Dossierbeheer
Dossiers vormen de kern van Lawzana Flow. Elk dossier vertegenwoordigt een juridische zaak, transactie of opdracht. Deze handleiding behandelt alles wat u moet weten over het beheren van dossiers.
Een dossier aanmaken#
Vanaf het begin#
- Ga naar Dossiers in de zijbalk
- Klik op Nieuw dossier
- Vul de gegevens in:
- Titel (verplicht) — de naam van de zaak of het dossier
- Beschrijving (optioneel) — een korte samenvatting
- Klantnaam (verplicht)
- E-mailadres klant (optioneel)
- Telefoonnummer klant (optioneel)
- Rechtsgebied — kies uit uw geconfigureerde rechtsgebieden
- Toegewezen aan — het verantwoordelijke teamlid
- Het dossier wordt aangemaakt in de eerste fase van uw pipeline
Vanuit een lead#
- Open de detailpagina van een lead
- Klik op Converteren naar dossier
- Geef een titel op — de klantgegevens worden automatisch overgenomen
Weergaven#
Lawzana Flow biedt drie manieren om uw dossiers te bekijken:
Kanban-bord#
Een visuele pipeline waarin elke kolom een fase vertegenwoordigt. U kunt:
- Dossiers slepen en neerzetten tussen fasen
- Het aantal dossiers in elke fase zien
- Snel de werkdruk en de voortgang beoordelen
Lijstweergave#
Een traditionele tabel met alle dossiers, inclusief kolommen voor titel, klant, fase, rechtsgebied, toegewezen teamlid en data. Ondersteunt sorteren en filteren.
Kalenderweergave#
Bekijk dossiers op basis van belangrijke data en deadlines. Handig voor het opvolgen van mijlpalen en naderende verplichtingen.
Dossierfasen#
Fasen vertegenwoordigen de stappen in de workflow van een dossier. Wanneer u dossiers voor het eerst instelt, kiest u een template:
Template Procespraktijk#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Onderzoek | Paars |
| 3 | Conclusies & processtukken | Roze |
| 4 | Bewijsvoering | Oranjegeel |
| 5 | Incidenten & verzoeken | Groenblauw |
| 6 | Zitting | Rood |
| 7 | Hoger beroep | Indigo |
| 8 | Gesloten | Groen |
Template Transactiepraktijk#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Opstellen documenten | Oranjegeel |
| 3 | Beoordeling | Paars |
| 4 | Onderhandeling | Cyaan |
| 5 | Ondertekening | Roze |
| 6 | Post-closing | Groenblauw |
| 7 | Gesloten | Groen |
Template Familierecht#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Indiening | Paars |
| 3 | Bewijsvoering | Oranjegeel |
| 4 | Mediation | Groenblauw |
| 5 | Zitting | Rood |
| 6 | Beschikking | Roze |
| 7 | Gesloten | Groen |
Dossierdetailpagina#
Klik op een dossier om de detailpagina te openen. Deze bevat zes tabbladen:
Overzicht#
De samenvattende weergave met daarin:
- Dossiertitel, klant en fase
- Recente documenten (laatst geüploade bestanden)
- Eerstvolgende mijlpalen
- Snelle links naar veelvoorkomende acties
- Rechtsgebied en toegewezen teamlid
Documenten#
Beheer alle bestanden die aan dit dossier zijn gekoppeld:
- Upload documenten via drag-and-drop of de bestandsbrowser
- Organiseer bestanden in mappen met aangepaste kleuren
- Bekijk de status van de AI-analyse voor elk document:
- ✓ Tekst geëxtraheerd
- Samenvatting beschikbaar / in behandeling
- Feiten geëxtraheerd / in behandeling
- Chat gereed
- Deel documenten via het cliëntenportaal
- Ondersteunde formaten: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Maximale bestandsgrootte: 25 MB per bestand
Tijdlijn#
Een chronologisch overzicht van activiteiten, waaronder:
- Documentuploads en -wijzigingen
- Faseovergangen
- Notities en opmerkingen
- Mijlpaalupdates
- Acties van teamleden
Mijlpalen#
Volg belangrijke data, taken en deadlines op:
- Maak mijlpalen aan met titel, vervaldatum en prioriteit
- Prioriteitsniveaus: Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek
- Statusopvolging: Niet gestart, In behandeling, Voltooid, Verlopen
- Wijs mijlpalen toe aan teamleden
- Mijlpalen kunnen met cliënten worden gedeeld via het portaal
Deelnemers#
Beheer wie toegang heeft tot dit dossier:
- Teamleden toevoegen of verwijderen
- De rol van elke deelnemer bekijken
- Toegangsniveaus per dossier beheren
AI#
Krijg toegang tot AI-functionaliteiten op dossierniveau:
- Dossierchat — Stel vragen over alle documenten in dit dossier tegelijk
- De AI beschikt over de context van elk document dat aan het dossier is toegevoegd
- Handig voor analyses over meerdere documenten heen en zaakbrede vraagstukken
Labels en rechtsgebieden#
- Rechtsgebieden — Categoriseer dossiers op juridisch specialisme (bijv. Ondernemingsrecht, Familierecht, Procespraktijk). Te configureren via Instellingen.
- Labels — Voeg aangepaste labels toe voor extra structuur. Labels zijn kleurgecodeerd en doorzoekbaar.
Filteren en zoeken#
In de lijst met dossiers kunt u:
- Zoeken op titel, klantnaam of beschrijving
- Filteren op fase, rechtsgebied of toegewezen teamlid
- Sorteren op aanmaakdatum, laatst bijgewerkt of alfabetisch
- Het opdrachtpalet (⌘K / Ctrl+K) gebruiken om direct in alle dossiers te zoeken
Chinese walls#
Indien uw organisatie gebruikmaakt van chinese walls (ethical walls), tonen afgeschermde dossiers:
- Een hangsloticoon naast de dossiertitel
- Een beperkingsbadge in de dossierkop
- Teamleden die niet bevoegd zijn om het dossier in te zien, krijgen een melding dat toegang is geweigerd
Zie Chinese walls voor meer informatie.