Isi video ini
- Semua perkara dikelola di satu papan, dari penerimaan hingga penandatanganan.
- Ploy menyeret pembelian Lukas ke Tinjauan.
- Ia menambahkan tanggal penandatanganan sekali saja, dengan pengingat 3 hari sebelumnya.
- Tenggat ini masuk ke kalender firma hukum bersama semua tenggat lainnya.
- Ia membagikan perkara tersebut kepada Lukas melalui portal yang aman.
- Ia mengirim SPA yang telah direvisi ke sana, bukan melalui email.
- Keesokan paginya, Beranda menampilkan perubahan dan tugas yang jatuh tempo.
- Waktu kerja tercatat pada perkara dalam hitungan detik.
- Biaya tetap diubah menjadi faktur, difinalisasi, lalu dikirim melalui email kepada Lukas dari halaman perkara.
Manajemen Perkara
Perkara (Matter) adalah inti dari Lawzana Flow. Setiap perkara merepresentasikan kasus hukum, transaksi, atau perikatan kerja. Panduan ini mencakup semua hal yang perlu Anda ketahui tentang pengelolaan perkara.
Membuat Perkara#
Dari Awal#
- Buka Matters di bilah sisi
- Klik New matter
- Isi rincian informasi:
- Matter Title (wajib): nama kasus atau perkara
- Client Name (wajib)
- Client Email (opsional)
- Client Phone (opsional)
- Practice Area dan Matter Type: pilih dari opsi yang telah diatur di Settings → Practice Areas
- Description (opsional): ringkasan singkat
- Next deadline (opsional): apa yang harus diselesaikan, tanggal, dan waktu opsional
- Perkara akan dibuat pada tahapan bawaan Anda (tahapan pertama dari templat bawaan)
Pilih advokat yang bertanggung jawab setelahnya melalui menu Responsible di bagian header perkara.
Dari Lembar Sebar (Spreadsheet)#
Pemilik (owner) dan admin dapat mengeklik Import pada halaman perkara untuk memasukkan perkara dari lembar sebar, melalui Settings → Import data. Perkara yang diimpor mempertahankan nomor referensinya sendiri, yang ditampilkan sebagai Ref. di bagian header.
Dari Prospek (Lead)#
- Buka halaman rincian prospek
- Klik Convert
- Tentukan judul perkara, serta secara opsional bidang praktik, jenis perkara, dan Assign To: rincian klien akan dipindahkan secara otomatis
Tampilan#
Lawzana Flow menawarkan tiga cara untuk melihat perkara Anda:
Board#
Pipa kerja visual tempat setiap kolom mewakili suatu tahapan. Anda dapat:
- Menyeret dan melepaskan (drag and drop) perkara antartahapan
- Melihat jumlah perkara di setiap tahapan
- Menilai beban kerja dan progres dengan cepat
List#
Tabel yang menampilkan semua perkara dengan kolom untuk Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible, dan Last activity.
Calendar#
Menampilkan tenggat waktu perkara Anda berdasarkan tanggal. Pengingat prospek dan janji temu berada di halaman Calendar pada bilah sisi. Berguna untuk memantau jadwal sidang pengadilan, pengajuan dokumen, dan pertemuan yang akan datang.
Tahapan Perkara#
Tahapan merepresentasikan langkah-langkah alur kerja suatu perkara. Kumpulan tahapan pertama Anda diambil dari bidang praktik utama yang Anda pilih saat pendaftaran. Kantor hukum praktik umum dimulai dengan Intake, Discovery, Drafting, Negotiation, dan Closed. Untuk beralih, buka Settings → Matter Stages → Apply Template dan pilih salah satu dari templat berikut (menerapkan templat akan menggantikan tahapan Anda saat ini):
Templat Litigasi (Litigation)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
Templat Transaksional (Transactional)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
Templat Hukum Keluarga (Family Law)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
Kantor hukum di Turki, Filipina, dan Thailand juga dapat melihat alur kerja khusus negara mereka pada jendela Apply Template, di bawah nama masing-masing negara.
Halaman Rincian Perkara#
Klik perkara mana saja untuk membuka halaman rinciannya. Bagian header menampilkan tahapan, advokat yang bertanggung jawab, tag, dan tenggat waktu berikutnya, lengkap dengan tombol untuk Add deadline, Log time, Upload, Ask AI, dan Fact grid. Pada perkara yang dikonversi dari prospek, header mencantumkan kapan perkara dibuka, disertai tautan menuju the lead. Halaman ini memiliki lima tab:
Overview#
Tampilan ringkasan yang menunjukkan:
- Tenggat waktu berikutnya, disertai opsi Mark as done
- Dokumen terbaru
- Aktivitas dan catatan terkini
- Deskripsi
- Rincian klien, dengan tautan ke kontak klien dan rincian penagihannya (apabila klien memilikinya)
- Waktu yang belum ditagihkan (pemilik dan admin)
- Perkara terkait
Documents#
Kelola semua berkas yang dilampirkan pada perkara ini:
- Unggah dokumen melalui seret-dan-lepas atau penjelajah berkas, beberapa dokumen sekaligus, atau dari Google Drive maupun OneDrive
- Atur berkas ke dalam folder dan subfolder
- Buka dokumen (View & Analyze) untuk meringkasnya, mengekstrak fakta-fakta kunci, melakukan obrolan dengan dokumen, menjalankan peninjauan playbook, atau menemukan pihak individu dan perusahaan yang disebutkan di dalamnya, atau pilih Open in Assistant
- Bagikan dokumen ke portal klien
- Draf untuk perkara ini juga dicantumkan di sini
- Format yang didukung: PDF, Word, Excel, PowerPoint, berkas email (.eml, .msg), berkas teks, dan foto. Lihat Dokumen untuk daftar lengkapnya.
- Ukuran maksimum: 25 MB per berkas
Deadlines#
Pantau jadwal sidang pengadilan, tenggat waktu pengajuan dokumen, pertemuan, dan tanggal-tanggal penting lainnya:
- Tambahkan tenggat waktu dengan jenis, judul, tanggal, waktu opsional, prioritas, lokasi, pengingat, dan catatan
- Tingkat prioritas: Low, Medium, High, Critical
- Status: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- Pengingat: beberapa hari yang dipilih sebelum tanggal pelaksanaan, advokat yang bertanggung jawab akan menerima email pengingat dan notifikasi di aplikasi. Jika tidak ada yang ditunjuk sebagai penanggung jawab (atau mereka tidak dapat membuka perkara tersebut), pemilik atau admin yang memiliki akses membukanya akan menerima pengingat tersebut
- Jenis tenggat waktu diatur di Settings → Milestone Types
- Aktifkan Show milestones pada tautan portal klien untuk menampilkan tenggat waktu perkara kepada mereka
Activity#
Segala hal yang terjadi pada perkara, terbagi dalam lima bagian:
- Emails: email yang dikirim dari perkara beserta balasannya. Klik New email untuk menulis pesan, atau Email client pada kartu klien di tab Overview
- Client portal messages: pesan yang Anda dan klien saling kirimkan di halaman portal mereka. Klien akan menerima email berisi tautan untuk membaca pesan Anda
- Timeline and notes: catatan, unggahan dokumen, perubahan tahapan, pembaruan tenggat waktu, dan tindakan tim lainnya. Untuk perkara yang dikonversi dari prospek, riwayat prospek akan muncul di bawah From the lead
- Matter Participants: individu dan perusahaan yang terlibat dalam perkara (klien, pihak lawan, saksi, ahli, pengadilan, mediator, arbiter, atau lainnya), yang dipilih dari kontak Anda
- Conflicts: potensi konflik yang ditemukan untuk perkara ini, untuk diselesaikan (clear), dikesampingkan (waive), atau ditolak (decline)
Pihak yang terlibat (participants) berbeda dengan akses tim. Untuk membatasi anggota tim yang dapat melihat suatu perkara, gunakan Restrict access atau Manage access pada menu More actions di bagian header (lihat Dinding Etis).
Billing#
Segala hal yang berkaitan dengan keuangan perkara:
- Time: catat waktu atau jalankan pengatur waktu (lihat Pelacakan Waktu)
- Expenses: catat pengeluaran untuk ditagihkan (lihat Biaya & Pengeluaran)
- Invoices: atur skema honorarium dan buat faktur dari waktu serta biaya yang belum ditagihkan (lihat Penagihan)
- Trust: saldo dan pencatatan dana titipan (trust) perkara, dapat dilihat oleh pemilik dan admin (lihat Akuntansi Dana Titipan)
- Billing details: pihak yang dituju pada faktur perkara dan email penagihan (ditampilkan di sini, diedit pada halaman kontak klien), serta mata uang perkara (lihat Akun Klien)
Ask AI#
Klik Ask AI di bagian header untuk membuka asisten AI pada panel samping. Ajukan pertanyaan mengenai dokumen, tenggat waktu, dan catatan perkara secara bersamaan, guna melakukan analisis lintas dokumen dan menjawab pertanyaan menyeluruh seputar perkara. Riwayat obrolan Anda disimpan pada perkara tersebut, dan hanya Anda yang dapat melihatnya.
Tag dan Bidang Praktik#
- Practice Areas: Kategorikan perkara berdasarkan spesialisasi hukum (misalnya, Perusahaan/Corporate, Hukum Keluarga/Family Law, Litigasi/Litigation) dan jenis perkara. Konfigurasikan di Settings → Practice Areas.
- Tags: Tambahkan label kustom untuk pengorganisasian tambahan. Tag diberi kode warna dan Anda dapat memfilter berdasarkan tag tersebut. Buat tag di Settings → Tags.
Pemfilteran dan Pencarian#
Pada halaman perkara, klik Filters untuk:
- Memfilter berdasarkan tahapan, anggota tim yang ditugaskan (atau belum ditugaskan), nama klien, judul perkara, tanggal pembuatan (setelah atau sebelum), dan tag
- Mengurutkan berdasarkan tanggal pembuatan, pembaruan terakhir, judul, nama klien, atau tenggat waktu berikutnya, secara naik (ascending) atau turun (descending)
- Menyimpan kombinasi filter, menyematkannya ke bilah alat, atau menjadikannya sebagai filter bawaan Anda
Gunakan palet perintah (⌘K / Ctrl+K) untuk pencarian instan di seluruh perkara.
Dinding Etis (Ethical Walls)#
Jika organisasi Anda menerapkan dinding etis, perkara yang dibatasi akan menampilkan:
- Lencana pembatasan pada header perkara (Ethical Wall, Confidential, atau Limited Access)
- Anggota tim tanpa akses tidak akan melihat perkara tersebut dalam daftar atau pencarian, dan membuka tautan yang mengarah ke perkara tersebut akan menampilkan halaman Access Denied
- Pengguna yang diberikan akses Documents Only dapat melihat judul perkara beserta dokumennya, disertai pemberitahuan "You have access to this matter's documents only." Pengguna yang diberikan akses Read Only dapat membuka perkara tetapi tidak dapat mengubahnya
Lihat Dinding Etis untuk rincian lebih lanjut.