Správa spisů
Spisy jsou srdcem aplikace Lawzana Flow. Každý spis představuje právní případ, transakci nebo zakázku. Tato příručka obsahuje vše, co potřebujete vědět o správě spisů.
Vytvoření spisu#
Od začátku#
- Přejděte na Spisy v postranním panelu
- Klikněte na Nový spis
- Vyplňte podrobnosti:
- Název (povinné) — název případu nebo spisu
- Popis (volitelné) — stručné shrnutí
- Jméno klienta (povinné)
- E-mail klienta (volitelné)
- Telefon klienta (volitelné)
- Právní odvětví — vyberte ze svých nastavených oblastí
- Přiřazeno — odpovědný člen týmu
- Spis se vytvoří v první fázi vašeho pipeline
Z leadu#
- Otevřete stránku s podrobnostmi o leadu
- Klikněte na Převést na spis
- Zadejte název — údaje o klientovi se přenesou automaticky
Zobrazení#
Lawzana Flow nabízí tři způsoby zobrazení vašich spisů:
Kanbanová nástěnka#
Vizuální pipeline, kde každý sloupec představuje jednu fázi. Můžete:
- Přetahovat spisy mezi fázemi metodou drag-and-drop
- Sledovat počet spisů v jednotlivých fázích
- Rychle vyhodnocovat pracovní vytížení a postup
Zobrazení v seznamu#
Tradiční tabulka zobrazující všechny spisy se sloupci pro název, klienta, fázi, právní odvětví, přiřazeného člena týmu a data. Podporuje řazení a filtrování.
Kalendářní zobrazení#
Zobrazte spisy podle klíčových dat a termínů. Užitečné pro sledování milníků a nadcházejících závazků.
Fáze spisu#
Fáze představují jednotlivé kroky pracovního postupu pro daný spis. Při prvním nastavování spisů si vyberte šablonu:
Šablona: Soudní spory#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Šetření | Fialová |
| 3 | Žaloba / Vyjádření | Růžová |
| 4 | Dokazování | Jantarová |
| 5 | Návrhy | Šedozelená |
| 6 | Jednání / Soud | Červená |
| 7 | Odvolání | Indigová |
| 8 | Uzavřeno | Zelená |
Šablona: Transakce#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Příprava návrhu | Jantarová |
| 3 | Revize | Fialová |
| 4 | Vyjednávání | Azurová |
| 5 | Podpis | Růžová |
| 6 | Post-closing | Šedozelená |
| 7 | Uzavřeno | Zelená |
Šablona: Rodinné právo#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Podání | Fialová |
| 3 | Dokazování | Jantarová |
| 4 | Mediace | Šedozelená |
| 5 | Soudní řízení | Červená |
| 6 | Rozhodnutí | Růžová |
| 7 | Uzavřeno | Zelená |
Stránka s podrobnostmi o spisu#
Kliknutím na libovolný spis otevřete jeho detailní stránku. Obsahuje šest záložek:
Přehled#
Souhrnné zobrazení, které obsahuje:
- Název spisu, klienta a fázi
- Nedávné dokumenty (nejnověji nahrané)
- Nadcházející milníky
- Rychlé odkazy na časté akce
- Právní odvětví a přiřazeného člena týmu
Dokumenty#
Správa všech souborů připojených k tomuto spisu:
- Nahrávání dokumentů přetažením myší nebo přes správce souborů
- Organizace souborů do složek s vlastními barvami
- Sledování stavu analýzy AI u každého dokumentu:
- ✓ Text extrahován
- Shrnutí k dispozici / čeká na zpracování
- Fakta extrahována / čeká na zpracování
- Chat připraven
- Sdílení dokumentů do klientského portálu
- Podporované formáty: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Maximální velikost: 25 MB na soubor
Časová osa#
Chronologický přehled aktivit zahrnující:
- Nahrání a změny dokumentů
- Přechody mezi fázemi
- Poznámky a komentáře
- Aktualizace milníků
- Akce členů týmu
Milníky#
Sledování klíčových dat, úkolů a lhůt:
- Vytváření milníků s názvem, termínem splnění a prioritou
- Úrovně priority: Nízká, Střední, Vysoká, Kritická
- Sledování stavu: Nezahájeno, Probíhá, Dokončeno, Po termínu
- Přiřazování milníků členům týmu
- Milníky lze sdílet s klienty prostřednictvím portálu
Účastníci#
Správa přístupů k tomuto spisu:
- Přidávání nebo odebírání členů týmu
- Zobrazení role každého účastníka
- Řízení úrovní přístupu pro jednotlivé spisy
AI#
Využití funkcí umělé inteligence na úrovni spisu:
- Chat se spisem — Pokládejte otázky ke všem dokumentům v tomto spisu najednou
- AI čerpá kontext z každého dokumentu nahraného do spisu
- Ideální pro analýzu napříč více dokumenty a dotazy k celému případu
Štítky a právní odvětví#
- Právní odvětví — Zařaďte spisy podle právní specializace (např. Korporátní právo, Rodinné právo, Soudní spory). Nastavuje se v Nastavení.
- Štítky — Přidejte si vlastní označení pro ještě lepší organizaci. Štítky jsou barevně odlišené a lze v nich vyhledávat.
Filtrování a vyhledávání#
V seznamu spisů můžete:
- Vyhledávat podle názvu, jména klienta nebo popisu
- Filtrovat podle fáze, právního odvětví nebo přiřazeného člena týmu
- Řadit podle data vytvoření, poslední aktualizace nebo abecedně
- Použít příkazovou paletu (⌘K / Ctrl+K) pro okamžité vyhledávání napříč všemi spisy
Etické zdi (Ethical Walls)#
Pokud vaše organizace využívá etické zdi, u omezených spisů se zobrazuje:
- Ikona zámku vedle názvu spisu
- Odznak omezení v záhlaví spisu
- Členům týmu bez oprávnění k prohlížení spisu se zobrazí zpráva o odepření přístupu
Podrobnosti naleznete v článku Etické zdi.