Integrações

O Lawzana Flow centraliza os novos pedidos de contacto num único local, independentemente da sua origem: o seu website, a sua própria página de contacto, o seu endereço de receção de contactos, o Zapier ou o Diretório Lawzana. Também pode notificar as suas restantes ferramentas sempre que emite uma fatura ou recebe um pagamento. Este guia aborda cada canal e onde configurá-lo. A maioria encontra-se em Settings, na secção Integrations.

Fontes de Potenciais Clientes#

Settings → Lead sources (proprietários e administradores) lista todos os canais a partir dos quais os seus pedidos de contacto podem chegar: Lawzana Directory, Enquiry address, Website form, Contact page, Booking page e Zapier and API. Cada um indica se está configurado, a data do último potencial cliente recebido e quantos contactos gerou nos últimos 30 dias. Clique em Set up (ou Settings) para abrir o separador do respetivo canal.

A mesma página contém a opção Client intake, designada Start the client intake automatically. Com esta opção ativada, cada novo pedido proveniente destas fontes recebe o seu formulário de acolhimento. Consulte Gestão de Potenciais Clientes.

Endereço de Receção de Contactos#

O seu endereço de receção de contactos é um endereço de e-mail único para toda a sociedade. Encaminhe para este endereço os pedidos que a sua sociedade recebe por e-mail e o Flow converterá cada novo pedido num potencial cliente. Tudo o resto é colocado à parte para verificação.

Os proprietários e administradores encontram-no em Settings → Lead sources, sob Your enquiry address. Clique em Copy para o copiar. O Flow cria-o na primeira vez que um proprietário ou administrador abre a página.

O que Encaminhar para este Endereço#

• A sua caixa de correio info@: reencaminhe uma cópia das mensagens recebidas
• Os formulários do seu website: adicione o endereço aos e-mails de notificação do formulário
• Diretórios e plataformas (Avvo, Justia, Perfil da Empresa no Google, entre outros): defina-o como o e-mail de notificação dessas plataformas ou reencaminhe as respetivas mensagens a partir da sua caixa de entrada

Como Configurar#

1. Aceda a Settings → Lead sources
2. Em How to set it up, selecione Where your enquiries arrive: Gmail or Google Workspace, Outlook or Microsoft 365, WordPress forms, Wix, Squarespace, Webflow ou Other directories and platforms
3. Siga os três passos apresentados. O seu endereço de receção de contactos já se encontra preenchido

Para o Gmail: abra as Definições, selecione Ver todas as definições, aceda a Encaminhamento e POP/IMAP, clique em Adicionar um endereço de encaminhamento e introduza o seu endereço de receção de contactos. O Gmail enviará um código de confirmação. O código será apresentado na página Lead sources, e os proprietários e administradores também receberão uma notificação com o mesmo. Introduza o código no Gmail, opte por encaminhar uma cópia do correio recebido, mantenha a cópia do Gmail na caixa de entrada e guarde as alterações.

Para o Outlook na Web: abra as Definições, selecione Correio, aceda a Encaminhamento, ative o encaminhamento, introduza o seu endereço de receção de contactos, selecione Manter uma cópia das mensagens encaminhadas e guarde. Se o Microsoft 365 bloquear esta ação, o seu administrador deverá autorizar o encaminhamento automático na política de antispam de saída.

Para um formulário de website, mantenha também o seu próprio endereço na notificação, defina o campo Reply-To com o campo de e-mail do visitante (sempre que o formulário o permita) e envie uma mensagem de teste.

A página apresentará "No email has arrived yet" até que a primeira mensagem seja recebida. Depois disso, apresentará "Email is arriving" juntamente com a data da última mensagem, confirmando que o encaminhamento está a funcionar.

Enviar as Instruções ao Responsável pelo Website#

Se a gestão do seu website ou do seu e-mail estiver a cargo de outra pessoa, clique em Email these steps to my web person. Introduza Their email e uma nota opcional e, em seguida, clique em Send. O destinatário receberá as instruções relativas à plataforma selecionada e o seu endereço de receção de contactos, e as respostas ser-lhe-ão enviadas diretamente. A mensagem enumera igualmente as outras formas de ligação ao seu website (o Widget de Angariação de Contactos, a API e o Zapier), incluindo uma ligação para este artigo. A mensagem nunca contém as suas chaves: cabe-lhe a si copiar o código do widget ou criar uma chave de API no Flow e transmiti-la.

• A nota é enviada em texto simples, pelo que não pode conter hiperligações
• O mesmo endereço de e-mail pode receber estas instruções, no máximo, duas vezes por dia

O que Acontece a Cada E-mail#

• Um novo pedido de contacto transforma-se num potencial cliente com a fonte "Email", não atribuído, ao qual a mensagem fica anexada
• Um e-mail de um cliente ou potencial cliente existente, ou uma resposta numa conversa já conhecida, é associado ao respetivo processo ou ficha de potencial cliente
• Um e-mail enviado por alguém que já se tenha tornado um potencial cliente nas últimas 24 horas é associado a essa mesma ficha
• Todas as restantes mensagens são colocadas à parte em Email Review durante 30 dias, para que os proprietários e administradores as possam verificar
• O spam e as mensagens internas da própria sociedade são ignorados

O Flow processa até 100 e-mails por dia por sociedade, sem qualquer custo em créditos de IA. Com o acolhimento automático ativado, o e-mail de acolhimento é enviado apenas para clientes cujo endereço próprio o Flow consiga verificar, ou cujo e-mail seja fornecido pela notificação do formulário ou da plataforma. Para mais detalhes, consulte Gestão de Potenciais Clientes.

Widget de Angariação de Contactos#

Incorpore um formulário de angariação no seu website para receber pedidos de contacto no Lawzana Flow de forma automática.

Configurar o Widget#

1. Aceda a Settings → Website Widget
2. Clique em Generate Widget Key (apenas o proprietário da sociedade pode gerir a chave e abrir o personalizador)
3. Clique em Open Customizer e escolha um Widget Mode:

Personalizar o Widget#

Conteúdo do Formulário:

• Form Title: Título do formulário (predefinição: "Get in Touch")
• Description: Subtítulo ou instruções
• Submit Button Text: Texto do botão de envio (predefinição: "Submit")
• Success Message: Mensagem apresentada após o envio (predefinição: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Estilo:

• Primary Color: Cor do botão e elementos de destaque
• Background: Fundo do formulário
• Text Color: Cor dos rótulos e do corpo do texto
• Border Color: Cor do contorno do formulário
• Border Radius: Arredondamento dos cantos

Predefinições Rápidas: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Modo Botão: defina o Button Text (predefinição: "Contact Us").

Modo Flutuante:

• Position: esquerda, centro ou direita, na parte inferior do ecrã
• Button Size
• Icon Style: Chat ou Form

Campos do Formulário:

• Nome (sempre obrigatório)
• E-mail (sempre obrigatório)
• Telefone (opcional: Show Phone Field, e Phone Required se pretender torná-lo obrigatório)
• Mensagem (opcional: Show Message Field)

Incorporar no Seu Website#

Abra o separador Embed Code no personalizador, clique em Copy Code e cole-o no código HTML do seu website. O código terá a seguinte estrutura:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Os potenciais clientes gerados através do widget apresentarão a fonte "Website".

Segurança do Widget#

• Cada chave de widget está associada à sua organização
• Utilize Regenerate Key para invalidar a chave anterior (as instalações existentes do widget deixarão de funcionar até que sejam atualizadas)
• Utilize Revoke Key para desativar o widget por completo
• O envio de formulários possui limites de frequência para prevenir utilizações abusivas, e o envio a partir do mesmo e-mail duas vezes num intervalo de 24 horas cria apenas um potencial cliente

Página de Contacto#

O Flow pode alojar uma página de contacto simples para a sua sociedade, com ligação própria e código QR. Cada mensagem enviada através desta página é recebida em Leads com a fonte "Contact page", e a sua equipa recebe a habitual notificação de novo potencial cliente por e-mail.

1. Aceda a Settings → Contact page
2. Clique em Create my page (a página é configurada previamente com base nos dados da sua sociedade). Caso a sua sociedade esteja associada ao Diretório Lawzana, pode optar por clicar em Create it from my lawzana.com profile
3. Edite a página através de quatro separadores: Design, Text, Contact details e Link and visibility. Escolha um estilo (Classic, Modern, Minimal, Bold ou Custom) e uma cor principal.
4. Clique em Publish my page e partilhe a ligação ou o código QR

A página só fica visível publicamente após ser publicada. Pode também solicitar ao Assistant que efetue alterações na página através de instruções em linguagem natural (2 créditos de IA por pedido); as modificações são aplicadas ao seu rascunho até que decida guardar. A página apresenta o número de visitas e de mensagens registadas nos últimos 30 dias.

Os motores de busca não indexam a página a menos que ative a opção Let search engines find this page. Nos planos pagos é possível ocultar a menção "Powered by Lawzana Flow". Apenas os proprietários e administradores podem criar ou editar a página.

Integração via API#

Para enviar potenciais clientes a partir dos seus próprios formulários ou sistemas, aceda a Settings → API Integration. Esta secção apresenta o endpoint, os campos do pedido (name, email, phone, message, source, referrer), exemplos de código e o botão Send Test Lead. Utiliza a mesma chave do widget para websites.

• Limites de frequência: 5 pedidos por minuto por endereço IP, 10 por minuto por chave
• O mesmo e-mail enviado duas vezes no espaço de 24 horas gera apenas um potencial cliente
• Os novos contactos são encaminhados para a primeira etapa do seu pipeline, no estado de não atribuídos

Encaminhamento de E-mail#

Cada utilizador dispõe de um endereço de acolhimento privado. Encaminhe as mensagens dos clientes para este endereço — de forma automática a partir da sua caixa de entrada ou individualmente — e o Flow associará cada mensagem ao respetivo cliente. Este mecanismo destina-se à sua correspondência direta; os novos pedidos de contacto dirigidos à sociedade devem ser enviados para o endereço de receção de contactos.

1. Aceda a Settings → Email Forwarding
2. Clique em Create Email Connection e copie o Your Intake Address
3. Configure o encaminhamento no Gmail, no Outlook ou no seu fornecedor de correio eletrónico (a página inclui instruções passo a passo)

O Flow apenas acede às mensagens que chegam ao seu endereço de acolhimento, nunca iniciando sessão na sua caixa de correio. Se o remetente ainda não constar da sua lista de clientes, a mensagem aguardará em Email Review, onde poderá clicar em Create lead ou Discard. Pode definir o tempo de permanência da mensagem em Unmatched email retention. Os potenciais clientes criados através deste método apresentam a fonte "Email" e não são sujeitos ao processo de acolhimento automático.

Página de Agendamento#

Os clientes podem agendar reuniões consigo online a partir da página pública da sociedade, de uma hiperligação partilhada por si ou através do portal do cliente. Esta funcionalidade está incluída em todos os planos.

Disponibilizar a sua página de agendamento#

1. Aceda a Settings → Booking (proprietários, administradores e membros; os utilizadores com perfil de visualizador não têm acesso)
2. Defina o seu nome de agendamento, o fuso horário e, opcionalmente, uma ligação para a reunião (a sua sala do Meet, Teams ou Zoom) e clique em Save. Se a sua sociedade ainda não tiver um endereço para a página pública, um proprietário ou administrador poderá configurá-lo no mesmo separador: este é iniciado como um rascunho privado, pelo que nada é publicado de imediato
3. Clique em Add a booking type: indique um nome, duração, disponibilidade semanal, intervalos de proteção, antecedência mínima e o formato da reunião (vídeo, telefone ou presencial)
4. Opcional: cole o endereço iCal privado do seu calendário no campo Block time from your own calendar, impedindo que os clientes façam marcações em períodos em que já se encontra ocupado

O agendamento fica disponível assim que tiver pelo menos um tipo de marcação ativo. Cada colaborador configura as suas próprias opções; os proprietários e administradores podem ver os anfitriões da sociedade e desativar os agendamentos de qualquer colaborador.

Onde os clientes podem agendar#

• As suas hiperligações de agendamento: copie-as a partir de Settings → Booking. A ligação para um tipo de marcação específico direciona o cliente diretamente para o respetivo calendário
• A sua página de contacto: exibe o botão Book an appointment quando pelo menos um colaborador tiver agendamentos disponíveis. Se introduzir uma hiperligação do Calendly ou similar em Settings → Contact page, essa ligação será utilizada em sua substituição
• O portal do cliente: os clientes com acesso ao portal visualizam a opção Book a meeting, sendo apresentado em primeiro lugar o advogado responsável pelo respetivo processo

As reuniões marcadas surgem no seu calendário do Flow e são associadas a um potencial cliente ou a um processo. Um novo cliente é registado como potencial cliente com a fonte "Booking". Os clientes recebem uma confirmação com uma ligação para reagendar ou cancelar, e o utilizador é notificado sempre que for efetuada uma marcação, reagendamento ou cancelamento. Para interromper temporariamente a funcionalidade, desative a opção Accept online bookings: as suas configurações serão preservadas.

Zapier#

Utilize a sua chave de API do Zapier para enviar potenciais clientes para o Flow a partir de outras ferramentas ligadas ao Zapier (como formulários web) e para manter os seus restantes sistemas informados sobre faturas e pagamentos.

Configurar o Zapier#

1. Aceda a Settings → Zapier (proprietários e administradores)
2. Clique em Generate API Key e copie-a de imediato: a chave completa não voltará a ser exibida
3. Abra a aplicação Lawzana Flow no Zapier e aceite o convite. A aplicação está atualmente acessível apenas por convite, pelo que a pesquisa do Zapier não a apresentará até que aceite o acesso. A secção Settings → Zapier também disponibiliza esta ligação.
4. Crie um Zap, selecione Lawzana Flow e introduza a sua chave de API quando o Zapier solicitar a associação da sua conta

Para enviar potenciais clientes para o Flow, utilize a ação Create Lead. Mapeie o nome do potencial cliente (obrigatório) e, opcionalmente, e-mail, telefone, mensagem e o nome da fonte, escolhendo a opção New enquiry (ver abaixo). Cada execução do Zap cria um potencial cliente com a fonte "Zapier". Caso tenha sido recebido um contacto com o mesmo e-mail nas últimas 24 horas, não será criado nenhum novo registo.

Se utilizar outra ferramenta, como o Make, envie um pedido POST para https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads com a sua chave no cabeçalho X-API-KEY, acompanhada dos campos name (obrigatório) e, opcionalmente, email, phone, message, source_name e new_enquiry.

Novos Pedidos de Contacto e o Acolhimento Automático#

Na ação Create Lead, defina New enquiry como Yes sempre que o potencial cliente for alguém que acabou de solicitar os serviços da sua sociedade, como num formulário ou num anúncio de angariação. Com a opção Start the client intake automatically ativa, esse contacto receberá o seu e-mail de acolhimento. Mantenha o valor em No (predefinição) no caso de importações de dados e contactos já existentes: estes contactos nunca serão contactados. Os Zaps criados antes da disponibilização deste campo assumem o valor No, pelo que deverá editá-los e selecionar Yes onde for adequado.

A partir de outra ferramenta, envie o parâmetro new_enquiry como true para obter o mesmo resultado. Omita-o (assumindo o valor predefinido de false) no caso de importações.

Despoletadores de Faturação#

A aplicação Lawzana Flow no Zapier disponibiliza quatro eventos de despoletamento de faturação:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (liquidada na totalidade)
• Invoice Voided

Cada despoletador transmite o número da fatura, datas, estado, moeda, valores (subtotal, desconto, imposto, total, valor pago, montante anulado/write-off e saldo), os dados de faturação com que o documento foi emitido, o processo associado, a ligação do cliente para a fatura e as respetivas linhas de faturação. Um pagamento transmite igualmente a data, montante, método e referência. Uma utilização comum consiste em replicar faturas e pagamentos no seu software de contabilidade, como o Xero. O suporte para o Make estará disponível em breve.

Para permitir que estes despoletadores leiam os seus dados de faturação, um proprietário ou administrador deve ativar a opção Allow integrations to read billing data em Settings → Zapier, junto à chave de API. Esta opção encontra-se desativada por predefinição, assegurando que uma chave criada exclusivamente para potenciais clientes não comece a partilhar nomes de clientes e valores monetários inadvertidamente. Enquanto estiver desativada, os despoletadores de faturação serão recusados.

Sincronização de Faturas com o Xero#

O Flow ainda não dispõe de sincronização direta com o Xero. Até lá, a configuração de três Zaps permite manter o Xero devidamente atualizado. O Xero passa a funcionar como o seu razão de contas a receber, continuando o registo de tempos, emissão de faturas e pagamentos a ser feito no Flow.

1. New Invoice Issued → Fatura no Xero. Localize o contacto no Xero através do e-mail do cliente ou crie-o com o nome, e-mail, NIF/número de identificação fiscal e país. Crie uma fatura de venda com o mesmo número, datas e moeda, colocando o processo como referência. Adicione uma linha no Xero por cada linha do Flow, com quantidade 1 para o valor total da linha (o cálculo quantidade × taxa pode apresentar ligeiras discrepâncias de cêntimos em registos de tempo curtos), associando o código de conta e a taxa de imposto indicados pelo seu contabilista. Adicione eventuais descontos como uma linha de valor negativo.
2. New Payment Received → Pagamento no Xero. Localize a fatura no Xero através do respetivo número e registe o montante, a data e a referência do pagamento na sua conta bancária. Evite registar movimentos financeiros adicionais no evento Invoice Paid, uma vez que os pagamentos já foram devidamente lançados.
3. Invoice Voided → Anulação no Xero. Localize a fatura no Xero pelo número e proceda à sua anulação.

Utilize os valores decimais (por exemplo, 1250.00) e não os valores em cêntimos, e guarde o ID do evento (por exemplo, na referência do Xero) para evitar que a reexecução de um Zap crie registos duplicados. Faturas emitidas numa moeda diferente da moeda base da sua entidade no Xero exigem um plano do Xero com suporte multimoeda. Cada despoletador transmite até 500 linhas de fatura. O cancelamento de dívidas (write-offs) e a eliminação de pagamentos não possuem despoletadores, devendo esses acertos ser efetuados manualmente no Xero.

Segurança da Chave de API#

• A sua chave de API permite que qualquer entidade na sua posse crie potenciais clientes na sua organização e, com o acesso à faturação ativo, consulte as suas faturas e pagamentos
• Trate-a como uma palavra-passe: não a partilhe publicamente
• Utilize Regenerate Key caso suspeite que foi comprometida, ou Revoke Key para desativar todos os Zaps. Os Zaps existentes deixarão de funcionar até que a nova chave seja configurada

Diretório Lawzana#

Ligue o seu espaço de trabalho do Lawzana Flow ao perfil da sua sociedade no diretório jurídico Lawzana. Esta integração não altera a sua listagem, o seu perfil nem o seu posicionamento no diretório.

Funcionalidades#

• Receber potenciais clientes: os pedidos que aceita e as mensagens diretas recebidas no Diretório são criados automaticamente como potenciais clientes no Lawzana Flow, identificados com a fonte "Lawzana"
• Iniciar sessão a partir do Lawzana: a opção Open in Flow num potencial cliente no painel do Lawzana permite iniciar sessão no Flow sem necessidade de introduzir a palavra-passe do Flow
• Utilizadores e créditos de IA: a subscrição de um plano pago do Diretório adiciona utilizadores e créditos de IA ao seu espaço de trabalho no Flow

Como Ligar#

O procedimento habitual consiste em clicar em Open in Flow em qualquer potencial cliente no painel do Lawzana. Na primeira utilização, o Flow apresenta um ecrã de confirmação, cria o seu espaço de trabalho gratuito (Free) caso ainda não tenha um, associa a sociedade e abre a ficha do potencial cliente. Os contactos e mensagens dos últimos 90 dias são importados (selecione Import older leads too para um período mais alargado). Uma vez estabelecida a ligação, a opção Open in Flow direciona imediatamente para o potencial cliente.

Caso tenha criado o seu espaço de trabalho no Flow de forma independente, um proprietário ou administrador pode associá-lo manualmente: aceda a Settings → Lawzana Directory, clique em Generate Pairing Token e introduza o código no painel do Lawzana em Settings > Lawzana Flow CRM no prazo de 30 minutos. A ligação mantém-se ativa até que decida desligá-la.

Fluxo de Potenciais Clientes#

Ao aceitar um potencial cliente ou receber uma mensagem no Diretório:

1. É criado um registo no Lawzana Flow com o nome, e-mail, telefone e mensagem do contacto
2. A respetiva fonte é classificada como "Lawzana"
3. É atribuído ao colaborador indicado em Who gets new Directory leads para a respetiva área de prática em Settings → Practice Areas, ou ao proprietário da sociedade
4. É realizada uma verificação de conflito de interesses entre o nome do cliente e os seus processos existentes
5. O membro da equipa designado é notificado, e o contacto é colocado no topo do e-mail da agenda diária seguinte

Com a opção Start the client intake automatically ativa (em Settings → Lead sources), cada novo potencial cliente do Diretório que disponha de endereço de e-mail recebe o formulário de acolhimento em poucos minutos, enviado a partir do endereço do advogado atribuído. Este envio não consome créditos de IA. Os potenciais clientes importados aquando da ligação inicial nunca são contactados. Para mais informações, consulte Gestão de Potenciais Clientes.

Feed de Calendário#

Acompanhe os seus prazos e tarefas de seguimento de potenciais clientes do Flow no Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

1. Aceda a Settings → Calendar feed
2. Clique em Create calendar link
3. Clique em Add to Google Calendar ou num dos botões do Outlook, ou cole o endereço no Apple Calendar

O feed apresenta os prazos dos processos aos quais tem acesso, os seus lembretes de potenciais clientes e as reuniões agendadas pelos clientes. A sincronização é unidirecional: as alterações efetuadas na sua aplicação de calendário externa não são refletidas no Flow. As aplicações de calendário atualizam a informação de acordo com os seus próprios intervalos, pelo que um novo prazo pode demorar várias horas a surgir (no Outlook, por vezes, a sincronização ocorre apenas uma vez por dia). Qualquer pessoa com acesso ao endereço pode visualizar estes eventos; utilize Regenerate link caso a ligação seja divulgada indevidamente.

Stripe (Subscrição)#

A Stripe processa os pagamentos da sua subscrição do Lawzana Flow. Esta integração é configurada de forma totalmente automática, sem necessidade de qualquer intervenção da sua parte. Não se destina à cobrança de honorários ou pagamentos aos seus clientes.

• Os métodos de pagamento são geridos através do portal de faturação da Stripe
• Pode aceder-lhe em Settings → Subscription → Manage Billing
• Consulte Faturação e Planos para obter mais informações