Laskutus toisessa valuutassa

Flow mahdollistaa eri asiakkaiden laskuttamisen eri valuutoissa – esimerkiksi ranskalainen toimisto voi laskuttaa useimpia asiakkaita euroina ja yhtä brittiläistä asiakasta puntina. Kukin toimeksianto laskutetaan yhdessä valuutassa, eikä Flow koskaan tee valuuttamuunnoksia: järjestelmässä ei ole valuuttakurssisyötettä. Kun laskutat ulkomaista asiakasta tämän omassa valuutassa, kirjanpitäjäsi kirjaa kurssieron aivan kuten minkä tahansa muun ulkomaanlaskun kohdalla.

Säännöt#

• Yksi valuutta toimeksiantoa kohden. Flow käyttää toimeksiannon omaa valuuttaa, toissijaisesti asiakkaan valuuttaa ja viimesijaisesti toimistosi valuuttaa. Katso Asiakastilit.
• Työ säilyttää valuuttansa. Uudet ajankirjaukset ja kulut saavat kirjaushetkellä toimeksiannon valuutan ja säilyttävät sen.
• Hinnat pätevät vain omassa valuutassaan. Oletushintasi ja henkilöstön hinnat ovat toimistosi valuutassa; asiakkaan hinnat ovat asiakkaan valuutassa (tai toimistosi valuutassa, jos asiakkaalle ei ole asetettu omaa valuuttaa). Jos toimeksiantoa laskutetaan puntina ja käytössä on vain eurohintoja, ajankirjauksen tilana näkyy Needs rate. Flow ei koskaan muuta 250 euron hintaa suoraan 250 punnaksi. Katso Ajanseuranta.
• Lasku ei koskaan sisällä sekaisin eri valuuttoja. Toisessa valuutassa kirjatut työt jätetään laskuluonnoksen ulkopuolelle, ja luonnoksessa ilmoitetaan, kuinka monta kirjausta jätettiin pois.
• Maksut kirjataan laskun valuutassa. Kirjaa kukin maksu kyseisen laskun valuutassa; Flow ei tee valuuttamuunnosta.
• Raportit pitävät valuutat erillään. Laskutuksen hallintapaneeli näyttää yhden valuutan kerrallaan, ja kirjanpitäjän vientitiedostossa näkyy kunkin laskun valuutta.
• Asiakasvarojen tilillä voi olla vain yhtä valuuttaa. Kahdessa eri valuutassa olevat asiakasvarat vaativat kaksi erillistä asiakasvarojen tiliä. Katso Asiakasvarojen kirjanpito.

Esimerkki: brittiläisen asiakkaan laskuttaminen puntina#

Toimistosi laskuttaa euroina, ja uusi manchesterilainen asiakas haluaa laskunsa puntina.

1. Aseta asiakkaan valuutta. Avaa asiakkaan toimeksiannossa Billing → Billing details ja napsauta Set up client billing (tai Edit on client page, jos asiakkaalla on jo laskutustiedot). Valitse asiakkaan yhteystietosivun Billing details -osiossa maaksi (Country) United Kingdom ja asiakkaan valuutaksi (Client currency) GBP, määritä maksuehdot ja napsauta Save billing details. Tästä eteenpäin asiakkaan toimeksiantojen ajankirjaukset ja kulut kirjataan puntina. (Jos haluat laskuttaa puntina vain yhtä toimeksiantoa, valitse sen valuutta (Currency) sen sijaan toimeksiannon kohdassa Billing details ja napsauta Save currency.)
2. Määritä asiakkaalle hinnat puntina. Aseta samalla yhteystietosivulla Billing rates -osiossa asiakkaan oletushinta (Client default rate) ja tarvittaessa työntekijäkohtainen hinta, ja napsauta sitten Save rates. Ilman tätä vaihetta toimeksiannon ajankirjauksissa näkyy Needs rate, koska hintasi ovat euroina.
3. Kirjaa aikaa ja kuluja tavalliseen tapaan. Niiden hinnoittelu määräytyy asiakkaan hintojen mukaan puntina.
4. Luo lasku. Napsauta New invoice. Luonnos on puntina. Koska asiakkaan maa poikkeaa toimistosi maasta (määritetty kohdassa Firm Details) ja veroprosentti on asetettu, luonnos pyytää sinua tarkistamaan verotuskäytännön (esimerkiksi käännetty verovelvollisuus). Käänny kirjanpitäjäsi puoleen; jos veroa ei tule suorittaa, aseta veroprosentiksi (Tax %) 0, lisää kirjanpitäjäsi ilmoittama vakiolauseke kohtaan Notes for the client ja napsauta Apply.
5. Viimeistele ja lähetä lasku sähköpostitse. Asiakas saa sen puntina maksutietojesi kera.
6. Kirjaa maksu puntina, kun suoritus saapuu.
7. Tarkista raportit. Laskutuksen hallintapaneeliin tulee GBP-välilehti EUR-välilehden viereen, ja vientitiedostossa lasku näkyy GBP-valuutassa kirjanpitäjän muunnettavaksi.

Valuutan vaihtaminen#

Toimeksiannon valuuttaa – tai asiakkaan valuuttaa sitä noudattavien toimeksiantojen osalta – voidaan vaihtaa vain silloin, kun yhtään työkirjausta ei jää väliinputoajaksi. Jos toimeksiannolla on toisessa valuutassa laskuttamatonta, hinnoiteltua aikaa tai kuluja tai laskuluonnos, Flow estää muutoksen eikä mitään tallenneta. Laskuta tai poista kyseiset työt ensin. Hinnoittelematon aika ei estä muutosta, ja vaihtaminen valuuttaan, jossa työt jo ovat, onnistuu aina.

Toimiston valuutan vaihtamista kohdassa Settings → Invoicing & rates ei estetä koskaan. Vanhassa valuutassa jo kirjatut ajat ja kulut jätetään tällöin pois laskuista ja lasketaan mukaan luonnoksessa; niitä ei koskaan laskuteta suoraan nimellisarvoisina uudessa valuutassa. Oletushintojesi ja henkilöstösi hintojen numeeriset arvot säilyvät ennallaan ja ovat jatkossa voimassa uudessa valuutassa, joten tarkista ne huolellisesti. Määritä toimistosi valuutta ennen kuin kukaan tekee ajankirjauksia.