Tự động hóa

Tính năng Tự động hóa cho phép bạn tạo các quy tắc "khi X xảy ra, thực hiện Y" để chạy tự động. Chúng giúp loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và đảm bảo quy trình làm việc nhất quán trong toàn bộ công ty luật của bạn.

Cơ chế hoạt động của Tự động hóa#

Mỗi quy tắc tự động hóa gồm có ba phần:

1. Trình kích hoạt (Trigger) — Sự kiện khởi đầu quá trình tự động hóa
2. Điều kiện (Conditions) (tùy chọn) — Các bộ lọc bắt buộc phải thỏa mãn để tự động hóa được kích hoạt
3. Hành động (Actions) — Những việc sẽ diễn ra khi trình kích hoạt hoạt động và các điều kiện được đáp ứng

Trình kích hoạt#

Điều kiện#

Thêm các điều kiện tùy chọn để kiểm soát thời điểm kích hoạt tự động hóa. Khi có từ hai điều kiện trở lên, hãy chọn Khớp tất cả các điều kiện (mọi điều kiện đều phải thỏa mãn) hoặc Bất kỳ điều kiện nào (chỉ cần ít nhất một điều kiện thỏa mãn).

Mỗi điều kiện sẽ chọn một trường từ trình kích hoạt, chẳng hạn như tên khách hàng tiềm năng, tên giai đoạn mới, tiêu đề vụ việc hoặc tên khách hàng.

Các toán tử khả dụng:

• Bằng (Equals) — Khớp chính xác (ví dụ: tên giai đoạn mới bằng "Đã tư vấn")
• Không bằng (Not Equals) — Không khớp
• Chứa (Contains) — Khớp một phần, không phân biệt chữ hoa, chữ thường (ví dụ: tiêu đề vụ việc chứa "NDA")

Ví dụ về các điều kiện:

• Tên giai đoạn mới bằng "Đã tư vấn" — Chỉ kích hoạt khi khách hàng tiềm năng chuyển sang Đã tư vấn
• Tiêu đề vụ việc chứa "Lease" — Chỉ kích hoạt cho các vụ việc có chứa từ "Lease" trong tiêu đề

Hành động#

Các hành động được thực thi theo thứ tự khi tự động hóa được kích hoạt. Tin nhắn, tiêu đề email và tên có thể bao gồm các chi tiết từ sự kiện, chẳng hạn như {{lead.name}}.

Thông báo về khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc chỉ đến được với những người có quyền mở hồ sơ đó. Nếu các thành viên chỉ có thể xem các hồ sơ được phân công hoặc chia sẻ với họ (Hiển thị hồ sơ trong Nhóm và vai trò), thì "tất cả thành viên trong nhóm" sẽ bao gồm chủ sở hữu, quản trị viên cùng với những thành viên đó. Một bức tường đạo đức sẽ loại trừ bất kỳ ai nằm trong diện bị chặn.

1. Gửi thông báo trong ứng dụng#

Gửi thông báo trong ứng dụng tới nhóm của bạn.

• Chọn người nhận: người dùng được phân công, người tạo, hoặc tất cả thành viên trong nhóm
• Soạn nội dung thông báo
• Chọn mức độ ưu tiên (Thấp, Bình thường, Cao, Khẩn cấp)
• Thông báo sẽ xuất hiện trong trung tâm thông báo của người nhận

2. Gửi thông báo qua email#

Gửi một thông báo qua email.

• Chọn người nhận: người dùng được phân công, người tạo, hoặc tất cả thành viên trong nhóm
• Thiết lập tiêu đề và nội dung email
• Email sẽ được gửi đi khi quy trình tự động hóa chạy

3. Tạo một mốc tiến độ#

Thêm một mốc tiến độ đơn lẻ vào vụ việc.

• Đặt tên mốc tiến độ
• Đặt ngày đến hạn: 1, 2, 3, 5, 7, 14 hoặc 30 ngày sau sự kiện
• Chọn mức độ ưu tiên (Thấp, Trung bình, Cao, Nghiêm trọng)

4. Tạo danh sách kiểm tra mốc tiến độ#

Thêm cùng lúc một danh sách kiểm tra các mốc tiến độ — rất hữu ích cho các quy trình làm việc chuẩn.

• Xác định một tập hợp các mốc tiến độ, mỗi mốc có tên, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên
• Tất cả các mốc tiến độ sẽ được tạo cùng một lúc
• Rất phù hợp cho danh sách kiểm tra tiếp nhận ban đầu (ví dụ: "Khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc, hãy tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận tiêu chuẩn")

Tạo một Tự động hóa#

1. Đi tới Cài đặt → Tự động hóa (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên)
2. Nhấp vào Tự động hóa mới
3. Thiết lập quy tắc:
   • Tên — Đặt cho quy tắc một tên mang tính mô tả (ví dụ: "Danh sách kiểm tra tiếp nhận cho Tranh tụng")
   • Mô tả — Tùy chọn
   • Khi nào (Trình kích hoạt) — Chọn thời điểm quy tắc được kích hoạt
   • Nếu (Điều kiện) — Thêm các bộ lọc nếu muốn
   • Thì (Hành động) — Thêm một hoặc nhiều hành động theo thứ tự
4. Nhấp vào Tạo tự động hóa

Các tự động hóa mới sẽ hoạt động ngay lập tức. Hãy sử dụng công tắc bên cạnh quy tắc để tạm dừng bất cứ lúc nào và bật lại khi bạn đã sẵn sàng.

Các mẫu tạo sẵn#

Nhấp vào Mẫu để bắt đầu từ một trong năm quy tắc tạo sẵn. Mỗi mẫu sẽ mở ra trong trình chỉnh sửa để bạn có thể điều chỉnh trước khi lưu:

1. Theo dõi khách hàng tiềm năng mới — Khi có khách hàng tiềm năng mới, hãy thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm và gửi email cho người dùng được phân công
2. Cảnh báo khách hàng tiềm năng từ Website/Zapier — Khi có khách hàng tiềm năng đến từ Lawzana Directory, trang web của bạn, Zapier, trang liên hệ hoặc trang đặt lịch của bạn, hãy gửi cảnh báo khẩn cấp trong ứng dụng cho tất cả thành viên trong nhóm
3. Tiếp nhận khách hàng mới — Khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc, hãy tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận gồm 5 bước
4. Chuẩn bị cho giai đoạn Khai chứng — Khi một vụ việc chuyển sang giai đoạn Khai chứng, hãy tạo danh sách kiểm tra chuẩn bị và thông báo cho người dùng được phân công
5. Danh sách kiểm tra đóng vụ việc — Khi một vụ việc được đóng, hãy tạo danh sách kiểm tra đóng hồ sơ để hoàn tất các thủ tục hành chính

Trạng thái quy tắc#

Lịch sử thực thi#

Mỗi tự động hóa trong danh sách đều hiển thị trình kích hoạt, số lượng điều kiện và hành động, số lần đã chạy và thời điểm chạy gần nhất. Mở Lịch sử thực thi từ menu của quy tắc để xem từng lần chạy gần đây và trạng thái của nó là Đang chờ xử lý, Đang chạy, Đã hoàn thành hay Thất bại.

Tính năng an toàn#

• Ngắt mạch tự động (Circuit breaker) — Nếu một quy tắc thất bại 5 lần liên tiếp, quy tắc đó sẽ tự động bị tạm dừng để ngăn chặn các lỗi lặp lại
• Người tạo quy tắc sẽ nhận được thông báo khi quy tắc bị tự động tạm dừng, kèm theo thông tin lỗi gần nhất, giúp bạn có thể kiểm tra và khắc phục sự cố