Tietoturva ja yksityisyys

Tässä oppaassa kerrotaan, missä tietojasi säilytetään, miten ne suojataan ja kuka toimistossasi voi nähdä ne.

Tietojen salaus#

• Siirron aikana: Kaikki selaimen ja Lawzana Flow -palvelun välinen liikenne kulkee suojatun HTTPS-yhteyden kautta
• Levyllä: Pilvipalveluntarjoajamme salaavat tallennetut tiedot: Google Cloud tallennetuille tiedostoille ja DigitalOcean tietokannalle
• Asiakirjat: Ladatut tiedostot tallennetaan Google Cloud Storageen palvelinpään salauksella (server-side encryption)

Tietojen sijainti (Data Residency)#

Ladatut tiedostosi tallennetaan yhdelle alueelle. Toimistot, jotka rekisteröityvät osoitteessa flow.lawzana.com, saavat Euroopan alueen; toimistot, jotka aloittavat Lawzana Directory -hakemiston kautta, valitsevat alueensa työtilaa luotaessa.

Vain ladatut tiedostot tallennetaan kyseiselle alueelle. Tietokanta, haku, taustatehtävät ja sovelluspalvelimet toimivat DigitalOcean-alustalla Yhdysvalloissa. Tekoälypyynnöt käsitellään Google Vertex AI:n globaalissa päätepisteessä, joten ne eivät rajoitu tiedostojesi tallennusalueelle.

Näet oman alueesi kohdasta Asetukset → Yleiset kohdasta Tiedostojen tallennusalue.

Tekoälytietojen yksityisyys#

Miten Google käsittelee pyyntöjäsi#

Käytämme Google Vertex AI -palvelua. Google ei käytä sisältöäsi malliensa opettamiseen, ja pyyntöjen lokikirjaus on poistettu käytöstä projektissamme. Google voi säilyttää pyyntöjä muistissa enintään 24 tuntia välimuistitallennusta varten ja voi kirjata niitä lokiin väärinkäytösten havaitsemiseksi.

• Asiakirjojasi ja tietojasi ei koskaan käytetä tekoälymallien opettamiseen
• Pyyntöjen lokikirjaus on poistettu käytöstä Google Cloud -projektissamme
• Google voi säilyttää pyyntöjä muistissa enintään 24 tuntia välimuistitallennusta varten eristettynä omaan projektiimme
• Google voi kirjata pyyntöjä lokiin väärinkäytösten havaitsemiseksi
• Lawzana Flow itse tallentaa tekoälykeskusteluhistoriasi, yhteenvedot ja poimitut tiedot osana toimeksiantoasi

Miten tekoälykäsittely toimii#

1. Pyydät tekoälytoimintoa (esim. asiakirjan tiivistämistä)
2. Asiakirja lähetetään käsiteltäväksi Google Vertex AI -palveluun
3. Tekoäly luo vastauksen
4. Vastaus palautetaan Lawzana Flow -palveluun ja tallennetaan tilillesi
5. Google käsittelee pyynnön yllä kuvatulla tavalla

Tunnistautuminen ja pääsynhallinta#

• Sähköposti ja salasana -kirjautuminen, jossa sähköpostiosoite vahvistetaan ennen ensimmäistä kirjautumista
• Google- ja Microsoft-kirjautuminen
• Magic link -linkit asiakasportaaliin: asiakkaat eivät tarvitse salasanaa tai käyttäjätiliä
• Roolit: neljä käyttöoikeustasoa (Omistaja, Ylläpitäjä, Jäsen, Katselija). Katso Tiimi ja roolit
• Tietueiden näkyvyys: valitse, näkevätkö jäsenet ja katselijat kaikki liidit ja toimeksiannot vai vain ne, jotka on osoitettu tai jaettu heille
• Eettiset muurit: pidä tiimin jäsenet erillään toimeksiannoista, joihin liittyy esteellisyys. Katso Eettiset muurit
• Portaalilinkit vanhenevat, ja voit peruuttaa ne milloin tahansa

Istuntojen tietoturva#

• Istunnoissa käytetään allekirjoitettuja, salattuja ja vain HTTP-yhteydellä toimivia (HTTP-only) evästeitä (joita JavaScript ei voi lukea)
• Käyttöoikeudet tarkistetaan uudelleen muutaman minuutin välein, joten poistettu jäsen menettää pääsyn nopeasti

Valvontaloki (Audit Logging)#

Valvontaloki tallentaa:

• Sisäänkirjautumiset
• Liidien, toimeksiantojen, yhteystietojen, asiakkaiden ja automaatioiden muutokset
• Asiakirjojen lataukset palveluun, katselut, lataukset laitteelle ja poistot
• Toimeksiantojen vaihemuutokset ja liidien konversiot
• Esteellisyystarkistukset
• Tiimin jäsenten roolimuutokset ja poistot
• Muutokset tietueiden näkyvyyteen ja jakamiseen

Valvontalokit ovat:

• Haettavissa toiminnon, tietuetyypin, käyttäjän tai päivämäärän mukaan
• Vietävissä CSV-tiedostona
• Vain toimiston Omistajan käytettävissä kohdassa Asetukset → Valvontalokit

Infrastruktuurin tietoturva#

• Sovelluspalvelimet, tietokanta, haku ja taustatehtävät on sijoitettu DigitalOcean-palveluun Yhdysvalloissa; ladatut tiedostot tallennetaan Google Cloud Storageen
• Liikenne kulkee Cloudflare-palvelun kautta
• Content Security Policy (CSP) -otsakkeet auttavat estämään sivustojen välisiä komentosarjahyökkäyksiä (XSS)
• Virheiden seuranta Sentry-palvelulla

Tietojen varmuuskopiointi#

• Päivittäiset automaattiset tietokannan varmuuskopiot, joita säilytetään 7 päivää
• Tietokannan palautus tiettyyn ajanhetkeen (point-in-time restore) kyseisten 7 päivän sisällä

Tietosi#

• Tietojenkäsittelysopimukset (DPA) saatavilla pyynnöstä
• Lataa mikä tahansa tiedostoistasi milloin tahansa
• Pyydä meiltä tietojesi täydellistä vientiä tai henkilötietojesi poistamista

Tietoturvapuutteiden ilmoittaminen (Responsible Disclosure)#

Jos havaitset tietoturvahaavoittuvuuden, ilmoita siitä osoitteeseen [email protected].

Yhteystiedot#

Tietoturvaan liittyvissä kysymyksissä:

• Sähköposti: [email protected]
• Yleinen asiakastuki: [email protected]