Виставлення рахунків в іншій валюті

Flow дозволяє виставляти рахунки різним клієнтам у різних валютах — наприклад, французька фірма може виставляти більшість рахунків у євро, а одному клієнту з Великої Британії — у фунтах стерлінгів. Кожна справа має одну валюту для виставлення рахунків, і Flow ніколи не конвертує валюти між собою: у системі немає курсового фіду. Коли ви виставляєте рахунок іноземному клієнту в його валюті, ваш бухгалтер фіксує курсову різницю так само, як і для будь-якого іншого інвойсу в іноземній валюті.

Правила#

Одна валюта на справу. Flow спочатку використовує власну валюту справи, потім валюту клієнта, і лише після цього — валюту вашої фірми. Див. Акаунти клієнтів.
Робота зберігає свою валюту. Нові записи часу та витрат отримують валюту справи в момент їх внесення та зберігають її.
Ставки застосовуються лише у власній валюті. Ваші ставки за замовчуванням і ставки співробітників зафіксовані у валюті вашої фірми; ставки клієнта — у валюті клієнта або у валюті вашої фірми, якщо для клієнта ставки не задані. У справі з виставленням рахунків у фунтах, якщо наявні лише ставки в євро, для записів часу відображається статус Потрібна ставка. Flow ніколи не змінює позначення ставки з €250 на £250 автоматично. Див. Відстеження часу.
Рахунок-фактура ніколи не поєднує різні валюти. Робота, зафіксована в іншій валюті, не включається до чернетки, а в самій чернетці вказується кількість виключених записів.
Платежі вносяться у валюті рахунка-фактури. Фіксуйте кожен платіж у валюті відповідного рахунка; Flow не здійснює конвертацію.
У звітах валюти розділені. Панель білінгу відображає дані по одній валюті за раз, а експорт для бухгалтера містить зазначення валюти кожного інвойсу.
Трастовий рахунок ведеться в одній валюті. Кошти клієнта у двох різних валютах потребують двох окремих трастових рахунків. Див. Трастовий облік.

Приклад: виставлення рахунка клієнту з Великої Британії у фунтах стерлінгів#

Ваша фірма веде розрахунки в євро, а новий клієнт із Манчестера бажає отримувати інвойси у фунтах стерлінгів.

Встановіть валюту клієнта. У справі клієнта перейдіть до Білінг → Платіжні реквізити та натисніть Налаштувати білінг клієнта (або Редагувати на сторінці клієнта, якщо платіжні реквізити клієнта вже існують). На сторінці контакту клієнта в картці Платіжні реквізити виберіть Країна — Сполучене Королівство (United Kingdom) та Валюта клієнта — GBP, встановіть умови оплати та натисніть Зберегти платіжні реквізити. Відтепер час і витрати за справами цього клієнта фіксуватимуться у фунтах. (Щоб виставляти рахунки у фунтах лише для однієї справи, натомість встановіть її Валюту в розділі Платіжні реквізити самої справи та натисніть Зберегти валюту.)
Вкажіть ставки клієнта у фунтах. На тій самій сторінці контакту в картці Ставки білінгу задайте Ставка клієнта за замовчуванням і, за потреби, ставку для кожного виконавця, після чого натисніть Зберегти ставки. Без цього кроку для часу в цій справі відображатиметься статус Потрібна ставка, оскільки ваші ставки налаштовані в євро.
Вносьте час і витрати як зазвичай. Їхня вартість розраховуватиметься за ставками клієнта у фунтах.
Створіть рахунок-фактуру. Натисніть Новий інвойс. Чернетка буде сформована у фунтах. Оскільки країна клієнта відрізняється від країни вашої фірми (вказаної в Реквізити фірми) і встановлена ставка податку, чернетка запропонує перевірити, чи застосовується ваш податок (наприклад, зворотне нарахування / reverse charge). Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером; якщо податок не нараховується, встановіть Податок, % на 0, додайте формулювання від вашого бухгалтера в полі Примітки для клієнта та натисніть Застосувати.
Затвердьте та надішліть рахунок електронною поштою. Клієнт отримає його у фунтах разом із вашими інструкціями щодо оплати.
Зафіксуйте платіж у фунтах після його надходження.
Перевірте звіти. На Панелі білінгу поруч із EUR з'явиться вкладка GBP, а експортний файл міститиме рахунок у GBP, щоб ваш бухгалтер міг здійснити необхідні перерахунки.

Порада

Інструкції щодо оплати є однаковими для кожного рахунка-фактури. Якщо у вас є банківський рахунок в іншій валюті, додайте його реквізити до поля Інструкції щодо оплати в розділі Налаштування → Інвойси та ставки перед затвердженням рахунка та зазначте, який рахунок призначений для якої валюти.

Зміна валюти#

Валюту справи (або валюту клієнта для справ, які її успадковують) можна змінити лише тоді, коли це не вплине на вже зафіксовану роботу. Якщо у справі є невиставлений у рахунку час або витрати з розрахованою вартістю в іншій валюті, або чернетка інвойсу в іншій валюті, Flow заблокує зміну і дані не збережуться. Спочатку виставте рахунок за цю роботу або видаліть її. Записи часу без ставки не блокують зміну, а перемикання на валюту, в якій уже зафіксована робота, спрацьовує завжди.

Зміна валюти вашої фірми в розділі Налаштування → Інвойси та ставки ніколи не блокується. Застосування налаштування Використовувати параметри за замовчуванням для Туреччини (або Філіппін, Таїланду) також змінює її. Час і витрати, вже зафіксовані в старій валюті, у такому разі не включаються до інвойсів та підраховуються в чернетці — вони ніколи не виставляються за номіналом у новій валюті. Ваші ставки за замовчуванням і ставки співробітників зберігають свої числові значення, але тепер рахуються в новій валюті, тому перевірте їх. Встановлюйте валюту вашої фірми до того, як хтось почне фіксувати час.

Примітка

Суми округлюються до двох знаків після коми, тому валюти без десяткових знаків (наприклад, японська єна) або з трьома (наприклад, кувейтський динар) наразі обробляються некоректно.