Xuất hóa đơn bằng loại tiền tệ khác

Flow có thể xuất hóa đơn cho các khách hàng khác nhau bằng các loại tiền tệ khác nhau, ví dụ: một công ty luật tại Pháp xuất hóa đơn cho hầu hết khách hàng bằng đồng euro và một khách hàng tại Vương quốc Anh bằng đồng bảng Anh. Mỗi vụ việc chỉ xuất hóa đơn bằng một loại tiền tệ duy nhất và Flow không bao giờ chuyển đổi giữa các loại tiền tệ: hệ thống không có luồng dữ liệu tỷ giá hối đoái. Khi bạn xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài bằng loại tiền tệ của họ, kế toán của bạn sẽ hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá, tương tự như bất kỳ hóa đơn nước ngoài nào khác.

Các quy tắc#

• Một loại tiền tệ cho mỗi vụ việc. Flow sử dụng loại tiền tệ riêng của vụ việc, sau đó đến loại tiền tệ của khách hàng, rồi mới đến loại tiền tệ của công ty bạn. Xem Tài khoản khách hàng.
• Công việc được ghi nhận giữ nguyên loại tiền tệ ban đầu. Thời gian làm việc và chi phí mới sẽ áp dụng loại tiền tệ của vụ việc tại thời điểm ghi nhận và giữ nguyên loại tiền tệ đó.
• Biểu phí chỉ áp dụng cho đúng loại tiền tệ của nó. Biểu phí mặc định của công ty và biểu phí của nhân viên được tính bằng loại tiền tệ của công ty bạn; biểu phí của khách hàng được tính bằng loại tiền tệ của khách hàng, hoặc theo loại tiền tệ của công ty bạn nếu khách hàng chưa được thiết lập tiền tệ riêng. Đối với một vụ việc được xuất hóa đơn bằng đồng bảng Anh nhưng chỉ có biểu phí bằng đồng euro, thời gian làm việc sẽ hiển thị Needs rate. Flow không bao giờ tự ý đổi tên biểu phí từ 250 € thành 250 £. Xem Theo dõi thời gian.
• Hóa đơn không bao giờ gộp chung nhiều loại tiền tệ. Các công việc được ghi nhận bằng một loại tiền tệ khác sẽ bị loại khỏi hóa đơn nháp, và bản nháp sẽ cho biết có bao nhiêu mục đã bị loại ra.
• Thanh toán được thực hiện bằng loại tiền tệ của hóa đơn. Ghi nhận từng khoản thanh toán theo đúng loại tiền tệ của hóa đơn đó; Flow không thực hiện quy đổi tiền tệ.
• Báo cáo tách biệt các loại tiền tệ. Bảng thông tin thanh toán hiển thị từng loại tiền tệ tại một thời điểm, và tệp xuất dữ liệu cho kế toán sẽ cung cấp loại tiền tệ của từng hóa đơn.
• Một tài khoản tín thác chỉ giữ một loại tiền tệ. Tiền của khách hàng thuộc hai loại tiền tệ khác nhau cần có hai tài khoản tín thác riêng biệt. Xem Kế toán tài khoản tín thác.

Ví dụ: Khách hàng tại Vương quốc Anh được xuất hóa đơn bằng đồng bảng Anh#

Công ty bạn xuất hóa đơn bằng đồng euro, và một khách hàng mới ở Manchester muốn nhận hóa đơn bằng đồng bảng Anh.

1. Thiết lập loại tiền tệ của khách hàng. Trong vụ việc của khách hàng, mở mục Billing → Billing details và nhấp vào Set up client billing (hoặc Edit on client page nếu khách hàng đã có thông tin thanh toán). Trên trang thông tin liên hệ của khách hàng, tại thẻ Billing details, chọn Country là United Kingdom và Client currency là GBP, thiết lập các điều khoản thanh toán rồi nhấp vào Save billing details. Kể từ thời điểm này, thời gian làm việc và chi phí phát sinh trong các vụ việc của khách hàng này sẽ được ghi nhận bằng đồng bảng Anh. (Nếu chỉ muốn xuất hóa đơn bằng đồng bảng Anh cho một vụ việc duy nhất, hãy thiết lập Currency của vụ việc đó trong mục Billing details của vụ việc và nhấp vào Save currency.)
2. Thiết lập biểu phí bằng đồng bảng Anh cho khách hàng. Vẫn trên trang thông tin liên hệ đó, tại thẻ Billing rates, hãy thiết lập Client default rate và nếu cần, thiết lập biểu phí cho từng chuyên viên phụ trách (fee earner), sau đó nhấp vào Save rates. Nếu không thực hiện bước này, thời gian ghi nhận trong vụ việc sẽ hiển thị Needs rate, vì biểu phí hiện tại của bạn đang tính bằng đồng euro.
3. Ghi nhận thời gian và chi phí như bình thường. Các mục này sẽ được tính giá theo biểu phí của khách hàng, bằng đồng bảng Anh.
4. Tạo hóa đơn. Nhấp vào New invoice. Bản nháp sẽ hiển thị bằng đồng bảng Anh. Do quốc gia của khách hàng khác với quốc gia của công ty bạn (được lấy từ Firm Details) và mức thuế suất đã được thiết lập, bản nháp sẽ yêu cầu bạn kiểm tra xem thuế suất của bạn có được áp dụng hay không (ví dụ: cơ chế tính thuế ngược/reverse charge). Hãy tham khảo ý kiến kế toán của bạn; nếu không phải chịu thuế, hãy đặt Tax % thành 0, thêm nội dung do kế toán hướng dẫn vào mục Notes for the client, rồi nhấp vào Apply.
5. Hoàn tất và gửi email hóa đơn. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn bằng đồng bảng Anh kèm theo hướng dẫn thanh toán của bạn.
6. Ghi nhận thanh toán bằng đồng bảng Anh khi nhận được tiền.
7. Kiểm tra báo cáo. Bảng thông tin thanh toán sẽ xuất hiện thêm một thẻ GBP bên cạnh thẻ EUR, và tệp xuất dữ liệu sẽ liệt kê hóa đơn bằng GBP để kế toán của bạn thực hiện quy đổi.

Thay đổi loại tiền tệ#

Loại tiền tệ của một vụ việc, hoặc của một khách hàng (áp dụng cho các vụ việc phát sinh sau đó), chỉ có thể thay đổi khi không còn công việc dở dang nào bị bỏ lại phía sau. Chừng nào vụ việc vẫn còn thời gian hoặc chi phí đã định giá nhưng chưa xuất hóa đơn, hoặc còn hóa đơn nháp bằng một loại tiền tệ khác, Flow sẽ từ chối thay đổi và không lưu bất kỳ nội dung nào. Trước tiên, hãy xuất hóa đơn hoặc xóa bỏ các công việc đó. Thời gian làm việc chưa áp biểu phí sẽ không chặn việc thay đổi này, và việc chuyển sang loại tiền tệ mà công việc vốn đã ghi nhận từ trước luôn được chấp thuận.

Việc thay đổi loại tiền tệ của công ty trong Settings → Invoicing & rates sẽ không bao giờ bị từ chối. Tuy nhiên, thời gian và chi phí đã được ghi nhận bằng loại tiền tệ cũ sẽ bị loại khỏi các hóa đơn sau đó và được thống kê số lượng trên bản nháp, chứ không bao giờ được xuất hóa đơn theo mệnh giá gốc trong loại tiền tệ mới. Biểu phí mặc định của công ty và biểu phí của nhân viên sẽ giữ nguyên giá trị số và bắt đầu áp dụng theo loại tiền tệ mới, vì vậy hãy kiểm tra lại kỹ lưỡng. Hãy thiết lập loại tiền tệ của công ty bạn trước khi bất kỳ ai bắt đầu ghi nhận thời gian làm việc.