Wat deze video laat zien
- Elk dossier staat op één bord, van intake tot ondertekening.
- Ploy sleept de aankoop van Lukas naar Beoordeling.
- Ze voegt de ondertekeningsdatum één keer toe, met een herinnering 3 dagen van tevoren.
- Deze komt naast alle andere deadlines in de kantooragenda te staan.
- Ze deelt het dossier met Lukas in een beveiligd portaal.
- Hij stuurt de herziene SPA daarheen, niet per e-mail.
- De volgende ochtend toont Home wat er is gewijzigd en wat er moet gebeuren.
- Binnen enkele seconden staat de tijd op het dossier.
- Het vaste honorarium wordt een factuur, definitief gemaakt en vanuit het dossier naar Lukas gemaild.
Dossierbeheer
Dossiers vormen de kern van Lawzana Flow. Elk dossier vertegenwoordigt een juridische zaak, transactie of opdracht. Deze handleiding behandelt alles wat u moet weten over het beheren van dossiers.
Een dossier aanmaken#
Vanaf het begin#
- Ga naar Dossiers in de zijbalk
- Klik op Nieuw dossier
- Vul de gegevens in:
- Dossiertitel (verplicht) — de naam van de zaak of het dossier
- Naam cliënt (verplicht)
- E-mailadres cliënt (optioneel)
- Telefoonnummer cliënt (optioneel)
- Rechtsgebied en Dossiertype — kies uit de opties die zijn ingesteld in Instellingen → Rechtsgebieden
- Beschrijving (optioneel) — een korte samenvatting
- Volgende deadline (optioneel) — wat er moet gebeuren, de datum en een optioneel tijdstip
- Het dossier wordt aangemaakt in uw standaardfase (de eerste fase van de ingebouwde sjablonen)
Wijs de verantwoordelijke advocaat achteraf aan via Verantwoordelijke in de dossierkop.
Vanuit een lead#
- Open de detailpagina van een lead
- Klik op Converteren
- Stel de dossiertitel in, en optioneel het rechtsgebied, dossiertype en Toewijzen aan — de cliëntgegevens worden automatisch overgenomen
Weergaven#
Lawzana Flow biedt drie manieren om uw dossiers te bekijken:
Bord#
Een visuele pipeline waarin elke kolom een fase vertegenwoordigt. U kunt:
- Dossiers via drag-and-drop tussen fasen verplaatsen
- Het aantal dossiers in elke fase zien
- Snel de werklast en voortgang beoordelen
Lijst#
Een tabel met alle dossiers, voorzien van kolommen voor Dossier, Cliënt, Fase, Volgende deadline, Verantwoordelijke en Laatste activiteit.
Agenda#
Toont de deadlines van uw dossiers op datum. Herinneringen voor leads en afspraken vindt u op de pagina Agenda in de zijbalk. Handig voor het bijhouden van naderende zittingsdata, indieningstermijnen en besprekingen.
Dossierfasen#
Fasen vertegenwoordigen de processtappen voor een dossier. Uw eerste set fasen wordt afgeleid van het hoofdrechtsgebied dat u bij de aanmelding heeft gekozen. Algemene praktijken beginnen met Intake, Discovery, Opstellen, Onderhandeling en Afgesloten. Om te wisselen gaat u naar Instellingen → Dossierfasen → Sjabloon toepassen en kiest u een van de volgende opties (het toepassen van een sjabloon vervangt uw huidige fasen):
Sjabloon Procespraktijk#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Onderzoek | Paars |
| 3 | Conclusies & processtukken | Roze |
| 4 | Discovery | Barnsteen |
| 5 | Incidenten & verzoeken | Groenblauw |
| 6 | Zitting | Rood |
| 7 | Hoger beroep | Indigo |
| 8 | Afgesloten | Groen |
Sjabloon Transactiepraktijk#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Opstellen | Barnsteen |
| 3 | Beoordeling | Paars |
| 4 | Onderhandeling | Cyaan |
| 5 | Ondertekening | Roze |
| 6 | Post-closing | Groenblauw |
| 7 | Afgesloten | Groen |
Sjabloon Familierecht#
| # | Fase | Kleur |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blauw |
| 2 | Indiening | Paars |
| 3 | Discovery | Barnsteen |
| 4 | Mediation | Groenblauw |
| 5 | Zitting | Rood |
| 6 | Beschikking | Roze |
| 7 | Afgesloten | Groen |
Dossierdetailpagina#
Klik op een dossier om de bijbehorende detailpagina te openen. De kop toont de fase, de verantwoordelijke advocaat, tags en de volgende deadline, met knoppen voor Deadline toevoegen, Tijd registreren, Uploaden en AI raadplegen. De pagina heeft vijf tabbladen:
Overzicht#
De overzichtsweergave toont:
- Volgende deadlines, met Markeren als voltooid
- Recente documenten
- Laatste activiteit en notities
- Beschrijving
- Cliëntgegevens, met links naar het contact van de cliënt en, indien aanwezig, de bijbehorende facturatiegegevens
- Niet-gefactureerde tijd (eigenaren en beheerders)
- Gerelateerde dossiers
Documenten#
Beheer alle bestanden die aan dit dossier zijn gekoppeld:
- Upload documenten via drag-and-drop of de bestandsbrowser
- Organiseer bestanden in mappen en submappen
- Open een document om het samen te vatten, kernfeiten te extraheren, ermee te chatten, een playbook-beoordeling uit te voeren of de daarin genoemde personen en bedrijven op te zoeken
- Deel documenten met het cliëntportaal
- Concepten voor dit dossier worden hier ook weergegeven
- Ondersteunde formaten: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailbestanden (.eml, .msg), tekstbestanden en foto's. Zie Documenten voor de volledige lijst.
- Maximale bestandsgrootte: 25 MB per bestand
Deadlines#
Houd zittingsdata, indieningstermijnen, besprekingen en andere belangrijke data bij:
- Voeg een deadline toe met een type, titel, datum, optioneel tijdstip, prioriteit, locatie, herinnering en notities
- Prioriteitsniveaus: Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek
- Status: In behandeling, Voltooid, Geannuleerd, Verlopen
- Herinneringen: het gekozen aantal dagen vóór de datum ontvangt de verantwoordelijke advocaat een herinneringsmail en een melding in de applicatie. Wanneer er niemand verantwoordelijk is (of deze het dossier niet kan openen), ontvangt een eigenaar of beheerder met toegang deze in plaats daarvan
- Deadlinetypes worden geconfigureerd in Instellingen → Mijlpaaltypes
- Schakel Mijlpalen tonen in bij de portaallink van een cliënt om deze de deadlines van het dossier te laten zien
Activiteit#
Een chronologisch overzicht van het dossier, onderverdeeld in drie secties:
- Tijdlijn en notities — notities, document-uploads, fasewijzigingen, deadline-updates en andere acties van het team
- Dossierbetrokkenen — de personen en bedrijven die bij het dossier betrokken zijn (cliënt, wederpartij, getuige, deskundige, rechtbank, mediator, arbiter of overig), geselecteerd uit uw contacten
- Conflicten — mogelijke tegenstrijdige belangen die voor dit dossier zijn aangetroffen, om goed te keuren, te passeren of af te wijzen
Betrokkenen zijn niet hetzelfde als teamtoegang. Om te beperken welke teamleden een dossier kunnen inzien, gebruikt u Toegang beperken of Toegang beheren in het menu Meer acties in de kop (zie Chinese walls).
Facturatie#
Alles wat met financiën voor het dossier te maken heeft:
- Tijd: registreer tijd of start een timer (zie Tijdregistratie)
- Onkosten: leg door te belasten verschotten en uitgaven vast (zie Kosten & verschotten)
- Facturen: stel de honorariumafspraak in en maak facturen aan op basis van niet-gefactureerde tijd en onkosten (zie Facturatie)
- Derdengelden: het derdengeldensaldo en de bijbehorende mutaties van het dossier, zichtbaar voor eigenaren en beheerders (zie Derdengeldenadministratie)
- Facturatiegegevens: aan wie de facturen van het dossier zijn gericht en het facturatie-e-mailadres (hier weergegeven, bewerkbaar op de contactpagina van de cliënt), evenals de valuta van het dossier (zie Cliëntaccounts)
AI raadplegen#
Klik op AI raadplegen in de kop om de AI-assistent in een zijpaneel te openen. Stel tegelijkertijd vragen over de documenten, deadlines en notities van het dossier — handig voor analyses over meerdere documenten heen en dossierbrede vraagstukken.
Tags en rechtsgebieden#
- Rechtsgebieden — Categoriseer dossiers op juridische specialisatie (bijv. Ondernemingsrecht, Familierecht, Procespraktijk) en dossiertype. Te configureren in Instellingen → Rechtsgebieden.
- Tags — Voeg aangepaste labels toe voor extra structuur. Tags zijn kleurgecodeerd en u kunt erop filteren. Maak tags aan in Instellingen → Tags.
Filteren en zoeken#
Klik op de dossierpagina op Filters om:
- Te filteren op fase, toegewezen teamlid (of niet-toegewezen), naam van de cliënt, dossiertitel, aanmaakdatum (na of voor) en tags
- Te sorteren op aanmaakdatum, laatst bijgewerkt, titel, naam van de cliënt of volgende deadline, oplopend of aflopend
- Een filtercombinatie op te slaan, vast te pinnen aan de werkbalk of als standaard in te stellen
Gebruik het opdrachtpalet (⌘K / Ctrl+K) om direct in alle dossiers te zoeken.
Chinese walls#
Als uw organisatie gebruikmaakt van informatieschotten (ethical walls), tonen afgeschermde dossiers:
- Een toegangsbeperkingsbadge in de dossierkop (Chinese wall, Vertrouwelijk of Beperkte toegang)
- Teamleden zonder toegang zien het dossier niet in lijsten of zoekresultaten; het openen van een directe link toont een pagina met Toegang geweigerd
Zie Chinese walls voor meer informatie.