Automazioni

Le automazioni consentono di creare regole del tipo "quando si verifica X, esegui Y" che vengono eseguite automaticamente. Eliminano le attività ripetitive e garantiscono flussi di lavoro uniformi in tutto lo studio.

Come funzionano le automazioni#

Ogni regola di automazione è composta da tre parti:

Trigger — L'evento che avvia l'automazione
Condizioni (facoltativo) — Filtri che devono risultare veri affinché l'automazione si attivi
Azioni — Ciò che accade quando si attiva il trigger e le condizioni sono soddisfatte

Trigger#

Trigger	Si attiva quando
Pratica creata	Viene creata una nuova pratica
Fase modificata	Una pratica passa a una fase diversa
Pratica chiusa	Una pratica raggiunge la fase di chiusura
Lead creato	Un nuovo lead entra nel sistema
Lead convertito	Un lead viene convertito in una pratica

Condizioni#

Aggiungete condizioni facoltative per controllare quando attivare l'automazione. Le condizioni utilizzano la logica AND: tutte le condizioni devono risultare vere.

Operatori disponibili:

Uguale a — Corrispondenza esatta (es. la fase è uguale a "Intake")
Diverso da — Non corrisponde
Contiene — Corrispondenza parziale (es. il titolo contiene "NDA")
In — Corrisponde a qualsiasi valore presente in un elenco (es. l'area di competenza rientra in "Societario, Fiscale")
Non in — Non corrisponde ad alcun valore presente in un elenco

Esempi di condizioni:

La fase è uguale a "Intake" — Si attiva solo quando una pratica si trova in Intake
L'area di competenza rientra in "Diritto di famiglia, Contenzioso" — Si attiva solo per specifiche aree di competenza

Azioni#

Le azioni vengono eseguite nell'ordine stabilito quando si attiva l'automazione.

1. Invia notifica (in-app)#

Invia una notifica in-app a membri specifici del team.

Selezionate i destinatari (utenti specifici o "tutti i membri del team")
Scrivete un messaggio di notifica
La notifica compare nel centro notifiche del destinatario

2. Invia notifica (e-mail)#

Invia una notifica via e-mail.

Selezionate i destinatari
Impostate l'oggetto e il corpo del messaggio
Le e-mail vengono inviate immediatamente

3. Crea milestone#

Aggiunge una singola milestone alla pratica.

Impostate il titolo della milestone e la data di scadenza
Scegliete la priorità (Bassa, Media, Alta, Critica)
Assegnatela a un membro del team

4. Crea milestone (in blocco)#

Aggiunge un elenco di controllo di milestone tutte insieme, un'opzione particolarmente utile per i flussi di lavoro standard.

Definite un insieme di milestone con titoli e date di scadenza relative
Tutte le milestone vengono create contemporaneamente
Ideale per le checklist di onboarding (es. "Quando una pratica raggiunge la fase Intake, crea la checklist di intake standard")

Creazione di un'automazione#

Andate su Impostazioni → Automazioni
Fate clic su Nuova automazione
Configurate la regola:
- Nome — Assegnate alla regola un nome descrittivo (es. "Checklist di intake per contenzioso")
- Trigger — Selezionate quando deve attivarsi la regola
- Condizioni — Aggiungete filtri (facoltativo)
- Azioni — Aggiungete una o più azioni in ordine
Fate clic su Salva

L'automazione viene creata con lo stato Bozza. Impostatela su Attiva non appena è pronta per l'uso.

Modelli predefiniti#

Sono disponibili cinque modelli pronti all'uso:

Notifica nuovo lead — Notifica il team quando arriva un nuovo lead
Checklist per intake pratiche — Crea le milestone standard quando una pratica entra nella fase di Intake
Avviso di cambio fase — Notifica via e-mail quando una pratica cambia fase
Follow-up conversione lead — Crea attività di follow-up quando un lead diventa una pratica
Checklist per chiusura pratica — Crea le milestone di revisione finale quando una pratica viene chiusa

Stato della regola#

Stato	Significato
Attiva	La regola è in esecuzione e si attiverà al verificarsi degli eventi trigger
In pausa	La regola esiste ma non si attiverà finché non verrà riattivata
Bozza	La regola è in fase di configurazione e non si attiverà

Cronologia di esecuzione#

Per ciascuna automazione vengono monitorati:

Esecuzioni totali — Il numero di volte in cui è stata attivata
Ultima esecuzione — Quando è stata eseguita l'ultima volta
Stato delle esecuzioni recenti — In attesa, In esecuzione, Completata o Non riuscita

Funzionalità di sicurezza#

Interruttore automatico (Circuit breaker) — Se una regola fallisce per 5 volte consecutive, viene messa automaticamente in pausa per evitare errori a catena
Meccanismo di tentativi successivi — Le azioni non riuscite vengono ritentate prima di essere contrassegnate come non riuscite
Riceverete una notifica in caso di sospensione automatica delle regole, così da poter analizzare e risolvere il problema