Ενοποιήσεις

Το Lawzana Flow συγκεντρώνει νέα αιτήματα σε ένα ενιαίο σημείο, ανεξάρτητα από την πηγή προέλευσής τους: τον ιστότοπό σας, τη δική σας σελίδα επικοινωνίας, τη διεύθυνση αιτημάτων σας, το Zapier ή τον Κατάλογο Lawzana. Μπορεί επίσης να ενημερώνει τα υπόλοιπα εργαλεία σας όταν εκδίδετε ένα τιμολόγιο ή λαμβάνετε μια πληρωμή. Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε κανάλι και τα βήματα παραμετροποίησής του. Τα περισσότερα από αυτά βρίσκονται στις Ρυθμίσεις, στην ενότητα Ενοποιήσεις.

Πηγές υποψηφίων πελατών#

Στην ενότητα Ρυθμίσεις → Πηγές υποψηφίων πελατών (ιδιοκτήτες και διαχειριστές) παρατίθενται όλα τα κανάλια από τα οποία μπορούν να προέλθουν τα αιτήματά σας: Κατάλογος Lawzana, Διεύθυνση αιτημάτων, Φόρμα ιστότοπου, Σελίδα επικοινωνίας, Σελίδα κρατήσεων και Zapier και API. Για κάθε κανάλι εμφανίζεται αν είναι διαμορφωμένο, η ημερομηνία του τελευταίου υποψήφιου πελάτη και ο αριθμός των υποψηφίων που προσέλκυσε τις τελευταίες 30 ημέρες. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση (ή Ρυθμίσεις) για να ανοίξετε την καρτέλα του αντίστοιχου καναλιού.

Στην ίδια σελίδα υπάρχει ο διακόπτης Εισαγωγή εντολέα, Αυτόματη εκκίνηση της εισαγωγής εντολέα. Όταν είναι ενεργοποιημένος, κάθε νέο αίτημα από αυτές τις πηγές λαμβάνει τη φόρμα εισαγωγής σας. Δείτε τη Διαχείριση υποψηφίων πελατών.

Διεύθυνση αιτημάτων#

Η διεύθυνση αιτημάτων σας είναι μία ενιαία διεύθυνση email για ολόκληρη τη δικηγορική εταιρεία. Προωθήστε σε αυτήν τα αιτήματα που λαμβάνει το γραφείο σας μέσω email, και το Flow μετατρέπει αυτόματα κάθε νέο αίτημα σε υποψήφιο πελάτη. Οτιδήποτε άλλο τίθεται στην άκρη για να το ελέγξετε.

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές τη βρίσκουν στις Ρυθμίσεις → Πηγές υποψηφίων πελατών, στην ενότητα Η διεύθυνση αιτημάτων σας. Κάντε κλικ στην Αντιγραφή για να την αντιγράψετε. Το Flow τη δημιουργεί την πρώτη φορά που ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ανοίγει τη σελίδα.

Τι να στείλετε σε αυτήν#

• Το εισερχόμενο info@ σας: προωθήστε ένα αντίγραφο των εισερχόμενων μηνυμάτων
• Τις φόρμες του ιστότοπού σας: προσθέστε τη διεύθυνση στα email ειδοποίησης της φόρμας
• Καταλόγους και πλατφόρμες (Avvo, Justia, Google Business Profile και άλλους): ορίστε τη ως το email ειδοποιήσεων τους ή προωθήστε τα email τους από τα εισερχόμενά σας

Ρύθμιση#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Πηγές υποψηφίων πελατών
2. Στην ενότητα Πώς να το ρυθμίσετε, επιλέξτε Πού φτάνουν τα αιτήματά σας: Gmail ή Google Workspace, Outlook ή Microsoft 365, Φόρμες WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ή Άλλοι κατάλογοι και πλατφόρμες
3. Ακολουθήστε τα τρία βήματα που εμφανίζονται. Η διεύθυνση αιτημάτων σας είναι ήδη συμπληρωμένη

Για το Gmail: ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, μετά Δείτε όλες τις ρυθμίσεις, μετά Προώθηση και POP/IMAP, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη διεύθυνσης προώθησης και καταχωρίστε τη διεύθυνση αιτημάτων σας. Το Gmail θα στείλει έναν κωδικό επιβεβαίωσης. Ο κωδικός εμφανίζεται στη σελίδα Πηγές υποψηφίων πελατών, ενώ οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές λαμβάνουν επίσης μια σχετική ειδοποίηση. Καταχωρίστε τον κωδικό στο Gmail, επιλέξτε την προώθηση αντιγράφου των εισερχόμενων μηνυμάτων, διατηρήστε το αντίγραφο του Gmail στα εισερχόμενα και αποθηκεύστε.

Για το Outlook στο web: ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, μετά Αλληλογραφία, μετά Προώθηση, ενεργοποιήστε την προώθηση, καταχωρίστε τη διεύθυνση αιτημάτων σας, επιλέξτε Διατήρηση αντιγράφου των προωθημένων μηνυμάτων και αποθηκεύστε. Εάν το Microsoft 365 την αποκλείσει, ο διαχειριστής σας θα πρέπει να επιτρέψει την αυτόματη προώθηση στην πολιτική εξερχόμενης ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (outbound spam policy).

Για μια φόρμα ιστότοπου, διατηρήστε και τη δική σας διεύθυνση στην ειδοποίηση, ορίστε το πεδίο Reply-To στο πεδίο email του επισκέπτη όπου το επιτρέπει η φόρμα και στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα.

Η σελίδα εμφανίζει την ένδειξη «Δεν έχει φτάσει κανένα email ακόμα» μέχρι να ληφθεί το πρώτο email. Στη συνέχεια, εμφανίζει την ένδειξη «Τα email φτάνουν κανονικά» με την ημερομηνία του πιο πρόσφατου, ώστε να γνωρίζετε ότι η προώθηση λειτουργεί.

Αποστολή των οδηγιών στον υπεύθυνο της ιστοσελίδας σας#

Εάν κάποιος άλλος διαχειρίζεται τον ιστότοπο ή το email σας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή αυτών των βημάτων μέσω email στον υπεύθυνο web. Εισαγάγετε το Email του και ένα προαιρετικό σημείωμα, και στη συνέχεια κάντε κλικ στην Αποστολή. Θα λάβει τα βήματα για την πλατφόρμα που επιλέξατε και τη διεύθυνση αιτημάτων σας, και οι απαντήσεις του θα έρχονται σε εσάς. Το email αναφέρει επίσης τους άλλους τρόπους σύνδεσης του ιστότοπού σας (το Widget καταγραφής υποψηφίων πελατών, το API και το Zapier) με σύνδεσμο προς αυτό το άρθρο. Δεν περιέχει ποτέ τα κλειδιά σας: αντιγράφετε τον κώδικα του widget ή δημιουργείτε ένα κλειδί API στο Flow και του το παραχωρείτε εσείς.

• Το σημείωμα είναι απλό κείμενο, επομένως δεν μπορεί να περιέχει σύνδεσμο
• Η ίδια διεύθυνση μπορεί να λάβει τις οδηγίες το πολύ δύο φορές την ημέρα

Τι συμβαίνει με κάθε email#

• Ένα νέο αίτημα μετατρέπεται σε υποψήφιο πελάτη με πηγή «Email», χωρίς ανάθεση, και το email επισυνάπτεται σε αυτόν
• Ένα email από εντολέα ή υποψήφιο πελάτη που έχετε ήδη, ή μια απάντηση σε μια γνωστή συνομιλία, αρχειοθετείται στον αντίστοιχο υποψήφιο πελάτη ή υπόθεση
• Ένα email από κάποιον που έχει ήδη γίνει υποψήφιος πελάτης τις τελευταίες 24 ώρες αρχειοθετείται σε αυτόν τον υποψήφιο πελάτη
• Οτιδήποτε άλλο τίθεται στην άκρη στον Έλεγχο email για 30 ημέρες, ώστε να ελεγχθεί από τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές
• Η ανεπιθύμητη αλληλογραφία (spam) και τα εσωτερικά email του γραφείου σας αγνοούνται

Το Flow επεξεργάζεται έως και 100 email την ημέρα ανά δικηγορικό γραφείο, χωρίς κόστος μονάδων AI (AI credits). Με την αυτόματη εισαγωγή ενεργοποιημένη, το email εισαγωγής αποστέλλεται μόνο σε εντολέα του οποίου τη διεύθυνση μπόρεσε να επαληθεύσει το Flow, ή του οποίου το email παρέχεται από τη φόρμα ή την ειδοποίηση της πλατφόρμας. Δείτε τη Διαχείριση υποψηφίων πελατών για λεπτομέρειες.

Widget καταγραφής υποψηφίων πελατών#

Ενσωματώστε μια φόρμα καταγραφής υποψηφίων πελατών στον ιστότοπό σας για να λαμβάνετε αιτήματα στο Lawzana Flow αυτόματα.

Ρύθμιση του widget#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Widget ιστότοπου
2. Κάντε κλικ στη Δημιουργία κλειδιού widget (μόνο ο ιδιοκτήτης του γραφείου μπορεί να διαχειριστεί το κλειδί και να ανοίξει το εργαλείο προσαρμογής)
3. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα εργαλείου προσαρμογής και επιλέξτε μια Λειτουργία widget:

Προσαρμογή του widget#

Περιεχόμενο φόρμας:

• Τίτλος φόρμας: Επικεφαλίδα της φόρμας (προεπιλογή: «Επικοινωνήστε μαζί μας»)
• Περιγραφή: Υπότιτλος ή οδηγίες
• Κείμενο κουμπιού υποβολής: Ετικέτα του κουμπιού υποβολής (προεπιλογή: «Υποβολή»)
• Μήνυμα επιτυχίας: Εμφανίζεται μετά την υποβολή (προεπιλογή: «Σας ευχαριστούμε! Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας σύντομα.»)

Στυλ:

• Κύριο χρώμα: Χρώμα κουμπιού και στοιχείων έμφασης
• Φόντο: Φόντο της φόρμας
• Χρώμα κειμένου: Χρώμα ετικετών και κυρίως κειμένου
• Χρώμα περιγράμματος: Περίγραμμα της φόρμας
• Ακτίνα περιγράμματος: Στρογγυλοποίηση γωνιών

Γρήγορες προεπιλογές: Προεπιλογή, Μπλε, Πράσινο, Μοβ, Ροζ, Κεχριμπαρί, Σκούρο

Λειτουργία κουμπιού (Button): ορίστε το Κείμενο κουμπιού (προεπιλογή: «Επικοινωνία»).

Αιωρούμενη λειτουργία (Floating):

• Θέση: αριστερά, κέντρο ή δεξιά, στο κάτω μέρος της οθόνης
• Μέγεθος κουμπιού
• Στυλ εικονιδίου: Συνομιλία (Chat) ή Φόρμα (Form)

Πεδία φόρμας:

• Όνομα (πάντα υποχρεωτικό)
• Email (πάντα υποχρεωτικό)
• Τηλέφωνο (προαιρετικό: Εμφάνιση πεδίου τηλεφώνου, και Υποχρεωτικό τηλέφωνο εάν το επιθυμείτε)
• Μήνυμα (προαιρετικό: Εμφάνιση πεδίου μηνύματος)

Ενσωμάτωση στον ιστότοπό σας#

Ανοίξτε την καρτέλα Κώδικας ενσωμάτωσης στο εργαλείο προσαρμογής, κάντε κλικ στην Αντιγραφή κώδικα και επικολλήστε τον στον κώδικα HTML του ιστοτόπου σας. Μοιάζει με αυτό:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Οι υποψήφιοι πελάτες από το widget εμφανίζουν ως πηγή τον «Ιστότοπο».

Ασφάλεια widget#

• Κάθε κλειδί widget συνδέεται με τον οργανισμό σας
• Επανέκδοση κλειδιού για την ακύρωση του παλιού (οι υπάρχουσες εγκαταστάσεις του widget παύουν να λειτουργούν μέχρι να τις ενημερώσετε)
• Ανάκληση κλειδιού για την πλήρη απενεργοποίηση του widget
• Οι υποβολές υπόκεινται σε όρια συχνότητας (rate-limiting) για την αποτροπή κατάχρησης, και το ίδιο email που αποστέλλεται δύο φορές εντός 24 ωρών δημιουργεί μόνο έναν υποψήφιο πελάτη

Σελίδα επικοινωνίας#

Το Flow μπορεί να φιλοξενήσει μια απλή σελίδα επικοινωνίας για το γραφείο σας, με τον δικό της σύνδεσμο και κωδικό QR. Κάθε μήνυμα που αποστέλλεται από αυτήν καταφθάνει στους Υποψήφιους πελάτες με πηγή τη «Σελίδα επικοινωνίας», και η ομάδα σας λαμβάνει το συνηθισμένο email νέου υποψήφιου πελάτη.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Σελίδα επικοινωνίας
2. Κάντε κλικ στο Δημιουργία της σελίδας μου (την προετοιμάζουμε με βάση τα στοιχεία του γραφείου σας). Εάν το γραφείο σας είναι συνδεδεμένο με τον Κατάλογο Lawzana, μπορείτε εναλλακτικά να κάνετε κλικ στο Δημιουργία από το προφίλ μου στο lawzana.com
3. Επεξεργαστείτε την σε τέσσερις καρτέλες: Σχεδίαση, Κείμενο, Στοιχεία επικοινωνίας και Σύνδεσμος και ορατότητα. Επιλέξτε ένα στυλ (Κλασικό, Μοντέρνο, Μινιμαλιστικό, Έντονο ή Προσαρμοσμένο) και ένα βασικό χρώμα.
4. Κάντε κλικ στο Δημοσίευση της σελίδας μου, και στη συνέχεια κοινοποιήστε τον σύνδεσμο ή τον κωδικό QR

Κανείς δεν βλέπει τη σελίδα μέχρι να τη δημοσιεύσετε. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από τον Βοηθό να τροποποιήσει τη σελίδα με δικά σας λόγια (2 μονάδες AI ανά αίτημα)· οι αλλαγές του καταχωρίζονται στο προσχέδιό σας μέχρι να τις αποθηκεύσετε. Η σελίδα εμφανίζει τις επισκέψεις και τα μηνύματα των τελευταίων 30 ημερών.

Οι μηχανές αναζήτησης δεν ευρετηριάζουν τη σελίδα εκτός εάν ενεργοποιήσετε την επιλογή Να επιτρέπεται στις μηχανές αναζήτησης να βρίσκουν αυτή τη σελίδα. Στα προγράμματα επί πληρωμή μπορείτε να αποκρύψετε τον σύνδεσμο «Powered by Lawzana Flow». Μόνο οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να δημιουργήσουν ή να τροποποιήσουν τη σελίδα.

Ενοποίηση μέσω API#

Για να στέλνετε υποψήφιους πελάτες από τις δικές σας φόρμες ή συστήματα, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ενοποίηση API. Εκεί εμφανίζεται το τελικό σημείο (endpoint), τα πεδία αιτήματος (όνομα, email, τηλέφωνο, μήνυμα, πηγή, παραπέμπων ιστότοπος/referrer), παραδείγματα κώδικα και ένα κουμπί Αποστολή δοκιμαστικού υποψήφιου πελάτη. Χρησιμοποιεί το ίδιο κλειδί με το widget του ιστοτόπου.

• Όρια ρυθμού (Rate limits): 5 αιτήματα ανά λεπτό ανά διεύθυνση IP, 10 ανά λεπτό ανά κλειδί
• Το ίδιο email που αποστέλλεται δύο φορές εντός 24 ωρών δημιουργεί μόνο έναν υποψήφιο πελάτη
• Οι νέοι υποψήφιοι πελάτες μεταφέρονται στο πρώτο σας στάδιο υποψηφίων, χωρίς ανάθεση

Προώθηση email#

Κάθε μέλος της ομάδας λαμβάνει μια ιδιωτική διεύθυνση εισαγωγής. Προωθήστε τα email των εντολέων σε αυτήν, είτε αυτόματα από τα εισερχόμενά σας είτε μεμονωμένα, και το Flow αρχειοθετεί κάθε μήνυμα κάτω από τον αντίστοιχο εντολέα. Αυτή η λειτουργία προορίζεται για τη δική σας αλληλογραφία· τα νέα αιτήματα για το γραφείο καταλήγουν στη διεύθυνση αιτημάτων.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Προώθηση email
2. Κάντε κλικ στη Δημιουργία σύνδεσης email και αντιγράψτε τη Δική σας διεύθυνση εισαγωγής
3. Ρυθμίστε την προώθηση στο Gmail, στο Outlook ή στον πάροχο email σας (η σελίδα περιέχει οδηγίες βήμα προς βήμα)

Το Flow διαβάζει μόνο τα email που φτάνουν στη διεύθυνση εισαγωγής σας· δεν συνδέεται ποτέ στο γραμματοκιβώτιό σας. Όταν ο αποστολέας δεν συγκαταλέγεται ακόμη στους εντολείς σας, το μήνυμα παραμένει στον Έλεγχο email, όπου μπορείτε να κάνετε κλικ στη Δημιουργία υποψήφιου πελάτη ή στην Απόρριψη. Επιλέξτε πόσο καιρό θα παραμένει εκεί στην ενότητα Διατήρηση μη αντιστοιχισμένων email. Οι υποψήφιοι πελάτες που δημιουργούνται με αυτόν τον τρόπο εμφανίζουν ως πηγή το «Email» και δεν λαμβάνουν την αυτόματη εισαγωγή.

Σελίδα κρατήσεων#

Οι εντολείς μπορούν να κλείσουν ραντεβού μαζί σας διαδικτυακά, από τη δημόσια σελίδα του γραφείου σας, από έναν σύνδεσμο που κοινοποιείτε ή από την πύλη εντολέων τους. Περιλαμβάνεται σε κάθε πρόγραμμα.

Άνοιγμα της σελίδας κρατήσεών σας#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Κρατήσεις (ιδιοκτήτες, διαχειριστές και μέλη· οι θεατές δεν έχουν πρόσβαση)
2. Ορίστε το όνομα κράτησης, τη ζώνη ώρας και έναν προαιρετικό σύνδεσμο συνάντησης (την αίθουσά σας στο Meet, Teams ή Zoom) και κάντε κλικ στην Αποθήκευση. Εάν το γραφείο σας δεν διαθέτει ακόμα δημόσια διεύθυνση σελίδας, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής μπορεί να δημιουργήσει μία από την ίδια καρτέλα: ξεκινά ως ιδιωτικό προσχέδιο, επομένως τίποτα δεν δημοσιεύεται άμεσα
3. Κάντε κλικ στην Προσθήκη τύπου κράτησης: ορίστε όνομα, διάρκεια, εβδομαδιαίες ώρες, χρονικά περιθώρια (buffers), ελάχιστη προειδοποίηση και τρόπο συνάντησης (βίντεο, τηλέφωνο ή δια ζώσης)
4. Προαιρετικά: επικολλήστε την ιδιωτική διεύθυνση iCal του ημερολογίου σας στην ενότητα Αποκλεισμός χρόνου από το δικό σας ημερολόγιο, ώστε οι εντολείς να μην μπορούν να κλείσουν ραντεβού σε ώρες που είστε απασχολημένοι

Οι κρατήσεις ενεργοποιούνται μόλις δημιουργήσετε έναν ενεργό τύπο κράτησης. Κάθε συνάδελφος διαμορφώνει τον δικό του· οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν τους διοργανωτές του γραφείου και μπορούν να απενεργοποιήσουν τις κρατήσεις ενός συναδέλφου.

Πού μπορούν να κάνουν κράτηση οι εντολείς#

• Στους συνδέσμους κρατήσεών σας: αντιγράψτε τους από τις Ρυθμίσεις → Κρατήσεις. Ένας σύνδεσμος για έναν συγκεκριμένο τύπο κράτησης οδηγεί απευθείας στο αντίστοιχο ημερολόγιο
• Στη σελίδα επικοινωνίας σας: εμφανίζει ένα κουμπί Κλείστε ραντεβού όταν τουλάχιστον ένας συνάδελφος είναι διαθέσιμος για κρατήσεις. Εάν επικολλήσετε έναν σύνδεσμο Calendly ή παρόμοιο στις Ρυθμίσεις → Σελίδα επικοινωνίας, θα χρησιμοποιηθεί αυτός ο σύνδεσμος
• Στην πύλη εντολέων: οι εντολείς με σύνδεσμο πύλης βλέπουν την επιλογή Κλείστε συνάντηση, με προτεραιότητα στον δικηγόρο που χειρίζεται την υπόθεσή τους

Τα προγραμματισμένα ραντεβού εμφανίζονται στο ημερολόγιο του Flow και συνδέονται με έναν υποψήφιο πελάτη ή μια υπόθεση. Ένας νέος εντολέας γίνεται υποψήφιος πελάτης με πηγή «Κράτηση». Οι εντολείς λαμβάνουν επιβεβαίωση με σύνδεσμο για αλλαγή ώρας ή ακύρωση, και εσείς ειδοποιείστε όταν προγραμματίζουν, αλλάζουν ώρα ή ακυρώνουν. Για προσωρινή παύση, απενεργοποιήστε την επιλογή Αποδοχή διαδικτυακών κρατήσεων: οι ρυθμίσεις σας διατηρούνται.

Zapier#

Χρησιμοποιήστε το κλειδί API του Zapier για να στέλνετε υποψήφιους πελάτες στο Flow από άλλα εργαλεία που συνδέετε στο Zapier, όπως φόρμες ιστού, καθώς και για να ενημερώνετε τα εργαλεία σας σχετικά με τιμολόγια και πληρωμές.

Ρύθμιση του Zapier#

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Zapier (ιδιοκτήτες και διαχειριστές)
2. Κάντε κλικ στη Δημιουργία κλειδιού API και αντιγράψτε το αμέσως: δεν θα μπορέσετε να δείτε ξανά ολόκληρο το κλειδί
3. Ανοίξτε την εφαρμογή Lawzana Flow στο Zapier και αποδεχτείτε την πρόσκληση. Η εφαρμογή είναι προς το παρόν διαθέσιμη μόνο κατόπιν πρόσκλησης, επομένως η αναζήτηση του Zapier δεν θα τη βρει μέχρι να το κάνετε. Η σελίδα Ρυθμίσεις → Zapier περιλαμβάνει επίσης σύνδεσμο προς αυτήν.
4. Δημιουργήστε ένα Zap, επιλέξτε το Lawzana Flow και επικολλήστε το κλειδί API σας όταν το Zapier σας ζητήσει να συνδέσετε τον λογαριασμό σας

Για να στείλετε υποψήφιους πελάτες στο Flow, χρησιμοποιήστε την ενέργεια Create Lead. Αντιστοιχίστε το όνομα του υποψήφιου πελάτη (υποχρεωτικό), και προαιρετικά το email, το τηλέφωνο, το μήνυμα και το όνομα της πηγής, και επιλέξτε Νέο αίτημα (δείτε παρακάτω). Κάθε εκτέλεση του Zap δημιουργεί έναν υποψήφιο πελάτη με πηγή «Zapier». Εάν έφτασε υποψήφιος πελάτης με το ίδιο email τις τελευταίες 24 ώρες, δεν δημιουργείται νέος υποψήφιος πελάτης.

Χρησιμοποιείτε κάποιο άλλο εργαλείο, όπως το Make; Στείλτε ένα αίτημα POST στη διεύθυνση https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads με το κλειδί σας στην κεφαλίδα X-API-KEY, και το name του υποψήφιου πελάτη (υποχρεωτικό), και προαιρετικά τα email, phone, message, source_name και new_enquiry.

Νέα αιτήματα και αυτόματη εισαγωγή#

Στην ενέργεια Create Lead, ορίστε το New enquiry σε Yes όταν ο υποψήφιος πελάτης είναι ένα άτομο που μόλις ζήτησε βοήθεια από το γραφείο σας, όπως μέσω μιας διαφήμισης προσέλκυσης πελατών (lead ad) ή μιας φόρμας. Με την επιλογή Αυτόματη εκκίνηση της εισαγωγής εντολέα ενεργοποιημένη, αυτός ο υποψήφιος πελάτης λαμβάνει το email εισαγωγής σας. Αφήστε το στο No (η προεπιλογή) για εισαγωγές αρχείων και υπάρχουσες επαφές: αυτοί οι υποψήφιοι πελάτες δεν λαμβάνουν ποτέ μήνυμα. Τα Zaps που δημιουργήθηκαν πριν υπάρξει αυτό το πεδίο υπολογίζονται ως No, επομένως ανοίξτε τα και επιλέξτε Yes όπου αρμόζει.

Από άλλο εργαλείο, στείλτε το new_enquiry ως true για το ίδιο αποτέλεσμα. Παραλείψτε το (η προεπιλογή είναι false) για μαζικές εισαγωγές.

Εναύσματα τιμολόγησης (Billing Triggers)#

Η εφαρμογή Lawzana Flow στο Zapier διαθέτει τέσσερα εναύσματα τιμολόγησης:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (εξόφληση στο ακέραιο)
• Invoice Voided

Κάθε έναυσμα μεταφέρει τον αριθμό τιμολογίου, ημερομηνίες, κατάσταση, νόμισμα, ποσά (μερικό σύνολο, έκπτωση, φόρος, σύνολο, πληρωθέν, διαγραφέν και υπόλοιπο), τα στοιχεία τιμολόγησης με τα οποία εκδόθηκε το τιμολόγιο, την υπόθεση, τον σύνδεσμο τιμολογίου του εντολέα και τις γραμμές του τιμολογίου. Μια πληρωμή μεταφέρει επίσης την ημερομηνία, το ποσό, τη μέθοδο και τον αριθμό αναφοράς της. Μια συνήθης χρήση είναι η αντιγραφή τιμολογίων και πληρωμών στο λογιστικό σας πρόγραμμα, όπως το Xero. Η υποστήριξη για το Make αναμένεται σύντομα.

Για να επιτρέψετε στα εναύσματα να διαβάζουν τα δεδομένα τιμολόγησής σας, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει την επιλογή Να επιτρέπεται στις ενοποιήσεις να διαβάζουν δεδομένα τιμολόγησης στις Ρυθμίσεις → Zapier, δίπλα στο κλειδί API. Είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή, ώστε ένα κλειδί που δημιουργήθηκε για υποψήφιους πελάτες να μην αρχίσει να κοινοποιεί αυτόματα ονόματα εντολέων και ποσά. Όσο παραμένει απενεργοποιημένη, τα εναύσματα τιμολόγησης απορρίπτονται.

Αντιγραφή τιμολογίων στο Xero#

Το Flow δεν συγχρονίζεται ακόμη απευθείας με το Xero. Μέχρι να υλοποιηθεί αυτό, τρία Zaps διατηρούν το Xero ενημερωμένο. Το Xero λειτουργεί ως το καθολικό απαιτήσεών σας, ενώ εσείς συνεχίζετε να καταγράφετε χρόνο, τιμολόγια και πληρωμές στο Flow.

1. New Invoice Issued → Τιμολόγιο Xero. Βρείτε την επαφή στο Xero βάσει του email του εντολέα ή δημιουργήστε την με το όνομα, το email, το ΑΦΜ και τη χώρα του εντολέα. Δημιουργήστε ένα τιμολόγιο πώλησης με τον ίδιο αριθμό, ημερομηνίες και νόμισμα, και την υπόθεση ως στοιχείο αναφοράς. Προσθέστε μία γραμμή στο Xero ανά γραμμή του Flow, με ποσότητα 1 για το ποσό της γραμμής (η ποσότητα × τιμή μονάδας μπορεί να αποκλίνει κατά μερικά λεπτά σε καταχωρίσεις μικρής διάρκειας), με τον λογιστικό κωδικό και τον συντελεστή φόρου που όρισε ο λογιστής σας. Προσθέστε τυχόν έκπτωση ως αρνητική γραμμή.
2. New Payment Received → Πληρωμή Xero. Βρείτε το τιμολόγιο στο Xero βάσει του αριθμού του και καταχωρίστε το ποσό, την ημερομηνία και την αναφορά της πληρωμής στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Μην καταγράφετε χρήματα και στο έναυσμα Invoice Paid: οι πληρωμές το έχουν ήδη καλύψει.
3. Invoice Voided → Ακύρωση στο Xero. Βρείτε το τιμολόγιο στο Xero βάσει του αριθμού του και ακυρώστε το.

Χρησιμοποιήστε τα δεκαδικά ποσά (όπως 1250.00), όχι τα ποσά σε λεπτά, και διατηρήστε το αναγνωριστικό (ID) του συμβάντος (στο πεδίο αναφοράς του Xero, για παράδειγμα), ώστε η επανάληψη ενός Zap να μην δημιουργήσει διπλότυπο. Τα τιμολόγια σε νόμισμα διαφορετικό από το βασικό νόμισμα του οργανισμού σας στο Xero απαιτούν πρόγραμμα Xero με υποστήριξη πολλαπλών νομισμάτων. Κάθε έναυσμα μεταφέρει έως και 500 γραμμές τιμολογίου. Οι διαγραφές απαιτήσεων και οι διαγραμμένες πληρωμές δεν διαθέτουν έναυσμα, επομένως προσαρμόστε τις στο Xero χειροκίνητα.

Ασφάλεια κλειδιού API#

• Το κλειδί API επιτρέπει σε όποιον το διαθέτει να δημιουργεί υποψήφιους πελάτες στον οργανισμό σας και, με ενεργοποιημένη την πρόσβαση τιμολόγησης, να διαβάζει τα τιμολόγια και τις πληρωμές σας
• Αντιμετωπίστε το σαν κωδικό πρόσβασης: μην το κοινοποιείτε δημόσια
• Επιλέξτε Επανέκδοση κλειδιού εάν υποψιάζεστε ότι έχει παραβιαστεί, ή Ανάκληση κλειδιού για να διακόψετε όλα τα Zaps. Τα υπάρχοντα Zaps θα σταματήσουν να λειτουργούν μέχρι να ενημερωθούν με το νέο κλειδί

Κατάλογος Lawzana#

Συνδέστε τον χώρο εργασίας σας στο Lawzana Flow με την καταχώριση του γραφείου σας στον νομικό κατάλογο Lawzana. Η σύνδεση δεν μεταβάλλει την καταχώριση, το προφίλ ή την κατάταξή σας.

Τι προσφέρει#

• Λήψη υποψηφίων πελατών: οι υποψήφιοι πελάτες που διεκδικείτε και τα άμεσα μηνύματα που λαμβάνετε στον Κατάλογο δημιουργούνται ως υποψήφιοι πελάτες στο Lawzana Flow, με ένδειξη πηγής «Lawzana»
• Σύνδεση από το Lawzana: η επιλογή Άνοιγμα στο Flow σε έναν υποψήφιο πελάτη στον πίνακα ελέγχου του Lawzana σάς συνδέει στο Flow, χωρίς να απαιτείται κωδικός πρόσβασης Flow
• Θέσεις χρήστη και μονάδες AI: ένα πρόγραμμα Καταλόγου επί πληρωμή προσθέτει θέσεις χρήστη στο Flow και μονάδες AI στον χώρο εργασίας σας

Σύνδεση#

Ο συνήθης τρόπος είναι να κάνετε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα στο Flow σε οποιονδήποτε υποψήφιο πελάτη στον πίνακα ελέγχου του Lawzana. Την πρώτη φορά, το Flow εμφανίζει μία οθόνη επιβεβαίωσης, δημιουργεί τον δωρεάν χώρο εργασίας σας (Free) εάν δεν έχετε ήδη, συνδέει το γραφείο και ανοίγει τον υποψήφιο πελάτη. Εισάγονται οι υποψήφιοι πελάτες και τα μηνύματα των τελευταίων 90 ημερών (επιλέξτε Εισαγωγή και παλαιότερων υποψηφίων πελατών για περισσότερα). Μετά τη σύνδεση, η επιλογή Άνοιγμα στο Flow οδηγεί απευθείας στον υποψήφιο πελάτη.

Εάν δημιουργήσατε τον χώρο εργασίας σας στο Flow ξεχωριστά, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής μπορεί να τον συνδέσει χειροκίνητα: μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Κατάλογος Lawzana, κάντε κλικ στη Δημιουργία διακριτικού σύζευξης και επικολλήστε το διακριτικό στον πίνακα ελέγχου του Lawzana στην ενότητα Ρυθμίσεις > Lawzana Flow CRM εντός 30 λεπτών. Η σύνδεση παραμένει ενεργή μέχρι να την αποσυνδέσετε.

Ροή υποψηφίων πελατών#

Όταν διεκδικείτε έναν υποψήφιο πελάτη ή λαμβάνετε ένα μήνυμα στον Κατάλογο:

1. Δημιουργείται ένας υποψήφιος πελάτης στο Lawzana Flow με το όνομα, το email, το τηλέφωνο και το μήνυμα του ενδιαφερομένου
2. Η πηγή του επισημαίνεται ως «Lawzana»
3. Ανατίθεται στο άτομο που έχει οριστεί στην ενότητα Ποιος λαμβάνει νέους υποψήφιους πελάτες από τον Κατάλογο για τον αντίστοιχο τομέα πρακτικής στις Ρυθμίσεις → Τομείς πρακτικής, ή στον ιδιοκτήτη του γραφείου
4. Το όνομα του εντολέα ελέγχεται σε σχέση με τις υποθέσεις σας για σύγκρουση συμφερόντων
5. Το ανατεθειμένο μέλος της ομάδας ειδοποιείται και ο υποψήφιος πελάτης εμφανίζεται πρώτος στο επόμενο email ημερήσιας διάταξης

Με την επιλογή Αυτόματη εκκίνηση της εισαγωγής εντολέα ενεργοποιημένη (στις Ρυθμίσεις → Πηγές υποψηφίων πελατών), κάθε νέος υποψήφιος πελάτης του Καταλόγου με διεύθυνση email λαμβάνει το email εισαγωγής σας μέσα σε λίγα λεπτά, από τη διεύθυνση του ανατεθειμένου δικηγόρου. Δεν καταναλώνονται μονάδες AI. Οι υποψήφιοι πελάτες που εισάγονται κατά τη σύνδεση δεν λαμβάνουν ποτέ μήνυμα. Δείτε τη Διαχείριση υποψηφίων πελατών.

Ροή ημερολογίου (Calendar Feed)#

Δείτε τις προθεσμίες σας στο Flow και τις υπενθυμίσεις υποψηφίων πελατών στο Google Calendar, στο Outlook ή στο Apple Calendar.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Ροή ημερολογίου
2. Κάντε κλικ στη Δημιουργία συνδέσμου ημερολογίου
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στο Google Calendar ή σε ένα από τα κουμπιά του Outlook, ή επικολλήστε τον σύνδεσμο στο Apple Calendar

Η ροή εμφανίζει προθεσμίες για τις υποθέσεις στις οποίες έχετε πρόσβαση, τις υπενθυμίσεις υποψηφίων πελατών σας και τα ραντεβού που κλείνουν οι εντολείς μαζί σας. Είναι μονόδρομη: οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στο εξωτερικό σας ημερολόγιο δεν επιστρέφουν στο Flow. Οι εφαρμογές ημερολογίου ανανεώνονται βάσει του δικού τους χρονοδιαγράμματος, επομένως μια νέα προθεσμία μπορεί να χρειαστεί αρκετές ώρες για να εμφανιστεί (στο Outlook μερικές φορές μόνο μία φορά την ημέρα). Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να δει αυτά τα συμβάντα, επομένως επιλέξτε Επανέκδοση συνδέσμου εάν διαρρεύσει.

Stripe (Συνδρομή)#

Το Stripe διαχειρίζεται τις πληρωμές για τη συνδρομή σας στο Lawzana Flow. Αυτό ρυθμίζεται αυτόματα, χωρίς να απαιτείται καμία ενέργεια από την πλευρά σας. Δεν χρησιμοποιείται για την είσπραξη πληρωμών από τους εντολείς σας.

• Οι μέθοδοι πληρωμής αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης μέσω της πύλης τιμολόγησης του Stripe
• Αποκτήστε πρόσβαση από τις Ρυθμίσεις → Συνδρομή → Διαχείριση τιμολόγησης
• Δείτε την ενότητα Τιμολόγηση & Προγράμματα για λεπτομέρειες