การเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น

Flow สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกความแต่ละรายในสกุลเงินที่แตกต่างกันได้ เช่น สำนักงานกฎหมายในฝรั่งเศสที่เรียกเก็บเงินจากลูกความส่วนใหญ่เป็นเงินยูโร และเรียกเก็บจากลูกความในสหราชอาณาจักรหนึ่งรายเป็นเงินปอนด์ แต่ละคดีจะเรียกเก็บเงินในสกุลเงินเดียว และ Flow จะไม่มีการแปลงค่าระหว่างสกุลเงิน: เนื่องจากไม่มีการดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยน เมื่อคุณเรียกเก็บเงินจากลูกความต่างประเทศในสกุลเงินของพวกเขา นักบัญชีของคุณจะเป็นผู้บันทึกส่วนต่างของอัตราแลกเปลี่ยน เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ต่างประเทศอื่นๆ

กฎเกณฑ์ที่สำคัญ#

• หนึ่งสกุลเงินต่อหนึ่งคดี Flow จะใช้สกุลเงินของคดีนั้นเป็นลำดับแรก จากนั้นจึงใช้ของลูกความ และตามด้วยสกุลเงินของสำนักงานคุณ ดูที่ บัญชีลูกความ
• งานที่บันทึกไว้จะคงสกุลเงินเดิม เวลาและค่าใช้จ่ายที่บันทึกใหม่จะใช้สกุลเงินของคดี ณ เวลาที่บันทึก และจะคงสกุลเงินนั้นไว้
• อัตราค่าบริการจะใช้ได้กับสกุลเงินของตนเองเท่านั้น อัตราเริ่มต้นและอัตราของบุคลากรจะอยู่ในสกุลเงินของสำนักงาน อัตราของลูกความจะอยู่ในสกุลเงินของลูกความ หรือสกุลเงินของสำนักงานหากลูกความไม่ได้กำหนดไว้ ในคดีที่เรียกเก็บเงินเป็นเงินปอนด์แต่มีเฉพาะอัตราเป็นเงินยูโร เวลาที่บันทึกจะแสดงสถานะ Needs rate โดย Flow จะไม่เปลี่ยนอัตรา €250 ให้กลายเป็น £250 ดูที่ การติดตามเวลา
• ใบแจ้งหนี้จะไม่รวมหลายสกุลเงินเข้าด้วยกัน งานที่บันทึกไว้ในสกุลเงินอื่นจะไม่ถูกรวมไว้ในร่างใบแจ้งหนี้ และร่างใบแจ้งหนี้จะระบุจำนวนรายการที่ถูกละเว้นไว้
• การชำระเงินต้องเป็นไปตามสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ บันทึกการชำระเงินแต่ละรายการในสกุลเงินของใบแจ้งหนี้นั้นๆ Flow จะไม่มีการแปลงค่าสกุลเงิน
• รายงานจะแยกสกุลเงินออกจากกัน แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงิน จะแสดงทีละหนึ่งสกุลเงิน และไฟล์ส่งออกสำหรับนักบัญชีจะระบุสกุลเงินของแต่ละใบแจ้งหนี้ไว้อย่างชัดเจน
• บัญชีเงินทุนลูกค้า (Trust account) รองรับได้เพียงสกุลเงินเดียว เงินของลูกความที่มีสองสกุลเงินจะต้องใช้บัญชีเงินทุนลูกค้าสองบัญชี ดูที่ การบัญชีเงินทุนลูกค้า

ตัวอย่าง: ลูกความในสหราชอาณาจักรที่เรียกเก็บเงินเป็นเงินปอนด์#

สำนักงานของคุณเรียกเก็บเงินเป็นยูโร และลูกความรายใหม่ในแมนเชสเตอร์ต้องการให้ออกใบแจ้งหนี้เป็นเงินปอนด์

1. ตั้งค่าสกุลเงินของลูกความ ในหน้าคดีของลูกความ ให้เปิด Billing → Billing details แล้วคลิก Set up client billing (หรือ Edit on client page หากลูกความมีการตั้งค่าข้อมูลการเรียกเก็บเงินอยู่แล้ว) ในหน้ารายชื่อผู้ติดต่อของลูกความ ในการ์ด Billing details ให้เลือก Country เป็น United Kingdom และ Client currency เป็น GBP กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน แล้วคลิก Save billing details จากนี้ไป เวลาและค่าใช้จ่ายในคดีของลูกความรายนี้จะถูกบันทึกเป็นเงินปอนด์ (หากต้องการเรียกเก็บเป็นเงินปอนด์เฉพาะบางคดี ให้ตั้งค่า Currency ใน Billing details ของคดีนั้นแทน แล้วคลิก Save currency)
2. กำหนดอัตราค่าบริการเป็นเงินปอนด์ให้กับลูกความ ในหน้ารายชื่อผู้ติดต่อเดียวกัน ในการ์ด Billing rates ให้ตั้งค่า Client default rate และกำหนดอัตราสำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละรายหากจำเป็น จากนั้นคลิก Save rates หากไม่มีขั้นตอนนี้ เวลาที่บันทึกในคดีจะแสดงสถานะ Needs rate เนื่องจากอัตราเดิมของคุณเป็นเงินยูโร
3. บันทึกเวลาและค่าใช้จ่าย ตามปกติ รายการเหล่านั้นจะถูกคำนวณราคาตามอัตราของลูกความในสกุลเงินปอนด์
4. สร้างใบแจ้งหนี้ คลิก New invoice ร่างใบแจ้งหนี้จะแสดงเป็นเงินปอนด์ เนื่องจากประเทศของลูกความแตกต่างจากประเทศของสำนักงานคุณ (ตามที่ระบุใน Firm Details) และมีการตั้งค่าอัตราภาษีไว้ ร่างใบแจ้งหนี้จะแจ้งให้คุณตรวจสอบว่ามีภาษีที่ต้องเรียกเก็บหรือไม่ (เช่น ภาษีแบบ reverse charge) ให้ปรึกษานักบัญชีของคุณ หากไม่มีภาษีที่ต้องชำระ ให้ตั้งค่า Tax % เป็น 0 เพิ่มข้อความตามที่นักบัญชีแนะนำในช่อง Notes for the client แล้วคลิก Apply
5. สรุปและส่งอีเมล ใบแจ้งหนี้ ลูกความจะได้รับใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินปอนด์พร้อมคำแนะนำในการชำระเงินของคุณ
6. บันทึกการชำระเงิน เป็นสกุลเงินปอนด์เมื่อได้รับการชำระเงิน
7. ตรวจสอบรายงานของคุณ แดชบอร์ดการเรียกเก็บเงินจะมีแท็บ GBP ปรากฏขึ้นข้างแท็บ EUR และไฟล์ส่งออกจะแสดงรายการใบแจ้งหนี้เป็น GBP เพื่อให้นักบัญชีของคุณนำไปแปลงค่าต่อไป

การเปลี่ยนสกุลเงิน#

สกุลเงินของคดี หรือสกุลเงินของลูกความสำหรับคดีที่อ้างอิงตามลูกความ จะเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อไม่มีงานใดตกค้างอยู่เท่านั้น หากคดียังคงมีรายการเวลาหรือค่าใช้จ่ายที่มีการคำนวณราคาแล้วซึ่งยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน หรือมีร่างใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินอื่น Flow จะไม่อนุญาตให้เปลี่ยนและจะไม่มีการบันทึกข้อมูลใดๆ คุณต้องเรียกเก็บเงินหรือลบงานเหล่านั้นออกก่อน ทั้งนี้ เวลาที่ไม่มีการกำหนดอัตราจะไม่ขัดขวางการเปลี่ยนแปลง และการเปลี่ยนไปใช้สกุลเงินที่งานนั้นบันทึกไว้อยู่แล้วจะสามารถทำได้เสมอ

การเปลี่ยนสกุลเงินของสำนักงานใน Settings → Invoicing & rates สามารถทำได้ตลอดเวลาโดยไม่มีการปฏิเสธ อย่างไรก็ตาม เวลาและค่าใช้จ่ายที่เคยบันทึกไว้ในสกุลเงินเดิมจะถูกละเว้นจากใบแจ้งหนี้และนับรวมไว้ในร่างเอกสาร โดยจะไม่ถูกนำไปเรียกเก็บเงินตามมูลค่าเดิมในสกุลเงินใหม่ อัตราเริ่มต้นและอัตราของบุคลากรจะคงตัวเลขจำนวนเงินเดิมไว้แต่จะเปลี่ยนหน่วยเป็นสกุลเงินใหม่ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้ถูกต้อง แนะนำให้ตั้งค่าสกุลเงินของสำนักงานก่อนที่จะมีผู้ใดเริ่มบันทึกเวลา