Manajemen Perkara

Perkara (Matter) adalah inti dari Lawzana Flow. Setiap perkara merepresentasikan kasus hukum, transaksi, atau perikatan. Panduan ini mencakup semua hal yang perlu Anda ketahui tentang pengelolaan perkara.

Membuat Perkara#

Dari Awal#

1. Buka Matters di bilah sisi
2. Klik New matter
3. Isi rincian:
   • Matter Title (wajib) — nama kasus atau perkara
   • Client Name (wajib)
   • Client Email (opsional)
   • Client Phone (opsional)
   • Practice Area dan Matter Type — pilih dari yang telah diatur di Settings → Practice Areas
   • Description (opsional) — ringkasan singkat
   • Next deadline (opsional) — apa yang harus diselesaikan, tanggal, dan waktu opsional
4. Perkara dibuat di tahapan default Anda (tahap pertama dari templat bawaan)

Pilih advokat yang bertanggung jawab setelahnya dengan Responsible di bagian header perkara.

Dari Prospek (Lead)#

1. Buka halaman detail prospek
2. Klik Convert
3. Atur judul perkara, dan secara opsional bidang praktik, jenis perkara, serta Assign To — rincian klien akan dipindahkan secara otomatis

Tampilan#

Lawzana Flow menawarkan tiga cara untuk melihat perkara Anda:

Papan (Board)#

Alur kerja visual di mana setiap kolom mewakili suatu tahapan. Anda dapat:

• Menyeret dan melepaskan (drag and drop) perkara antar tahapan
• Melihat jumlah perkara di setiap tahapan
• Menilai beban kerja dan kemajuan dengan cepat

Daftar (List)#

Tabel yang menampilkan semua perkara dengan kolom untuk Perkara, Klien, Tahap, Tenggat waktu berikutnya, Penanggung jawab, dan Aktivitas terakhir.

Kalender (Calendar)#

Menampilkan tenggat waktu perkara Anda berdasarkan tanggal. Pengingat prospek dan janji temu berada di halaman Calendar pada bilah sisi. Berguna untuk memantau tanggal sidang pengadilan, pengajuan dokumen, dan pertemuan yang akan datang.

Tahapan Perkara#

Tahapan merepresentasikan langkah-langkah alur kerja untuk suatu perkara. Rangkaian tahapan pertama Anda dipilih dari bidang praktik utama yang Anda tentukan saat pendaftaran. Kantor hukum praktik umum dimulai dengan Intake, Discovery, Drafting, Negotiation, dan Closed. Untuk mengubahnya, buka Settings → Matter Stages → Apply Template dan pilih salah satu dari templat berikut (menerapkan templat akan menggantikan tahapan Anda saat ini):

Templat Litigasi (Litigation)#

Templat Transaksional (Transactional)#

Templat Hukum Keluarga (Family Law)#

Halaman Detail Perkara#

Klik perkara mana saja untuk membuka halaman detailnya. Header menampilkan tahapan, advokat yang bertanggung jawab, label (tag), dan tenggat waktu berikutnya, lengkap dengan tombol untuk Add deadline, Log time, Upload, dan Ask AI. Halaman ini memiliki lima tab:

Ringkasan (Overview)#

Tampilan ringkasan yang menunjukkan:

• Tenggat waktu berikutnya, dengan Mark as done
• Dokumen terbaru
• Aktivitas dan catatan terkini
• Deskripsi
• Rincian klien, dengan tautan ke kontak klien dan rincian penagihannya jika tersedia
• Waktu yang belum ditagih (pemilik dan admin)
• Perkara terkait

Dokumen (Documents)#

Kelola semua berkas yang dilampirkan pada perkara ini:

• Unggah dokumen melalui seret-dan-lepas (drag-and-drop) atau penjelajah berkas
• Atur berkas ke dalam folder dan subfolder
• Buka dokumen untuk merangkumnya, mengekstrak fakta penting, mengobrol dengannya, menjalankan peninjauan playbook, atau menemukan individu dan perusahaan yang disebutkan di dalamnya
• Bagikan dokumen melalui portal klien
• Draf untuk perkara ini juga dicantumkan di sini
• Format yang didukung: PDF, Word, Excel, PowerPoint, berkas email (.eml, .msg), berkas teks, dan foto. Lihat Dokumen untuk daftar lengkapnya.
• Ukuran maksimum: 25 MB per berkas

Tenggat Waktu (Deadlines)#

Pantau jadwal persidangan, tenggat waktu pengajuan dokumen, pertemuan, dan tanggal penting lainnya:

• Tambahkan tenggat waktu beserta jenis, judul, tanggal, waktu opsional, prioritas, lokasi, pengingat, dan catatan
• Tingkat prioritas: Rendah (Low), Sedang (Medium), Tinggi (High), Kritis (Critical)
• Status: Menunggu (Pending), Selesai (Completed), Dibatalkan (Cancelled), Terlewat (Overdue)
• Pengingat: beberapa hari sebelum tanggal yang ditentukan, advokat yang bertanggung jawab akan menerima email pengingat dan notifikasi di aplikasi. Jika tidak ada penanggung jawab (atau mereka tidak dapat membuka perkara tersebut), pemilik atau admin yang memiliki akses membukanya akan menerima pengingat tersebut
• Jenis tenggat waktu dikonfigurasikan di Settings → Milestone Types
• Aktifkan Show milestones pada tautan portal klien untuk menampilkan tenggat waktu perkara kepada mereka

Aktivitas (Activity)#

Catatan kronologis dari perkara, terbagi dalam tiga bagian:

• Linimasa dan catatan (Timeline and notes) — catatan, unggahan dokumen, perubahan tahapan, pembaruan tenggat waktu, dan tindakan tim lainnya
• Partisipan Perkara (Matter Participants) — individu dan perusahaan yang terlibat dalam perkara (klien, pihak lawan, saksi, ahli, pengadilan, mediator, arbiter, atau lainnya), dipilih dari kontak Anda
• Konflik (Conflicts) — potensi konflik yang ditemukan untuk perkara ini, untuk diselesaikan, dikesampingkan (waive), atau ditolak

Partisipan tidak sama dengan akses tim. Untuk membatasi anggota tim yang dapat melihat suatu perkara, gunakan Restrict access atau Manage access di menu header More actions (lihat Dinding Etis).

Penagihan (Billing)#

Segala hal yang terkait dengan keuangan untuk perkara ini:

• Waktu (Time): catat waktu atau jalankan pengatur waktu (lihat Pelacakan Waktu)
• Biaya (Expenses): catat pengeluaran (disbursement) untuk ditagihkan (lihat Pengeluaran & Penggantian Biaya)
• Faktur (Invoices): tetapkan skema honorarium dan buat faktur dari waktu serta biaya yang belum ditagihkan (lihat Penagihan Faktur)
• Rekening Titipan (Trust): saldo dan entri rekening titipan perkara, dapat dilihat oleh pemilik dan admin (lihat Akuntansi Rekening Titipan)
• Rincian penagihan (Billing details): kepada siapa faktur perkara ditujukan dan email penagihan (ditampilkan di sini, diedit di halaman kontak klien), serta mata uang perkara (lihat Akun Klien)

Ask AI#

Klik Ask AI di bagian header untuk membuka asisten AI di panel samping. Ajukan pertanyaan seputar dokumen, tenggat waktu, dan catatan perkara secara bersamaan — sangat berguna untuk analisis lintas dokumen dan pertanyaan yang mencakup keseluruhan kasus.

Label dan Bidang Praktik#

• Bidang Praktik (Practice Areas) — Kategorikan perkara berdasarkan spesialisasi hukum (misalnya, Korporasi, Hukum Keluarga, Litigasi) dan jenis perkara. Konfigurasikan di Settings → Practice Areas.
• Label (Tags) — Tambahkan label khusus untuk organisasi tambahan. Label diberi kode warna dan dapat digunakan sebagai filter pencarian. Buat label di Settings → Tags.

Pemfilteran dan Pencarian#

Pada halaman perkara, klik Filters untuk:

• Memfilter berdasarkan tahapan, anggota tim yang ditugaskan (atau belum ditugaskan), nama klien, judul perkara, tanggal pembuatan (setelah atau sebelum), dan label
• Mengurutkan berdasarkan tanggal pembuatan, pembaruan terakhir, judul, nama klien, atau tenggat waktu berikutnya, secara naik (ascending) atau turun (descending)
• Menyimpan kombinasi filter, menyematkannya ke bilah alat, atau menjadikannya sebagai filter default Anda

Gunakan command palette (⌘K / Ctrl+K) untuk pencarian instan di seluruh perkara.

Dinding Etis (Ethical Walls)#

Jika organisasi Anda menerapkan dinding etis, perkara yang dibatasi akan menampilkan:

• Lencana pembatasan (restriction badge) pada header perkara (Ethical Wall, Confidential, atau Limited Access)
• Anggota tim yang tidak memiliki akses tidak akan melihat perkara tersebut dalam daftar maupun pencarian, dan membuka tautan ke perkara tersebut akan menampilkan halaman Access Denied

Lihat Dinding Etis untuk rincian lebih lanjut.