บัญชีลูกค้า

บัญชีลูกค้าประกอบด้วยข้อมูลที่สำนักงานกฎหมายของคุณต้องใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ได้แก่ ผู้รับการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้, อีเมลสำหรับการเรียกเก็บเงิน, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, เงื่อนไขการชำระเงิน และสกุลเงินรวมถึงอัตราค่าบริการเฉพาะของลูกค้า (ในกรณีที่จำเป็น) ใน Flow ข้อมูลเหล่านี้คือ Billing details (ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน) ของลูกค้า ข้อมูลเหล่านี้เป็นของลูกค้า ดังนั้นทุกคดีของลูกค้ารายนั้นจะใช้ข้อมูลชุดเดียวกันนี้ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลทั้งหมดได้จากที่เดียว: หน้าผู้ติดต่อของลูกค้า

การตั้งค่าการเรียกเก็บเงินของลูกค้า#

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลการเรียกเก็บเงินของลูกค้าได้ 2 วิธี:

• จากหน้าคดี ไปที่แท็บ Billing ของคดี → Billing details แล้วคลิก Set up client billing Flow จะดึงชื่อ อีเมล และที่อยู่จากข้อมูลผู้ติดต่อของลูกค้า (หรือบริษัทที่พวกเขาสังกัด) มากรอกให้อัตโนมัติ จากนั้นจะเปิดหน้าผู้ติดต่อของลูกค้าขึ้นมาเพื่อให้คุณตรวจสอบความถูกต้อง หากคดียังไม่มีข้อมูลผู้ติดต่อของลูกค้า Flow จะเชื่อมโยงผู้ติดต่อที่มีอีเมลตรงกับอีเมลลูกค้าของคดี หรือสร้างผู้ติดต่อใหม่ แล้วเพิ่มเป็นลูกค้าของคดีนั้น
• จากหน้าผู้ติดต่อ ผู้ติดต่อที่เป็นลูกค้าในคดีความจะมีปุ่ม Set up billing ปรากฏอยู่ คลิกปุ่มนี้เพื่อสร้างข้อมูลการเรียกเก็บเงินจากอีเมลและที่อยู่ของผู้ติดต่อ

ก่อนที่ลูกค้าจะมีข้อมูลการเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้จะจ่าหน้าถึงชื่อและอีเมลลูกค้าที่ระบุไว้ในคดี

คดีที่ลูกค้ามีข้อมูลการเรียกเก็บเงินอยู่แล้วจะนำข้อมูลนั้นมาใช้โดยอัตโนมัติ หากคุณเปลี่ยนลูกค้าของคดีเป็นผู้ติดต่อรายอื่น คดีจะเปลี่ยนไปใช้ข้อมูลการเรียกเก็บเงินของลูกค้ารายใหม่ หรือไม่มีข้อมูลการเรียกเก็บเงินจนกว่าจะมีการตั้งค่าให้ลูกค้ารายใหม่

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินในหน้าผู้ติดต่อ#

เปิดหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า การ์ด Billing details ประกอบด้วย:

• Name on invoices (ชื่อในใบแจ้งหนี้) และ For the attention of (เรียน/ถึง)
• Billing email: ใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนการชำระเงินจะถูกส่งไปยังอีเมลนี้ หากเว้นว่างไว้ ระบบจะใช้อีเมลของผู้ติดต่อ
• Address (ที่อยู่), Postcode (รหัสไปรษณีย์), City (เมือง/อำเภอ) และ Country (ประเทศ)
• Client tax ID (เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า)
• Payment terms (days) (เงื่อนไขการชำระเงิน (วัน)): หากเว้นว่างไว้ ระบบจะใช้ค่าเริ่มต้นของสำนักงานคุณ
• Client currency: สกุลเงินที่ใช้เรียกเก็บเงินสำหรับคดีต่างๆ ของลูกค้ารายนี้ เว้นแต่ว่าคดีนั้นจะกำหนดสกุลเงินไว้เป็นอย่างอื่น

คลิก Save billing details การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับทุกคดีของลูกค้ารายนี้ ผู้ใช้ระดับ Owner, Admin และ Member สามารถแก้ไขการ์ดนี้ได้ ส่วน Viewer จะดูได้แบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น เช่นเดียวกับผู้ที่ถูกจำกัดการเข้าถึงคดีใดคดีหนึ่งของลูกค้าตามหลักกำแพงจริยธรรม (Ethical wall) เนื่องจากความเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลไปถึงใบแจ้งหนี้ของคดีดังกล่าวด้วย

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินในคดี#

แท็บ Billing ของคดี → Billing details จะแสดงข้อมูลการเรียกเก็บเงินของลูกค้าแบบอ่านอย่างเดียว คลิก Edit on client page เพื่อแก้ไขข้อมูล (Viewer จะเห็นเป็น View on client page)

สิ่งเดียวที่กำหนดได้จากตัวคดีเองคือ Currency (สกุลเงิน) เลือกสกุลเงินที่ต้องการแล้วคลิก Save currency ผู้ใช้ระดับ Owner, Admin และ Member ที่มีสิทธิ์แก้ไขคดีสามารถเปลี่ยนค่านี้ได้

วิธีการเลือกสกุลเงินของคดี#

แต่ละคดีจะเรียกเก็บเงินในสกุลเงินเดียว Flow จะใช้ค่าแรกที่พบจากการตั้งค่าตามลำดับต่อไปนี้:

1. สกุลเงินที่กำหนดไว้ใน Billing details ของคดีนั้น
2. Client currency จากการ์ด Billing details ในหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า
3. สกุลเงินของสำนักงานคุณ จาก Settings → Invoicing & rates (หรือหากไม่ได้ตั้งค่าไว้ จะใช้ค่าเริ่มต้นการเรียกเก็บเงินจาก Settings → Engagement Letters)
4. สกุลเงินของประเทศที่สำนักงานคุณตั้งอยู่ และจะใช้สกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ (USD) เป็นตัวเลือกสุดท้ายเท่านั้น

ใต้หัวข้อ Currency ใน Billing details ของคดีจะมีข้อความระบุว่าสกุลเงินปัจจุบันมาจากที่ใด: Chosen for this matter., The client's currency. หรือ Your firm's currency. เวลาทำงานและค่าใช้จ่ายที่บันทึกใหม่จะใช้สกุลเงินของคดี ณ เวลาที่บันทึกและคงค่านั้นไว้

สกุลเงินของคดีจะเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อไม่มีข้อมูลค้างที่อาจตกหล่น หากคดีมีรายการเวลาทำงานหรือค่าใช้จ่ายที่คำนวณราคาแล้วแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน หรือมีร่างใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินอื่น Flow จะไม่อนุญาตให้เปลี่ยนและจะไม่มีการบันทึกข้อมูลใดๆ คุณต้องเรียกเก็บเงินหรือลบรายการงานเหล่านั้นออกก่อน สำหรับเวลาทำงานที่ไม่มีการระบุอัตราค่าบริการจะไม่ขัดขวางการเปลี่ยนสกุลเงิน และการเปลี่ยนกลับไปใช้สกุลเงินเดิมที่งานนั้นบันทึกไว้อยู่แล้วจะทำได้เสมอ กฎเดียวกันนี้ใช้กับ Client currency สำหรับทุกคดีที่อ้างอิงสกุลเงินตามลูกค้านั้นด้วย

เมื่อคดีเริ่มใช้ข้อมูลการเรียกเก็บเงินของลูกค้า (หรือสลับไปใช้ของลูกค้ารายใหม่) และสกุลเงินของลูกค้าอาจทำให้งานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินของคดีตกหล่น คดีดังกล่าวจะคงสกุลเงินปัจจุบันของตัวเองไว้

อัตราค่าบริการ#

ลูกค้าส่วนใหญ่จะได้รับการเรียกเก็บเงินในสกุลเงินและอัตราค่าบริการของสำนักงานคุณ ซึ่งคุณสามารถข้ามส่วนนี้ไปได้ สำหรับลูกค้าที่มีการเรียกเก็บเงินตามอัตราพิเศษ ให้ใช้การ์ด Billing rates ในหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า:

• Client default rate: อัตราค่าบริการรายชั่วโมงสำหรับลูกค้ารายนี้
• อัตราค่าบริการรายบุคคลของผู้ปฏิบัติงานสร้างรายได้ (Fee earner) ซึ่งจะแทนที่อัตราเริ่มต้นของลูกค้าสำหรับบุคคลนั้น

คลิก Save rates หากเว้นว่างอัตราใดไว้ ระบบจะใช้อัตราของสำนักงาน การ์ดนี้จะปรากฏขึ้นหลังจากลูกค้ามีข้อมูลการเรียกเก็บเงินแล้ว

อัตราค่าบริการในส่วนนี้จะเป็นสกุลเงินของลูกค้า (Client currency ใน Billing details หรือสกุลเงินของสำนักงานคุณหากไม่ได้กำหนดไว้) และจะใช้คำนวณราคาเวลาทำงานเฉพาะในคดีที่เรียกเก็บเงินด้วยสกุลเงินนั้นเท่านั้น ลูกค้าที่เรียกเก็บเงินเป็นปอนด์จำเป็นต้องมีอัตราค่าบริการเป็นปอนด์: อัตราค่าบริการที่เป็นยูโรของคุณจะไม่นำมาใช้ และเวลาทำงานของลูกค้ารายนั้นจะแสดงสถานะ Needs rate จนกว่าจะมีการระบุอัตรา ดูรายละเอียดว่าระบบเลือกใช้อัตราใดได้ที่ การบันทึกเวลาทำงาน

หากคุณเปลี่ยน Client currency ของลูกค้าในขณะที่มีการกำหนดอัตราค่าบริการเฉพาะของลูกค้าไว้แล้ว อย่าลืมอัปเดตอัตราค่าบริการด้วย: ตัวเลขจะยังคงเดิมแต่จะถูกอ่านเป็นสกุลเงินใหม่ เวลาทำงานที่รออัตราค่าบริการอยู่จะได้รับการคำนวณราคาเมื่อคุณคลิก Save rates ในครั้งถัดไป ไม่ใช่ในทันทีที่เปลี่ยนสกุลเงิน

Viewer และผู้ที่ถูกจำกัดการเข้าถึงคดีใดคดีหนึ่งของลูกค้าตามหลักกำแพงจริยธรรมจะเห็นการ์ดนี้แบบอ่านอย่างเดียว

การค้นหาบัญชีลูกค้า#

• ไปที่ Contacts ในแถบด้านข้าง แล้วเปิดแท็บ Client Accounts แต่ละบัญชีจะเปิดไปยังหน้าผู้ติดต่อของลูกค้าในส่วนข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
• ในหน้า Overview ของคดี การ์ดลูกค้าจะมีลิงก์ไปยังผู้ติดต่อของลูกค้า และลิงก์ไปยัง Billing details (หากลูกค้ามีข้อมูลดังกล่าวแล้ว)
• ส่วน Billing details ของคดีจะมีลิงก์ไปยังหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า

หน้าผู้ติดต่อของลูกค้าจะแสดงรายการคดี ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน และอัตราค่าบริการของลูกค้ารายนั้น

การเข้าถึงพอร์ทัล#

การเข้าถึงพอร์ทัลจะตั้งค่าแยกตามแต่ละคดีได้จากปุ่ม Share with Client ของคดีนั้น พอร์ทัลช่วยให้ลูกค้าสามารถดูเอกสารที่แชร์ ติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนต่างๆ และส่งข้อความถึงทีมงานของคุณได้ ดูรายละเอียดทั้งหมดได้ที่ พอร์ทัลลูกค้า