Integraatiot

Lawzana Flow kokoaa uudet yhteydenotot yhteen paikkaan riippumatta siitä, mistä ne ovat peräisin: verkkosivustoltasi, omalta yhteydenottosivultasi, sähköpostistasi, Zapierista tai Lawzana Directory -hakemistosta. Se voi myös ilmoittaa muille työkaluillesi, kun luot laskun tai vastaanotat maksun. Tässä oppaassa käydään läpi kukin kanava ja sen käyttöönotto. Useimmat niistä löytyvät kohdasta Asetukset osiosta Integraatiot.

Liidien keräyswidget#

Upota liidien keräyslomake verkkosivustollesi vastaanottaaksesi yhteydenotot suoraan Lawzana Flow'hun automaattisesti.

Widgetin käyttöönotto#

1. Siirry kohtaan Asetukset → Verkkosivuston widget
2. Napsauta Luo widget-avain (vain toimiston omistaja voi hallinnoida avainta ja avata muokkaustyökalun)
3. Napsauta Avaa muokkaustyökalu ja valitse Widget-tila:

Widgetin mukauttaminen#

Lomakkeen sisältö:

• Lomakkeen otsikko — Lomakkeen pääotsikko (oletus: "Ota yhteyttä")
• Kuvaus — Alaotsikko tai ohjeet
• Lähetyspainikkeen teksti — Lähetyspainikkeen teksti (oletus: "Lähetä")
• Onnistumisviesti — Näytetään lähettämisen jälkeen (oletus: "Kiitos! Otamme sinuun pian yhteyttä.")

Tyyli:

• Pääväri — Painikkeen ja korostusten väri
• Tausta — Lomakkeen taustaväri
• Tekstin väri — Nimikkeiden ja leipätekstin väri
• Reunuksen väri — Lomakkeen reunuksen väri
• Reunuksen pyöristys — Kulmien pyöreys

Pika-asetukset: Oletus, Sininen, Vihreä, Purppura, Roosa, Meripihka, Tumma

Painiketila: määritä Painikkeen teksti (oletus: "Ota yhteyttä").

Kelluva tila:

• Sijainti: vasen, keskellä tai oikea, näytön alareunassa
• Painikkeen koko
• Kuvakkeen tyyli: Chat tai Lomake

Lomakkeen kentät:

• Nimi (aina pakollinen)
• Sähköposti (aina pakollinen)
• Puhelinnumero (valinnainen: Näytä puhelinkenttä ja Puhelinnumero pakollinen, jos haluat vaatia sen)
• Viesti (valinnainen: Näytä viestikenttä)

Upottaminen verkkosivustolle#

Avaa muokkaustyökalussa välilehti Upotuskoodi, napsauta Kopioi koodi ja liitä se verkkosivustosi HTML-koodiin. Se näyttää tältä:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Widgetin kautta tulleiden liidien lähteeksi merkitään "Verkkosivusto".

Widgetin tietoturva#

• Kukin widget-avain on sidottu organisaatioosi
• Luo avain uudelleen mitätöi vanhan avaimen (olemassa olevat widget-asennukset lakkaavat toimimasta, kunnes päivität ne)
• Kumoa avain poistaa widgetin kokonaan käytöstä
• Lähetyksille on asetettu määrärajoituksia väärinkäytösten estämiseksi, ja samasta sähköpostiosoitteesta 24 tunnin sisällä lähetetyt viestit luovat vain yhden liidin

Yhteydenottosivu#

Flow voi ylläpitää asianajotoimistollesi yksinkertaista yhteydenottosivua, jolla on oma linkkinsä ja QR-koodinsa. Jokainen sen kautta lähetetty viesti saapuu osioon Liidit lähteellä "Yhteydenottosivu", ja tiimisi saa tavanomaisen sähköposti-ilmoituksen uudesta liidistä.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydenottosivu
2. Napsauta Luo sivuni (valmistelemme sen toimistosi tietojen pohjalta). Jos toimistosi on yhdistetty Lawzana Directory -hakemistoon, voit sen sijaan valita Luo se lawzana.com-profiilini pohjalta
3. Muokkaa sivua neljällä välilehdellä: Ulkoasu, Teksti, Yhteystiedot sekä Linkki ja näkyvyys. Valitse tyyli (Klassinen, Moderni, Minimaalinen, Rohkea tai Mukautettu) ja pääväri.
4. Napsauta Julkaise sivuni ja jaa linkki tai QR-koodi

Kukaan ei näe sivua ennen kuin julkaiset sen. Voit myös pyytää Avustajaa muokkaamaan sivua omin sanoin (2 tekoälysaldoa per pyyntö); sen tekemät muutokset tallentuvat luonnokseesi, kunnes tallennat ne. Sivulla näkyvät viimeisten 30 päivän vierailut ja viestit.

Hakukoneet eivät indeksoi sivua, ellet ota käyttöön asetusta Salli hakukoneiden löytää tämä sivu. Maksullisissa tilauksissa voit piilottaa "Powered by Lawzana Flow" -linkin. Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat luoda tai muokata sivua.

API-integraatio#

Jos haluat lähettää liidejä omista lomakkeistasi tai järjestelmistäsi, siirry kohtaan Asetukset → API-integraatio. Siellä näytetään päätepiste, pyynnön kentät (nimi, sähköposti, puhelinnumero, viesti, lähde, viittaaja), koodiesimerkkejä sekä Lähetä testiliidi -painike. Se käyttää samaa avainta kuin verkkosivuston widget.

• Määrärajoitukset: 5 pyyntöä minuutissa IP-osoitetta kohden, 10 minuutissa avainta kohden
• Samasta sähköpostiosoitteesta 24 tunnin sisällä lähetetyt viestit luovat vain yhden liidin
• Uudet liidit siirtyvät liidiputkesi ensimmäiseen vaiheeseen ilman nimettyä vastuuhenkilöä

Sähköpostin edelleenlähetys#

Jokainen käyttäjä saa henkilökohtaisen vastaanotto-osoitteen. Välitä asiakkaiden sähköpostit siihen, joko automaattisesti saapuneet-kansiostasi tai viesti kerrallaan, ja Flow liittää jokaisen viestin oikean asiakkaan tietoihin.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Sähköpostin edelleenlähetys
2. Napsauta Luo sähköpostiyhteys ja kopioi Vastaanotto-osoitteesi
3. Määritä edelleenlähetys Gmailissa, Outlookissa tai käyttämässäsi sähköpostipalvelussa (sivulla on vaiheittaiset ohjeet)

Flow näkee vain ne sähköpostit, jotka saapuvat vastaanotto-osoitteeseesi; se ei koskaan kirjaudu sähköpostilaatikkoosi. Jos lähettäjä ei ole vielä asiakkaasi, sähköposti jää odottamaan osioon Sähköpostien tarkistus, jossa voit muuntaa sen liidiksi tai hylätä sen. Tällä tavoin luotujen liidien lähteeksi merkitään "Sähköposti".

Varaussivu#

Asiakkaat voivat varata tapaamisen kanssasi verkossa toimistosi julkiselta sivulta, jakamastasi linkistä tai asiakasportaalistaan. Ominaisuus sisältyy kaikkiin tilauksiin.

Varaussivun avaaminen#

1. Siirry kohtaan Asetukset → Varaukset (omistajat, ylläpitäjät ja jäsenet; katselijoilla ei ole pääsyä)
2. Määritä varaussivun nimi, aikavyöhyke ja valinnainen kokouslinkki (Meet-, Teams- tai Zoom-huoneesi) ja napsauta sitten Tallenna. Jos toimistollasi ei ole vielä julkista verkko-osoitetta, omistaja tai ylläpitäjä voi luoda sen samalta välilehdeltä: se luodaan yksityisenä luonnoksena, joten mitään ei julkaista suoraan
3. Napsauta Lisää varaustyyppi: nimi, kesto, viikoittaiset ajat, puskuriajat, vähimmäisvarausaika ja tapaamistapa (video, puhelin tai henkilökohtainen tapaaminen)
4. Valinnainen: liitä kalenterisi yksityinen iCal-osoite kohtaan Estä ajat omasta kalenteristasi, jotta asiakkaat eivät voi varata aikoja, jolloin olet varattuna

Ajanvaraus avautuu heti, kun sinulla on vähintään yksi aktiivinen varaustyyppi. Kukin kollega määrittää omansa; omistajat ja ylläpitäjät näkevät toimiston kaikki varaushenkilöt ja voivat kytkeä kollegan ajanvarauksen pois päältä.

Missä asiakkaat voivat varata#

• Varauslinkkisi: kopioi ne kohdasta Asetukset → Varaukset. Tietyn varaustyypin linkki vie suoraan sen kalenteriin
• Yhteydenottosivusi: siellä näkyy Varaa aika -painike, kun vähintään yksi kollega ottaa vastaan varauksia. Jos liität Calendly- tai vastaavan linkin kohdassa Asetukset → Yhteydenottosivu, kyseistä linkkiä käytetään sen sijaan
• Asiakasportaali: asiakkaat, joilla on portaalilinkki, näkevät vaihtoehdon Varaa tapaaminen, jossa toimeksiannon hoitajana toimiva asianajaja näkyy ensimmäisenä

Varatut tapaamiset ilmestyvät Flow-kalenteriisi ja linkittyvät liidiin tai toimeksiantoon. Uudesta asiakkaasta luodaan liidi lähteellä "Ajanvaraus". Asiakkaat saavat vahvistuksen, jossa on linkki ajan siirtämiseen tai peruuttamiseen, ja sinulle ilmoitetaan, kun he tekevät varauksen, siirtävät sitä tai peruuttavat sen. Jos haluat pitää taukoa, kytke asetus Hyväksy verkkovarauksia pois päältä: asetuksesi säilytetään.

Zapier#

Käytä Zapier API -avaintasi lähettääksesi Flow'hun liidejä muista työkaluista, jotka olet yhdistänyt Zapieriin (kuten verkkolomakkeista), ja ilmoittaaksesi työkaluillesi laskuista ja maksuista.

Zapierin käyttöönotto#

1. Siirry kohtaan Asetukset → Zapier (omistajat ja ylläpitäjät)
2. Napsauta Luo API-avain ja kopioi se heti talteen: et näe koko avainta enää uudelleen
3. Avaa Lawzana Flow -sovellus Zapierissa ja hyväksy kutsu. Sovellus on toistaiseksi vain kutsulla saatavilla, joten se ei löydy Zapierin hausta ennen kutsun hyväksymistä. Linkki löytyy myös kohdasta Asetukset → Zapier.
4. Luo Zap, valitse Lawzana Flow ja liitä API-avaimesi, kun Zapier pyytää yhdistämään tilisi

Kun haluat lähettää liidejä Flow'hun, käytä toimintoa Create Lead. Määritä kenttien vastaavuudet liidin nimelle (pakollinen) sekä valinnaisesti sähköpostille, puhelinnumerolle, viestille ja lähteen nimelle. Jokainen Zapin suoritus luo liidin lähteellä "Zapier". Jos samalla sähköpostiosoitteella on luotu liidi viimeisen 24 tunnin aikana, uutta liidiä ei luoda.

Käytätkö toista työkalua, kuten Makea? Lähetä POST-pyyntö osoitteeseen https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads siten, että avain on otsakkeessa X-API-KEY, ja ilmoita liidin name (pakollinen) sekä valinnaisesti email, phone, message ja source_name.

Laskutuksen käynnistimet (Triggers)#

Lawzana Flow -sovelluksessa on Zapierissa neljä laskutuksen käynnistintä:

• New Invoice Issued (Uusi lasku luotu)
• New Payment Received (Uusi maksu vastaanotettu)
• Invoice Paid (Lasku maksettu kokonaisuudessaan)
• Invoice Voided (Lasku mitätöity)

Kukin käynnistin välittää laskun numeron, päivämäärät, tilan, valuutan, summat (välisumma, alennus, vero, kokonaissumma, maksettu summa, alaskirjattu summa ja saldo), laskutusosoitteen tiedot, joilla lasku luotiin, toimeksiannon, asiakkaan laskulinkin ja laskurivit. Maksu välittää lisäksi päivämääränsä, summan, maksutavan ja viitteen. Yleinen käyttötapa on laskujen ja maksujen kopiointi kirjanpito-ohjelmaasi, kuten Xeroon. Tuki Makelle on tulossa.

Jotta käynnistimet voivat lukea laskutustietojasi, omistajan tai ylläpitäjän on kytkettävä päälle Salli integraatioiden lukea laskutustietoja kohdassa Asetukset → Zapier, API-avaimen vieressä. Se on oletusarvoisesti pois päältä, joten liidejä varten luotu avain ei ala itsestään jakaa asiakkaiden nimiä ja summia. Niin kauan kuin asetus on pois päältä, laskutuskäynnistimet hylätään.

Laskujen kopiointi Xeroon#

Flow ei vielä synkronoidu suoraan Xeron kanssa. Siihen asti kolme Zapia pitää Xeron ajan tasalla. Xerosta tulee myyntireskontrasi; kirjaat edelleen ajankäytön, laskut ja maksut Flow'ssa.

1. New Invoice Issued → Xero-lasku. Etsi Xero-yhteystieto asiakkaan sähköpostilla tai luo se asiakkaan nimellä, sähköpostilla, Y-tunnuksella/veronumerolla ja maalla. Luo myyntilasku, jolla on sama numero, päivämäärät ja valuutta sekä toimeksianto viitteenä. Lisää yksi Xero-rivi kutakin Flow-riviä kohden määrällä 1 rivin summalle (määrä × hinta voi heittää muutamalla sentillä lyhyissä aikakirjauksissa) kirjanpitäjäsi valitsemalla tilikoodilla ja verokannalla. Lisää mahdolliset alennukset negatiivisena rivinä.
2. New Payment Received → Xero-maksu. Etsi Xero-lasku sen numeron perusteella ja kohdista maksun summa, päivämäärä ja viite pankkitilillesi. Älä kirjaa rahoja uudelleen kohdassa Invoice Paid: maksut kirjasivat ne jo.
3. Invoice Voided → mitätöi Xerossa. Etsi Xero-lasku sen numeron perusteella ja mitätöi se.

Käytä desimaalisummia (kuten 1250.00), älä senttimääräisiä summia, ja säilytä tapahtuman tunniste (esimerkiksi Xeron viitteessä), jotta uudelleen suoritettu Zap ei luo kaksoiskappaletta. Laskut, joiden valuutta on muu kuin Xero-organisaatiosi perusvaluutta, edellyttävät monivaluuttatukea sisältävää Xero-tilausta. Kukin käynnistin välittää enintään 500 laskuriviä. Alaskirjauksille ja poistetuille maksuille ei ole käynnistintä, joten korjaa ne Xeroon käsin.

API-avaimen tietoturva#

• API-avaimesi avulla kuka tahansa sen haltija voi luoda liidejä organisaatioosi ja – laskutusoikeuden ollessa päällä – lukea laskujasi ja maksujasi
• Käsittele sitä kuin salasanaa: älä jaa sitä julkisesti
• Valitse Luo avain uudelleen, jos epäilet sen vaarantuneen, tai Kumoa avain pysäyttääksesi kaikki Zapit. Olemassa olevat Zapit lakkaavat toimimasta, kunnes niihin päivitetään uusi avain

Lawzana Directory#

Yhdistä Lawzana Flow -työtilasi toimistosi profiiliin Lawzanan lakihakemistossa. Yhdistäminen ei muuta profiiliasi, tietojasi tai sijoitustasi.

Mitä se tekee#

• Vastaanota liidejä: liidit, jotka lunastat, ja suorat viestit, jotka vastaanotat hakemistossa, luodaan liideinä Lawzana Flow'hun merkittynä lähteellä "Lawzana"
• Kirjaudu Lawzanasta: Lawzana-koontinäytössäsi liidin kohdalla oleva Open in Flow kirjaa sinut suoraan Flow'hun ilman Flow-salasanaa
• Käyttäjäpaikat ja tekoälysaldo: maksullinen Directory-tilaus lisää Flow-käyttäjäpaikkoja ja tekoälysaldoa työtilaasi

Yhdistäminen#

Tavallinen tapa on napsauttaa Open in Flow minkä tahansa liidin kohdalla Lawzana-koontinäytössäsi. Ensimmäisellä kerralla Flow näyttää yhden vahvistusnäytön, luo sinulle Free-työtilan (jos sinulla ei vielä ole sellaista), yhdistää toimiston ja avaa liidin. Viimeisten 90 päivän liidit ja viestit tuodaan automaattisesti (valitse Tuo myös vanhemmat liidit tuodaksesi enemmän). Yhdistämisen jälkeen Open in Flow vie suoraan kyseiseen liidiin.

Jos olet luonut Flow-työtilasi erikseen, omistaja tai ylläpitäjä voi yhdistää sen manuaalisesti: siirry kohtaan Asetukset → Lawzana Directory, napsauta Luo pariliitostunnus ja liitä tunnus Lawzana-koontinäyttöösi kohdassa Settings > Lawzana Flow CRM 30 minuutin kuluessa. Yhteys pysyy aktiivisena, kunnes katkaiset sen.

Liidien kulku#

Kun lunastat liidin tai vastaanotat viestin hakemistossa:

1. Lawzana Flow'hun luodaan liidi, joka sisältää henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja viestin
2. Sen lähteeksi merkitään "Lawzana"
3. Asiakkaan nimen perusteella tarkistetaan esteellisyydet toimeksiannoistasi
4. Nimetylle tiimin jäsenelle (tai jos vastuuhenkilöä ei ole määritetty, omistajille ja ylläpitäjille) ilmoitetaan, ja liidi sijoittuu seuraavan päivittäisen koontisähköpostin kärkeen

Aloita tekoäly-esikarsinta automaattisesti (oletusarvoisesti pois päältä) antaa tekoälyavustajan lähettää jokaiselle uudelle Directory-liidille välittömästi muutamia esikarsintakysymyksiä nimetyn asianajajan sähköpostiyhteyden kautta. Jos kyseisellä asianajajalla ei ole sähköpostiyhteyttä, prospekti saa sen sijaan linkin vastaanottolomakkeeseen. Tuotuihin liideihin ei koskaan oteta yhteyttä.

Kalenterisyöte#

Tarkastele Flow'n määräaikoja ja liidien seurantoja Google Kalenterissa, Outlookissa tai Apple Kalenterissa.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Kalenterisyöte
2. Napsauta Luo kalenterilinkki
3. Napsauta Lisää Google Kalenteriin tai jotakin Outlook-painikkeista, tai liitä linkki Apple Kalenteriin

Syöte näyttää niiden toimeksiantojen määräajat, joihin sinulla on pääsy, liidimuistutuksesi ja asiakkaiden kanssasi varaamat tapaamiset. Se on yksisuuntainen: kalenteriisi tehdyt muutokset eivät päivity takaisin Flow'hun. Kalenterisovellukset päivittyvät oman aikataulunsa mukaan, joten uuden määräajan näkymisessä voi kestää useita tunteja (Outlookissa toisinaan vain kerran päivässä). Kuka tahansa linkin saanut voi nähdä nämä tapahtumat, joten valitse Luo linkki uudelleen, jos se joutuu vääriin käsiin.

Stripe (Tilaus)#

Stripe käsittelee Lawzana Flow -tilauksesi maksut. Tämä määritetään automaattisesti, eikä se vaadi sinulta toimenpiteitä. Sitä ei käytetä maksujen vastaanottamiseen omilta asiakkailtasi.

• Maksutapoja hallinnoidaan Stripen laskutusportaalin kautta
• Pääset sinne kohdasta Asetukset → Tilaus → Hallinnoi laskutusta
• Katso lisätietoja ohjeesta Laskutus ja tilaukset