Tự động hóa

Tính năng Tự động hóa cho phép quý vị tạo các quy tắc "khi X xảy ra, thực hiện Y" chạy hoàn toàn tự động. Tính năng này giúp loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và đảm bảo quy trình làm việc nhất quán trong toàn bộ công ty luật của quý vị.

Cách thức hoạt động của Tự động hóa#

Mỗi quy tắc tự động hóa gồm ba phần:

Yếu tố kích hoạt (Trigger) — Sự kiện khởi động quá trình tự động hóa
Điều kiện (Conditions) (tùy chọn) — Các bộ lọc bắt buộc phải thỏa mãn để tính năng tự động hóa được kích hoạt
Hành động (Actions) — Những việc sẽ diễn ra khi yếu tố kích hoạt phát sinh và các điều kiện được đáp ứng

Yếu tố kích hoạt#

Yếu tố kích hoạt	Được kích hoạt khi
Matter Created	Một vụ việc mới được tạo
Stage Changed	Một vụ việc chuyển sang giai đoạn khác
Matter Closed	Một vụ việc chuyển đến giai đoạn đóng
Lead Created	Một khách hàng tiềm năng mới được đưa vào hệ thống
Lead Converted	Một khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành vụ việc

Điều kiện#

Thêm các điều kiện tùy chọn để kiểm soát thời điểm kích hoạt tự động hóa. Các điều kiện sử dụng logic AND — tất cả các điều kiện đều phải thỏa mãn.

Các toán tử khả dụng:

Equals — Khớp chính xác (ví dụ: giai đoạn bằng "Intake")
Not Equals — Không khớp
Contains — Khớp một phần (ví dụ: tiêu đề chứa "NDA")
In — Khớp với bất kỳ giá trị nào trong danh sách (ví dụ: lĩnh vực hành nghề thuộc "Corporate, Tax")
Not In — Không khớp với bất kỳ giá trị nào trong danh sách

Ví dụ về điều kiện:

Giai đoạn bằng "Intake" — Chỉ kích hoạt khi vụ việc đang ở giai đoạn Tiếp nhận (Intake)
Lĩnh vực hành nghề thuộc "Family Law, Litigation" — Chỉ kích hoạt cho các lĩnh vực hành nghề cụ thể

Hành động#

Các hành động được thực thi theo thứ tự khi tính năng tự động hóa được kích hoạt.

1. Thông báo (Trong ứng dụng)#

Gửi thông báo trong ứng dụng tới các thành viên được chỉ định trong nhóm.

Chọn người nhận (người dùng cụ thể hoặc "tất cả thành viên trong nhóm")
Soạn nội dung tin nhắn thông báo
Thông báo sẽ xuất hiện trong trung tâm thông báo của người nhận

2. Thông báo (Email)#

Gửi thông báo qua email.

Chọn người nhận
Thiết lập tiêu đề và nội dung thư
Email được gửi ngay lập tức

3. Tạo cột mốc#

Thêm một cột mốc đơn lẻ vào vụ việc.

Đặt tên cột mốc và ngày đến hạn
Chọn mức độ ưu tiên (Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp)
Chỉ định cho một thành viên trong nhóm

4. Tạo nhiều cột mốc (Hàng loạt)#

Thêm một danh sách các cột mốc cùng lúc — rất hữu ích cho các quy trình làm việc chuẩn hóa.

Xác định một nhóm cột mốc kèm tiêu đề và ngày đến hạn tương đối
Tất cả các cột mốc sẽ được tạo cùng một lúc
Rất phù hợp cho quy trình tiếp nhận ban đầu (ví dụ: "Khi một vụ việc chuyển sang giai đoạn Intake, hãy tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận chuẩn")

Tạo một quy tắc Tự động hóa#

Đi đến Cài đặt → Tự động hóa
Nhấp vào Tự động hóa mới
Thiết lập quy tắc:
- Tên — Đặt tên dễ hiểu cho quy tắc (ví dụ: "Danh sách tiếp nhận cho Tranh tụng")
- Yếu tố kích hoạt — Chọn thời điểm quy tắc sẽ kích hoạt
- Điều kiện — Thêm các bộ lọc tùy chọn
- Hành động — Thêm một hoặc nhiều hành động theo thứ tự
Nhấp vào Lưu

Quy tắc tự động hóa sẽ bắt đầu ở trạng thái Bản nháp. Hãy chuyển sang trạng thái Hoạt động khi quý vị đã sẵn sàng.

Các mẫu dựng sẵn#

Có năm mẫu sẵn sàng sử dụng:

Thông báo khách hàng tiềm năng mới — Thông báo cho cả nhóm khi có một khách hàng tiềm năng mới
Danh sách tiếp nhận vụ việc — Tạo các cột mốc chuẩn khi một vụ việc chuyển sang giai đoạn Intake
Cảnh báo thay đổi giai đoạn — Gửi thông báo qua email khi một vụ việc chuyển đổi giai đoạn
Theo dõi sau chuyển đổi khách hàng tiềm năng — Tạo các tác vụ theo dõi khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc
Danh sách kiểm tra đóng vụ việc — Tạo các cột mốc xem xét lần cuối khi một vụ việc được đóng

Trạng thái quy tắc#

Trạng thái	Ý nghĩa
Hoạt động	Quy tắc đang chạy và sẽ kích hoạt khi sự kiện xảy ra
Đã tạm dừng	Quy tắc tồn tại nhưng sẽ không kích hoạt cho đến khi được kích hoạt lại
Bản nháp	Quy tắc đang được cấu hình và sẽ không kích hoạt

Lịch sử thực thi#

Mỗi quy tắc tự động hóa theo dõi:

Tổng số lần thực thi — Số lần quy tắc đã được kích hoạt
Lần chạy gần nhất — Thời điểm quy tắc thực thi lần cuối
Trạng thái các lần chạy gần đây — Đang chờ xử lý, Đang chạy, Đã hoàn thành hoặc Thất bại

Tính năng an toàn#

Cơ chế ngắt mạch (Circuit breaker) — Nếu một quy tắc thất bại 5 lần liên tiếp, quy tắc đó sẽ tự động tạm dừng để ngăn ngừa các lỗi lặp lại
Cơ chế thử lại — Các hành động thất bại sẽ được thử lại trước khi bị đánh dấu là không thành công
Quý vị sẽ nhận được thông báo nếu các quy tắc bị tự động tạm dừng để có thể kiểm tra và khắc phục sự cố