Integrações

O Lawzana Flow centraliza novos contactos num único local, independentemente da sua origem: o seu website, a sua própria página de contacto, o seu e-mail, o Zapier ou o Diretório Lawzana. Também pode notificar as suas outras ferramentas sempre que emite uma fatura ou recebe um pagamento. Este guia aborda cada canal e onde configurá-lo. A maioria encontra-se em Definições, na secção Integrações.

Widget de Captação de Potenciais Clientes#

Incorpore um formulário de captação de contactos no seu website para receber potenciais clientes no Lawzana Flow automaticamente.

Configurar o Widget#

1. Aceda a Definições → Widget do Website
2. Clique em Gerar Chave do Widget (apenas o proprietário da sociedade pode gerir a chave e abrir o personalizador)
3. Clique em Abrir Personalizador e selecione um Modo de Widget:

Personalizar o Widget#

Conteúdo do Formulário:

• Título do Formulário — Cabeçalho do formulário (predefinição: "Entre em Contacto")
• Descrição — Subtítulo ou instruções
• Texto do Botão de Envio — Rótulo do botão de envio (predefinição: "Submeter")
• Mensagem de Sucesso — Apresentada após o envio (predefinição: "Obrigado! Entraremos em contacto brevemente.")

Estilo:

• Cor Primária — Cor do botão e elementos de destaque
• Fundo — Fundo do formulário
• Cor do Texto — Cor dos rótulos e do corpo do texto
• Cor do Limite — Limite do formulário
• Raio do Limite — Arredondamento dos cantos

Predefinições Rápidas: Predefinição, Azul, Verde, Roxo, Rosa, Âmbar, Escuro

Modo Botão: defina o Texto do Botão (predefinição: "Contacte-nos").

Modo Flutuante:

• Posição: esquerda, centro ou direita, na parte inferior do ecrã
• Tamanho do Botão
• Estilo do Ícone: Chat ou Formulário

Campos do Formulário:

• Nome (sempre obrigatório)
• E-mail (sempre obrigatório)
• Telefone (opcional: Mostrar Campo de Telefone, e Telefone Obrigatório se assim o desejar)
• Mensagem (opcional: Mostrar Campo de Mensagem)

Incorporar no seu Website#

Abra o separador Código de Incorporação no personalizador, clique em Copiar Código e cole-o no HTML do seu website. O código tem a seguinte estrutura:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Os potenciais clientes provenientes do widget apresentam a fonte "Website".

Segurança do Widget#

• Cada chave de widget está associada à sua organização
• Regenerar Chave para invalidar a anterior (as instalações existentes do widget deixarão de funcionar até que as atualize)
• Revogar Chave para desativar o widget por completo
• As submissões estão sujeitas a limites de frequência para evitar abusos, e o mesmo e-mail enviado duas vezes no espaço de 24 horas cria apenas um potencial cliente

Página de Contacto#

O Flow pode alojar uma página de contacto simples para a sua sociedade, com um link próprio e código QR. Cada mensagem enviada através desta página é recebida em Potenciais Clientes com a fonte "Página de contacto", e a sua equipa recebe a habitual notificação por e-mail de novo potencial cliente.

1. Aceda a Definições → Página de contacto
2. Clique em Criar a minha página (preparada a partir dos dados da sua sociedade). Se a sua sociedade estiver associada ao Diretório Lawzana, pode clicar antes em Criar a partir do meu perfil lawzana.com
3. Edite a página através de quatro separadores: Design, Texto, Dados de contacto e Link e visibilidade. Escolha um estilo (Clássico, Moderno, Minimalista, Marcante ou Personalizado) e uma cor principal.
4. Clique em Publicar a minha página e, em seguida, partilhe o link ou o código QR

Ninguém verá a página até que a publique. Também pode solicitar ao Assistente que altere a página através de instruções em linguagem natural (2 créditos de IA por pedido); as alterações são aplicadas ao seu rascunho até que as guarde. A página apresenta as visitas e mensagens dos últimos 30 dias.

Os motores de busca não indexam a página a menos que ative a opção Permitir que os motores de busca encontrem esta página. Nos planos pagos, é possível ocultar a menção "Powered by Lawzana Flow". Apenas proprietários e administradores podem criar ou alterar a página.

Integração de API#

Para enviar potenciais clientes a partir dos seus próprios formulários ou sistemas, aceda a Definições → Integração de API. Aqui encontrará o endpoint, os campos do pedido (nome, e-mail, telefone, mensagem, fonte, referenciador), exemplos de código e um botão Enviar Potencial Cliente de Teste. É utilizada a mesma chave do widget do website.

• Limites de pedidos: 5 pedidos por minuto por endereço IP, 10 por minuto por chave
• O mesmo e-mail enviado duas vezes no espaço de 24 horas cria apenas um potencial cliente
• Os novos potenciais clientes são encaminhados para a primeira etapa do seu fluxo, sem atribuição

Reencaminhamento de E-mail#

Cada utilizador dispõe de um endereço de receção privado. Reencaminhe os e-mails dos clientes para esse endereço — de forma automática a partir da sua caixa de entrada ou individualmente — e o Flow arquivará cada mensagem no cliente correspondente.

1. Aceda a Definições → Reencaminhamento de E-mail
2. Clique em Criar Ligação de E-mail e copie o Seu Endereço de Receção
3. Configure o reencaminhamento no Gmail, Outlook ou no seu fornecedor de e-mail (a página inclui instruções detalhadas)

O Flow apenas acede aos e-mails que chegam ao seu endereço de receção; nunca inicia sessão na sua caixa de correio. Quando o remetente ainda não é seu cliente, o e-mail aguarda em Revisão de E-mails, onde poderá convertê-lo num potencial cliente ou descartá-lo. Os potenciais clientes criados desta forma apresentam a fonte "E-mail".

Página de Agendamento#

Os clientes podem agendar reuniões consigo online, a partir da página pública da sua sociedade, de um link partilhado ou do portal do cliente. Esta funcionalidade está incluída em todos os planos.

Configurar a sua página de agendamento#

1. Aceda a Definições → Agendamento (proprietários, administradores e membros; os visualizadores não têm acesso)
2. Defina o seu nome de agendamento, fuso horário e, opcionalmente, o link da reunião (a sua sala Meet, Teams ou Zoom) e clique em Guardar. Se a sua sociedade ainda não tiver um endereço para a página pública, um proprietário ou administrador poderá configurá-lo no mesmo separador: este inicia como rascunho privado, pelo que nada é publicado de imediato
3. Clique em Adicionar tipo de agendamento: indique o nome, duração, horário semanal, intervalos de tolerância, antecedência mínima e a modalidade da reunião (vídeo, telefone ou presencial)
4. Opcional: cole o endereço iCal privado do seu calendário em Bloquear horários a partir do seu calendário, impedindo que os clientes façam marcações em períodos em que já se encontra ocupado

O agendamento fica disponível assim que tiver pelo menos um tipo de agendamento ativo. Cada colega configura a sua própria disponibilidade; os proprietários e administradores têm visibilidade sobre todos os anfitriões da sociedade e podem desativar o agendamento de um colega.

Onde os clientes podem agendar#

• Os seus links de agendamento: copie-os a partir de Definições → Agendamento. O link de um tipo específico de agendamento conduz diretamente ao calendário correspondente
• A sua página de contacto: apresenta o botão Agendar uma reunião quando pelo menos um colega tem disponibilidade aberta. Caso insira um link do Calendly ou similar em Definições → Página de contacto, esse link será utilizado preferencialmente
• O portal do cliente: os clientes com acesso ao portal visualizam a opção Agendar uma reunião, destacando em primeiro lugar o advogado responsável pelo respetivo processo

As reuniões agendadas são apresentadas no seu calendário do Flow e associadas a um potencial cliente ou processo. Um novo cliente é convertido num potencial cliente com a fonte "Agendamento". Os clientes recebem uma confirmação com opção para reagendar ou cancelar, e o utilizador é notificado sempre que alguém marca, reagenda ou cancela uma reunião. Para interromper o serviço, desative a opção Aceitar agendamentos online: as suas configurações serão preservadas.

Zapier#

Utilize a sua chave de API do Zapier para enviar potenciais clientes para o Flow a partir de outras ferramentas ligadas ao Zapier (como formulários web) e para partilhar informações sobre faturas e pagamentos com as restantes aplicações.

Configurar o Zapier#

1. Aceda a Definições → Zapier (proprietários e administradores)
2. Clique em Gerar Chave de API e copie-a de imediato: não voltará a ter acesso à chave completa
3. Aceda à aplicação Lawzana Flow no Zapier e aceite o convite. A aplicação está atualmente disponível apenas por convite, pelo que não surgirá na pesquisa do Zapier até concluir este passo. Em Definições → Zapier encontrará igualmente este acesso.
4. Crie um Zap, selecione o Lawzana Flow e cole a sua chave de API quando o Zapier solicitar a ligação da sua conta

Para enviar potenciais clientes para o Flow, utilize a ação Create Lead. Mapeie o nome do potencial cliente (obrigatório) e, opcionalmente, o e-mail, telefone, mensagem e nome da fonte. Cada execução do Zap cria um potencial cliente com a fonte "Zapier". Caso tenha sido registado um potencial cliente com o mesmo e-mail nas últimas 24 horas, não será criado um novo registo.

Se utilizar outra ferramenta, como o Make, envie um pedido POST para https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads com a sua chave no cabeçalho X-API-KEY, acompanhada de name (obrigatório) e, opcionalmente, email, phone, message e source_name.

Desencadeadores de Faturação (Billing Triggers)#

A aplicação Lawzana Flow no Zapier inclui quatro eventos desencadeadores de faturação:

• New Invoice Issued (Nova fatura emitida)
• New Payment Received (Novo pagamento recebido)
• Invoice Paid (Fatura liquidada na totalidade)
• Invoice Voided (Fatura anulada)

Cada evento inclui o número da fatura, datas, estado, moeda, valores (subtotal, desconto, imposto, total, valor pago, regularizado e saldo pendente), dados de faturação com que foi emitida, processo associado, link da fatura do cliente e respetivas linhas discriminadas. Um pagamento inclui igualmente a respetiva data, montante, método e referência. Uma utilização comum consiste na replicação de faturas e pagamentos no seu software de contabilidade, como o Xero. O suporte para o Make estará disponível em breve.

Para que os desencadeadores possam consultar os seus dados de faturação, um proprietário ou administrador deve ativar a opção Permitir que as integrações leiam dados de faturação em Definições → Zapier, junto à chave de API. Esta opção encontra-se desativada por predefinição, assegurando que uma chave criada para potenciais clientes não partilhe indevidamente nomes e montantes de clientes. Enquanto estiver desativada, a execução dos eventos de faturação será recusada.

Replicar Faturas no Xero#

O Flow ainda não dispõe de sincronização direta com o Xero. Até à sua disponibilização, três Zaps asseguram a atualização do Xero. O Xero assume a gestão da sua conta-corrente de clientes, enquanto continua a registar tempos, faturas e pagamentos no Flow.

1. New Invoice Issued → Fatura no Xero. Localize o contacto no Xero através do e-mail do cliente ou crie-o com o nome, e-mail, NIF e país. Crie uma fatura de venda com o mesmo número, datas e moeda, indicando o processo como referência. Adicione uma linha no Xero por cada linha do Flow, com quantidade 1 para o montante da linha (o cálculo quantidade × taxa pode apresentar discrepâncias de cêntimos em registos de tempo reduzidos), utilizando a conta e a taxa de imposto indicadas pelo seu contabilista. Registe eventuais descontos como uma linha de valor negativo.
2. New Payment Received → Pagamento no Xero. Localize a fatura no Xero através do seu número e aplique o montante, a data e a referência do pagamento à sua conta bancária. Não registe novamente o recebimento em Invoice Paid, uma vez que os pagamentos já procederam a essa liquidação.
3. Invoice Voided → Anulação no Xero. Localize a fatura no Xero pelo seu número e proceda à sua anulação.

Utilize os valores decimais (por exemplo, 1250.00) e não os montantes em cêntimos, e preserve o ID do evento (por exemplo, no campo de referência do Xero) para evitar duplicações caso um Zap seja reexecutado. As faturas emitidas numa moeda diferente da moeda-base da sua organização no Xero requerem um plano com suporte multimoeda. Cada desencadeador suporta até 500 linhas de fatura. Variações por anulação de dívida (write-offs) e eliminações de pagamentos não possuem evento desencadeador, pelo que deverão ser retificadas manualmente no Xero.

Segurança da Chave de API#

• A sua chave de API permite a qualquer entidade que a detenha criar potenciais clientes na sua organização e, com o acesso à faturação ativo, consultar as suas faturas e pagamentos
• Trate-a como uma palavra-passe: não a partilhe publicamente
• Utilize Regenerar Chave caso suspeite de comprometimento, ou Revogar Chave para suspender todos os Zaps. Os Zaps existentes deixarão de funcionar até que a nova chave seja introduzida

Diretório Lawzana#

Ligue o seu espaço de trabalho Lawzana Flow à ficha da sua sociedade no diretório jurídico Lawzana. A ligação não altera a sua listagem, perfil ou posicionamento.

Funcionalidades#

• Receção de potenciais clientes: os contactos que reclamar e as mensagens diretas que receber no Diretório são criados como potenciais clientes no Lawzana Flow, identificados com a fonte "Lawzana"
• Início de sessão a partir do Lawzana: a opção Abrir no Flow num potencial cliente no painel do Lawzana permite iniciar sessão no Flow sem necessidade de introduzir a palavra-passe do Flow
• Utilizadores e créditos de IA: um plano pago do Diretório adiciona utilizadores e créditos de IA ao seu espaço de trabalho do Flow

Efetuar a Ligação#

O procedimento habitual consiste em clicar em Abrir no Flow num potencial cliente no painel do Lawzana. Na primeira utilização, o Flow apresenta um ecrã de confirmação, cria o seu espaço de trabalho Gratuito (caso ainda não disponha de um), associa a sociedade e abre a ficha do potencial cliente. Os contactos e mensagens dos últimos 90 dias são importados (selecione Importar também potenciais clientes anteriores para períodos mais alargados). Uma vez estabelecida a ligação, o botão Abrir no Flow conduz diretamente ao potencial cliente.

Caso tenha criado o seu espaço de trabalho no Flow de forma independente, um proprietário ou administrador poderá efetuar a ligação manual: aceda a Definições → Diretório Lawzana, clique em Gerar Token de Emparelhamento e cole o código no painel do Lawzana em Definições > Lawzana Flow CRM no prazo de 30 minutos. A ligação permanece ativa até que decida desassociá-la.

Fluxo de Potenciais Clientes#

Ao reclamar um potencial cliente ou ao receber uma mensagem no Diretório:

1. É criado um potencial cliente no Lawzana Flow com o nome, e-mail, telefone e mensagem do remetente
2. A respetiva fonte é identificada como "Lawzana"
3. O nome do cliente é verificado contra os seus processos existentes para deteção de conflitos de interesses
4. O colaborador atribuído (ou, se não houver atribuição, os proprietários e administradores) é notificado, e o contacto é destacado no e-mail de agenda diária seguinte

A opção Iniciar pré-qualificação por IA automaticamente (desativada por predefinição) permite que o assistente de IA envie de imediato um e-mail a cada novo potencial cliente do Diretório com algumas questões iniciais, utilizando a ligação de e-mail do advogado atribuído. Caso o advogado não disponha de uma ligação de e-mail configurada, o contacto recebe a ligação para o formulário de acolhimento. Os potenciais clientes importados nunca são contactados automaticamente.

Fluxo de Calendário#

Consulte os prazos processuais e o acompanhamento de potenciais clientes do Flow no Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

1. Aceda a Definições → Fluxo de calendário
2. Clique em Criar link de calendário
3. Clique em Adicionar ao Google Calendar ou num dos botões do Outlook, ou cole o link no Apple Calendar

O fluxo apresenta os prazos dos processos a que tem acesso, os seus lembretes de potenciais clientes e as reuniões agendadas pelos clientes. A sincronização é unidirecional: as alterações efetuadas na sua aplicação de calendário não são refletidas no Flow. As aplicações de calendário atualizam os dados de acordo com a sua própria frequência, pelo que um novo prazo pode demorar várias horas até ficar visível (no Outlook, por vezes, apenas uma vez por dia). Qualquer pessoa com acesso ao link pode visualizar estes eventos; utilize a opção Regenerar link caso o endereço tenha sido exposto.

Stripe (Subscrição)#

A Stripe processa os pagamentos relativos à sua subscrição do Lawzana Flow. Este processo é configurado automaticamente, não exigindo qualquer intervenção da sua parte. Não é utilizado para cobrar pagamentos aos seus clientes.

• Os métodos de pagamento são geridos através do portal de faturação da Stripe
• Pode aceder ao mesmo através de Definições → Subscrição → Gerir Faturação
• Consulte Faturação e Planos para obter informações adicionais