Tự động hóa
Tự động hóa cho phép bạn tạo các quy tắc "khi X xảy ra, thực hiện Y" chạy hoàn toàn tự động. Tính năng này giúp loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và đảm bảo quy trình làm việc nhất quán trong toàn bộ công ty luật của bạn.
Cách thức hoạt động của Tự động hóa#
Mỗi quy tắc tự động hóa bao gồm ba phần:
- Trình kích hoạt (Trigger): Sự kiện khởi động quá trình tự động hóa
- Điều kiện (Conditions) (tùy chọn): Các bộ lọc phải thỏa mãn để tính năng tự động hóa được kích hoạt
- Hành động (Actions): Những gì sẽ diễn ra khi sự kiện kích hoạt xuất hiện và các điều kiện được đáp ứng
Trình kích hoạt (Triggers)#
| Trình kích hoạt | Kích hoạt khi |
|---|---|
| Khi có khách hàng tiềm năng mới | Một khách hàng tiềm năng mới được đưa vào hệ thống, từ bất kỳ kênh nào |
| Khi khách hàng tiềm năng chuyển giai đoạn | Khách hàng tiềm năng chuyển sang một giai đoạn khác |
| Khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc | Khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành một vụ việc |
| Khi khách hàng tiềm năng hoàn tất tiếp nhận | Khách hàng tiềm năng hoàn thành biểu mẫu tiếp nhận hoặc quy trình tiếp nhận bằng AI |
| Khi đến hạn nhắc nhở ký hợp đồng dịch vụ | Thư thỏa thuận dịch vụ gửi qua chữ ký điện tử vẫn chưa được ký khi đến hạn nhắc nhở |
| Khi một vụ việc được tạo | Một vụ việc mới được tạo |
| Khi một vụ việc chuyển giai đoạn | Vụ việc chuyển sang một giai đoạn khác |
| Khi một vụ việc được phân công | Vụ việc được phân công cho một nhân sự |
| Khi một vụ việc được đóng | Vụ việc chuyển sang giai đoạn được đánh dấu là đã đóng |
| Khi nhận được email | Một email được chuyển tiếp được lưu vào hồ sơ khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc |
Điều kiện (Conditions)#
Thêm các điều kiện tùy chọn để kiểm soát thời điểm kích hoạt tự động hóa. Khi có từ hai điều kiện trở lên, hãy chọn Khớp tất cả các điều kiện (mọi điều kiện đều phải thỏa mãn) hoặc Bất kỳ điều kiện nào (chỉ cần ít nhất một điều kiện thỏa mãn).
Mỗi điều kiện sẽ chọn một trường từ trình kích hoạt, chẳng hạn như tên khách hàng tiềm năng, tên giai đoạn mới, tiêu đề vụ việc hoặc tên khách hàng.
Các toán tử khả dụng:
- Bằng (Equals): Khớp chính xác (ví dụ: tên giai đoạn mới bằng "Đã tư vấn")
- Không bằng (Not Equals): Không khớp
- Chứa (Contains): Khớp một phần, không phân biệt chữ hoa chữ thường (ví dụ: tiêu đề vụ việc chứa "NDA")
Ví dụ về điều kiện:
- Tên giai đoạn mới bằng "Đã tư vấn": chỉ kích hoạt khi khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn Đã tư vấn
- Tiêu đề vụ việc chứa "Hợp đồng thuê": chỉ kích hoạt cho các vụ việc có từ "Hợp đồng thuê" trong tiêu đề
Hành động (Actions)#
Các hành động được thực hiện theo thứ tự khi tự động hóa được kích hoạt. Tin nhắn, tiêu đề thư và tiêu đề mục có thể bao gồm thông tin chi tiết từ sự kiện, chẳng hạn như {{lead.name}}.
Thông báo về khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc chỉ đến được với những người có quyền mở hồ sơ đó. Nếu các thành viên chỉ thấy những hồ sơ được phân công hoặc chia sẻ với họ (Khả năng hiển thị hồ sơ trong Nhóm và vai trò), thì "tất cả thành viên trong nhóm" được hiểu là chủ sở hữu, quản trị viên cùng với các thành viên đó. Một bức tường đạo đức (ethical wall) sẽ loại trừ bất kỳ ai nằm trong danh sách bị hạn chế.
1. Gửi thông báo trong ứng dụng#
Gửi thông báo trong ứng dụng đến nhóm của bạn.
- Chọn người nhận: người dùng được phân công, người tạo, hoặc tất cả thành viên trong nhóm
- Soạn nội dung thông báo
- Chọn mức độ ưu tiên (Thấp, Bình thường, Cao, Khẩn cấp)
- Thông báo sẽ xuất hiện trong trung tâm thông báo của người nhận
2. Gửi thông báo qua email#
Gửi một thông báo qua email.
- Chọn người nhận: người dùng được phân công, người tạo, hoặc tất cả thành viên trong nhóm
- Thiết lập tiêu đề và nội dung email
- Email sẽ được gửi đi khi quy trình tự động hóa chạy
3. Tạo một mốc tiến độ#
Thêm một mốc tiến độ đơn lẻ vào vụ việc.
- Đặt tiêu đề cho mốc tiến độ
- Đặt ngày đến hạn: 1, 2, 3, 5, 7, 14 hoặc 30 ngày sau sự kiện
- Chọn mức độ ưu tiên (Thấp, Trung bình, Cao, Nghiêm trọng)
4. Tạo danh sách kiểm tra các mốc tiến độ#
Thêm cùng lúc một danh sách kiểm tra các mốc tiến độ cho các quy trình làm việc tiêu chuẩn.
- Xác định một tập hợp các mốc tiến độ, mỗi mốc có tiêu đề, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên
- Tất cả các mốc tiến độ được tạo đồng thời
- Rất phù hợp cho danh sách kiểm tra tiếp nhận khách hàng mới (ví dụ: "Khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc, hãy tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận tiêu chuẩn")
5. Gửi lời nhắc ký hợp đồng dịch vụ#
Gửi email nhắc nhở một lần cho mỗi người ký chưa hoàn tất ký thư thỏa thuận dịch vụ pháp lý. Hành động này chỉ hoạt động với trình kích hoạt Khi đến hạn nhắc nhở ký hợp đồng dịch vụ, và trình kích hoạt đó cũng chỉ liên kết duy nhất với hành động này. Khi bạn đánh dấu chọn Gửi một lời nhắc sau 7 ngày nếu chưa ký trong quá trình gửi thư thỏa thuận để ký, Flow sẽ tự động thêm quy tắc này cho bạn với tên gọi "Nhắc nhở ký tài liệu". Việc tạm dừng quy tắc sẽ tạm dừng các lời nhắc. Các thư đã ký, đã cập nhật hoặc các liên kết cổng thông tin đã bị thu hồi sẽ được bỏ qua. Quy tắc này không tính vào giới hạn của gói Free.
Tạo một quy tắc tự động hóa#
- Đi tới Cài đặt → Tự động hóa (dành cho chủ sở hữu và quản trị viên)
- Nhấp vào Tự động hóa mới
- Thiết lập quy tắc:
- Tên: Đặt tên mang tính mô tả cho quy tắc (ví dụ: "Danh sách kiểm tra tiếp nhận vụ việc tranh tụng")
- Mô tả: Tùy chọn
- Khi (Trình kích hoạt): Chọn thời điểm quy tắc được kích hoạt
- Nếu (Điều kiện): Thêm các bộ lọc nếu cần
- Thì (Hành động): Thêm một hoặc nhiều hành động theo thứ tự
- Nhấp vào Tạo tự động hóa
Các quy tắc tự động hóa mới sẽ có hiệu lực ngay lập tức. Sử dụng công tắc bên cạnh quy tắc để tạm dừng bất kỳ lúc nào và bật lại khi bạn sẵn sàng.
Mẫu có sẵn#
Nhấp vào Mẫu để bắt đầu từ một trong sáu quy tắc được tạo sẵn. Mỗi mẫu sẽ mở ra trong trình chỉnh sửa để bạn có thể điều chỉnh trước khi lưu:
- Nhắc nhở ký hợp đồng dịch vụ: gửi một lời nhắc sau khoảng thời gian bạn đã chọn khi gửi thư thỏa thuận dịch vụ. Các yêu cầu đã ký, bị hủy và bị thu hồi sẽ được bỏ qua
- Theo dõi khách hàng tiềm năng mới: Khi có khách hàng tiềm năng mới, thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm và gửi email cho người dùng được phân công
- Cảnh báo khách hàng tiềm năng từ Website/Zapier: Khi có khách hàng tiềm năng đến từ Lawzana Directory, trang web của bạn, Zapier, trang liên hệ hoặc trang đặt lịch của bạn, gửi cảnh báo khẩn cấp trong ứng dụng cho tất cả thành viên trong nhóm
- Tiếp nhận khách hàng mới: Khi khách hàng tiềm năng trở thành vụ việc, tạo danh sách kiểm tra tiếp nhận gồm 5 bước
- Chuẩn bị cho giai đoạn Thu thập chứng cứ (Discovery): Khi một vụ việc chuyển sang giai đoạn Discovery, tạo danh sách kiểm tra chuẩn bị và thông báo cho người dùng được phân công
- Danh sách kiểm tra đóng vụ việc: Khi một vụ việc được đóng, tạo danh sách kiểm tra hoàn tất thủ tục hành chính
Trạng thái quy tắc#
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang hoạt động (Active) | Quy tắc đang chạy và sẽ kích hoạt khi có sự kiện |
| Đã tạm dừng (Paused) | Quy tắc vẫn tồn tại nhưng sẽ không kích hoạt cho đến khi bạn bật lại |
Lịch sử thực thi#
Mỗi quy tắc tự động hóa trong danh sách đều hiển thị trình kích hoạt, số lượng điều kiện và hành động, số lần đã chạy và thời gian chạy gần nhất. Mở Lịch sử thực thi từ menu của quy tắc để xem từng lượt chạy gần đây cùng trạng thái: Đang chờ xử lý (Pending), Đang chạy (Running), Đã hoàn thành (Completed) hoặc Thất bại (Failed).
Tính năng an toàn#
- Cơ chế ngắt mạch (Circuit breaker): Nếu một quy tắc thất bại 5 lần liên tiếp, quy tắc đó sẽ tự động tạm dừng để ngăn chặn các lỗi lặp lại
- Người tạo quy tắc sẽ nhận được thông báo khi quy tắc bị tự động tạm dừng kèm theo thông tin lỗi gần nhất, giúp bạn có thể kiểm tra và khắc phục sự cố