Klientské účty
Klientský účet obsahuje vše, co vaše kancelář potřebuje k fakturaci klientovi: komu jsou faktury adresovány, fakturační e-mail, adresu, DIČ/IČO, platební podmínky a v případě potřeby také vlastní měnu a sazby klienta. V aplikaci Flow se tyto položky souhrnně označují jako Fakturační údaje (Billing details). Náleží přímo klientovi, takže je využívá každý případ vedený pro daného klienta. Upravujete je na jediném místě: na stránce kontaktu daného klienta.
Nastavení fakturace klienta#
Fakturační údaje klienta lze nastavit jedním ze dvou způsobů:
- Z případu. Otevřete v případu záložku Fakturace (Billing) → Fakturační údaje (Billing details) a klikněte na Nastavit fakturaci klienta (Set up client billing). Flow předvyplní jméno, e-mail a adresu z kontaktu klienta (nebo společnosti, pro kterou pracuje) a poté otevře stránku kontaktu klienta, abyste údaje mohli zkontrolovat. Pokud případ dosud nemá přiřazen kontakt klienta, Flow propojí kontakt se shodným e-mailem klienta z případu, popřípadě vytvoří nový a přiřadí jej jako klienta případu.
- Ze stránky kontaktu. U kontaktu, který vystupuje jako klient v některém z případů, se zobrazuje tlačítko Nastavit fakturaci (Set up billing). Kliknutím na něj vytvoříte fakturační údaje z e-mailu a adresy daného kontaktu.
Dokud klient nemá fakturační údaje nastavené, jsou faktury adresovány na jméno a e-mail klienta uvedené v případu.
Případ, jehož klient již fakturační údaje má, je přebírá automaticky. Pokud klienta v případu nahradíte jiným kontaktem, případ se přepne na fakturační údaje nového klienta – nebo zůstane bez nich, dokud je nový klient nezíská.
Fakturační údaje na stránce kontaktu#
Otevřete stránku kontaktu klienta. Karta Fakturační údaje (Billing details) obsahuje:
- Jméno na fakturách (Name on invoices) a K rukám (For the attention of)
- Fakturační e-mail (Billing email): na tuto adresu se odesílají faktury a upomínky plateb. Ponechte pole prázdné, pokud chcete použít standardní e-mail kontaktu
- Adresa (Address), PSČ (Postcode), Město (City) a Země (Country)
- DIČ/IČO klienta (Client tax ID)
- Splatnost (dny) (Payment terms (days)): ponechte prázdné, pokud chcete použít výchozí nastavení vaší kanceláře
- Měna klienta (Client currency): měna, ve které jsou fakturovány případy daného klienta, pokud si konkrétní případ nenastaví měnu vlastní
Klikněte na Uložit fakturační údaje (Save billing details). Změna se projeví u všech případů tohoto klienta. Kartu mohou upravovat vlastníci (Owners), administrátoři (Admins) a řadoví členové (Members). Uživatelé s oprávněním pouze pro čtení (Viewers) a kdokoliv, komu etická zeď brání v přístupu k některému z případů daného klienta, vidí kartu pouze pro čtení, protože změna by ovlivnila faktury i v daném případu.
Fakturační údaje v případu#
V případu na záložce Fakturace (Billing) → Fakturační údaje (Billing details) se fakturační údaje klienta zobrazují pouze pro čtení. Chcete-li je upravit, klikněte na Upravit na stránce klienta (Edit on client page) – uživatelům s právy pouze pro čtení se zobrazuje Zobrazit na stránce klienta (View on client page).
Jedinou položkou, kterou si případ určuje sám, je jeho Měna (Currency). Zvolte měnu a klikněte na Uložit měnu (Save currency). Měnu mohou měnit vlastníci, administrátoři a členové s oprávněním k úpravám případu.
Jak se určuje měna případu#
Každý případ se fakturuje v jedné měně. Flow použije první z následujících možností, která je nastavena:
- Měna nastavená přímo v případu v jeho Fakturačních údajích (Billing details)
- Měna klienta (Client currency) z karty Fakturační údaje (Billing details) na stránce kontaktu klienta
- Měna vaší kanceláře z nabídky Nastavení → Fakturace a sazby (Settings → Invoicing & rates) (nebo, pokud zde není nastavena, výchozí fakturační hodnota v Nastavení → Smlouvy o poskytování právních služeb (Settings → Engagement Letters))
- Měna země vaší kanceláře, a teprve v krajním případě americké dolary (USD)
Pod položkou Měna (Currency) vás Fakturační údaje případu informují o tom, odkud aktuální měna pochází: Zvoleno pro tento případ. (Chosen for this matter.), Měna klienta. (The client's currency.) nebo Měna vaší kanceláře. (Your firm's currency.). Nově zaevidovaný čas a výdaje přebírají v okamžiku zápisu měnu případu a tato měna jim zůstává.
Měnu případu lze změnit pouze tehdy, pokud by tím nevznikly žádné nekonzistence. Má-li případ nevyfakturovaný oceněný čas či výdaje, případně koncept faktury v jiné měně, Flow změnu odmítne a nic neuloží. Tyto položky nejprve vyfakturujte nebo smažte. Čas bez přiřazené sazby změně nebrání a návrat k měně, ve které již práce evidována je, funguje vždy. Stejné pravidlo platí i pro Měnu klienta u všech případů, které se jí řídí.
Když případ začne používat fakturační údaje klienta (nebo přejde na nového klienta) a měna klienta by vedla ke konfliktu s nevyfakturovanou prací v případu, případ si ponechá svou dosavadní měnu jako vlastní.
Fakturační sazby#
Většina klientů je fakturována v měně vaší kanceláře podle jejích standardních sazeb – v takovém případě můžete tuto část přeskočit. U klienta fakturovaného podle zvláštních sazeb využijte kartu Fakturační sazby (Billing rates) na stránce kontaktu klienta:
- Výchozí sazba klienta (Client default rate): hodinová sazba pro tohoto klienta
- Jedna sazba pro každého pracovníka účtujícího odměnu (fee earner), která u dané osoby přepisuje výchozí sazbu klienta
Klikněte na Uložit sazby (Save rates). Ponechte sazbu prázdnou, chcete-li použít standardní sazbu kanceláře. Karta se zobrazí, jakmile má klient nastavené fakturační údaje.
Sazby jsou zde uvedeny v měně klienta (Měna klienta ve Fakturačních údajích, popřípadě měna vaší kanceláře, pokud není nastavena) a oceňují pouze čas v případech fakturovaných v této měně. Klient fakturovaný v librách vyžaduje sazby v librách: vaše eurové sazby se nepoužijí a čas u takového klienta bude označen stavem Vyžaduje sazbu (Needs rate), dokud ji nezadáte. Informace o prioritě jednotlivých sazeb naleznete v článku Sledování času.
Změníte-li Měnu klienta v době, kdy má nastaveny klientské sazby, nezapomeňte upravit i samotné sazby: číselné hodnoty zůstanou stejné, ale nově se interpretují v nové měně. Čas čekající na sazbu se ocení při příštím kliknutí na Uložit sazby, nikoli samotnou změnou měny.
Uživatelé s oprávněním pouze pro čtení a kdokoliv, komu etická zeď zamezuje v přístupu k některému z případů klienta, vidí tuto kartu pouze pro čtení.
Vyhledání klientských účtů#
- Přejděte na položku Kontakty (Contacts) v postranním panelu a otevřete záložku Klientské účty (Client Accounts). Každý účet otevře stránku kontaktu daného klienta přímo na jeho fakturačních údajích
- Na záložce Přehled (Overview) v případu odkazuje karta klienta na kontakt daného klienta a – pokud jsou nastaveny – také na jeho Fakturační údaje (Billing details)
- Sekce Fakturační údaje (Billing details) v případu obsahuje odkaz na stránku kontaktu klienta
Na stránce kontaktu klienta naleznete případy klienta, jeho fakturační údaje i sazby.
Přístup ke klientskému portálu#
Přístup ke klientskému portálu se nastavuje pro každý případ samostatně pomocí tlačítka Sdílet s klientem (Share with Client) v daném případu. Umožňuje klientům prohlížet sdílené dokumenty, sledovat milníky a komunikovat s vaším týmem. Veškeré podrobnosti naleznete v článku Klientský portál.