Xuất hóa đơn bằng loại tiền tệ khác
Flow có thể xuất hóa đơn cho các khách hàng khác nhau bằng các loại tiền tệ khác nhau, ví dụ: một công ty luật tại Pháp xuất hóa đơn cho hầu hết khách hàng bằng đồng euro và cho một khách hàng tại Vương quốc Anh bằng đồng bảng Anh. Mỗi vụ việc sẽ xuất hóa đơn bằng một loại tiền tệ duy nhất và Flow không bao giờ tự động quy đổi giữa các loại tiền tệ: hệ thống không có nguồn cấp tỷ giá hối đoái. Khi bạn xuất hóa đơn cho một khách hàng nước ngoài bằng loại tiền tệ của họ, kế toán của bạn sẽ hạch toán phần chênh lệch tỷ giá, tương tự như đối với bất kỳ hóa đơn ngoại tệ nào khác.
Các quy tắc#
- Mỗi vụ việc chỉ sử dụng một loại tiền tệ. Flow ưu tiên sử dụng loại tiền tệ riêng của vụ việc, sau đó đến loại tiền tệ của khách hàng, và cuối cùng là của công ty bạn. Xem Tài khoản khách hàng.
- Công việc đã ghi nhận sẽ giữ nguyên loại tiền tệ. Thời gian và chi phí mới được ghi nhận sẽ lấy theo loại tiền tệ của vụ việc tại thời điểm ghi nhận và giữ nguyên loại tiền tệ đó.
- Biểu phí chỉ áp dụng cho đúng loại tiền tệ của nó. Biểu phí mặc định và biểu phí nhân viên của bạn được tính theo loại tiền tệ của công ty; biểu phí của khách hàng được tính theo loại tiền tệ của khách hàng, hoặc theo loại tiền tệ của công ty nếu khách hàng không có biểu phí riêng. Đối với một vụ việc được lập hóa đơn bằng đồng bảng Anh nhưng chỉ có biểu phí bằng đồng euro, mục thời gian sẽ hiển thị Needs rate (Cần biểu phí). Flow không bao giờ tự ý chuyển mức phí €250 thành £250. Xem Theo dõi thời gian.
- Hóa đơn không bao giờ trộn lẫn nhiều loại tiền tệ. Các phần việc được ghi nhận bằng một loại tiền tệ khác sẽ bị loại khỏi bản nháp hóa đơn, và bản nháp sẽ cho biết có bao nhiêu mục đã bị loại ra.
- Thanh toán được thực hiện theo loại tiền tệ của hóa đơn. Ghi nhận mỗi khoản thanh toán theo đúng loại tiền tệ trên hóa đơn của nó; Flow không thực hiện quy đổi tiền tệ.
- Báo cáo tách biệt các loại tiền tệ. Bảng thông tin thanh toán hiển thị từng loại tiền tệ tại một thời điểm, và tệp xuất dữ liệu kế toán sẽ ghi rõ loại tiền tệ của từng hóa đơn.
- Tài khoản ủy thác chỉ giữ một loại tiền tệ. Tiền của khách hàng thuộc hai loại tiền tệ khác nhau cần có hai tài khoản ủy thác riêng biệt. Xem Kế toán tài khoản ủy thác.
Ví dụ: Khách hàng tại Vương quốc Anh được xuất hóa đơn bằng đồng bảng Anh#
Công ty của bạn xuất hóa đơn bằng đồng euro, và một khách hàng mới tại Manchester muốn nhận hóa đơn bằng đồng bảng Anh.
- Thiết lập loại tiền tệ của khách hàng. Trong vụ việc của khách hàng, mở Billing → Billing details và nhấp vào Set up client billing (hoặc Edit on client page nếu khách hàng đã có thông tin thanh toán). Trên trang hồ sơ khách hàng, trong thẻ Billing details, chọn Country là United Kingdom và Client currency là GBP, thiết lập các điều khoản thanh toán và nhấp vào Save billing details. Kể từ thời điểm này, thời gian và chi phí phát sinh trong các vụ việc của khách hàng này sẽ được ghi nhận bằng đồng bảng Anh. (Nếu chỉ muốn xuất hóa đơn cho một vụ việc duy nhất bằng đồng bảng Anh, hãy đặt Currency trong mục Billing details của vụ việc đó và nhấp vào Save currency.)
- Cung cấp biểu phí bằng đồng bảng Anh cho khách hàng. Trên cùng trang hồ sơ khách hàng đó, trong thẻ Billing rates, hãy đặt Client default rate và, nếu cần, mức phí riêng cho từng chuyên viên tính phí (fee earner), sau đó nhấp vào Save rates. Nếu bỏ qua bước này, thời gian ghi nhận cho vụ việc sẽ hiển thị Needs rate, do các biểu phí hiện có của bạn đều tính bằng đồng euro.
- Ghi nhận thời gian và chi phí như bình thường. Chúng sẽ được tính giá theo biểu phí của khách hàng, bằng đồng bảng Anh.
- Tạo hóa đơn. Nhấp vào New invoice. Bản nháp hóa đơn sẽ được lập bằng đồng bảng Anh. Do quốc gia của khách hàng khác với quốc gia của công ty bạn (được lấy từ Firm Details) và mức thuế suất đã được thiết lập, bản nháp sẽ yêu cầu bạn kiểm tra xem thuế của bạn có được áp dụng hay không (ví dụ: cơ chế tính thuế ngược/reverse charge). Hãy tham khảo ý kiến kế toán của bạn; nếu không phải chịu thuế, hãy đặt Tax % thành 0, thêm nội dung do kế toán cung cấp vào mục Notes for the client, và nhấp vào Apply.
- Hoàn tất và gửi email hóa đơn. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn bằng đồng bảng Anh cùng với hướng dẫn thanh toán của bạn.
- Ghi nhận thanh toán bằng đồng bảng Anh khi nhận được tiền.
- Kiểm tra báo cáo. Bảng thông tin thanh toán sẽ xuất hiện thêm một thẻ GBP bên cạnh thẻ EUR, và tệp xuất dữ liệu sẽ liệt kê hóa đơn bằng GBP để kế toán của bạn thực hiện quy đổi.
Thay đổi loại tiền tệ#
Loại tiền tệ của một vụ việc, hoặc của một khách hàng đối với các vụ việc kế thừa sau đó, chỉ có thể thay đổi khi không còn công việc dở dang nào bị bỏ lại phía sau. Chừng nào vụ việc vẫn còn thời gian hoặc chi phí chưa thanh toán đã được định giá, hoặc còn hóa đơn nháp bằng một loại tiền tệ khác, Flow sẽ từ chối thay đổi và không có thông tin nào được lưu. Bạn phải xuất hóa đơn hoặc xóa các công việc đó trước. Thời gian chưa có mức phí sẽ không ngăn cản việc thay đổi, và việc chuyển sang loại tiền tệ mà công việc vốn đã sử dụng luôn luôn thực hiện được.
Việc thay đổi loại tiền tệ của công ty bạn trong Settings → Invoicing & rates sẽ không bao giờ bị từ chối. Việc áp dụng tùy chọn Use Turkey defaults (hoặc Philippines, Thailand) tại đây cũng sẽ làm thay đổi loại tiền tệ. Thời gian và chi phí đã được ghi nhận bằng loại tiền tệ cũ sau đó sẽ bị loại khỏi các hóa đơn và được đếm số lượng trên bản nháp, tuyệt đối không bao giờ được xuất hóa đơn theo mệnh giá danh nghĩa của loại tiền tệ mới. Biểu phí mặc định và biểu phí nhân viên của bạn sẽ giữ nguyên giá trị số và từ giờ sẽ được tính theo loại tiền tệ mới, vì vậy hãy kiểm tra lại chúng. Hãy thiết lập loại tiền tệ của công ty trước khi bất kỳ ai tiến hành ghi nhận thời gian.