การผสานการทำงาน (Integrations)

Lawzana Flow รวบรวมข้อซักถามใหม่ๆ มาไว้ในที่เดียว ไม่ว่าข้อซักถามเหล่านั้นจะเริ่มต้นจากที่ใด: เว็บไซต์ของคุณ, หน้าติดต่อของคุณเอง, ที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถาม, Zapier หรือ Lawzana Directory นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งเตือนไปยังเครื่องมืออื่นๆ ของคุณเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้หรือได้รับการชำระเงิน คู่มือนี้จะครอบคลุมแต่ละช่องทางและตำแหน่งในการตั้งค่า ซึ่งส่วนใหญ่จะอยู่ในส่วน Settings ภายใต้หัวข้อ Integrations

แหล่งที่มาของลีด (Lead Sources)#

Settings → Lead sources (สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบ) จะแสดงรายการทุกช่องทางที่ข้อซักถามของคุณสามารถเข้ามาได้: Lawzana Directory, Enquiry address, Website form, Contact page, Booking page และ Zapier and API แต่ละช่องทางจะแสดงสถานะว่าได้รับการตั้งค่าแล้วหรือไม่ วันที่ได้รับลีดล่าสุด และจำนวนลีดที่ได้รับเข้ามาในรอบ 30 วันที่ผ่านมา คลิก Set up (หรือ Settings) เพื่อเปิดแท็บของช่องทางนั้นๆ

ในหน้าเดียวกันนี้ยังมีสวิตช์ Client intake คือ Start the client intake automatically หากเปิดใช้งาน ข้อซักถามใหม่ทุกรายการจากแหล่งที่มาเหล่านี้จะได้รับแบบฟอร์มการรับเรื่องของคุณโดยอัตโนมัติ ดูเพิ่มเติมที่ การจัดการลีด

ที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถาม (Enquiry Address)#

ที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถามของคุณคือที่อยู่อีเมลเดียวสำหรับทั้งสำนักงานกฎหมาย ส่งต่อข้อซักถามที่สำนักงานของคุณได้รับทางอีเมลมายังที่อยู่นี้ แล้ว Flow จะเปลี่ยนข้อซักถามใหม่แต่ละรายการให้เป็นลีด อีเมลอื่นๆ นอกเหนือจากนี้จะถูกแยกไว้เพื่อให้คุณตรวจสอบ

เจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถดูที่อยู่นี้ได้ที่ Settings → Lead sources ภายใต้หัวข้อ Your enquiry address คลิก Copy เพื่อคัดลอก Flow จะสร้างที่อยู่นี้ขึ้นเมื่อเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบเปิดหน้านี้เป็นครั้งแรก

สิ่งที่ควรส่งมายังที่อยู่นี้#

• กล่องจดหมาย info@ ของคุณ: ส่งต่อสำเนาของอีเมลขาเข้า
• แบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณ: เพิ่มที่อยู่นี้ลงในอีเมลแจ้งเตือนของแบบฟอร์ม
• ไดเรกทอรีและแพลตฟอร์มต่างๆ (Avvo, Justia, Google Business Profile และอื่นๆ): ตั้งค่าที่อยู่นี้เป็นอีเมลแจ้งเตือน หรือส่งต่ออีเมลจากกล่องจดหมายของคุณ

การตั้งค่า#

1. ไปที่ Settings → Lead sources
2. ภายใต้หัวข้อ How to set it up ให้เลือก Where your enquiries arrive: Gmail or Google Workspace, Outlook or Microsoft 365, WordPress forms, Wix, Squarespace, Webflow หรือ Other directories and platforms
3. ปฏิบัติตามสามขั้นตอนที่แสดง ที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถามของคุณจะถูกกรอกไว้ล่วงหน้าเรียบร้อยแล้ว

สำหรับ Gmail: เปิด Settings จากนั้นไปที่ See all settings แล้วไปที่ Forwarding and POP/IMAP คลิก Add a forwarding address และป้อนที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถามของคุณ Gmail จะส่งรหัสยืนยัน รหัสนี้จะปรากฏในหน้า Lead sources และเจ้าของรวมถึงผู้ดูแลระบบจะได้รับการแจ้งเตือนพร้อมรหัสนี้เช่นกัน ป้อนรหัสใน Gmail เลือกส่งต่อสำเนาของอีเมลขาเข้า เก็บสำเนาของ Gmail ไว้ในกล่องจดหมาย แล้วกดบันทึก

สำหรับ Outlook บนเว็บ: เปิด Settings จากนั้นไปที่ Mail แล้วไปที่ Forwarding เปิดใช้งานการส่งต่อ ป้อนที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถามของคุณ ทำเครื่องหมายที่ Keep a copy of forwarded messages แล้วกดบันทึก หาก Microsoft 365 บล็อกการดำเนินการนี้ ผู้ดูแลระบบของคุณจะต้องอนุญาตการส่งต่ออัตโนมัติในนโยบายสแปมขาออก (outbound spam policy)

สำหรับแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ ให้คงที่อยู่อีเมลของคุณไว้ในการแจ้งเตือนด้วย ตั้งค่า Reply-To เป็นช่องอีเมลของผู้เข้าชมในกรณีที่แบบฟอร์มอนุญาต และส่งข้อความทดสอบ

หน้านี้จะแสดงข้อความ "No email has arrived yet" จนกว่าจะมีอีเมลฉบับแรกเข้ามา หลังจากนั้นจะแสดง "Email is arriving" พร้อมวันที่ของอีเมลฉบับล่าสุด เพื่อให้คุณทราบว่าการส่งต่อทำงานได้ตามปกติ

การส่งขั้นตอนให้ผู้ดูแลเว็บไซต์ของคุณ#

หากมีผู้อื่นจัดการเว็บไซต์หรืออีเมลของคุณ ให้คลิก Email these steps to my web person ป้อน Their email และข้อความเพิ่มเติม (ระบุหรือไม่ก็ได้) จากนั้นคลิก Send พวกเขาจะได้รับขั้นตอนสำหรับแพลตฟอร์มที่คุณเลือกและที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถามของคุณ และคำตอบของพวกเขาจะส่งตรงถึงคุณ อีเมลดังกล่าวจะระบุวิธีอื่นๆ ในการเชื่อมต่อเว็บไซต์ของคุณด้วย (เช่น วิดเจ็ตจับลีด, API และ Zapier) พร้อมลิงก์มายังบทความนี้ โดยจะไม่มีการแนบคีย์ของคุณไปเด็ดขาด: คุณต้องคัดลอกโค้ดวิดเจ็ตหรือสร้างคีย์ API ใน Flow แล้วส่งต่อให้พวกเขาด้วยตนเอง

• ข้อความเพิ่มเติมเป็นข้อความธรรมดา จึงไม่สามารถใส่ลิงก์ได้
• ที่อยู่อีเมลเดียวกันสามารถรับขั้นตอนเหล่านี้ได้สูงสุดสองครั้งต่อวัน

สิ่งที่เกิดขึ้นกับอีเมลแต่ละฉบับ#

• ข้อซักถามใหม่จะกลายเป็นลีดที่มีแหล่งที่มาเป็น "Email" โดยยังไม่มอบหมายผู้รับผิดชอบ และอีเมลจะถูกแนบไว้กับลีดนั้น
• อีเมลจากลูกความหรือลีดที่คุณมีอยู่แล้ว หรือการตอบกลับในการสนทนาที่ทราบอยู่แล้ว จะถูกจัดเก็บไว้ในลีดหรือคดีความนั้นๆ
• อีเมลจากบุคคลที่กลายเป็นลีดไปแล้วในรอบ 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา จะถูกจัดเก็บไว้ในลีดนั้น
• อีเมลอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกแยกไว้ใน Email Review เป็นเวลา 30 วัน เพื่อให้เจ้าของและผู้ดูแลระบบตรวจสอบ
• สแปมและอีเมลของสำนักงานคุณเองจะถูกละเว้น

Flow สามารถอ่านอีเมลได้สูงสุด 100 ฉบับต่อวันต่อสำนักงาน โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเครดิต AI หากเปิดใช้การรับเรื่องอัตโนมัติ อีเมลรับเรื่องจะส่งไปยังลูกความที่ Flow สามารถยืนยันที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้ หรือลูกความที่แบบฟอร์มหรือการแจ้งเตือนของแพลตฟอร์มระบุอีเมลไว้เท่านั้น ดูรายละเอียดที่ การจัดการลีด

วิดเจ็ตจับลีด (Lead Capture Widget)#

ฝังแบบฟอร์มจับลีดลงบนเว็บไซต์ของคุณเพื่อรับข้อซักถามใน Lawzana Flow โดยอัตโนมัติ

การตั้งค่าวิดเจ็ต#

1. ไปที่ Settings → Website Widget
2. คลิก Generate Widget Key (เฉพาะเจ้าของสำนักงานเท่านั้นที่สามารถจัดการคีย์และเปิดเครื่องมือปรับแต่งได้)
3. คลิก Open Customizer และเลือก Widget Mode:

การปรับแต่งวิดเจ็ต#

เนื้อหาแบบฟอร์ม (Form Content):

• Form Title: หัวข้อแบบฟอร์ม (ค่าเริ่มต้น: "Get in Touch")
• Description: หัวข้อย่อยหรือคำแนะนำ
• Submit Button Text: ข้อความบนปุ่มส่ง (ค่าเริ่มต้น: "Submit")
• Success Message: ข้อความที่แสดงหลังส่งแบบฟอร์ม (ค่าเริ่มต้น: "Thank you! We'll be in touch soon.")

รูปแบบ (Style):

• Primary Color: สีของปุ่มและสีเน้น
• Background: พื้นหลังของแบบฟอร์ม
• Text Color: สีของป้ายกำกับและข้อความเนื้อหา
• Border Color: สีกรอบของแบบฟอร์ม
• Border Radius: ความโค้งมนของมุม

ชุดรูปแบบด่วน (Quick Presets): Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

โหมด Button: ตั้งค่า Button Text (ค่าเริ่มต้น: "Contact Us")

โหมด Floating:

• Position: ซ้าย กลาง หรือขวา ที่ด้านล่างของหน้าจอ
• Button Size
• Icon Style: Chat หรือ Form

ช่องข้อมูลในแบบฟอร์ม (Form Fields):

• ชื่อ (จำเป็นต้องระบุเสมอ)
• อีเมล (จำเป็นต้องระบุเสมอ)
• โทรศัพท์ (ระบุหรือไม่ก็ได้: Show Phone Field และ Phone Required หากคุณต้องการบังคับ)
• ข้อความ (ระบุหรือไม่ก็ได้: Show Message Field)

การฝังลงในเว็บไซต์ของคุณ#

เปิดแท็บ Embed Code ในเครื่องมือปรับแต่ง คลิก Copy Code แล้ววางลงใน HTML ของเว็บไซต์ของคุณ โค้ดจะมีลักษณะดังนี้:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

ลีดจากวิดเจ็ตจะแสดงแหล่งที่มาเป็น "Website"

ความปลอดภัยของวิดเจ็ต#

• คีย์วิดเจ็ตแต่ละคีย์จะผูกกับองค์กรของคุณ
• Regenerate Key เพื่อยกเลิกคีย์เดิม (การติดตั้งวิดเจ็ตที่มีอยู่จะหยุดทำงานจนกว่าคุณจะอัปเดตคีย์ใหม่)
• Revoke Key เพื่อปิดการทำงานของวิดเจ็ตทั้งหมด
• การส่งแบบฟอร์มจะมีการจำกัดอัตรา (rate-limit) เพื่อป้องกันการละเมิด และอีเมลเดียวกันที่ส่งซ้ำภายใน 24 ชั่วโมงจะสร้างลีดเพียงรายการเดียว

หน้าติดต่อ (Contact Page)#

Flow สามารถโฮสต์หน้าติดต่อแบบเรียบง่ายสำหรับสำนักงานของคุณ พร้อมลิงก์และคิวอาร์โค้ดของตัวเอง ทุกข้อความที่ส่งจากหน้านี้จะมาถึงใน Leads โดยมีแหล่งที่มาเป็น "Contact page" และทีมงานของคุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนลีดใหม่ตามปกติ

1. ไปที่ Settings → Contact page
2. คลิก Create my page (เราจะเตรียมข้อมูลเบื้องต้นจากรายละเอียดสำนักงานของคุณ) หากสำนักงานของคุณเชื่อมต่อกับ Lawzana Directory คุณสามารถคลิก Create it from my lawzana.com profile แทนได้
3. แก้ไขข้อมูลในสี่แท็บ: Design, Text, Contact details และ Link and visibility เลือกสไตล์ (Classic, Modern, Minimal, Bold หรือ Custom) และสีหลัก
4. คลิก Publish my page จากนั้นแชร์ลิงก์หรือคิวอาร์โค้ด

จะไม่มีใครเห็นหน้านี้จนกว่าคุณจะเผยแพร่ คุณยังสามารถขอให้ Assistant ปรับเปลี่ยนหน้าตามคำอธิบายของคุณได้ (ใช้ 2 เครดิต AI ต่อคำขอ) การเปลี่ยนแปลงจะอยู่ในแบบร่างจนกว่าคุณจะบันทึก หน้านี้จะแสดงยอดการเข้าชมและข้อความสำหรับช่วง 30 วันที่ผ่านมา

เครื่องมือค้นหาจะไม่แสดงหน้านี้ในผลการค้นหา เว้นแต่คุณจะเปิดใช้งาน Let search engines find this page ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน คุณสามารถซ่อนลิงก์ "Powered by Lawzana Flow" ได้ เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถสร้างหรือแก้ไขหน้านี้ได้

การผสานการทำงานผ่าน API (API Integration)#

หากต้องการส่งลีดจากแบบฟอร์มหรือระบบของคุณเอง ให้ไปที่ Settings → API Integration หน้านี้จะแสดงเอนด์พอยต์, ช่องข้อมูลของคำขอ (name, email, phone, message, source, referrer), ตัวอย่างโค้ด และปุ่ม Send Test Lead โดยจะใช้คีย์เดียวกับวิดเจ็ตบนเว็บไซต์

• ขีดจำกัดอัตรา (Rate limits): 5 คำขอต่อนาทีต่อหนึ่งที่อยู่ IP, 10 คำขอต่อนาทีต่อหนึ่งคีย์
• อีเมลเดียวกันที่ส่งซ้ำภายใน 24 ชั่วโมงจะสร้างลีดเพียงรายการเดียว
• ลีดใหม่จะไปยังขั้นตอนแรกของลีด (first lead stage) โดยยังไม่มอบหมายผู้รับผิดชอบ

การส่งต่ออีเมล (Email Forwarding)#

สมาชิกแต่ละคนจะได้รับที่อยู่อีเมลสำหรับรับเรื่องส่วนตัว ส่งต่ออีเมลของลูกความมายังที่อยู่นี้ ไม่ว่าจะส่งต่ออัตโนมัติจากกล่องจดหมายของคุณหรือส่งทีละฉบับ แล้ว Flow จะจัดเก็บข้อความแต่ละข้อความไว้ภายใต้ลูกความที่ตรงกัน ฟังก์ชันนี้มีไว้สำหรับการติดต่อสื่อสารของคุณเอง สำหรับข้อซักถามใหม่ของสำนักงานให้ส่งไปยังที่อยู่อีเมลสำหรับข้อซักถาม

1. ไปที่ Settings → Email Forwarding
2. คลิก Create Email Connection และคัดลอก Your Intake Address
3. ตั้งค่าการส่งต่อใน Gmail, Outlook หรือผู้ให้บริการอีเมลของคุณ (หน้านี้มีคำแนะนำทีละขั้นตอน)

Flow จะเห็นเฉพาะอีเมลที่ส่งมายังที่อยู่อีเมลสำหรับรับเรื่องของคุณเท่านั้น และจะไม่เข้าสู่ระบบกล่องจดหมายของคุณ เมื่อผู้ส่งยังไม่ได้เป็นหนึ่งในลูกความของคุณ อีเมลจะรออยู่ใน Email Review ซึ่งคุณสามารถคลิก Create lead หรือ Discard ได้ เลือกได้ว่าจะให้เก็บไว้นานเท่าใดภายใต้ Unmatched email retention ลีดที่สร้างด้วยวิธีนี้จะแสดงแหล่งที่มาเป็น "Email" และจะไม่ได้รับกระบวนการรับเรื่องอัตโนมัติ

หน้าการจอง (Booking Page)#

ลูกความสามารถจองการนัดหมายกับคุณทางออนไลน์ได้จากหน้าสาธารณะของสำนักงาน ลิงก์ที่คุณแชร์ หรือพอร์ทัลลูกความ ฟังก์ชันนี้รวมอยู่ในทุกแพ็กเกจ

การเปิดหน้าการจองของคุณ#

1. ไปที่ Settings → Booking (สำหรับเจ้าของ ผู้ดูแลระบบ และสมาชิก โดยผู้ดูจะไม่มีสิทธิ์นี้)
2. ตั้งชื่อการจองของคุณ เขตเวลา และลิงก์การประชุมเพิ่มเติม (ห้อง Meet, Teams หรือ Zoom ของคุณ) จากนั้นคลิก Save หากสำนักงานของคุณยังไม่มีที่อยู่หน้าสาธารณะ เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าได้จากแท็บเดียวกัน: โดยจะเริ่มต้นเป็นแบบร่างส่วนตัว จึงยังไม่มีการเผยแพร่ใดๆ
3. คลิก Add a booking type: กำหนดชื่อ, ระยะเวลา, เวลาทำการประจำสัปดาห์, ระยะเวลาพักระหว่างการนัดหมาย, ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าขั้นต่ำ และรูปแบบการพบปะ (วิดีโอ โทรศัพท์ หรือพบปะด้วยตนเอง)
4. ทางเลือกเพิ่มเติม: วางที่อยู่ iCal ส่วนตัวของปฏิทินของคุณภายใต้ Block time from your own calendar เพื่อไม่ให้ลูกความสามารถจองเวลาที่คุณไม่ว่างได้

ระบบการจองจะเปิดใช้งานทันทีที่คุณมีประเภทการจองที่ใช้งานอยู่ เพื่อนร่วมงานแต่ละคนจะตั้งค่าของตนเอง ส่วนเจ้าของและผู้ดูแลระบบจะมองเห็นผู้ให้บริการการจองของสำนักงานและสามารถปิดการจองของเพื่อนร่วมงานได้

ช่องทางที่ลูกความใช้จอง#

• ลิงก์การจองของคุณ: คัดลอกลิงก์ได้จาก Settings → Booking ลิงก์ไปยังประเภทการจองประเภทใดประเภทหนึ่งจะนำตรงไปยังปฏิทินของประเภทนั้น
• หน้าติดต่อของคุณ: จะแสดงปุ่ม Book an appointment เมื่อมีเพื่อนร่วมงานอย่างน้อยหนึ่งคนเปิดรับการจอง หากคุณวางลิงก์ Calendly หรือลิงก์ที่คล้ายกันใน Settings → Contact page ระบบจะใช้ลิงก์นั้นแทน
• พอร์ทัลลูกความ: ลูกความที่มีลิงก์พอร์ทัลจะเห็น Book a meeting โดยจะแสดงทนายความที่รับผิดชอบคดีความของตนเป็นลำดับแรก

การนัดหมายที่จองแล้วจะปรากฏในปฏิทิน Flow ของคุณและเชื่อมโยงกับลีดหรือคดีความ ลูกความใหม่จะกลายเป็นลีดที่มีแหล่งที่มาเป็น "Booking" ลูกความจะได้รับการยืนยันพร้อมลิงก์สำหรับเลื่อนหรือยกเลิกการนัดหมาย และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการจอง เลื่อน หรือยกเลิก หากต้องการหยุดชั่วคราว ให้ปิด Accept online bookings: การตั้งค่าของคุณจะยังคงอยู่

Zapier#

ใช้คีย์ API ของ Zapier เพื่อส่งลีดเข้าสู่ Flow จากเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณเชื่อมต่อกับ Zapier เช่น เว็บฟอร์ม และเพื่อให้เครื่องมือของคุณรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน

การตั้งค่า Zapier#

1. ไปที่ Settings → Zapier (สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบ)
2. คลิก Generate API Key และคัดลอกทันที: คุณจะไม่สามารถดูคีย์ฉบับเต็มได้อีก
3. เปิด แอป Lawzana Flow ใน Zapier และตอบรับคำเชิญ แอปนี้ยังอยู่ในรูปแบบคำเชิญเท่านั้น ดังนั้นการค้นหาของ Zapier จะไม่พบแอปจนกว่าคุณจะตอบรับคำเชิญ ใน Settings → Zapier มีลิงก์ไปยังหน้านี้เช่นกัน
4. สร้าง Zap เลือก Lawzana Flow และวางคีย์ API ของคุณเมื่อ Zapier ขอให้เชื่อมต่อบัญชีของคุณ

หากต้องการส่งลีดเข้าสู่ Flow ให้ใช้การดำเนินการ Create Lead กำหนดค่าฟิลด์ชื่อของลีด (จำเป็น) รวมถึงอีเมล โทรศัพท์ ข้อความ และชื่อแหล่งที่มา (ระบุหรือไม่ก็ได้) และเลือก New enquiry (ดูรายละเอียดด้านล่าง) การทำงานของ Zap แต่ละครั้งจะสร้างลีดที่มีแหล่งที่มาเป็น "Zapier" หากมีลีดที่ใช้อีเมลเดียวกันเข้ามาภายใน 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา ระบบจะไม่สร้างลีดใหม่

หากใช้เครื่องมืออื่น เช่น Make ให้ส่งคำขอ POST ไปยัง https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads พร้อมคีย์ของคุณในส่วนหัว X-API-KEY และระบุ name ของลีด (จำเป็น) รวมถึง email, phone, message, source_name และ new_enquiry (ระบุหรือไม่ก็ได้)

ข้อซักถามใหม่และการรับเรื่องอัตโนมัติ#

ในการดำเนินการ Create Lead ให้ตั้งค่า New enquiry เป็น Yes เมื่อลีดเป็นบุคคลที่เพิ่งขอความช่วยเหลือจากสำนักงานของคุณ เช่น ลีดจากโฆษณา (lead ad) หรือแบบฟอร์ม เมื่อเปิดใช้งาน Start the client intake automatically ลีดดังกล่าวจะได้รับอีเมลรับเรื่องของคุณ ให้ตั้งค่าเป็น No (ค่าเริ่มต้น) สำหรับการนำเข้าและผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้ว: ลีดเหล่านั้นจะไม่ได้รับการติดต่อ Zap ที่สร้างขึ้นก่อนที่จะมีช่องข้อมูลนี้จะถือว่าเป็น No ดังนั้นให้เปิด Zap เหล่านั้นขึ้นมาและเลือก Yes ตามความเหมาะสม

จากเครื่องมืออื่น ให้ส่ง new_enquiry เป็น true เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เดียวกัน และละเว้นไว้ (ค่าเริ่มต้นคือ false) สำหรับการนำเข้า

ทริกเกอร์การเรียกเก็บเงิน (Billing Triggers)#

แอป Lawzana Flow ใน Zapier มีทริกเกอร์การเรียกเก็บเงินสี่รายการ:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (ชำระเต็มจำนวนแล้ว)
• Invoice Voided

แต่ละทริกเกอร์จะส่งข้อมูลเลขที่ใบแจ้งหนี้, วันที่, สถานะ, สกุลเงิน, จำนวนเงิน (ยอดรวมย่อย, ส่วนลด, ภาษี, ยอดรวม, ยอดชำระแล้ว, ยอดตัดจ่าย และยอดคงเหลือ), รายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่ระบุตอนออกใบแจ้งหนี้, คดีความ, ลิงก์ใบแจ้งหนี้ของลูกความ และรายการในใบแจ้งหนี้ สำหรับการชำระเงินจะส่งข้อมูลวันที่, จำนวนเงิน, วิธีการชำระเงิน และข้อมูลอ้างอิงด้วย การใช้งานทั่วไปคือการคัดลอกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เช่น Xero การรองรับสำหรับ Make จะพร้อมใช้งานเร็วๆ นี้

หากต้องการอนุญาตให้ทริกเกอร์อ่านข้อมูลการเรียกเก็บเงินของคุณได้ เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบจะต้องเปิดใช้งาน Allow integrations to read billing data ใน Settings → Zapier ถัดจากคีย์ API โดยค่าเริ่มต้นจะปิดอยู่ เพื่อไม่ให้คีย์ที่สร้างขึ้นสำหรับลีดเริ่มแชร์ชื่อลูกความและจำนวนเงินโดยพลการ ขณะที่ปิดอยู่ ทริกเกอร์การเรียกเก็บเงินจะถูกปฏิเสธ

การคัดลอกใบแจ้งหนี้ไปยัง Xero#

Flow ยังไม่สามารถซิงค์กับ Xero ได้โดยตรงในขณะนี้ จนกว่าจะรองรับ คุณสามารถใช้ Zap สามรายการเพื่อช่วยอัปเดตข้อมูลใน Xero ให้เป็นปัจจุบันได้ Xero จะทำหน้าที่เป็นสมุดบัญชีลูกหนี้ของคุณ ในขณะที่คุณยังคงบันทึกเวลา ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินใน Flow ต่อไป

1. New Invoice Issued → ใบแจ้งหนี้ Xero ค้นหาผู้ติดต่อใน Xero ด้วยอีเมลของลูกความ หรือสร้างใหม่ด้วยชื่อ อีเมล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และประเทศของลูกความ สร้างใบแจ้งหนี้การขายด้วยหมายเลข วันที่ และสกุลเงินเดียวกัน และระบุคดีความเป็นข้อมูลอ้างอิง เพิ่มรายการใน Xero หนึ่งรายการต่อหนึ่งรายการใน Flow โดยระบุจำนวนเป็น 1 สำหรับยอดเงินของรายการนั้น (จำนวน × อัตรา อาจคลาดเคลื่อนไปสองสามเซนต์สำหรับรายการเวลาสั้นๆ) พร้อมรหัสบัญชีและอัตราภาษีที่นักบัญชีของคุณเลือก เพิ่มส่วนลดเป็นรายการติดลบ
2. New Payment Received → การชำระเงิน Xero ค้นหาใบแจ้งหนี้ Xero ด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ และนำจำนวนเงิน วันที่ และข้อมูลอ้างอิงของการชำระเงินไปบันทึกยังบัญชีธนาคารของคุณ ไม่ต้องบันทึกยอดเงินใน Invoice Paid ซ้ำอีก เนื่องจากมีการบันทึกจากการชำระเงินไปแล้ว
3. Invoice Voided → ยกเลิกใน Xero ค้นหาใบแจ้งหนี้ Xero ด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้และยกเลิกใบแจ้งหนี้นั้น

ให้ใช้จำนวนเงินที่เป็นทศนิยม (เช่น 1250.00) ไม่ใช่จำนวนเงินในหน่วยเซนต์ และเก็บ ID ของเหตุการณ์ไว้ (เช่น ในข้อมูลอ้างอิงของ Xero) เพื่อไม่ให้ Zap ที่ทำงานซ้ำสร้างข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ใบแจ้งหนี้ที่เป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่สกุลเงินหลักขององค์กร Xero ของคุณจะต้องใช้แพ็กเกจ Xero ที่รองรับหลายสกุลเงิน ทริกเกอร์แต่ละตัวสามารถนำส่งรายการในใบแจ้งหนี้ได้สูงสุด 500 รายการ การตัดจำหน่ายหนี้สูญและการชำระเงินที่ถูกลบจะไม่มีทริกเกอร์ ดังนั้นจึงต้องปรับปรุงรายการเหล่านั้นใน Xero ด้วยตนเอง

ความปลอดภัยของคีย์ API#

• คีย์ API ของคุณจะอนุญาตให้ใครก็ตามที่มีคีย์นี้สามารถสร้างลีดในองค์กรของคุณได้ และหากเปิดการเข้าถึงการเรียกเก็บเงินไว้ จะสามารถอ่านใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของคุณได้ด้วย
• ปฏิบัติต่อคีย์นี้เสมือนรหัสผ่าน: อย่าเปิดเผยต่อสาธารณะ
• ให้ใช้คำสั่ง Regenerate Key หากคุณสงสัยว่าคีย์อาจรั่วไหล หรือ Revoke Key เพื่อหยุดการทำงานของ Zap ทั้งหมด โดย Zap ที่มีอยู่จะหยุดทำงานจนกว่าจะได้รับคีย์ใหม่

Lawzana Directory#

เชื่อมต่อพื้นที่ทำงาน Lawzana Flow ของคุณกับรายชื่อสำนักงานของคุณบนไดเรกทอรีทางกฎหมายของ Lawzana การเชื่อมต่อจะไม่เปลี่ยนแปลงรายชื่อ โปรไฟล์ หรืออันดับของคุณ

ประโยชน์การใช้งาน#

• รับลีด: ลีดที่คุณกดรับสิทธิ์ (claim) และข้อความส่วนตัวที่คุณได้รับใน Directory จะถูกสร้างเป็นลีดใน Lawzana Flow โดยระบุแหล่งที่มาเป็น "Lawzana"
• ลงชื่อเข้าใช้จาก Lawzana: ปุ่ม Open in Flow บนลีดในแดชบอร์ด Lawzana ของคุณจะช่วยให้คุณลงชื่อเข้าใช้ Flow ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน Flow
• สิทธิ์การใช้งาน (Seats) และเครดิต AI: แพ็กเกจ Directory แบบชำระเงินจะเพิ่มสิทธิ์การใช้งาน Flow และเครดิต AI ให้กับพื้นที่ทำงานของคุณ

การเชื่อมต่อ#

วิธีปกติคือการคลิก Open in Flow บนลีดใดก็ได้ในแดชบอร์ด Lawzana ของคุณ ในครั้งแรก Flow จะแสดงหน้าจอยืนยันหนึ่งหน้าจอ สร้างพื้นที่ทำงานแบบ Free ให้หากคุณยังไม่มี เชื่อมต่อสำนักงาน และเปิดหน้ารายละเอียดของลีด ลีดและข้อความจากช่วง 90 วันที่ผ่านมาจะถูกนำเข้า (เลือก Import older leads too เพื่อนำเข้าเพิ่มเติม) เมื่อเชื่อมต่อแล้ว การคลิก Open in Flow จะนำตรงไปยังลีดนั้นทันที

หากคุณสร้างพื้นที่ทำงาน Flow ไว้แยกต่างหาก เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบสามารถเชื่อมต่อด้วยตนเองได้: ไปที่ Settings → Lawzana Directory คลิก Generate Pairing Token และวางโทเค็นลงในแดชบอร์ด Lawzana ของคุณภายใต้ Settings > Lawzana Flow CRM ภายใน 30 นาที การเชื่อมต่อจะยังคงทำงานอยู่จนกว่าคุณจะยกเลิกการเชื่อมต่อ

ขั้นตอนการรับลีด (Lead Flow)#

เมื่อคุณกดรับสิทธิ์ลีดหรือได้รับข้อความใน Directory:

1. ลีดจะถูกสร้างขึ้นใน Lawzana Flow พร้อมชื่อ อีเมล โทรศัพท์ และข้อความของบุคคลนั้น
2. แหล่งที่มาของลีดจะถูกระบุเป็น "Lawzana"
3. ลีดจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลที่ระบุไว้ภายใต้ Who gets new Directory leads สำหรับสาขาความเชี่ยวชาญนั้นๆ ใน Settings → Practice Areas หรือมอบหมายให้กับเจ้าของสำนักงาน
4. ระบบจะตรวจสอบชื่อของลูกความเทียบกับคดีความของคุณเพื่อป้องกันผลประโยชน์ทับซ้อน (conflicts of interest)
5. สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายจะได้รับการแจ้งเตือน และลีดจะปรากฏเป็นลำดับแรกในอีเมลสรุปกำหนดการประจำวันฉบับถัดไป

เมื่อเปิดใช้งาน Start the client intake automatically (ใน Settings → Lead sources) ลีดใหม่จาก Directory แต่ละรายที่มีที่อยู่อีเมลจะได้รับอีเมลรับเรื่องของคุณภายในไม่กี่นาที โดยส่งจากที่อยู่อีเมลของทนายความที่ได้รับมอบหมาย กระบวนการนี้ไม่ใช้เครดิต AI ลีดที่นำเข้ามาเมื่อคุณทำการเชื่อมต่อจะไม่ได้รับการติดต่อเด็ดขาด ดูรายละเอียดที่ การจัดการลีด

ฟีดปฏิทิน (Calendar Feed)#

ดูวันครบกำหนดและรายการติดตามลีดของ Flow ใน Google Calendar, Outlook หรือ Apple Calendar

1. ไปที่ Settings → Calendar feed
2. คลิก Create calendar link
3. คลิก Add to Google Calendar หรือปุ่มใดปุ่มหนึ่งของ Outlook หรือวางลิงก์ลงใน Apple Calendar

ฟีดจะแสดงวันครบกำหนดของคดีความที่คุณสามารถมองเห็นได้ การแจ้งเตือนลีดของคุณ และการประชุมที่ลูกความจองกับคุณ การซิงค์นี้เป็นการสื่อสารทางเดียว: การเปลี่ยนแปลงที่ทำในปฏิทินของคุณจะไม่ส่งกลับมายัง Flow แอปปฏิทินจะรีเฟรชข้อมูลตามกำหนดเวลาของตนเอง ดังนั้นกำหนดเวลาใหม่อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงจึงจะปรากฏ (บางครั้ง Outlook จะอัปเดตเพียงวันละครั้งเท่านั้น) ใครก็ตามที่มีลิงก์นี้จะสามารถดูเหตุการณ์เหล่านี้ได้ ดังนั้นให้คลิก Regenerate link หากลิงก์รั่วไหล

Stripe (การสมัครสมาชิก)#

Stripe ทำหน้าที่จัดการการชำระเงินสำหรับการสมัครสมาชิก Lawzana Flow ของคุณ ซึ่งได้รับการกำหนดค่าโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เพิ่มเติม ระบบนี้ไม่ได้ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินจากลูกความของคุณ

• วิธีการชำระเงินจะได้รับการจัดการผ่านพอร์ทัลการเรียกเก็บเงินของ Stripe
• เข้าถึงได้จาก Settings → Subscription → Manage Billing
• ดูรายละเอียดที่ การเรียกเก็บเงินและแพ็กเกจ