Co video ukazuje
- Všechny případy máte na jedné nástěnce, od příjmu poptávky až po podpis.
- Ploy přetáhne Lukasovu koupi do sloupce Kontrola.
- Datum podpisu zadá jen jednou, s připomenutím 3 dny předem.
- Přidá se ke všem ostatním lhůtám v kalendáři kanceláře.
- Sdílí případ s Lukasem na zabezpečeném portálu.
- Upravenou SPA posílá tam, ne e-mailem.
- Druhý den ráno stránka Domů ukáže, co se změnilo a co je potřeba vyřídit.
- Čas k případu vykážete během několika sekund.
- Paušální odměna se převede na fakturu, která se dokončí a odešle Lukasovi e-mailem přímo z případu.
Správa spisů
Spisy jsou jádrem systému Lawzana Flow. Každý spis představuje právní případ, transakci nebo zakázku. Tento průvodce obsahuje vše, co potřebujete vědět o správě spisů.
Vytvoření spisu#
Od začátku#
- Přejděte na Spisy v postranním panelu
- Klikněte na Nový spis
- Vyplňte potřebné údaje:
- Název spisu (povinné) — označení případu nebo záležitosti
- Jméno klienta (povinné)
- E-mail klienta (volitelné)
- Telefon klienta (volitelné)
- Právní oblast a Typ spisu — vyberte z možností nastavených v Nastavení → Právní oblasti
- Popis (volitelné) — stručné shrnutí
- Nejbližší lhůta (volitelné) — úkon, který je třeba provést, datum a volitelně čas
- Spis se vytvoří ve vaší výchozí fázi (první fáze výchozích šablon)
Odpovědného právníka vyberte následně pomocí pole Odpovědná osoba v záhlaví spisu.
Z leadu#
- Otevřete stránku s podrobnostmi leadu
- Klikněte na Převést
- Nastavte název spisu a volitelně právní oblast, typ spisu a Přiřadit komu — údaje o klientovi se přenesou automaticky
Zobrazení#
Lawzana Flow nabízí tři způsoby zobrazení vašich spisů:
Nástěnka (Board)#
Vizuální pipeline, kde každý sloupec představuje jednu fázi. Můžete:
- Přetahovat spisy mezi jednotlivými fázemi (drag and drop)
- Vidět počet spisů v každé fázi
- Rychle vyhodnotit vytížení a průběh práce
Seznam#
Tabulka zobrazující všechny spisy se sloupci pro Spis, Klienta, Fázi, Nejbližší lhůtu, Odpovědnou osobu a Poslední aktivitu.
Kalendář#
Zobrazuje lhůty vašich spisů podle data. Připomínky a schůzky k leadům najdete na stránce Kalendář v postranním panelu. Užitečné pro sledování nadcházejících soudních jednání, podání a schůzek.
Fáze spisu#
Fáze představují jednotlivé kroky pracovního postupu u spisu. Vaše první sada fází se odvíjí od hlavní právní oblasti, kterou jste zvolili při registraci. Kanceláře se všeobecnou praxí začínají s fázemi Příjem, Zjišťování informací, Příprava dokumentů, Vyjednávání a Uzavřeno. Chcete-li je změnit, přejděte do Nastavení → Fáze spisů → Použít šablonu a vyberte jednu z následujících možností (použitím šablony nahradíte své stávající fáze):
Šablona pro soudní spory (Litigation)#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Šetření | Fialová |
| 3 | Podání žaloby | Růžová |
| 4 | Dokazování | Jantarová |
| 5 | Procesní návrhy | Modrozelená |
| 6 | Soudní řízení | Červená |
| 7 | Odvolání | Indigová |
| 8 | Uzavřeno | Zelená |
Šablona pro transakce (Transactional)#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Příprava návrhu | Jantarová |
| 3 | Revize | Fialová |
| 4 | Vyjednávání | Azurová |
| 5 | Podpis | Růžová |
| 6 | Vypořádání po uzavření | Modrozelená |
| 7 | Uzavřeno | Zelená |
Šablona pro rodinné právo (Family Law)#
| # | Fáze | Barva |
|---|---|---|
| 1 | Příjem | Modrá |
| 2 | Podání návrhu | Fialová |
| 3 | Dokazování | Jantarová |
| 4 | Mediace | Modrozelená |
| 5 | Soudní řízení | Červená |
| 6 | Rozhodnutí | Růžová |
| 7 | Uzavřeno | Zelená |
Stránka s podrobnostmi spisu#
Kliknutím na libovolný spis otevřete stránku s jeho podrobnostmi. V záhlaví se zobrazuje fáze, odpovědný právník, štítky a nejbližší lhůta, spolu s tlačítky pro Přidat lhůtu, Zapsat čas, Nahrát a Zeptat se AI. Stránka obsahuje pět záložek:
Přehled#
Souhrnné zobrazení, které obsahuje:
- Nejbližší lhůty s možností Označit jako hotové
- Nedávné dokumenty
- Poslední aktivitu a poznámky
- Popis
- Údaje o klientovi s odkazy na kontakt klienta a na jeho fakturační údaje (pokud jsou k dispozici)
- Nevyfakturovaný čas (vlastníci a administrátoři)
- Související spisy
Dokumenty#
Správa všech souborů připojených k tomuto spisu:
- Nahrávání dokumentů přetažením myší nebo přes průzkumník souborů
- Organizace souborů do složek a podsložek
- Otevření dokumentu za účelem jeho shrnutí, extrakce klíčových faktů, konverzace s dokumentem, provedení revize podle playbooku nebo vyhledání osob a společností, které jsou v něm uvedeny
- Sdílení dokumentů prostřednictvím klientského portálu
- Koncepty pro tento spis jsou zde také uvedeny
- Podporované formáty: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailové soubory (.eml, .msg), textové soubory a fotografie. Úplný seznam naleznete v části Dokumenty.
- Maximální velikost: 25 MB na soubor
Lhůty#
Sledování termínů soudních jednání, lhůt pro podání, schůzek a dalších klíčových dat:
- Přidání lhůty s typem, názvem, datem, volitelným časem, prioritou, místem, připomínkou a poznámkami
- Úrovně priority: Nízká, Střední, Vysoká, Kritická
- Stav: Nevyřízeno, Dokončeno, Zrušeno, Po termínu
- Připomínky: zvolený počet dní před termínem obdrží odpovědný právník e-mail s připomínkou a oznámení v aplikaci. Pokud není nikdo odpovědný (nebo nemůže spis otevřít), obdrží je vlastník nebo administrátor, který k němu má přístup
- Typy lhůt se nastavují v Nastavení → Typy milníků
- Chcete-li klientovi zobrazit lhůty spisu, zapněte možnost Zobrazit milníky u odkazu na klientský portál
Aktivita#
Chronologický záznam o spisu rozdělený do tří sekcí:
- Časová osa a poznámky — poznámky, nahrané dokumenty, změny fází, aktualizace lhůt a další akce týmu
- Účastníci spisu — osoby a společnosti zapojené do případu (klient, protistrana, svědek, znalec, soud, mediátor, rozhodce nebo jiný), vybrané z vašich kontaktů
- Střety zájmů — potenciální kolize zájmů zjištěné pro tento spis, které je třeba prověřit, schválit výjimku nebo odmítnout
Účastníci nejsou totéž co přístupová práva týmu. Chcete-li omezit, kteří členové týmu mohou spis vidět, použijte volbu Omezit přístup nebo Spravovat přístup v nabídce Další akce v záhlaví (viz Informační bariéry).
Vyúčtování#
Vše, co se týká financí spisu:
- Čas: zápis času nebo spuštění stopek (viz Sledování času)
- Výdaje: evidence hotových výdajů k vyúčtování (viz Výdaje a hotové výlohy)
- Faktury: nastavení způsobu odměňování a vystavování faktur z nevyfakturovaného času a výdajů (viz Fakturace)
- Úschovy: zůstatek a pohyby na účtu úschov pro daný spis, viditelné pro vlastníky a administrátory (viz Advokátní úschovy)
- Fakturační údaje: komu jsou faktury za spis adresovány a fakturační e-mail (zobrazeno zde, upravuje se na stránce kontaktu klienta) a měna spisu (viz Klientské účty)
Zeptat se AI#
Kliknutím na Zeptat se AI v záhlaví otevřete asistenta AI v postranním panelu. Můžete pokládat dotazy týkající se dokumentů, lhůt i poznámek spisu současně — což je ideální pro analýzu napříč dokumenty a komplexní dotazy k celému případu.
Štítky a právní oblasti#
- Právní oblasti — Kategorizace spisů podle právní specializace (např. Korporátní právo, Rodinné právo, Soudní spory) a typu spisu. Nastavuje se v Nastavení → Právní oblasti.
- Štítky — Přidání vlastních označení pro podrobnější organizaci. Štítky jsou barevně odlišeny a lze podle nich filtrovat. Štítky můžete vytvářet v Nastavení → Štítky.
Filtrování a vyhledávání#
Na stránce spisů klikněte na Filtry pro:
- Filtrování podle fáze, přiřazeného člena týmu (nebo nepřiřazených), jména klienta, názvu spisu, data vytvoření (po nebo před) a štítků
- Řazení podle data vytvoření, poslední aktualizace, názvu, jména klienta nebo nejbližší lhůty, vzestupně či sestupně
- Uložení kombinace filtrů, její připnutí na panel nástrojů nebo nastavení jako výchozí
Pro okamžité vyhledávání napříč všemi spisy použijte paletu příkazů (⌘K / Ctrl+K).
Informační bariéry (Ethical Walls)#
Pokud vaše organizace využívá informační bariéry, u omezených spisů se zobrazuje:
- Odznak omezení v záhlaví spisu (Informační bariéra, Důvěrné nebo Omezený přístup)
- Členové týmu bez přístupu neuvidí spis v seznamech ani ve vyhledávání a při otevření odkazu na něj se jim zobrazí stránka Přístup odepřen
Podrobnosti naleznete v části Informační bariéry.