Laskutus toisessa valuutassa

Flow voi laskuttaa eri asiakkaita eri valuutoissa – esimerkiksi ranskalainen toimisto voi laskuttaa useimpia asiakkaitaan euroissa ja yhtä brittiläistä asiakasta punnissa. Kukin toimeksianto laskutetaan yhdessä valuutassa, eikä Flow koskaan tee valuuttamuunnoksia: järjestelmässä ei ole valuuttakurssisyötettä. Kun laskutat ulkomaista asiakasta tämän omassa valuutassa, kirjanpitäjäsi kirjaa kurssieron aivan kuten minkä tahansa muun ulkomaanvaluutassa laaditun laskun kohdalla.

Säännöt#

• Yksi valuutta toimeksiantoa kohden. Flow käyttää toimeksiannon omaa valuuttaa, toissijaisesti asiakkaan valuuttaa ja viime kädessä toimistosi valuuttaa. Katso Asiakastilit.
• Kirjattu työ säilyttää valuuttansa. Uudet aikakirjaukset ja kulut saavat toimeksiannon valuutan silloin, kun ne kirjataan, ja säilyttävät sen.
• Hinnat pätevät vain omassa valuutassaan. Oletushintasi ja henkilöstön hinnat ovat toimistosi valuutassa; asiakkaan hinnat ovat asiakkaan valuutassa tai toimistosi valuutassa, jos asiakkaalle ei ole määritetty hintoja. Jos toimeksianto laskutetaan punnissa mutta hinnat ovat vain euroissa, aikakirjauksen tilana näkyy Tarvitsee hinnan. Flow ei koskaan muuta 250 euron hintaa suoraan 250 punnaksi. Katso Ajanseuranta.
• Laskulla ei koskaan sekoiteta valuuttoja. Toisessa valuutassa kirjatut työt jätetään laskuluonnoksen ulkopuolelle, ja luonnoksessa ilmoitetaan, kuinka monta kirjausta jätettiin pois.
• Maksut kirjataan laskun valuutassa. Kirjaa kukin maksu laskun valuutassa; Flow ei muunna sitä.
• Raportit pitävät valuutat erillään. Laskutuksen hallintapaneeli näyttää yhden valuutan kerrallaan, ja kirjanpitäjän vientitiedostossa näkyy kunkin laskun valuutta.
• Asiakasvarojen tilillä säilytetään yhtä valuuttaa. Kahdessa eri valuutassa olevat asiakasvarat edellyttävät kahta erillistä asiakasvarojen tiliä. Katso Asiakasvarojen kirjanpito.

Esimerkki: brittiläinen asiakas, jota laskutetaan punnissa#

Toimistosi laskuttaa euroissa, ja uusi manchesterilainen asiakas haluaa laskunsa punnissa.

1. Aseta asiakkaan valuutta. Avaa asiakkaan toimeksiannossa Laskutus → Laskutustiedot ja napsauta Määritä asiakkaan laskutus (tai Muokkaa asiakkaan sivulla, jos asiakkaalla on jo laskutustiedot). Valitse asiakkaan yhteystietosivun Laskutustiedot-kortissa Maa-kenttään Yhdistynyt kuningaskunta ja Asiakkaan valuutta -kenttään GBP, aseta maksuehdot ja napsauta Tallenna laskutustiedot. Tästä eteenpäin asiakkaan toimeksiantojen aikakirjaukset ja kulut kirjataan punnissa. (Jos haluat laskuttaa vain yhden toimeksiannon punnissa, aseta sen Valuutta toimeksiannon Laskutustiedot-kohdassa ja napsauta Tallenna valuutta.)
2. Määritä asiakkaalle hinnat punnissa. Aseta samalla yhteystietosivulla Laskutushinnat-kortissa Asiakkaan oletushinta ja tarvittaessa työntekijäkohtainen hinta, ja napsauta sitten Tallenna hinnat. Ilman tätä vaihetta toimeksiannon aikakirjauksissa näkyy Tarvitsee hinnan, koska toimistosi hinnat ovat euroissa.
3. Kirjaa aikaa ja kuluja tavalliseen tapaan. Niiden hinnat määräytyvät asiakkaan hintojen mukaan punnissa.
4. Luo lasku. Napsauta Uusi lasku. Luonnos on punnamääräinen. Koska asiakkaan maa eroaa toimistosi maasta (Toimiston tiedot -kohdan mukaan) ja verokanta on määritetty, luonnos pyytää sinua tarkistamaan, sovelletaanko veroa (esimerkiksi käännettyä verovelvollisuutta). Kysy neuvoa kirjanpitäjältäsi; jos veroa ei tule maksettavaksi, aseta Vero-%-arvoksi 0, lisää kirjanpitäjäsi antama sanamuoto kohtaan Huomautukset asiakkaalle ja napsauta Käytä.
5. Viimeistele ja lähetä lasku sähköpostitse. Asiakas saa sen punnamääräisenä maksuohjeineen.
6. Kirjaa maksu punnissa, kun se saapuu.
7. Tarkista raportit. Laskutuksen hallintapaneeliin tulee GBP-välilehti EUR-välilehden viereen, ja vientitiedostossa lasku näkyy GBP-valuutassa kirjanpitäjän muunnettavaksi.

Valuutan vaihtaminen#

Toimeksiannon valuuttaa (tai asiakkaan valuuttaa sen alaisille toimeksiannoille) voi vaihtaa vain silloin, kun mitään tehtyä työtä ei jäisi epäselvään tilaan. Jos toimeksiannolla on laskuttamatonta, hinnoiteltua aikaa tai kuluja taikka laskuluonnos toisessa valuutassa, Flow kieltää muutoksen eikä mitään tallenneta. Laskuta tai poista kyseiset kirjaukset ensin. Ilman hintaa oleva aikakirjaus ei estä muutosta, ja vaihtaminen valuuttaan, jossa kirjaukset jo ovat, onnistuu aina.

Toimistosi valuutan vaihtamista valikossa Asetukset → Laskutus ja hinnat ei estetä koskaan. Myös toiminnon Käytä Turkin oletuksia (tai Filippiinien, Thaimaan) käyttäminen siellä vaihtaa valuutan. Vanhassa valuutassa jo kirjatut ajat ja kulut jätetään tällöin laskujen ulkopuolelle ja niiden määrä ilmoitetaan luonnoksessa; niitä ei koskaan laskuteta suoraan nimellisarvoisina uudessa valuutassa. Oletus- ja henkilöstöhintojesi summat säilyvät ja ovat nyt voimassa uudessa valuutassa, joten tarkista ne. Aseta toimistosi valuutta ennen kuin kukaan kirjaa työtunteja.