การเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น

Flow สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าแต่ละรายในสกุลเงินที่แตกต่างกันได้ เช่น สำนักงานกฎหมายในฝรั่งเศสที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าส่วนใหญ่เป็นสกุลเงินยูโร และเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในสหราชอาณาจักรรายหนึ่งเป็นสกุลเงินปอนด์ แต่ละคดีความจะเรียกเก็บเงินในสกุลเงินเดียว และ Flow จะไม่มีการแปลงสกุลเงินระหว่างกัน: เนื่องจากไม่มีฟีดอัตราแลกเปลี่ยน เมื่อคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าต่างประเทศในสกุลเงินของพวกเขา นักบัญชีของคุณจะบันทึกผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยน เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ต่างประเทศอื่นๆ

กฎเกณฑ์#

• หนึ่งสกุลเงินต่อหนึ่งคดีความ Flow จะใช้สกุลเงินของคดีความนั้นก่อน จากนั้นจึงใช้ของลูกค้า และตามด้วยของสำนักงานของคุณ ดูที่ บัญชีลูกค้า
• งานที่บันทึกจะคงสกุลเงินเดิมไว้ เวลาและค่าใช้จ่ายใหม่จะใช้สกุลเงินของคดีความ ณ เวลาที่บันทึก และจะคงสกุลเงินนั้นไว้ตลอด
• อัตราค่าบริการจะมีผลเฉพาะในสกุลเงินของตัวเองเท่านั้น อัตราค่าบริการเริ่มต้นและอัตราของบุคลากรจะเป็นสกุลเงินของสำนักงานคุณ อัตราค่าบริการของลูกค้าจะเป็นสกุลเงินของลูกค้า หรือเป็นของสำนักงานคุณหากลูกค้าไม่มีการกำหนดไว้ สำหรับคดีความที่เรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินปอนด์แต่มีเฉพาะอัตราค่าบริการสกุลเงินยูโร เวลาที่บันทึกจะแสดงสถานะ Needs rate (ต้องระบุอัตราค่าบริการ) Flow จะไม่มีการเปลี่ยนป้ายกำกับอัตรา €250 ให้กลายเป็น £250 ดูที่ การติดตามเวลา
• ใบแจ้งหนี้จะไม่มีการผสมสกุลเงินกัน งานที่บันทึกไว้ในสกุลเงินอื่นจะถูกคัดออกจากร่างใบแจ้งหนี้ และในร่างจะระบุจำนวนรายการที่ถูกคัดออก
• การชำระเงินต้องเป็นสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ บันทึกการชำระเงินแต่ละครั้งในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้นั้นๆ Flow จะไม่มีการแปลงค่าเงินให้
• รายงานจะแยกสกุลเงินออกจากกัน แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงิน จะแสดงผลทีละสกุลเงิน และไฟล์ส่งออกสำหรับนักบัญชีจะระบุสกุลเงินของแต่ละใบแจ้งหนี้
• บัญชีเงินทุนดูแลของลูกค้า (Trust account) จะเก็บได้เพียงสกุลเงินเดียว เงินของลูกค้าที่มีสองสกุลเงินจะต้องใช้บัญชีเงินทุนดูแลแยกกันสองบัญชี ดูที่ การบัญชีเงินทุนดูแลของลูกค้า

ตัวอย่าง: ลูกค้าในสหราชอาณาจักรที่เรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินปอนด์#

สำนักงานของคุณเรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินยูโร และมีลูกค้าใหม่ในแมนเชสเตอร์ต้องการใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินปอนด์

1. ตั้งค่าสกุลเงินของลูกค้า ในหน้าคดีความของลูกค้า ให้ไปที่ Billing → Billing details แล้วคลิก Set up client billing (หรือ Edit on client page หากลูกค้ามีรายละเอียดการเรียกเก็บเงินอยู่แล้ว) ในหน้าข้อมูลติดต่อของลูกค้า ภายใต้การ์ด Billing details ให้เลือก Country เป็น United Kingdom และเลือก Client currency เป็น GBP จากนั้นกำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน แล้วคลิก Save billing details นับจากนี้ไป เวลาและค่าใช้จ่ายในคดีความของลูกค้ารายนี้จะถูกบันทึกเป็นสกุลเงินปอนด์ (หากต้องการเรียกเก็บเงินเป็นสกุลเงินปอนด์เฉพาะบางคดีความ ให้ไปตั้งค่า Currency ในส่วน Billing details ของคดีความนั้นแทน แล้วคลิก Save currency)
2. กำหนดอัตราค่าบริการของลูกค้าเป็นสกุลเงินปอนด์ ในหน้าข้อมูลติดต่อเดียวกัน ภายใต้การ์ด Billing rates ให้ตั้งค่า Client default rate และกำหนดอัตราค่าบริการตามผู้สร้างรายได้ (Fee earner) หากจำเป็น จากนั้นคลิก Save rates หากไม่มีขั้นตอนนี้ เวลาที่บันทึกในคดีความจะแสดงสถานะ Needs rate เนื่องจากอัตราค่าบริการของคุณเป็นสกุลเงินยูโร
3. บันทึกเวลาและค่าใช้จ่าย ตามปกติ รายการเหล่านั้นจะถูกคำนวณราคาตามอัตราของลูกค้าในสกุลเงินปอนด์
4. สร้างใบแจ้งหนี้ คลิก New invoice ร่างใบแจ้งหนี้จะแสดงเป็นสกุลเงินปอนด์ เนื่องจากประเทศของลูกค้าแตกต่างจากประเทศของสำนักงานคุณ (จาก Firm Details) และมีการตั้งค่าอัตราภาษีไว้ ร่างใบแจ้งหนี้จะแจ้งเตือนให้คุณตรวจสอบว่าภาษีของคุณมีผลบังคับใช้หรือไม่ (เช่น การคิดภาษีแบบย้อนกลับ หรือ reverse charge) ให้ปรึกษานักบัญชีของคุณ หากไม่มีภาษีที่ต้องชำระ ให้ตั้งค่า Tax % เป็น 0 และใส่ข้อความตามที่นักบัญชีแนะนำลงในช่อง Notes for the client แล้วคลิก Apply
5. สรุปและส่งอีเมล ใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินปอนด์พร้อมคำแนะนำในการชำระเงินของคุณ
6. บันทึกการชำระเงิน เป็นสกุลเงินปอนด์เมื่อได้รับเงิน
7. ตรวจสอบรายงานของคุณ แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงินจะมีแท็บ GBP ปรากฏขึ้นข้างๆ EUR และไฟล์ส่งออกจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงิน GBP เพื่อให้นักบัญชีของคุณนำไปแปลงค่าเงินต่อไป

การเปลี่ยนสกุลเงิน#

สกุลเงินของคดีความ หรือสกุลเงินของลูกค้าสำหรับคดีความที่อ้างอิงตามลูกค้านั้น จะสามารถเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อไม่มีงานใดตกค้างอยู่เท่านั้น หากคดีความนั้นยังมีเวลาหรือค่าใช้จ่ายที่มีการระบุราคาแล้วแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน หรือมีร่างใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินอื่นอยู่ Flow จะปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและจะไม่มีการบันทึกข้อมูลใดๆ กรุณาเรียกเก็บเงินหรือลบงานเหล่านั้นออกก่อน สำหรับเวลาที่ไม่มีการกำหนดอัตราค่าบริการจะไม่ขัดขวางการเปลี่ยนแปลง และการเปลี่ยนไปใช้สกุลเงินที่งานนั้นบันทึกไว้อยู่แล้วจะสามารถทำได้เสมอ

การเปลี่ยนสกุลเงินของสำนักงานคุณใน Settings → Invoicing & rates จะไม่ถูกปฏิเสธ การเลือกใช้ Use Turkey defaults (หรือ Philippines, Thailand) ในหน้านั้นก็จะเปลี่ยนสกุลเงินด้วยเช่นกัน เวลาและค่าใช้จ่ายที่เคยบันทึกไว้ในสกุลเงินเดิมจะถูกคัดออกจากใบแจ้งหนี้และแสดงจำนวนรายการไว้ในร่างใบแจ้งหนี้ โดยจะไม่มีการนำไปเรียกเก็บเงินตามมูลค่าตัวเลขเดิมในสกุลเงินใหม่ ทั้งนี้ อัตราค่าบริการเริ่มต้นและอัตราของบุคลากรจะยังคงมูลค่าตัวเลขเดิมไว้แต่จะเปลี่ยนหน่วยเป็นสกุลเงินใหม่ ดังนั้นโปรดตรวจสอบอัตราเหล่านั้นด้วย ควรตั้งค่าสกุลเงินของสำนักงานคุณให้เรียบร้อยก่อนที่จะมีใครเริ่มบันทึกเวลา