Виставлення рахунків в іншій валюті
Flow дозволяє виставляти рахунки різним клієнтам у різних валютах, наприклад, коли французька фірма виставляє рахунки більшості клієнтів у євро, а одному клієнту з Великої Британії — у фунтах. Рахунки за кожною справою виставляються в одній валюті, і Flow ніколи не конвертує валюти між собою: у системі немає курсового фіду. Коли ви виставляєте рахунок іноземному клієнту в його валюті, ваш бухгалтер обліковує курсову різницю, як і для будь-якого іншого іноземного інвойсу.
Правила#
- Одна валюта на справу. Flow використовує власну валюту справи, потім валюту клієнта, а потім валюту вашої фірми. Див. розділ Облікові записи клієнтів.
- Робота зберігає свою валюту. Нові записи часу та витрат отримують валюту справи під час внесення і зберігають її.
- Ставки діють лише у своїй валюті. Ваші стандартні ставки та ставки співробітників зафіксовані у валюті вашої фірми; ставки клієнта — у валюті клієнта, або у валюті вашої фірми, якщо для клієнта ставку не визначено. У справі з розрахунками у фунтах, для якої є лише ставки в євро, для записів часу відображається статус Needs rate (Потрібна ставка). Flow ніколи автоматично не перетворює ставку 250 € на 250 £. Див. розділ Облік часу.
- У рахунку ніколи не змішуються валюти. Робота, зафіксована в іншій валюті, виключається з чернетки, а в самій чернетці зазначається, скільки записів було пропущено.
- Платежі приймаються у валюті рахунка. Фіксуйте кожен платіж у валюті відповідного рахунка; Flow не виконує конвертацію.
- У звітах валюти відокремлюються. На Панелі виставлення рахунків одночасно відображається лише одна валюта, а у файлі експорту для бухгалтера вказується валюта кожного рахунка.
- Трастовий рахунок зберігає кошти в одній валюті. Для коштів клієнта у двох різних валютах потрібні два окремі трастові рахунки. Див. розділ Трастовий облік.
Приклад: клієнт із Великої Британії, рахунки для якого виставляються у фунтах#
Ваша фірма веде розрахунки в євро, а новий клієнт із Манчестера бажає отримувати рахунки у фунтах.
- Встановіть валюту клієнта. У справі клієнта відкрийте Billing → Billing details і натисніть Set up client billing (або Edit on client page, якщо для клієнта вже налаштовано платіжні реквізити). На сторінці контакту клієнта в картці Billing details оберіть Country «United Kingdom» і Client currency «GBP», установіть умови оплати та натисніть Save billing details. Відтепер час і витрати за справами цього клієнта фіксуватимуться у фунтах. (Щоб виставляти рахунки у фунтах лише для однієї справи, установіть відповідну Currency безпосередньо в картці Billing details самої справи та натисніть Save currency.)
- Вкажіть для клієнта ставки у фунтах. На тій самій сторінці контакту в картці Billing rates задайте Client default rate і, за потреби, індивідуальну ставку для фахівця, після чого натисніть Save rates. Без цього кроку для часу в цій справі відображатиметься статус Needs rate, оскільки ваші ставки вказані в євро.
- Вносьте записи часу та витрат як зазвичай. Їхня вартість розраховуватиметься за ставками клієнта у фунтах.
- Створіть рахунок. Натисніть New invoice. Чернетка буде сформована у фунтах. Оскільки країна клієнта відрізняється від країни вашої фірми (із розділу Firm Details) і встановлено ставку податку, чернетка запропонує вам перевірити, чи застосовується ваш податок (наприклад, механізм зворотного нарахування — reverse charge). Проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером; якщо податок не нараховується, установіть Tax % на 0, додайте формулювання, надане бухгалтером, у поле Notes for the client і натисніть Apply.
- Затвердьте та надішліть рахунок електронною поштою. Клієнт отримає його у фунтах разом із вашими платіжними інструкціями.
- Зафіксуйте платіж у фунтах після його надходження.
- Перевірте звіти. На панелі «Billing» поруч із вкладкою «EUR» з'явиться вкладка «GBP», а в експорті рахунок буде вказано у GBP, щоб ваш бухгалтер міг здійснити конвертацію.
Зміна валюти#
Валюту справи або валюту клієнта (для справ, які успадковують її) можна змінити лише тоді, коли це не залишить поза увагою жодної виконаної роботи. Якщо у справі є не виставлений у рахунку оцінений час, витрати або чернетка рахунка в іншій валюті, Flow відхилить зміну, і дані не збережуться. Спочатку виставте рахунок за цю роботу або видаліть її. Записи часу без установленої ставки не блокують зміну, а перехід на ту валюту, у якій робота вже зафіксована, завжди відбувається успішно.
Зміна валюти вашої фірми в розділі Settings → Invoicing & rates дозволена завжди. Час і витрати, уже зафіксовані в старій валюті, у такому разі виключаються з рахунків і враховуються як пропущені в чернетці; вони ніколи не виставляються за номіналом у новій валюті. Ваші стандартні ставки та ставки співробітників зберігають свої числові значення й тепер діють у новій валюті, тому обов'язково перевірте їх. Установлюйте валюту фірми до того, як користувачі почнуть вносити робочий час.