es. il titolo della pratica contiene "NDA")
Esempi di condizioni:
- Il nome della nuova fase è uguale a "Consultato": si attiva solo quando un lead passa a Consultato
- Il titolo della pratica contiene "Locazione": si attiva solo per le pratiche contenenti "Locazione" nel titolo
Azioni#
Le azioni vengono eseguite in ordine quando l'automazione si attiva. Messaggi, oggetti e titoli possono includere dettagli tratti dall'evento, come {{lead.name}}.
Una notifica relativa a un lead o a una pratica raggiunge solo gli utenti autorizzati ad aprirli. Se i membri possono visualizzare solo i record assegnati o condivisi con loro (Visibilità dei record in Team e ruoli), "tutti i membri del team" fa riferimento ai proprietari, agli amministratori e a tali membri. Una barriera etica esclude chiunque non sia autorizzato.
1. Invia notifica in-app#
Invia una notifica in-app al vostro team.
- Scegliete il destinatario: l'utente assegnato, il creatore o tutti i membri del team
- Scrivete un messaggio di notifica
- Scegliete una priorità (Bassa, Normale, Alta, Urgente)
- La notifica compare nel centro notifiche del destinatario
2. Invia notifica via email#
Invia una notifica via email.
- Scegliete il destinatario: l'utente assegnato, il creatore o tutti i membri del team
- Impostate l'oggetto e il corpo del testo
- L'email viene inviata al momento dell'esecuzione dell'automazione
3. Crea una milestone#
Aggiunge una singola milestone alla pratica.
- Impostate il titolo della milestone
- Impostate la data di scadenza: 1, 2, 3, 5, 7, 14 o 30 giorni dopo l'evento
- Scegliete la priorità (Bassa, Media, Alta, Critica)
4. Crea checklist di milestone#
Aggiunge una checklist di milestone contemporaneamente, ideale per i flussi di lavoro standardizzati.
- Definite una serie di milestone, ciascuna con titolo, data di scadenza e priorità
- Tutte le milestone vengono create insieme
- Ottimo per le checklist di onboarding (es. "Quando un lead diventa una pratica, crea la checklist di onboarding standard")
5. Invia promemoria di firma dell'incarico#
Invia un promemoria via email a ciascun firmatario che non ha ancora firmato la lettera di incarico. Funziona solo con Quando scade un promemoria di incarico non firmato, e tale trigger funziona esclusivamente con questa azione. Se selezionate Invia un promemoria dopo 7 giorni se non firmato durante l'invio di una lettera per la firma, Flow aggiunge automaticamente questa regola, denominata "Promemoria firma documento". Sospendendo la regola, si sospendono anche i promemoria. Le lettere firmate, aggiornate o i link al portale revocati vengono ignorati. Questa regola non viene conteggiata ai fini del limite del piano Free.
Creazione di un'automazione#
- Andate su Impostazioni → Automazioni (proprietari e amministratori)
- Cliccate su Nuova automazione
- Configurate la regola:
- Nome: Assegnate alla regola un nome descrittivo (es. "Checklist di intake per contenzioso")
- Descrizione: Facoltativa
- Quando (Trigger): Selezionate quando attivare la regola
- Se (Condizioni): Aggiungete filtri facoltativi
- Allora (Azioni): Aggiungete una o più azioni in sequenza
- Cliccate su Crea automazione
Le nuove automazioni sono immediatamente attive. Utilizzate l'interruttore accanto a una regola per metterla in pausa in qualsiasi momento e riattivarla quando desiderate.
Modelli predefiniti#
Cliccate su Modelli per partire da una delle sei regole pronte all'uso. Ciascuna si apre nell'editor in modo da poterla personalizzare prima del salvataggio:
- Promemoria firma incarico: invia un promemoria dopo l'intervallo temporale scelto durante l'invio di una lettera di incarico. Le richieste firmate, annullate e revocate vengono ignorate
- Follow-up nuovo lead: quando arriva un nuovo lead, invia una notifica a tutti i membri del team e un'email all'utente assegnato
- Avviso lead da sito web/Zapier: quando arriva un lead dalla Lawzana Directory, dal vostro sito web, da Zapier, dalla pagina contatti o dalla pagina di prenotazione, invia un avviso urgente nell'app a tutti i membri del team
- Onboarding nuovo cliente: quando un lead diventa una pratica, crea una checklist di onboarding in 5 passaggi
- Preparazione fase di discovery: quando una pratica passa a una fase di Discovery, crea una checklist di preparazione e invia una notifica all'utente assegnato
- Checklist di chiusura pratica: quando una pratica viene chiusa, crea una checklist di chiusura per la gestione degli adempimenti amministrativi finali
Stato della regola#
| Stato | Significato |
|---|---|
| Attiva | La regola è in esecuzione e si attiverà al verificarsi degli eventi trigger |
| In pausa | La regola esiste ma non verrà attivata finché non verrà riaccesa |
Cronologia di esecuzione#
Ciascuna automazione nell'elenco mostra il proprio trigger, il numero di condizioni e azioni, quante volte è stata eseguita e l'ultima data di esecuzione. Aprite Cronologia di esecuzione dal menu della regola per visualizzare ogni esecuzione recente e verificare se risulta In attesa, In corso, Completata o Non riuscita.
Funzionalità di sicurezza#
- Interruttore di circuito (Circuit breaker): Se una regola fallisce per 5 volte consecutive, viene automaticamente messa in pausa per prevenire errori ripetuti
- La persona che ha creato la regola riceve una notifica al momento della sospensione automatica, contenente l'ultimo errore riscontrato, per consentire di verificare e risolvere il problema